Wenn man in einer Sitzung eine Rede halten will, sollte man der Kommunikation einen hohen Stellenwert einräumen. Man sollte in der Lage sein, das Publikum während der gesamten Sitzung unter Kontrolle zu halten. Die Eigenschaften des Publikums sind wichtig, und deshalb sollte derjenige, der sich an das Publikum wendet, dies zunächst berücksichtigen, bevor er fortfährt.
Der Redner muss sich verschiedener effektiver Methoden bedienen, um seine Botschaft in der Rede zu vermitteln. Wenn er all diese Dinge berücksichtigt, wird es ihm leichter fallen, eine gute und angemessene Rede zu halten, die das gesamte Publikum trotz seiner fachlichen Unterschiede aktiv hält (May, 2005).
In jeder Sitzung, sei es in einem Unternehmen oder in einer anderen Versammlung, ist Kommunikation unerlässlich. Jeder Redner sollte daher vorsichtig mit der Kommunikation umgehen, damit die Botschaft effizient ankommt.
Die Kommunikation ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines jeden Unternehmens; daher sollten alle Mittel eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass sie auf die am besten geeignete Weise erfolgt. Dies kann auf vielfältige Weise geschehen, indem verschiedene Kanäle genutzt werden, die die Übermittlung der Botschaft sowohl für den Sprecher als auch für die Zuhörer einfacher und leichter machen.
In jeder Sitzung, in der man eine Rede halten soll, ist das Publikum die wichtigste Gruppe. Das Publikum ist die Gruppe, an die der Redner die Informationen weitergibt.
Der Redner sollte dies berücksichtigen, denn diese Gruppe wird darüber entscheiden, ob die Sitzung und die Kommunikation erfolgreich waren oder nicht. Ein Publikum kann sich entweder als interessant oder als stumpfsinnig und langweilig erweisen. Dies hängt ganz von dem ersten Eindruck ab, den die Zuhörer von dem Redner gewinnen, und von der Art der Kommunikation, die der Redner verwendet.
Die Merkmale des Publikums sind vielfältig und umfassen die Kategorien der Personen, die der Redner während seiner Rede ansprechen soll.
Im Publikum könnten Manager, Vertriebsmitarbeiter und Kunden anwesend sein. Es handelt sich um Menschen mit unterschiedlichen Interessen im Unternehmen, und es ist wichtig, sie alle bei der Rede zu berücksichtigen. In Fällen, in denen die Rede verallgemeinert wird, könnte sich ein Teil des Publikums ausgegrenzt fühlen (Redding, 2007).
Der Bedarf an Hintergrundinformationen ist ein weiteres Merkmal des Publikums. Die meisten Zuhörer wollen in der Regel während des Treffens die Hintergrundinformationen über das Unternehmen verstehen. Einige Zuhörer bevorzugen auch die Verwendung von Definitionen während des Vortrages.
Die Zielgruppen tun dies, um die Möglichkeit auszuschließen, dass einige von ihnen aufgrund einer falschen Definition von Begriffen, die sie nicht verstehen, auf dem Weg verloren gehen. Die verschiedenen Zielgruppen haben auch unterschiedliche Bedürfnisse; so sind beispielsweise die Führungskräfte an Themen interessiert, die sich auf die Entwicklung des Unternehmens und die Festlegung weiterer Strategien beziehen.
Andererseits benötigen die Verkäufer möglicherweise eine Erhöhung der Provisionen, die sie bei Verkäufen erhalten, und generell eine Verbesserung der Erträge, die sie aus dem Verkauf der Waren des Unternehmens erzielen können. Die Kunden sind möglicherweise an Maßnahmen zur Verbesserung der Produktqualität und an anderen Maßnahmen interessiert, die der Kundenzufriedenheit dienen.
Einer der wichtigsten Kommunikationskanäle, die während der Sitzung genutzt werden, ist die mündliche Kommunikation. Dies ist die anspruchsvollste Art der Kommunikation, da der Redner das Interesse des gesamten Publikums gewinnen und darauf achten muss, während der Rede keine unnötigen Wiederholungen zu machen. Die Tendenz, bei mündlichen Präsentationen die Zeit nicht einzuhalten, ist weit verbreitet; daher muss der Redner die Zeit angemessen einplanen, um die Sitzung nicht unnötig in die Länge zu ziehen.
