Vorteile einer automatisierten Planungslösung Essay

Words: 562
Topic: Verwaltung

Im Einklang mit der strategischen Planung hat die Gesundheitseinrichtung ein automatisches Planungssystem eingeführt. Der Geschäftsführer stimmte der Einführung des automatisierten Planungssystems zu, nachdem er eine umfassende Beratung mit den Abteilungsleitern durchgeführt hatte. Aufgrund der Schwächen des derzeitigen Planungssystems wird das automatisierte Planungssystem die gleichmäßige Verteilung der Pläne verbessern und die Organisation des Gesundheitswesens in die Lage versetzen, ihre operativen Haushaltsziele zu erreichen.

Die Einführung des automatisierten Planungssystems wird viele Veränderungen und Herausforderungen mit sich bringen, und der Geschäftsführer hat allen Mitarbeitern geraten, sich darauf vorzubereiten, dass die Gesundheitsorganisation mit der bevorstehenden Dynamik zurechtkommen muss. Damit die Gesundheitseinrichtung mit der Dynamik der heutigen Gesundheitssysteme Schritt halten kann, muss sie neue und maßgeschneiderte Strategien anwenden, die es ihr ermöglichen, die Ziele des Betriebsbudgets zu erreichen. Daher hat der Geschäftsführer zusammen mit den jeweiligen Abteilungsleitern als eine der Strategien das automatisierte Planungssystem eingeführt, damit die Gesundheitsorganisation ihre Betriebsbudgetziele erreichen kann.

Das automatisierte Planungssystem hat einen Vorteil gegenüber der manuellen Planung, da es eine gleichmäßige Verteilung von Arbeitszeiten, freien Wochenenden und Urlaubstagen gewährleistet und somit jedem Mitarbeiter gerecht wird und die Personalressourcen optimiert. Laut Schwager (2010) ist “die Wissenschaft, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle einzusetzen, mit einem manuellen Prozess nahezu unmöglich, da die manuelle Erstellung eines Zeitplans Stunden, wenn nicht sogar Tage dauert, ein Prozess, der oft suboptimale Ergebnisse liefert (S.3). Eine schlechte Personaleinsatzplanung erhöht nicht nur die Arbeitskosten, sondern beeinträchtigt auch die Produktivität der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Zu den Vorteilen des Einsatzes eines automatisierten Planungssystems gehören die Verbesserung der Fairness, die Motivation der Mitarbeiter, die Sicherstellung einer angemessenen Work-Life-Balance, die Zeitersparnis und die Optimierung der Belegschaft. Diese Vorteile sind entscheidend dafür, dass die Organisation des Gesundheitswesens ihre budgetären Betriebsziele erreicht.

Obwohl die Generaldirektoren die automatisierten Pläne durch ihre Eingaben und Einstellungen des Systems außer Kraft setzen können, werden die Abteilungsleiter die Pläne doppelt überprüfen, um Gleichmäßigkeit und Fairness zu gewährleisten. Die Mitarbeiter sollten sich auf die Dynamik des automatisierten Planungssystems einstellen, da drastische Änderungen der Dienstpläne vor allem für die Mitarbeiter, die mehr als fünf Jahre in den vorgegebenen Plänen gearbeitet haben, sehr ungünstig sein können. In Anbetracht der bevorstehenden Herausforderungen erwartet die Abteilung, dass sie sich auf alle Beschwerden der Mitarbeiter über ihre Dienstpläne einstellen wird. Kendall (2005) argumentiert, dass “trotz des letztendlichen Ziels, einen Zeitplan zu erstellen, der die Einschränkungen des Bereichs erfüllt und die Gesamtleistung optimiert, die Zeitplanung in den meisten praktischen Bereichen mit der Lösung eines Problems von viel größerem Umfang zu tun hat … der Verfeinerung von Eingabeanforderungen und Systemfähigkeiten” (S. 10). In diesem Fall müssen die Eingaben der Manager und die Fähigkeiten des Planungssystems während der Implementierung verfeinert werden, um ungünstige Ergebnisse zu minimieren und gleichzeitig den Arbeitsaufwand zu optimieren.

Zur effektiven Umsetzung des automatisierten Planungssystems stellen die Führungskräfte sicher, dass die Pläne allen Mitarbeitern an geeigneten Orten und zu günstigen Zeiten zur Verfügung stehen. Die Pläne werden wöchentlich an allen Anschlagtafeln in den jeweiligen Abteilungen und auf der Website der Gesundheitsorganisation ausgehängt, oder jeder Mitarbeiter kann ein Exemplar im Büro der Führungskräfte abholen. Die wöchentlichen Dienstpläne werden eine Woche vorher erstellt, damit genügend Zeit für Beschwerden und notwendige Änderungen bleibt; daher sollten die Mitarbeiter ihre Beschwerden eine Woche vor Inkrafttreten des Dienstplans schriftlich an den Geschäftsführer richten.

Referenzen

Kendall, G. (2005). Multidisziplinäre Terminplanung: Theory and Applications. Nottingham: Springer Publishing.

Schwager, R. (2010). Die Vorteile einer automatisierten Terminplanungslösung. Versult Journal, 1-7.