Einführung
Der Wettbewerb in den verschiedenen Branchen, in denen Unternehmen heute tätig sind, ist hoch und erfordert eine Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Um die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern, können die Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen, zu denen auch Prozessverbesserungen gehören können. Dies kann eine Analyse des Problems und die Suche nach verschiedenen Lösungsansätzen erfordern. Um Geschäftsprozesse zu verbessern, muss ein Unternehmen über das nötige Wissen und Know-how verfügen.
Der Geschäftsprozess könnte durch die Einführung von Veränderungen wie dem Business Process Reengineering erreicht werden. Trotz der guten Absichten, die mit den Änderungen verbunden sind, gibt es immer einen Widerstand gegen Veränderungen, der zum Scheitern des Projekts führen kann, wie in diesem Papier untersucht wird. Darüber hinaus wird das Reengineering als Beispiel für die Prozessverbesserung in Organisationen untersucht.
Manueller Geschäftsprozess: Einstellung neuer Mitarbeiter für die Tawazun Holding
Die Humanressourcen sind wichtige Ressourcen in der Tawazun Holding, und die Einstellung eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen wird mit der erforderlichen Ernsthaftigkeit vorgenommen. Ein gutes Einstellungsprogramm ist für eine Organisation wichtig, um die bestehende Lücke der benötigten Ressourcen im Unternehmen zu füllen.
Ein Unternehmen muss festlegen, welche Fähigkeiten es von den Bewerbern erwartet. Darüber hinaus achtet die Tawazun Holding bei der Einstellung der Mitarbeiter auf die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften, wie z. B. die Steuerabgaben. Ein manueller Rekrutierungsprozess der Tawazun Holding beginnt mit der Problemerkennung.
Unternehmen sind mit vielen Problemen konfrontiert, von denen einige komplex und andere einfach sind. Auf die Identifizierung der Probleme von Tawazun Holdings folgt eine Priorisierung der Probleme, damit das Unternehmen entscheiden kann, welche Probleme zuerst gelöst werden müssen.
Symptome: Auf die Feststellung der Probleme, die die Organisation betreffen, folgt die Diagnose der Merkmale oder Symptome des Problems. Die Symptome der Probleme des Unternehmens werden von den Ursachen des Problems unterschieden. Unternehmensanalysten hören in der Regel viele Probleme, die das Unternehmen betreffen, und sie geben viele Lösungen an.
Es ist wichtig, dass das Unternehmen keine der angebotenen Lösungen ignoriert, da jeder Aspekt in dieser oder jener Situation hilfreich sein kann. Die angebotenen Lösungen werden jedoch in der Regel mit der Unternehmensleitung erörtert, um ihre Wirksamkeit festzustellen.
Alternativen: Nach einer ernsthaften Analyse der gegebenen Situation in der Tawazun Holding und der Anhörung möglicher Lösungen durch einen Unternehmensanalytiker entwickelt die Organisation Alternativen für ihre Personalprobleme. Die Ansätze, die das Problem einer Organisation lösen könnten, könnten mit unterschiedlichen Konsequenzen und Kosten verbunden sein, so dass die Geschäftsleitung jede Alternative exklusiv diskutieren muss.
Nach der Erörterung der einzelnen Alternativen ist es wichtig, dass die Unternehmensleitung eine Entscheidung über die beste Lösung für ihre Personalprobleme trifft. Die Entscheidung basiert in der Regel auf dem besten Ansatz, der das Personalproblem des Unternehmens löst und gleichzeitig die geringsten negativen Auswirkungen hat. Auf die Entscheidung folgen die Umsetzung und die Überwachung der Wirksamkeit des Ansatzes.
Das Follow-up ist für das Unternehmen wichtig, um sicherzustellen, dass der Ansatz den festgelegten Leitlinien entspricht und keine Nebenwirkungen hat. Bei der Lösung eines Personalproblems, das das Unternehmen und seinen Veränderungsprozess betrifft, setzt die Tawazun Holding verschiedene Methoden ein. Zu den Ansätzen gehören der Ursache-Wirkung-Ansatz und das Business Process Reengineering, das auch andere Prozesse wie die Einstellung neuer Mitarbeiter umfasst.
