Eine A-133-Prüfung wird vom Office of Management and Budget (OMB) für alle Nichtregierungsorganisationen (NROs) vorgeschrieben, die mehr als 500.000 US-Dollar pro Jahr erhalten. Non-Profit-Organisationen, die von der Regierung der Vereinigten Staaten von Amerika (USG) gefördert werden, haben gemäß OMB A-133 bestimmte Pflichten. Wie in diesem Papier dargelegt, ebnet das Verständnis der Berichterstattungspflichten der geprüften Stellen, insbesondere wenn ein Prüfer eine Feststellung trifft, den Weg für eine erfolgreiche Bewertung. Diese Pflichten lassen sich in zwei große Kategorien einteilen, die sich auf das Jahr der Prüfung und den Zeitraum nach der Prüfung erstrecken.
Verantwortlichkeiten der geprüften Stellen bei Feststellung eines Mangels
Laut Ashenfarb (2018) ist die wichtigste Verpflichtung, die von einer geprüften Stelle vor einer OMB A-133-Prüfung verlangt wird, die Erstellung des “Schedule of Expenditures of Federal Awards” (SEFA). Gemäß der amerikanischen Verwaltungsvorschrift des OMB-Rundschreibens A-133 sind gemeinnützige Unternehmen für die Gestaltung des SEFA-Rahmens verantwortlich. Da die geprüften Stellen aus Sicht des OMB am besten in der Lage sind, Bundeszuwendungen und entsprechende Bedingungen zu identifizieren, sind sie verpflichtet, auf Anfrage eines Prüfers Informationen zu allen USG-Zuwendungen unter ihrer Obhut weiterzugeben, um das Vorliegen einer Feststellung zu belegen (Garven, Beck, & Parsons, 2018).
Die geprüften Stellen müssen nicht nur die für die einzelnen Zuschüsse geltenden wesentlichen Anforderungen an die Einhaltung der Vorschriften veröffentlichen, sondern auch auf die Feststellungen reagieren, indem sie über alle während des Vergabeverfahrens ausgegebenen Mittel Rechenschaft ablegen (Ashenfarb, 2018). Außerdem müssen sie alle durchleitenden Unternehmen identifizieren.
Berichtspflichten der geprüften Stellen während des Prüfungsjahres
Darüber hinaus ist die geprüfte Stelle dafür verantwortlich, Finanzberichte und Fußnoten zu erstellen, die die Finanzlage, die Tätigkeitsberichte, die Veränderungen des Nettovermögens und die Cashflows der jeweiligen Organisation für das geprüfte Jahr korrekt wiedergeben (Tysiac, 2016).
Die geprüfte Stelle ist verpflichtet, die Einrichtung interner Kontrollen für Bundeszuwendungen zu begründen und hinreichende Gewähr dafür zu bieten, dass die Mittel im Einklang mit den Gesetzen, Vorschriften und den Bestimmungen der zwischen der USG und dem geprüften Unternehmen geschlossenen Verträge oder Zuschussvereinbarungen verwaltet werden (Ashenfarb, 2018). Mit diesen Kontrollen soll bestätigt werden, dass die geprüfte Stelle alle für das jeweilige Programm oder den Vertrag geltenden Richtlinien eingehalten hat. Laut Tysiac (2016) ist es die Pflicht der geprüften Stelle, vor der Inspektion angemessene Vorbereitungen zu treffen, indem sie die betroffenen Mitarbeiter informiert, das leitende Team für die Begegnung mit dem Prüfungsteam benennt, die erforderlichen Ressourcen bereitstellt und Zugang zu den Räumlichkeiten gewährt.
Berichtspflichten der geprüften Stellen in den Folgejahren
In der Zeit nach dem Audit ist die geprüfte Stelle dafür verantwortlich, die Antworten des Managements auf alle Feststellungen und Empfehlungen des Prüfers zu verfassen. Diese Antworten sollten Vorschläge für Abhilfemaßnahmen und die entsprechenden Fristen für deren Umsetzung enthalten. Die geprüfte Stelle stellt sicher, dass die Prüfungsempfehlungen umgesetzt werden, indem sie Abhilfemaßnahmen für alle Prüfungsfeststellungen ergreift (Ashenfarb, 2018).
Die geprüfte Stelle ist verpflichtet, einen zusammenfassenden Überblick über frühere Prüfungsanfragen und die Maßnahmen zu erstellen, die zur Gewährleistung der Einhaltung der Vorschriften in den Folgejahren ergriffen wurden. Darüber hinaus muss die geprüfte Stelle eine schriftliche Bestätigung der Verantwortung für den Inhalt des Verzeichnisses der Ausgaben für Bundeszuschüsse gemäß den Anforderungen von OMB A-133 vorlegen, einschließlich der von ihren Unterempfängern gemeldeten Ausgaben (Garven et al., 2018). Außerdem wird von ihnen erwartet, dass sie das Berichtspaket innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens nach Erhalt des Dossiers des Prüfers elektronisch zertifizieren und einreichen.
Schlussfolgerung
Der geprüften Stelle kommt im Jahr der Prüfungsfeststellungen und in der Folgezeit eine entscheidende Rolle zu. Wie bereits erwähnt, sollte die geprüfte Stelle nicht nur alle angeforderten Unterlagen vorlegen, sondern auch mit den Prüfern zusammenarbeiten, um eine effiziente Bewertung zu ermöglichen. Für jeden Prüfungspunkt, der bei einer früheren Prüfung nicht gelöst werden konnte, sollte die geprüfte Stelle eine angemessene Erklärung abgeben und einen Aktionsplan zur Minderung der aktuellen Risiken vorlegen.
Referenzen
Ashenfarb, D. C. (2018). Identifizierung von Mängeln bei Einzelbetriebsprüfungen: Vorbereitungen für die Studie zur Prüfungsqualität. The CPA Journal, 88(4), 34-38.
Garven, S. A., Beck, A. W., & Parsons, L. M. (2018). Sind prüfungsbezogene Faktoren mit der Qualität der Finanzberichterstattung in gemeinnützigen Organisationen verbunden? Auditing: A Journal of Practice & Theory, 37, 49-68. Web.
Tysiac, K. (2016). 11 Tipps für den Erfolg von Einzelprüfungen: Mit dem Inkrafttreten der neuen Richtlinien ist besondere Vorsicht geboten. Zeitschrift für Rechnungswesen, 222(5), 40-45.