Einführung
Bei der Rechnungsprüfung werden die Jahresabschlüsse einer Organisation geprüft, Fehler korrigiert und mögliche Betrugsfälle beseitigt. Der Prüfungsprozess ist eine Kernaktivität, die es einem Unternehmen ermöglicht, seine internen Aktivitäten auf effiziente Weise zu kontrollieren. Durch die Rechnungsprüfung sind die meisten Unternehmen in der Lage, ihre Geschäftsziele zu erreichen (Wang & Tuttle 2009).
Es gibt eine Reihe von Kritikern an der Rechnungsprüfung. Während einige Unternehmer es für lohnend halten, in die Prüfung zu investieren, halten andere die Prüfung für unwürdig.
In diesem Fall handelt es sich um das Unternehmen XYZ Ltd, ein pharmazeutisches Unternehmen, das durch die Aufspaltung der Muttergesellschaft ABC Ltd entstanden ist. XYZ Ltd. ist das kleinere der beiden neu gegründeten Unternehmen, und der frühere Verkaufsleiter der Muttergesellschaft ist der Geschäftsführer.
Der Geschäftsführer ist der Ansicht, dass es sich für ein kleines Unternehmen nicht lohnt, Jahresendprüfungen durchzuführen. Seiner Meinung nach ist die Jahresabschlussprüfung eine unnötige Übung, die nur die Kosten des Unternehmens erhöht, ohne unbedingt einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.
In diesem Papier wird eine strenge Analyse der neu gegründeten Gesellschaft XYZ vorgenommen und festgestellt, ob tatsächlich eine Jahresabschlussprüfung erforderlich ist. Außerdem werden die Vor- und Nachteile der Beauftragung derselben Prüfer der Muttergesellschaft mit der Prüfung der XYZ Ltd. ausführlich erörtert.
Abschließend wird ein Überblick über die Rotation der Abschlussprüfer, ihre Vor- und Nachteile gegeben. Aus den Diskussionen werden entscheidende Schlussfolgerungen und Empfehlungen abgeleitet, die es den Führungskräften des Unternehmens XYZ ermöglichen, eine sinnvolle Entscheidung in Bezug auf den Prüfungsprozess zu treffen.
Überblick über das neu gegründete Unternehmen XYZ
Wie bereits erwähnt, wurde die XYZ Ltd Company aufgrund der Aufspaltung der Muttergesellschaft gegründet. Gemäß den vorangegangenen Beschreibungen ist die XYZ Ltd. eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die nicht gesetzlich verpflichtet ist, eine Abschlussprüfung durchzuführen (Hodgdon et al. 2009).
Der Grund dafür ist, dass das Unternehmensgesetz nur staatliche Unternehmen und Aktiengesellschaften dazu verpflichtet, ihre Finanzunterlagen prüfen zu lassen, während sich kleinere Unternehmen freiwillig dafür entscheiden, ihre Jahresabschlüsse von Wirtschaftsprüfern prüfen zu lassen. Auch wenn eine Abschlussprüfung für die XYZ Ltd. nicht zwingend vorgeschrieben ist, würde die Prüfung dem Unternehmen einen spürbaren Mehrwert bringen.
Wert der Wirtschaftsprüfung für XYZ Ltd.
Betrug ist eine Praxis, durch die Unternehmen massive Verluste erleiden können. Ein kleines Unternehmen wie XYZ verfügt nur über ein geringes Betriebskapital, das drastisch schrumpfen kann, wenn es nicht gut verwaltet wird. Betrugsfälle wie abgeschöpfte Zahlungen von Kunden, Bargelddiebstahl, unsachgemäße Handhabung der Portokasse und Missbrauch der Kreditkarten des Unternehmens sind einige der Praktiken, die zum völligen Scheitern eines Unternehmens führen können.
Für ein kleines Unternehmen wie XYZ Ltd. ist die Einrichtung einer internen Audit-Abteilung recht kostspielig, aber das Unternehmen kann ein System einrichten, das die Finanzoperationen und die Mitarbeiter des Unternehmens überprüft und kontrolliert. Ein informelles internes Auditverfahren würde Betrugsfälle, die auf persönliche Interessen zurückzuführen sind, etwas verringern (Chi & Huang 2011). Es ist bemerkenswert, dass die Muttergesellschaft aufgrund von extremen Betrugsfällen gespalten wurde.
Die Verhinderung von Betrug durch eine informelle Prüfung würde es dem kleinen Unternehmen XYZ ermöglichen, zu gedeihen und zu einem großen multinationalen Unternehmen heranzuwachsen und sogar den geplanten Umsatz von 2,8 Millionen Pfund im ersten Jahr zu übertreffen.
Es ist wichtig, dass das Unternehmen ein Programm entwickelt, das die Überwachung der Mitarbeiter unterstützt und strenge Regeln für jeden Mitarbeiter durchsetzt, der des Betrugs für schuldig befunden wird. Die Einrichtung einer Innenrevision würde die oben genannten Praktiken durch eine ständige Analyse der Unternehmenstätigkeit erleichtern.
Ein informelles internes Audit erfordert eine wiederkehrende Analyse der Abläufe in einem Unternehmen. Die regelmäßige Analyse ermöglicht einen reibungslosen Ablauf der Unternehmensabläufe, bei dem die Mitarbeiter auf Trab gehalten werden, um die besten Dienstleistungen zu erbringen. Ein kleines Unternehmen wie XYZ Ltd. kann Auditoren einstellen, die die internen Aktivitäten des Unternehmens planen, ändern und kontrollieren.