Die Problemermittlung umfasst verschiedene Schritte, die im nächsten Abschnitt erläutert werden.
Der manuelle Einstellungsprozess von Tawazun Holdings hatte verschiedene Probleme, die für das Unternehmen nicht hilfreich waren. Das erste Problem bestand darin, dass der gesamte Prozess sehr zeitaufwändig war, da das Unternehmen zunächst die benötigten freien Stellen ermitteln musste, gefolgt von der Ausschreibung und der Entgegennahme der Lebensläufe der Bewerber.
Es folgte die manuelle Rekrutierung, bei der die Lebensläufe manuell sortiert wurden. Das Unternehmen verschwendete wertvolle Zeit, die für andere produktive Tätigkeiten genutzt werden könnte. Ein weiteres Problem war, dass Tawazun Holdings ein neues Unternehmen war, das nicht sehr beliebt war.
Daher konnten sich nicht viele Bewerber um eine freie Stelle in der Firma bewerben, da sie nicht wussten, ob es eine solche Firma gibt. Schließlich waren die im Rahmen des Einstellungsverfahrens gemeldeten Daten nicht korrekt. Es konnten falsche Informationen gemeldet werden, da der gesamte Prozess manuell durchgeführt wurde und anfällig für menschliche Fehler war. Aufgrund dieser Probleme war es notwendig, ein anderes automatisiertes Einstellungsverfahren für die Tawazun Holding Corporation einzuführen.
Das Scheitern der manuellen Rekrutierung von Mitarbeitern bei der Tawazun Holding veranlasste das Unternehmen, andere Maßnahmen zu ergreifen, darunter die Online-Rekrutierung von Mitarbeitern. Die Personalvermittlungsagenturen, mit denen die Tawazun Holding bei der Rekrutierung ihrer Mitarbeiter zusammenarbeitet, sind Kawader, First choice international und Trust Conso. Die Online-Rekrutierung von Mitarbeitern umfasste verschiedene Maßnahmen, die das Unternehmen ergriff. Zunächst richtete die Tawazun Holding eine eigene Website ein, auf der ein Bereich für Bewerber eingerichtet wurde.
In diesem Bereich konnten sich die Mitarbeiter des Unternehmens online registrieren, indem sie ihre persönlichen Daten wie Namen, Studienfächer, Erfahrung, Bildungsstand und Kontakte sowie viele andere Angaben machten. Darüber hinaus konnten die Bewerber in einem Bereich der Website ihren Lebenslauf anhängen, um dem Unternehmen weitere Informationen zur Verfügung zu stellen.
Nach Erhalt der Lebensläufe werden diese zunächst in einem Datenbankpool für alle Bewerber abgelegt. Der Personalleiter sortiert die Lebensläufe dann mit Hilfe eines Filtersymbols nach bestimmten Schlüsselwörtern, zu denen u. a. die Stelle, für die sich die Bewerber beworben haben (z. B. Sekretärin, Buchhalterin, Kassiererin usw.) und das Bildungsniveau gehören.
Nach der Filterung wählt das System die 15 besten Bewerber aus. Sie werden von der Organisation zu weiteren Tests und Gesprächen eingeladen. Eine weitere Analyse der Leistungen in den Tests und Vorstellungsgesprächen sorgt dafür, dass das Unternehmen die Bewerber auf die besten fünf reduziert, die zu einem weiteren abschließenden Gespräch mit den Abteilungsleitern eingeladen werden.
Wenn alle Parteien im Unternehmen mit den Kandidaten zufrieden sind, werden sie als Mitarbeiter der Tawazun Holding eingestellt. Bei der Einstellung unterzeichnen die erfolgreichen Bewerber einen Arbeitsvertrag, der vom Personalleiter der Tawazun Holding vorbereitet wird. Die Kandidaten, der Personalleiter und die Vorgesetzten unterzeichnen den Vertrag. Damit beginnt für die erfolgreichen Bewerber die Arbeit mit dem Unternehmen als Mitarbeiter.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einstellungsprozess in einer solchen Vereinbarung nur einige wenige Schritte umfassen könnte, die im Folgenden erläutert werden:
Orientierung und Schulung: Das Unternehmen erhält geprüfte Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten, um die freien Stellen zu besetzen, und weist die Mitarbeiter in ihre neue Rolle im Unternehmen ein und schult sie.