Der andere Kommunikationskanal während des Meetings ist die Diashow-Präsentation. Die meisten Redner verwenden diese Methode in vielen Sitzungen von Motivationsvorträgen und Firmensitzungen. Der Einsatz von Diashows ist eine sehr kritische Form der Kommunikation, die die mündliche Präsentation während eines Meetings begleiten muss. Durch diese Diashows können den Zuhörern Leitlinien und Hauptpunkte vermittelt werden, damit der Redner nicht vom Thema abweicht. Darüber hinaus wird das Zeitmanagement verbessert. Diese Art der Präsentation ist auch notwendig, wenn dem Publikum Bilder gezeigt werden sollen.
Es ist wichtig, beim Halten einer Rede vor dieser Art von Publikum einige Überlegungen anzustellen. Eine dieser Überlegungen besteht darin, dass der Redner nicht davon ausgehen darf, dass die Personen im Publikum gleich sind (Cheney, 2004). Der Grund dafür ist, dass Menschen auf verschiedene Situationen unterschiedlich reagieren; daher ist es wichtig, alle diese Menschen bei der Rede zu berücksichtigen.
Die andere wichtige Überlegung ist, dass der Sprecher nicht davon ausgeht, dass er versteht, was die anderen sagen könnten. Daher wird der Redner den Fragen und anderen Beiträgen der Zuhörer aufmerksam zuhören (Condril, 2009). Darüber hinaus wird nichts übersehen, was den Eindruck erwecken könnte, dass man einen Teil des Publikums ignoriert.
Als Redner muss man Dinge vermeiden, die ernsthafte Reaktionen bei den Zuhörern hervorrufen könnten. Die Fragen, die man sich stellen sollte, können sein: Habe ich etwas getan, das die Reaktion der Person oder der Gruppe hervorgerufen haben könnte? (Zum Beispiel können gängige Handzeichen, mit denen man eine Person auffordert, auf einen zuzukommen, in einigen Ländern als unhöfliche Geste angesehen werden).
Es ist auch wichtig, auf Anzeichen zu achten, die darauf hindeuten, dass das Verhalten oder die Äußerungen des Sprechers unbeabsichtigt als bedrohlich oder unsensibel empfunden wurden. Wenn der Sprecher glaubt, dass es sich um ein Missverständnis handeln könnte, ist es ratsam, die Verantwortung zu übernehmen und sich neu zu formieren (May, 2005).
Um eine wirksame Botschaft zu übermitteln, müssen zu Beginn der Rede Hintergrundinformationen über das Unternehmen gegeben werden, damit alle Zuhörer den gleichen Wissensstand haben. Außerdem müssen wichtige Begriffe definiert werden, bevor man mit der Präsentation des Berichts fortfährt.
Der Einsatz von Grafiken ist ebenfalls entscheidend, um sicherzustellen, dass die Botschaft gut vermittelt wird. Grafiken können auch mit Hilfe von Projektoren dargestellt werden, um sicherzustellen, dass die Zuhörer alles verstehen, was behandelt wird. Schließlich muss der Redner die Bedürfnisse der Zuhörer kennen, um die Botschaft effektiv zu vermitteln.
Der Redner kann dies tun, indem er den Zuhörern kurze Fragebögen aushändigt. Dieser Fragebogen dient dazu, die Bedürfnisse des Publikums zu ermitteln, und gibt ihm die Möglichkeit, seine Kommentare abzugeben. Der Fragebogen muss schnell ausgewertet werden, damit die wichtigsten Themen während der Rede behandelt werden können.
Durch die Berücksichtigung aller kritischen Aspekte und die möglichst umfassende Einbeziehung aller Zielgruppen wird sichergestellt, dass die Botschaft vollständig ankommt.
Referenzen
Cheney, G. (2004). Organisatorische Kommunikation im Zeitalter der Globalisierung. Long Grove, IL: Waveland Press.
Condril, J. (2009). Wege zur Verbesserung Ihrer Kommunikationsfähigkeiten. New York: Three Rivers Press.
May, S. (2005). Engaging Organizational Communication. Kalifornien: Goalminds.
Redding, W. (2007). Creator of Goal Minds. Thousand Oaks, CA: Sage.