Bei der letzten Geschäftsbesprechung, an der ich teilnahm, ging es um die vierteljährlichen Umsätze und die Möglichkeiten zur Verbesserung der Umsätze. Ziel der Sitzung war es, mögliche Probleme, Qualitätsanforderungen und Produkteigenschaften zu diskutieren und zu analysieren. Sie musste auch in die Preis-, Werbe- und Vertriebsstrategien eines Unternehmens integriert werden. Um das Zielpublikum anzusprechen, ist es wichtig, die Merkmale des Publikums zu berücksichtigen und geeignete Kommunikationskanäle zu nutzen.
Die Hauptmerkmale des Publikums werden durch seine beruflichen Kenntnisse und Fähigkeiten bestimmt. Manager und Vertriebsmitarbeiter verfügen über Fachkenntnisse in Bezug auf Vertriebs- und Managementinstrumente und benötigen daher keine ausführliche Erklärung der im Bericht verwendeten Begriffe und Konzepte. Im Gegensatz dazu verfügen viele Kunden nur über begrenzte Kenntnisse der Vertriebsterminologie und können Finanzinformationen und Grafiken nicht lesen. Für diese Zielgruppe sollte der Quartalsbericht vereinfacht werden und weniger finanzielle Details und Brancheninformationen enthalten. Um den Anforderungen aller Beteiligten gerecht zu werden, sollte der Vertriebsleiter einen kurzen Überblick über die wichtigsten Probleme und Herausforderungen des Unternehmens geben (Lesikar et al. 2006).
Er/sie sollte betonen, dass das Unternehmen dies nach dem Vorbild anderer Unternehmen effektiv getan und die Ergebnisse genutzt hat, um seinen Anteil an den Weltmärkten zu erhöhen. Um noch erfolgreicher zu sein, braucht das Unternehmen einen Ansatz, der dazu beiträgt, die kurzfristige Orientierung durch eine langfristige zu ersetzen oder zu kombinieren; er entmutigt den internen Wettbewerb um Ressourcen. Ihre anschaulichen Argumente halfen den Zuhörern, die Idee sofort zu begreifen (Knapp und Vangelisti 2004).
Für Manager sind die besten Kommunikationskanäle die verbale Kommunikation, visuelle Informationen einschließlich Finanzgrafiken, Tabellen und Schemata. Diese Zielgruppe kann die grafische Darstellung der Finanzdaten lesen und verstehen. Die schriftliche Kommunikation hilft dem Berichterstatter, Doppelungen und Wiederholungen von Fakten und Zahlen zu vermeiden. Im Gegensatz dazu benötigen Verkäufer und Kunden visuelle Informationen, die in Form von Bildern und Fotos präsentiert werden.
Im Allgemeinen ist eine wirksame Präsentation eines der wichtigsten Elemente von Projekten und menschlicher Interaktion auf Organisationsebene. Sie bestimmt den Gesamterfolg des Projekts oder des behandelten Themas und schafft ein bestimmtes Image des Sprechers (Lesikar et al. 2006). Das Treffen war effektiv, weil es einen effektiven Informationsaustausch auf der Grundlage klarer Ziele und des Zwecks der Präsentation beinhaltete. Beide Redner wählten die Informationen sorgfältig aus, um die Zuhörer über die wichtigsten Punkte der Diskussion zu informieren.
Das richtige Timing war ebenfalls von entscheidender Bedeutung, und die Verwendung der richtigen Fachsprache war entscheidend. Die nonverbale Interaktion mit den Zuhörern (durch die Redner) war wichtig, weil sie die Sitzung lenkte. Die größte Herausforderung bei den Berichten bestand darin, die Zuhörer zu überzeugen und zu informieren, indem klare Botschaften gesendet und über das Thema informiert wurde. Die Diskussionsabschnitte waren ebenfalls effektiv, da sich alle Teilnehmer aktiv an der Diskussion und der Problemanalyse beteiligten.
Der Chefingenieur identifizierte die wichtigsten Aufgaben und Diskussionspunkte und nahm sich für diese die meiste Zeit. Er leitete die Diskussionen und präsentierte die wichtigsten Fakten und Zahlen. Die Wahrnehmung des Referenten basierte auf Glaubwürdigkeit und klaren Wissensnachweisen. Das Problem bestand also nicht darin, dass die strategische Planung nicht funktionierte, sondern darin, dass die Paradigmen, die das Unternehmen bisher verwendet hatte, für die neue Situation und das neue Umfeld nicht geeignet waren. Ein Technologe und Qualitätsmanager legte Berichte “Über Qualität” vor und zeigte weitere Verbesserungsbereiche auf (Wood, 2003).
Um den Problemen der Vielfalt gerecht zu werden, sollte der Berichterstatter/Sprecher das Vorwissen und die berufliche Orientierung des Publikums berücksichtigen. Die einzige Änderung, die ich vornehmen würde, ist die Hinzufügung einer grafischen und visuellen Darstellung von Zahlen und Fakten, die während der Sitzung besprochen wurden. In Diskussionen müssen genügend Details genannt werden, und diese können in Bildern oder Grafiken dargestellt werden; was vermieden werden muss, ist, die wichtigsten Fakten durch zu viele Details zu verdecken.