Der oben beschriebene Einstellungs- und Rekrutierungsprozess ist für verschiedene Unternehmen unterschiedlich. Die Tawazun Holding, die einen manuellen Ansatz für die Einstellung neuer Mitarbeiter verfolgt, wird höchstwahrscheinlich mehr Zeit benötigen und mehr Kosten verursachen, als wenn sie einen aktualisierten und überarbeiteten Prozess für die Einstellung von Mitarbeitern über einen Online-Anbieter wie Monster nutzt.
Die Vorteile des Reengineering von Rekrutierungsprozessen liegen nicht nur in den Kosten, sondern auch in anderen Faktoren. Die Tawazun Corporation könnte Zeit sparen, da der Zeitraum für die Einstellung neuer Mitarbeiter verkürzt wird. Damit ein Geschäftsprozess funktioniert, muss er einen Nutzen und nicht nur eine interne Aktivität erzeugen.
Die Tawazun Holding muss nicht alle Einstellungsprozesse durchlaufen, wie z. B. die Ausschreibung freier Stellen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen und die Sicherstellung, dass die neuen Mitarbeiter für die Arbeit in den USA zugelassen sind. Daher spart das Unternehmen die Zeit und die Ressourcen, die für solche Prozesse benötigt werden.
Die Inanspruchnahme von Online-Vermittlungsunternehmen ist für Unternehmen, die viele Mitarbeiter für die Besetzung vieler Stellen benötigen, sehr wirtschaftlich, da der Prozess von Einsparungen bei der Massenproduktion begleitet wird. Für ein Unternehmen, das nur wenige Mitarbeiter benötigt, ist das Verfahren jedoch möglicherweise nicht günstig. Es kann sich als kostspielig erweisen.
Das Internet als Quelle des Geschäftsprozessmanagements
Die Technologie hat sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt und die Unternehmensführung verändert, auch wenn das Unternehmensumfeld dynamisch und wettbewerbsorientiert ist. Die Globalisierung und die Nutzung des Internets haben dazu geführt, dass viele Unternehmen auf globaler Ebene tätig sind. Viele Unternehmen versuchen, ihre Prozesse mit Hilfe von Online-Unternehmen zu verbessern, die verschiedene Dienstleistungen anbieten. Eines dieser Unternehmen ist Appian (www.appian.com).
Diese Online-Organisation bietet ihren Kunden verschiedene Dienstleistungen und Produkte wie Cloud Computing, Social und Mobile Business Management Suite. Viele Organisationen nutzen die von Appian angebotenen Produkte und Dienstleistungen. Einer der Nutznießer der von Appian angebotenen Dienste ist die Bundesregierung, die die IT-Fähigkeiten des Unternehmens für die Verwaltung ihrer Geschäftsprozesse nutzt. Die Regierung nutzt die von Appian angebotenen Cloud-Computing-Dienste zur Verwaltung ihrer Prozesse.
Durch diese Verfahren hat die Bundesregierung ihre Betriebskosten drastisch gesenkt, da sie nicht mehr das gesamte erforderliche IT-Personal beschäftigen muss, sondern nur noch einige wenige. Außerdem hat die Regierung mit einer geringeren Anzahl von Rechenzentren zu tun, als wenn sie mit vielen Rechenzentren zu tun hätte, insbesondere wenn sie ihre eigenen Geschäftsprozesse verwaltet.
Amazon ist ein weiteres großes Unternehmen, das die von Appian angebotenen Dienste nutzt. Das Unternehmen nutzt das Appian BPM-Produkt, das die Aktivitäten des Unternehmens zur Ausführung seiner Finanzprozesse automatisiert. Die Purchase-to-Pay-Aktivitäten in der Organisation wurden durch das von Appian angebotene BPM überarbeitet, die Kreditorenbuchhaltung hat die Geschäftsaktivitäten verbessert und ermöglicht die Verarbeitung von Tausenden von Rechnungen an einem bestimmten Arbeitstag.
