Der Wandel in der Kommunikationstechnologie und die Präsenz des Internets haben die Art und Weise, wie Unternehmen Geschäfte tätigen, stark beeinflusst. Es ist jetzt möglich, Geschäfte mit virtuellen Ressourcen zu tätigen und dabei mit minimalen Investitionen einen angemessenen Gewinn und Ertrag zu erzielen. Die Kommunikationstechnologie hat die Art und Weise, wie Menschen in einem Unternehmen miteinander interagieren und kommunizieren, sowohl für geschäftliche als auch für persönliche Zwecke, dramatisch verändert.
Die gebräuchlichsten Formen der Technologie, die im Laufe der Zeit für die Kommunikation in einem Unternehmen verwendet wurden, betreffen die persönliche Kommunikation, Memos, Briefe, Schwarze Bretter sowie Finanzberichte. Die Wahl des Medientyps hängt vom Zweck der Kommunikation und der Zielgruppe ab. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist persönlicher Natur und eine unmittelbare Form der Kommunikation, bei der ein wechselseitiger Austausch von Ideen möglich ist.
Andererseits werden Kommunikationsmedien wie Schwarze Bretter und Finanzberichte für ein bestimmtes Publikum erstellt, das eine große Reichweite anstrebt. Im 21. Jahrhundert ist es jedoch möglich, Geschäfte abzuwickeln und mit den Mitarbeitern zu kommunizieren, indem innovative Technologien wie E-Mail, SMS, Videokonferenzen und tragbare Geräte wie PDAs und BlackBerrys eingesetzt werden (Lengel & Daft, 1988). Der Einsatz dieser Technologie kann dem Unternehmen auch dabei helfen, die zweiseitige Kommunikation im Management zu verbessern und so einen effizienten Ideenfluss zu ermöglichen. Der strategische Einsatz von Medien kann dazu beitragen, mit der unteren Führungsebene in Kontakt zu treten und Konflikte zu lösen, die andernfalls unbehandelt bleiben würden, was zu einem Anstieg der Unzufriedenheit der Mitarbeiter führen würde (“Whispering Class Must Be Heard”, 2008).
Ein Unternehmen, das Steuererklärungen für seine Kunden erstellt, muss mit den Kunden und ihren Mitarbeitern effizient und unverzüglich kommunizieren, um alle Probleme zu lösen, die bei der Erstellung der Unterlagen und der Vorbereitung der Steuererklärungen auftreten können. In dieser Hinsicht ist es von Vorteil, wenn die Kanzlei moderne Kommunikationstechnologien für die Kommunikation mit ihren Mandanten und ihren Mitarbeitern einsetzt. Die Kanzlei kann SMS nutzen, um mit ihren Mitarbeitern zu kommunizieren und sie über dringende Sitzungen zu informieren.
Die SMS-Option kann auch verwendet werden, um die Kunden über plötzliche Planänderungen zu informieren oder ein Treffen mit ihnen zu vereinbaren, wenn eine direkte Kommunikation im Moment nicht möglich ist. Abgesehen davon ist die E-Mail eine Option, die eingesetzt werden kann, um die Kunden mit Aktualisierungen ihrer Steuererklärungen zu versorgen und sie über etwaige Unstimmigkeiten und Probleme zu informieren, die auftreten können. Den Mitarbeitern kann auch Arbeit übertragen werden, und sie können durch detaillierte E-Mails mit Anhängen für Steuererklärungsnachweise usw. auf dem Laufenden gehalten werden.
Die Videokonferenzoption kann genutzt werden, um eine Kommunikationsverbindung zwischen dem Kunden und den Mitarbeitern, die die Steuererklärungen bearbeiten, herzustellen, wenn ein direktes Treffen von Angesicht zu Angesicht aus geografischen oder zeitlichen Gründen nicht möglich ist.
Obwohl die modernen Kommunikationsmedien in der Anschaffung und im Einsatz im Unternehmen teuer sein können, ist es wichtig zu wissen, dass ihr Einsatz und ihre Implementierung dem Unternehmen helfen können, Wettbewerbsvorteile durch größere Effizienz und verbesserte persönliche Dienstleistungen für seine Kunden zu erzielen. Die Kommunikationsmedien des 21. Jahrhunderts können genutzt werden, um die Mitarbeiter strategisch zu motivieren und zu belohnen, indem man ihnen statt einer Geldprämie oder Gehaltserhöhung einen BlackBerry oder einen iPod zur Verfügung stellt. (“Rewarding a Job Well Done”, 2008) Dies trägt dazu bei, die Motivation der Mitarbeiter zu steigern, und zwar mit einer beträchtlichen Rendite, die auch für Geschäftszwecke genutzt werden kann.
Referenzen
Belohnung für gut gemachte Arbeit”, LW, 2008.
Die flüsternde Klasse muss gehört werden”, 2008.
Lengel, R.H., Daft, R.L., ‘The Selection of Communication Media as an Executive Skill’, Academy of Management Executive, 1998, 2, no. 3, pp. 225-32.