Zusammenfassung der Veranstaltung
Die Sechs-Nationen-Meisterschaft ist ein großer Rugby-Wettbewerb, der jährlich stattfindet und an dem sechs europäische Nationen teilnehmen. Länder wie England, Schottland, Wales, Irland, Frankreich und Italien nehmen an diesem internationalen Wettbewerb teil, da sie Mitglieder der Rugby-Union sind. Die Sechs-Nationen-Meisterschaft 2014 fand in der Zeit vom 1. Februar 2014 bis zum 15. März 2014 statt. Der Sponsor des Wettbewerbs war die Royal Bank of Scotland. Das große öffentliche Sportereignis zog 1.038.000 Menschen an, und Schätzungen zufolge besuchten mehr als 69.200 Menschen jedes Spiel des Turniers (RBS 6 Nations 2014).
Die wichtigsten Stadien, in denen die wichtigsten Spiele während der mehrwöchigen internationalen Wettbewerbe stattfanden, waren das Millennium Stadium in Cardiff, das Aviva Stadium in Dublin und das Murrayfield Stadium in Edinburgh (Six Nations Championship Guide 2014 2014). Die Organisatoren der Spiele legten großen Wert darauf, die Zuschauer in den Stadien mit der notwendigen und sicheren Ausrüstung zu versorgen und die Sicherheit zu gewährleisten. Die Zuschauer in den verschiedenen Stadien wurden mit Hilfe von Ordnern betreut und mit Lebensmitteln und Sanitäranlagen versorgt (RBS 6 Nations 2014). Die breite Medienberichterstattung über die Veranstaltung durch die BBC wurde durch die Bereitstellung aller erforderlichen Ausrüstungen in den Stadien unterstützt.
Risiken für das Projekt
Die Entwicklung eines so großen Projekts wie die Organisation der Sechs-Nationen-Meisterschaft 2014 war mit der Ermittlung spezifischer Risiken verbunden, die es zu bewältigen galt. Es ist möglich, die folgenden Risiken im Zusammenhang mit diesem Sportereignis zu identifizieren, die in vier Gruppen eingeteilt werden können:
Die Organisatoren der Sechs-Nationen-Meisterschaft 2014 konzentrierten sich auf die Planung des Risikomanagements zusätzlich zur Projektplanung und auf die Entwicklung des Risikomanagementteams innerhalb des Projektteams (Tabelle 1).
Tabelle 1. Risikomanagement
Wirksamkeit der Risikomanagementansätze
Obwohl die Risikomanagement- und -minderungsansätze von dem Team, das an dem Projekt der Sechs-Nationen-Meisterschaft 2014 arbeitete, vorgeschlagen wurden, ist es wichtig, die Wirksamkeit der vorgestellten Risikoreaktionen und -strategien, die für das Projekt ermittelt wurden, zu analysieren. Der erste Schritt ist die Diskussion der Risikomanagementansätze gemäß der qualitativen Risikoanalyse (Meredith & Mantel 2012, S. 251). Daher ist es wichtig, die Wahrscheinlichkeit und den Grad der Auswirkungen für jedes Risiko in den vorgeschlagenen Kategorien zu ermitteln, um festzustellen, ob die vorgeschlagenen Risikobewältigungsstrategien wirksam waren.
Der Wahrscheinlichkeitsgrad der ermittelten wirtschaftlichen Risiken kann als mittel eingestuft werden, da das Budget für das Projekt der Sechs-Nationen-Meisterschaft 2014 angemessen festgelegt wurde. Der Grad der Auswirkungen auf die Projektentwicklung war jedoch ziemlich hoch, da fehlende Finanzmittel oder eine Überschreitung des Budgets zu Änderungen im Zeitplan des Turniers führen könnten, um das Problem zu lösen. Folglich sind die wirtschaftlichen Risiken als kritische Bedrohungen zu betrachten.
Zu den vorgeschlagenen Risikomanagementstrategien gehörten die Anpassung des Zeitplans des Turniers, die Kürzung des Budgets, die Verwendung von garantierten Materialreserven, die Arbeit mit alternativen Sponsoren und die ständige Überwachung des Projektbudgets (RBS 6 Nationen 2014). Die vorgeschlagenen Strategien zur Risikobewältigung könnten als System eingesetzt werden, und sie sollten als ziemlich erfolgreich bei der Bewältigung der identifizierten Probleme diskutiert werden (Hanstad 2012, S. 190). Das einzige Problem besteht darin, dass die ständige Überwachung des Projektbudgets möglicherweise nicht ausreicht, um die Folgen einer Budgetüberschreitung zu verhindern oder abzumildern. Obwohl wirtschaftliche Risiken vermieden wurden, hätte der Kontrolle der Budgetüberschreitung mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden müssen.