Das US Marine Corps ist für die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, die von den US-Streitkräften verbraucht werden, bei privaten Anbietern zuständig. Das Unternehmen sah sich mit einem teuren Prozess konfrontiert, der viel Zeit in Anspruch nahm und den Bedarf des Unternehmens nicht decken konnte. Angesichts der Probleme, mit denen die Organisation konfrontiert war, wurde dem Management die beste BPM-Lösung angeboten.
Das Unternehmen nutzt ein webbasiertes BPM mit einem Portal für die elektronische Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen. Appian half dem Unternehmen, einen zentralen Punkt für die Verwaltung seiner Beschaffungsaktivitäten zu schaffen.
Die Vorteile dieser BPM-Prozesse bestehen darin, dass sie dem Unternehmen geholfen haben, seinen Beschaffungsprozess durch kürzere Fristen und Kosten zu verbessern. Neben diesen beiden Unternehmen nutzen auch viele andere Unternehmen die BPM-Software des Unternehmens. Dazu gehören Clayton Holdings, psHEALTH und Benenden Healthcare neben vielen anderen Unternehmen.
Die Appian Corporation bietet eine Reihe von BPM-Prozessen für viele Organisationen an. Die angebotenen Produkte variieren auf der Grundlage vieler Faktoren. Eine der wichtigsten Determinanten für das von der Firma verwendete BPM-Produkt ist die Größe und die Art des Prozesses, den eine Organisation verbessern möchte. Das Unternehmen bietet maßgeschneiderte Produkte an, die auf die spezifischen Bedürfnisse einer Organisation zugeschnitten sind.
So wurde das Portal in elektronischer Form dem U.S. Marine Corps angeboten, um seine Beschaffungsprozesse neu zu gestalten. Die Appian Corporation bietet ihren Kunden Cloud-Computing-Dienste an. Diese Dienste umfassen Softwarelösungen für Abonnenten in Form von Dienstleistungen und nicht von Software.
Darüber hinaus bietet das Unternehmen einen einzigen zentralen Ort für die Geschäftsprozesse eines Unternehmens, da die Daten und Informationen des Unternehmens an einem zentralen Ort gespeichert werden. Die Abonnenten können ihre vertraulichen Daten und Informationen rund um die Uhr und sieben Tage lang online abrufen. Zu den weiteren BPM-Diensten, die das Unternehmen anbietet, gehören Softwarelösungen für die Verwaltung von Kreditrisiken, Lösungen für das Schadenmanagement von Versicherungsunternehmen wie Territory Insurance Office und Crawford.
AmerisourceBergen ist ein multinationales Unternehmen, das mit pharmazeutischen Produkten handelt. Das Unternehmen sah sich mit den Herausforderungen bei der Verwaltung der Organisation konfrontiert, einschließlich der Schwierigkeiten bei der Abwicklung von Geschäften in Bezug auf Verträge und dem Aufbau einer guten Beziehung zu seinen Kunden. Nach einer umfangreichen Suche nach Dienstleistungsanbietern entschied sich das Unternehmen für die Metastorm Corporation, die ihm eine Softwarelösung anbot.
Bei der Lösung handelt es sich um ein Online-Programm, das die Automatisierung, die Implementierung, die Erstellung von Kooperationsverträgen und den Rückbuchungsprozess ermöglicht, mit dem Ziel, ein gutes Preissystem für das Unternehmen zu schaffen. Mit Hilfe der Dienstleistungen konnte das Unternehmen ein Echtzeitsystem einrichten, das produziert, verteilt und zusammenarbeitet und die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden, einschließlich Lieferanten und Verbrauchern, herstellt.
Das BPM-System, das Metastorm AmerisourceBergen anbietet, ähnelt den Diensten, die Appian zur Verfügung gestellt werden, da beide Firmen ihren Kunden eine Vielzahl von BPM-Prozessen anbieten. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die AmerisourceBergen angebotenen Dienstleistungen sehr umfangreich sind, da es sich bei dem Unternehmen um einen multinationalen Konzern handelt, der in großem Maßstab und an verschiedenen Standorten tätig ist.
Im Gegensatz dazu bietet Appian Dienstleistungen für viele mittelständische Unternehmen an, wenn auch an verschiedenen Standorten. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass beide Unternehmen in der gleichen Branche miteinander konkurrieren, wobei Appian in einem kleineren Maßstab als Metastorm tätig ist.