Einführung
Die Präsentation der vierteljährlichen Verkaufszahlen vor Unternehmensleitern, Vertriebsmitarbeitern und Kunden ist eine schwierige Aufgabe. Sie erfordert bewusste Techniken zur Publikumsanalyse, einschließlich der Analyse der verschiedenen Merkmale des Publikums, der Verwendung geeigneter Kommunikationskanäle und wirksamer Kommunikationsstrategien. Die Zielgruppenforschung ist der wichtigste Aspekt jeder Kommunikationskampagne. Sie umfasst die Analyse der demografischen, psychografischen und emotionalen Faktoren der Zielgruppe (O’Hair & Kreps, 1990, S. 203).
Zu berücksichtigende Merkmale des Publikums
Die Kommunikation sollte sich auf die besonderen Merkmale der Personen konzentrieren, für die die Informationen relevant sind. Eine Präsentation vor einem Publikum mit Managern, den eigentlichen Verkäufern und den beabsichtigten Kunden kann äußerst schwierig sein. Der Vortragende muss die Informationen so gestalten, dass sie zu den Personen passen. Der Vortragende muss die Charaktere des Publikums früh genug kennen lernen. Einige der charakteristischen Merkmale des Publikums, die es zu berücksichtigen gilt, sind:
Spezialisierung des Zielpublikums. Vertriebsleiter und Vertriebsmitarbeiter sind die begabtesten Spezialisten in Vertriebsfragen. Die vermittelten Informationen sollten ihre Kreativität und ihr Fachwissen ansprechen, um für sie relevant zu sein. Die weitergegebenen Informationen sollten die aktuellsten Daten zu Vertriebsinnovationen enthalten. Enthalten Sie neue Informationen über die Geschehnisse im Verkaufsbereich, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen (Smith & Mounter, 2008, S. 29). Die Manager und Vertriebsmitarbeiter werden die Informationen nutzen, um den Umsatz zu steigern.
Vielfalt des Publikums. Das Verständnis der Identität des Zielpublikums sollte für den Vortragenden oberste Priorität haben. Die Präsentation sollte die Unterschiede in Bezug auf Geschlecht, Alter, kulturelle und religiöse Überzeugungen, sexuelle Orientierung, körperliche und geistige Fähigkeiten des Publikums berücksichtigen. Keines dieser Themen sollte in der Präsentation ignoriert werden. Der Vortragende sollte für diese Unterschiede sensibel sein, da sie sowohl Chancen als auch Herausforderungen für die Kommunikation bieten.
Die dargebotenen Informationen sollten den verschiedenen Variationen des Publikums entsprechen, damit sie relevant sind. Die Chancen stehen gut, dass die Zuhörer die Botschaft ignorieren, wenn sie nicht gut strukturiert ist, um ihre Klassenauswahl zu treffen. Dies erfordert eine gründliche Recherche über die Vielfalt des Publikums, bevor eine Kommunikationspräsentation erstellt wird (Wood, 2010, S. 5). Eine Präsentation sollte niemals die Vielfalt der Zuhörerschaft beeinträchtigen.
Zwischenmenschliche Imperative. Dies ist vielleicht die unverzichtbarste aller Gemeindeeigenschaften. Es hat mit den unterschiedlichen Bedürfnissen der Menschen im Publikum zu tun. Die Präsentation sollte die Forderung der Manager erfüllen, die Kontrolle über die Verkaufsvorgänge und das Management zu behalten.
Die geteilten Informationen sollten ihre individuelle Verantwortung für den Verkaufserfolg herausstellen. Auf der anderen Seite müssen die Vertriebsmitarbeiter wertgeschätzt werden. Die Informationen sollten so vermittelt werden, dass die Vertriebsmitarbeiter die Liebe des Unternehmens zu ihnen spüren.
Ihr Bedürfnis nach Inspiration und Ermutigung sollte bei der Präsentation nicht zu kurz kommen. Gleichzeitig müssen sich die Kunden in den gesamten Verkaufsprozess einbezogen fühlen. Sie sind ein integraler Bestandteil des gesamten Prozesses. Sie sollten in der Planungs-, Umsetzungs- und Bewertungsphase des Verkaufsprozesses nicht ignoriert werden (Wood, 2010, S. 10-11). Alle Bedürfnisse sollten vorher profiliert werden. Die Präsentation sollte jedes profilierte Bedürfnis erfüllen.
Kommunikationskanäle
Die Kommunikation sollte nie nur in eine Richtung gehen. Effektive Kommunikation findet statt, wenn es eine wesentliche Interaktion zwischen den wahrgenommenen Sendern und Empfängern gibt. Rückmeldungen sind für den Kommunikationsprozess unerlässlich (Wood, 2010, S. 17). Dies erfordert eine selektive Auswahl der zuverlässigsten Kanäle, die für die Korrespondenz genutzt werden können.