Technische und Sicherheitsrisiken stellen die größte Gruppe der für das Projekt Sechs-Nationen-Meisterschaft 2014 ermittelten Risiken dar. Je nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkungsgrad können diese Risiken in solche, die als Überwachungsrisiken, und solche, die als kritische Risiken eingestuft werden, unterteilt werden. Risiken wie der Einsatz ungeeigneter oder unzureichender Technologien und die Verwendung minderwertiger Materialien können als Risiken mit mittlerer Wahrscheinlichkeit und mittlerer Auswirkung eingestuft werden, da sie eine begrenzte Gefahr für die Zuschauer und Teilnehmer des Turniers darstellen. Risiken wie unzureichende Technik bei den Bauarbeiten in den Stadien, Brandschutz, unzureichende Sicherheitsvorkehrungen für die Zuschauer und das Risiko von Terroranschlägen sind kritische Bedrohungen, die eine mittlere Wahrscheinlichkeit und hohe Auswirkungen haben. Wenn diese Risiken ignoriert werden, ist mit erheblichen Verletzungen und Gesundheitsrisiken für Teilnehmer und Zuschauer zu rechnen.
Das Projektteam schlug vor, die Überwachungsrisiken bei der Erprobung von Technologien und der Zusammenarbeit mit glaubwürdigen Anbietern anzugehen. Diese Ansätze zum Risikomanagement und zur Risikominderung können gegebenenfalls diskutiert werden (Leopkey & Parent 2009, S. 189). Die Ansätze zur Vermeidung kritischer Bedrohungen waren auch deshalb erfolgreich, weil die Projektentwickler sich für eine ständige Qualitätskontrolle während der Bauphase entschieden und nur erstklassige Ingenieure eingeladen wurden. Große Aufmerksamkeit wurde der Gewährleistung einer angemessenen Anzahl von Sicherheitskräften in den Stadien und dem Einsatz modernster Technologien zur Identifizierung von Waffen und Sprengstoffen gewidmet, um mögliche Terroranschläge zu verhindern. Es wurden auch wirksame Maßnahmen zur Verbesserung der Qualität der Brandmeldeanlagen ergriffen, da viele Konstruktionen in den Stadien aus Holz bestehen.
Bei der Analyse der Reaktionen des Projektteams auf die anderen Risiken kann festgestellt werden, dass die Marketingrisiken für das Projekt Sechs-Nationen-Meisterschaft 2014 minimal waren. Das Projektteam nutzte die erfolgreiche Strategie zur Risikominderung, um möglichen Risiken vorzubeugen, indem es aktive Werbe- und Promotionskampagnen mit Hilfe der Medien in allen am Turnier teilnehmenden Ländern entwickelte. Das Hauptaugenmerk lag dabei auf der BBC in England, S4C in Wales und RTE in Irland (RBS 6 nations 2014). Die Arbeit mit potenziellen Sponsoren wurde von den Vertretern des RBS 6 Nations Committee organisiert. Diese Risiken hatten eine geringe Wahrscheinlichkeit, aber eine hohe wirtschaftliche Auswirkung auf die Organisatoren. Der Ansatz zur Bewältigung der Umweltrisiken war ebenfalls wirksam, da sich das Projektteam dafür entschied, die Sicherheitsmaßnahmen und die Qualität der Stadionkonstruktionen ohne Dächer zu verbessern. Im Zeitraum vom 1. Februar 2014 bis zum 15. März 2014 wurden keine risikobehafteten Situationen gemeldet; daher kann festgestellt werden, dass das vom Projektteam durchgeführte Risikomanagement erfolgreich war und die Risikomanagementansätze die identifizierten Risiken berücksichtigten.
Das Niveau des Projekterfolgs mit dem Fokus auf die Projektmanagement-Planungstheorie
Bei den risikoreichsten Projekten handelt es sich um komplexe Sportgroßveranstaltungen, da die Planung dieser Veranstaltungen viel Aufmerksamkeit für eine Vielzahl von Aufgaben und zu erreichenden Zielen erfordert. Das Problem besteht darin, dass die meisten Risiken in den Anfangsphasen der Projektentwicklung nicht erkannt werden können, wenn eine Veranstaltung sehr komplex ist (Giezen 2012, S. 782; Han & Ma 2011, S. 1196). Von diesem Punkt aus betrachtet, legt die Planung gemäß der Projektmanagementtheorie “den Umfang, die Ressourcen und die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten und dem Risiko fest und ermöglicht es dem Projektteam, sich der Ungewissheiten viel bewusster zu werden und daher eher bereit zu sein, sie zu kontrollieren oder sich an sie anzupassen” (University of Liverpool 2014, S. 1). Diese Punkte müssen bei der Analyse des Erfolgs der Sechs-Nationen-Meisterschaft 2014 als öffentliches Großprojekt berücksichtigt werden.