In einigen Fällen war es schwierig, sich an alle Fakten und Zahlen zu erinnern, über die der Technologe und der Verkaufsleiter berichteten (Lesikar et al. 2006). Ein Technologe und ein Qualitätsmanager legten Berichte zum Thema “Qualität” vor und nannten weitere Bereiche für Verbesserungen. Sie erklärten, dass das Unternehmen, um erfolgreicher zu sein, einen Ansatz benötigt, der die kurzfristige Orientierung durch eine langfristige ersetzt bzw. verbindet und den internen Wettbewerb um Ressourcen verhindert. Ihre anschaulichen Argumente halfen den Zuhörern, die Idee sofort zu begreifen (Wood, 2003).
Die narrative Struktur des Berichts hilft dem Leser, den Hintergrund und die Probleme des Unternehmens zu verstehen. Das Wichtigste ist, dass der Bericht den Lesern nicht die Meinung des Verfassers aufzwingt, sondern ihnen vermittelt, wie das Unternehmen funktioniert und warum. Im Vorwort sollte sich der Bericht an das Publikum wenden und darauf hinweisen, dass er “gewöhnliche, einfache, alltägliche Sprache” verwendet. Die Erzählstruktur setzt einen Rahmen, in dem eine bestimmte Doktrin herausgearbeitet wird, um dann eine Reihe von Thesen zu illustrieren und ihre praktische Anwendung zu zeigen. Ein Teil der Zufriedenheit mit dem Bericht ergibt sich aus der Kombination der formalen Symmetrie seiner Struktur mit der scheinbaren Freiheit und Zufälligkeit seiner Episoden. Man kann auch sagen, dass der Bericht einer Gliederung folgt, die dem Leser hilft, die Idee sofort zu erfassen (Lesikar et al. 2006).
Diese Struktur soll dem Leser helfen, die Entwicklung der Handlung und die Hauptthemen des Quartalsberichts zu verfolgen. Um dramatische Beschreibungen mit Intensität zu geben, um das imaginierte Bild der Realität mit mehr als nur einem schwachen Licht leuchten zu lassen, bedarf es der besten kompositorischen Fähigkeiten des Autors. Die Beherrschung starker Gefühle verstärkt die emotionale Anziehungskraft und sorgt für dramatische Effekte (Lesikar et al. 2006).
Um sicherzustellen, dass die Botschaft wirksam ist, ist es wichtig, Kontrollfragen zu stellen. Die Unternehmenskommunikation ist eines der wichtigsten Instrumente, die den Führungskräften helfen, eine positive Kultur und Moral zu schaffen, die Mitarbeiter zu motivieren und zu ermutigen, die Produktivität zu steigern und eine effektive Leistung zu gewährleisten. Obwohl die kulturelle Vielfalt in der Bevölkerung in den letzten Jahrzehnten zugenommen hat, ist die Kommunikation zwischen Menschen aus verschiedenen Kulturen und/oder ethnischen Gruppen immer noch relativ selten.
Die meisten Menschen haben in ihrem täglichen Leben nur wenig Kontakt mit Angehörigen anderer Kulturen/Ethnien, der nicht rollenbezogen ist. Manche Menschen vermeiden den Umgang mit Angehörigen anderer Kulturen/Ethnien und/oder betrachten sie als “unerwünschte” Personen. Um diese Ziele zu erreichen, müssen Vertriebsleiter auf den Prozess ihrer Kommunikation mit Kunden achten. Auch wenn Einkäufer und Manager darauf bedacht und motiviert sind, effektiv zu kommunizieren, ist die institutionelle Unterstützung entscheidend für die Verbesserung der Beziehungen in der Gesellschaft. Die größten Anstrengungen müssen unternommen werden, um die Kommunikationsziele zu erreichen. Nur ein langfristiges Engagement für die Kommunikationsstrategie und eine realistische Organisation von Meilensteinen durch den Berichterstatter können den Erfolg der Kommunikation sicherstellen. Vertriebsleiter werden von einer Abteilung in eine andere versetzt und übernehmen neue oder zusätzliche Aufgaben. Managementrollen können sich ändern.
Die Arbeitsorte könnten sich ändern. Aus diesem scheinbaren Chaos könnte jedoch eine stärkere, lebensfähigere Unternehmensstruktur hervorgehen. Ein Faktor, der diese Art von Aktivitäten untergräbt, ist die Tatsache, dass Menschen grundsätzlich resistent gegen Veränderungen sind. Menschen gewöhnen sich an den Status quo und organisieren ihr Leben um wahrgenommene Konstanten herum. Wenn diese Konstanten, die das eigene Leben stabilisieren, gestört werden, neigt man dazu, sich dagegen zu wehren, selbst wenn die zukünftigen Vorteile die aktuellen Unannehmlichkeiten überwiegen.
Referenzen
Knapp, M.L. Vangelisti, A. (2004), Interpersonal Communication and Human Relationships. Allyn & Bacon; 5 edn.
Lesikar, R.V., Flatley, M.E., Rentz, K. (2006). Grundlegende Geschäftskommunikation. McGraw Hill Higher Education.
Wood, J.T. (2003), Zwischenmenschliche Kommunikation. Wadsworth Publishing.