Mündliche Kommunikation ist das effektivste Mittel, weil die Teilnehmer einander sehen, hören und direkt begegnen. Die Teilnehmer sind in der Lage, die natürlichen Reaktionen und die Körpersprache der anderen Teilnehmer in Echtzeit zu sehen. Andere Kanäle, die der Moderator nutzen kann, um den Bericht zu vermitteln, sind:
Redaktionelle Veröffentlichungen. Hier geht es um die Gestaltung von Informationen, die an Medienhäuser geschickt werden sollen, um von Dritten empfohlen zu werden. Die Verkaufsinformationen können in der Unternehmenszeitschrift und im Newsletter veröffentlicht und an die Kunden weit und breit weitergeleitet werden. Dies erhöht die Chancen auf steigende Umsätze des Unternehmens.
Gerätegestützte Kommunikation. Der Vortragende kann mit Hilfe von Geräten wie Projektoren, Computern und Computeranwendungen wie PowerPoint hervorragende Präsentationen erstellen. Die Geräte helfen dabei, die während der Präsentation mündlich gegebenen Informationen zu präsentieren. Diese Methode ist sinnvoll, produktiv und empfehlenswert.
Was ist bei der Präsentation zu beachten?
Interne Kommunikation ist der Schlüssel zur Leistung einer Organisation oder eines Unternehmens. Die Verantwortung für die interne Kommunikation liegt bei allen verschiedenen Interessengruppen des Unternehmens. Bei der Präsentation sollte Folgendes beachtet werden: Die Präsentation sollte die Menschen auf das Gemeinsame hinweisen.
Der hervorstechendste Aspekt der Kommunikation sollte die Wirkung auf die Menschen sein und nicht das Phänomen, das als Umsatz bekannt ist. Die Bedeutung aller Interessengruppen sollte in der Präsentation zum Ausdruck kommen. Dies garantiert, dass die Kunden die Produkte und Dienstleistungen weiterhin kaufen und in Anspruch nehmen. Es motiviert auch die Verkaufsteams, Vorgesetzten, Manager und die Aktionäre des Unternehmens (Smith & Mounter, 2008, S. 16).
Die Präsentation zielt darauf ab, den Zuhörern (Teilnehmern) dabei zu helfen, ihre Rolle im Hinblick auf die angestrebten Ergebnisse zu verstehen. Dadurch wird die Diskussion fruchtbarer. Die entscheidende Rolle, die das Personal und die Kunden spielen oder spielen sollten, sollte bei der Präsentation der vierteljährlichen Umsatzzahlen deutlich werden. Die Erwartungen und die allgemeinen Leitprinzipien für jede Kategorie des Publikums sollten geklärt werden.
Wie Sie sicherstellen, dass Ihre Botschaft wirksam ist
Man wird nie in der Lage sein, effektiv zu kommunizieren, ohne geeignete Kommunikationstechniken und -strategien zu entwickeln. Der Vortragende muss sicherstellen, dass die Kommunikationsstrategie drei Hauptmerkmale erfüllt: (O’Hair & Kreps, 1990, S. 135). Sie muss für das betreffende Publikum relevant sein.
Die Präsentation sollte auf die bestehenden Bedürfnisse der Zuhörer und des Unternehmens insgesamt eingehen. Die geteilten Informationen sollten so aufbereitet werden, dass sie dem Zweck der Präsentation entsprechen. Dadurch wird das Problem der Redundanz in der Kommunikation minimiert.
Die angewandte Strategie sollte den Komfort des Publikums gewährleisten. Die Wahl der Umgebung sollte die Kommunikation nicht behindern. Die Sprache und die Methoden der Publikumsbeteiligung sollten für die Zuhörer leicht verständlich sein. Der Vortragende sollte die Angst der Zuhörer mit Hilfe von Eisbrechern abbauen.
Schließlich sollte die Präsentation mit verschiedenen Methoden durchgeführt werden. Je nach Art des Publikums, dessen Kommunikationsbedürfnissen und den allgemeinen Zielen der Präsentation sollten unterschiedliche Kommunikationsstrategien eingesetzt werden. Die Person, die den Vortrag hält, sollte entscheiden, ob sie Verhaltensproben (Rollenspiele), Bibliotherapie oder Fallstudienanalysen einsetzen will. Die Option, die es mehr Personen ermöglicht, sich an dem Gespräch zu beteiligen, ist effektiver.
Schlussfolgerung
Wirksame Kommunikation sollte die Möglichkeit zur Rückmeldung bieten. Sie sollte alle Bedürfnisse des Publikums befriedigen, ohne dessen hervorstechende Merkmale zu beeinträchtigen. Sie sollte gut durchdachte Kommunikationskanäle einbeziehen. Sie sollte relevant sein.
Referenzen
O’Hair, D. & Kreps, G.L. (1990). Angewandte Kommunikationstheorie und -forschung. New Jersey: Lawrence Erlbaum Associates Inc Publishers.
Smith, L. & Mounter, P. (2008). Effektive interne Kommunikation. London: Kogan Page Limited.
Wood, J.T. (2010). Zwischenmenschliche Kommunikation – Jede Begegnung. Boston: Wordsworth Cengage Learning.