Es kann festgestellt werden, dass die Sechs-Nationen-Meisterschaft 2014 ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt war, das sich durch eine qualitativ hochwertige Planung und Verwaltung auszeichnete. Der Grund dafür ist, dass das weithin übertragene Sportereignis keine nicht-sportlichen Herausforderungen mit sich brachte und dass die identifizierten Risiken mit Hilfe der verwendeten Risikomanagementstrategien wirksam vorhergesagt wurden (RBS 6 Nations 2014). In Anlehnung an die Grundsätze der Projektmanagement-Planungstheorie kann festgestellt werden, dass der Erfolg des Projekts durch die Planungsbemühungen des Projektteams garantiert wurde (IRFU 2008, S. 2). Der jährliche Charakter des Sportereignisses ermöglichte eine angemessene Analyse der früheren Schwachstellen in der Turnierorganisation, und die Planung der Sechs-Nationen-Meisterschaft 2014 wurde verbessert, um der größeren Anzahl möglicher Risiken zu begegnen und die Bedürfnisse von mehr Interessengruppen zu erfüllen (RBS 6 nations 2014). Daher musste das Projektteam der Sechs-Nationen-Meisterschaft 2014 die zuvor verwendeten Ansätze für die Turnierorganisation und den Bau von Stadien nicht auf den Prüfstand stellen.
Das Projektteam begann mit der Festlegung des Auftrags und der Ziele und bezog sich dabei auf die zuvor verwendeten Jahresziele. Der zweite Schritt war die Verteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten unter den Mitgliedern des Projektteams. Interne und externe Faktoren wurden als potenzielle Risiken und Bedrohungen identifiziert (Han & Ma 2011, S. 1196). Der nächste Schritt war die Entwicklung des Zeitplans für die Aktivitäten, einschließlich der Konstruktion, der Arbeit mit Sponsoren, der Werbung und der Entwicklung des Risikomanagementplans (Ferdinand & Kitchin 2012, S. 22; University of Liverpool 2014, S. 3).
Das Projekt wurde gemäß dem Zeitplan entwickelt, und es wurde viel Aufmerksamkeit auf die Implementierungsstrategien und den Kundentest verwendet. Die Zeit wurde für das Testen der Integration neuer Technologien eingespart (Leopkey & Parent 2009, S. 189; RBS 6 Nationen 2014). Außerdem wurden die Projektziele effektiv erreicht. Das Turnier zog 1.038.744 Personen an, das Management der Spiele in den verschiedenen Stadien war von hoher Qualität, das Management der Zuschauerbedürfnisse entsprach den festgelegten Sicherheitsstandards und potenziellen Risiken wurde erfolgreich vorgebeugt (RBS 6 nations 2014). Im Ergebnis kann man sagen, dass das gesamte Projekt ein Erfolg war, da es auf den Grundsätzen der Projektmanagement- und Planungstheorie basierte.
Die entsprechenden Planungsaktivitäten ermöglichten es, sich auf die erforderliche Anzahl an personellen und materiellen Ressourcen zu konzentrieren, auf die Verbesserung der Bau-Teilprojekte im Zusammenhang mit den konkreten Stadien in Cardiff, Dublin und Edinburgh (ohne sich auf die Stadien in Italien und Frankreich zu konzentrieren) und auf die effektive Arbeit mit den Beteiligten (University of Liverpool 2014, S. 3). Unter diesem Gesichtspunkt war die Anwendung der Projektmanagement-Planungsressourcen für die Entwicklung der Sechs-Nationen-Meisterschaft 2014 wichtig, um eine effektive Zeitplanung und Zusammenarbeit mit den Beteiligten zu gewährleisten.
Schlussfolgerung
Das von der Organisationsgruppe der Europäischen Rugby-Union durchgeführte Projekt wurde zu einem bedeutenden Sportereignis im Jahr 2014. Der Erfolg der Sechs-Nationen-Meisterschaft 2014 als Projekt hing maßgeblich von einer effektiven Planung ab. Außerdem wählten die Mitglieder des Projektteams die wirksamsten Risikomanagementstrategien aus, um mögliche Bedrohungen abzumildern oder zu bewältigen.
Referenzliste
Ferdinand, N & Kitchin, P 2012, Events management: an international approach, SAGE, New York.
Giezen, M. 2012. Keeping it simple? Eine Fallstudie zu den Vor- und Nachteilen der Komplexitätsreduzierung bei der Planung von Megaprojekten”, International Journal of Project Management, Vol. 30, No. 7, pp.781-790.
Han, C & Ma, Y 2011, ‘Design and development of large-scale sport events information system – based on project management’, Advanced Materials Research, vol. 220, no. 12, pp. 1195-1200.
Hanstad, D 2012, ‘Risk management in major sporting events: a participating national olympic team’s perspective’, Event Management, vol. 16, no. 1, pp. 189-201.
IRFU 2008, Handbuch zum Veranstaltungsmanagement. Web.
Leopkey, B. & Parent, M. 2009, ‘Risk management issues in large-scale sporting events: a stakeholder perspective’, European Sport Management Quarterly, vol. 9, no. 2, pp. 187-208.
Meredith, J & Mantel, S 2012, Project management: a managerial approach, John Wiley & Sons, Inc, Hoboken.
RBS 6 Nationen 2014. Web.
Leitfaden zur Sechs-Nationen-Meisterschaft 2014. Web.
University of Liverpool 2014, KMGT 681: Planning in an uncertain environment, University of Liverpool Press, Liverpool.