Einführung
Ein Projektbudget ist ein ungefährer Finanzplan für ein Projekt, für das eine Finanzierung benötigt wird. Dieses Dokument sollte alle voraussichtlichen Ausgaben enthalten, die während des angegebenen Zeitraums anfallen sollen, sowie die Einnahmen, die durch die Verwendung der für das Projekt gewährten Mittel während des Durchführungszeitraums erzielt werden (Foundation Center, 2015b). Das Budget ist ein wesentlicher Bestandteil eines Vorschlags, da es ein finanzielles Bild des Projekts vermittelt.
Ein gut ausgearbeitetes Budget kann die Wertschätzung des Zuschussgebers für das zu finanzierende Projekt erheblich steigern (Barr & McClellan, 2011). Dieses Papier ist eine Zusammenfassung, die den Bibliotheksleiter über die Feinheiten der Budgeterstellung informieren soll. Es wird erläutert, worauf Fördermittelgeber bei einem Finanzierungsvorschlag im Hinblick auf ein akzeptables Budget achten. Um Fördermittel zu erhalten, muss ein Vorschlag ein Budget aufweisen, das den festgelegten Förderrichtlinien entspricht.
Feedback zum Haushaltsentwurf
Ein Überblick über den erstellten Haushaltsplan zeigt, dass die typischen Elemente eines Haushaltsplans berücksichtigt wurden. In Ihrem Haushaltsplan wurden alle Ausgaben, einschließlich der Personal- und Unterstützungsausgaben sowie der erwarteten Einnahmen, berücksichtigt (Manuel, Arseneau, Walsh & Sargeant, 2002). Es ist erwähnenswert, dass der Haushaltsplan die Frage der Personalausgaben ausführlich behandelt hat. Allerdings enthält der Haushaltsplan keine Bestimmungen für neue Kosten, die im Falle einer Finanzierung entstehen könnten. So enthält der Haushaltsplan beispielsweise keine Kostenaufstellung für Beratungsleistungen und Reisen.
Das Budget enthält sehr hohe Zuweisungen für nicht zum Kerngeschäft gehörende Projektaktivitäten. Dies wird von vielen Zuschussgebern nicht akzeptiert. Die Ausgaben sollten sich auf die Aktivitäten beziehen und nur einen kleinen Prozentsatz des gesamten Zuschusses ausmachen. Normalerweise sollten die Ausgaben für andere Aktivitäten, die nicht zum Kerngeschäft gehören, nicht mehr als zehn Prozent des Gesamtbudgets ausmachen. Daher ist es ratsam, den Betrag, der über diesen Schwellenwert hinausgeht, zu kürzen und den Kernaktivitäten zuzuweisen (Manuel et al., 2002).
Eine kurze Zusammenfassung, in der erklärt wird, ob der Haushalt das Finanzierungskriterium erfüllt
Die meisten Fördermittelgeber sehen sich zunächst das vorgeschlagene Budget an, bevor sie mit der Prüfung des gesamten Vorschlags beginnen. Daher muss unbedingt sichergestellt werden, dass der Haushaltsplan gemäß den festgelegten Leitlinien erstellt wird und dass alle Anweisungen eingehalten werden. In seiner jetzigen Form wird das vorgeschlagene Budget den scharfen Augen der Förderstellen nicht standhalten.
Die für die Gewährung von Finanzhilfen zuständigen Stellen verfügen über Buchhalter, die die vorgeschlagenen Budgets prüfen und nur dann eine Genehmigung erteilen, wenn das Budget den in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen festgelegten Leitlinien entspricht. Der Betrag, der für andere, nicht zum Kerngeschäft gehörende Aktivitäten aufgewendet wird, sollte auf zehn Prozent oder weniger des Gesamtbudgets reduziert werden. Die Ausgaben für Personal, wie z. B. Gehälter, sollten zwischen fünfundzwanzig und dreißig Prozent des gesamten Zuschussantrags ausmachen (Geever & McNeill, 1997).
Dem Haushaltsplan ist ein Arbeitsblatt beizufügen, in dem die vorgeschlagenen Aktivitäten aufgeteilt und geplant werden. Ein solches Arbeitsblatt muss auch die einzelnen Kosten enthalten, wie sie im Hauptbudget zugewiesen sind. Der Gesamtbetrag auf dem Arbeitsblatt muss mit dem Gesamtbudget übereinstimmen. Ein Arbeitsblatt dient als Zusammenfassung, wie das Budget entwickelt wurde, und enthält auch aufgeschlüsselte Budgetzahlen. Dies ist sehr wichtig, da es bei der Verteidigung des vorgeschlagenen Budgets hilft (Hall, Hershey, Kessler, & Stotts, 1992).
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Ausarbeitung eines Finanzierungsvorschlags die Erstellung eines Budgets erfordert, das für die Zuschussgeber akzeptabel ist. Solche Budgets werden in der Regel daraufhin geprüft, ob sie alle in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen genannten Richtlinien erfüllen. Ein gutes Budget muss alle erwarteten Ausgaben, einschließlich Personal- und Sachkosten, berücksichtigen. Es muss jedoch sichergestellt werden, dass die indirekten Kosten, die nicht zum Kerngeschäft gehören, nur einen geringen Prozentsatz des beantragten Budgets ausmachen (Foundation Center, 2015a).
Referenzen
Barr, M., & McClellan, G. (2011). Budgets und Finanzmanagement in der Hochschulbildung. San Francisco, CA: Jossey-Bass.
Foundation Center. (2015a). Proposal Writing Short Course. Web.
Foundation Center. (2015b). Grundlagen der Budgetierung. Web.
Geever, J. C., & McNeill, P. (1997). Foundation Center’s guide to proposal writing. New York: Die Stiftung.
Hall, N. G., Hershey, J. C., Kessler, L. G., & Stotts, R. C. (1992). Ein Modell für Entscheidungen zur Projektfinanzierung am National Cancer Institute. Operations Research, 40(6), 1040-1052.
Manuel, R., Arseneau, B., Walsh, J., & Sargeant, K. (2002, März). Zeig mir das Geld. Web.