Durch die Prüfung ist das Unternehmen in der Lage, seine Aktivitäten so zu rationalisieren, dass es seine Ziele und Vorgaben erreichen kann (Holm & Zaman 2012). Im Wesentlichen ist die XYZ Ltd. ein gewinnorientiertes Unternehmen, das darauf abzielt, den größtmöglichen Gewinn zu erzielen.
Die Rechnungsprüfung ermöglicht es dem Unternehmen, seine Einnahmen und Ausgaben sowie die in einem bestimmten Geschäftsjahr erzielten Bruttogewinne zu verfolgen. Jede Form der Veruntreuung von Ressourcen wird verfolgt, wobei alle beteiligten Akteure für ihre Handlungen zur Verantwortung gezogen werden.
Alle Unternehmen haben Richtlinien, die sie bei ihren täglichen Aktivitäten leiten. Zusätzlich zu den informellen internen Maßnahmen kann die Firma XYZ Ltd. eine formelle interne Auditpolitik anwenden, die darauf abzielt, dass das Unternehmen alle Handlungen unterlässt, die es massiven Verlusten aussetzen würden. Ein Unternehmen kann eine Richtlinie haben, die seinen Kunden Kredite gewährt, um Verluste zu vermeiden.
Im Rahmen einer Prüfung wird festgestellt, ob das Unternehmen sich tatsächlich an die Politik hält. Darüber hinaus sind die Prüfer in der Lage, eine Kosten-Nutzen-Analyse der Kreditpolitik durchzuführen und festzustellen, ob sich diese Praxis lohnt. Die Berichte der Prüfer werden den Entscheidungsträgern helfen, neue Richtlinien zu bestimmen, die bei einer Durchsetzung funktionieren würden, und die alten Richtlinien zu identifizieren, die aus der Unternehmenspraxis entfernt werden sollten (Deis & Giroux 2006).
Bei einer Betriebsprüfung werden die Jahresabschlüsse eines Unternehmens untersucht, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Richtlinien zur Erzielung einer maximalen Effizienz aller Geschäftsvorgänge einhält.
Das Schlimmste, was einem kleinen Unternehmen wie der XYZ Ltd. passieren kann, sind die negativen Folgen, die sich aus der Nichteinhaltung der staatlichen Vorschriften ergeben. Ein Betriebsaudit spielt eine große Rolle, wenn es darum geht, die Unternehmensleiter über alle geltenden staatlichen Vorschriften zu informieren (Bon Kim & Yi 2009).
Erst durch eine Prüfung erfährt ein Unternehmen, welche Verfahren zur Steuervermeidung legal sind. Außerdem hat die Regierung strenge Beschäftigungsgesetze, die Unternehmen befolgen sollten.
Die Prüfung würde das Managementteam entsprechend beraten, wann es neue Mitarbeiter einstellen, wann es sie befördern oder wann es einen inkompetenten Mitarbeiter entlassen sollte. Die Prüfer würden das Managementteam über die bußgeldbewehrten Handlungen sowie über die Verfahren zur Einholung und Einhaltung der staatlichen Vorschriften informieren.
Die Ernennung eines Wirtschaftsprüfers mag sehr einfach erscheinen, ist aber mit einer Menge Dilemma verbunden. Das Unternehmen XYZ entstand durch die Aufspaltung der Muttergesellschaft.
Es gibt keinen eindeutigen Grund dafür, warum die Muttergesellschaft beschlossen hat, die pharmazeutische und die optische Sparte zu trennen; es könnte jedoch auf Missmanagement zurückzuführen sein. Was auch immer der Grund sein mag, die Ernennung derselben Prüfer wie die der Muttergesellschaft zur Prüfung der XYZ Ltd. ist mit mehreren Vor- und Nachteilen verbunden.
Vorteile der Ernennung ein und desselben Wirtschaftsprüfers
Wie bereits erwähnt, haben die Prüfer die Finanzunterlagen der Muttergesellschaft in den letzten zehn Jahren geprüft. Dies ist ein klares Indiz dafür, dass die Prüfer hervorragende Arbeit geleistet haben, die das Wachstum und die Expansion der Muttergesellschaft unterstützte (Jackson, Moldrich & Roebuck 2010). Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Muttergesellschaft zu groß geworden war, so dass die Manager beschlossen, sie aufzuspalten, um die Verwaltung zu erleichtern.
Der Erfolg der Muttergesellschaft ist auf die große Erfahrung und die hervorragende Arbeit der Rechnungsprüfer zurückzuführen. In ähnlicher Weise kann die Firma XYZ Ltd. die gleichen erfahrenen Prüfer mit der Prüfung ihrer Finanzunterlagen beauftragen.
Die Ernennung derselben Wirtschaftsprüfer wäre eine Garantie dafür, dass das neu gegründete Unternehmen wachsen und für die nächsten 10 Jahre oder länger bestehen würde. Die XYZ Ltd. wird in hohem Maße von der Qualität der Dienstleistungen und dem Fachwissen der Wirtschaftsprüfer profitieren.
Es liegt auf der Hand, dass es für ein kleines Unternehmen wie XYZ Ltd. sehr kostspielig ist, neue Wirtschaftsprüfer für die Prüfung seiner Finanzbücher zu finden (Kaplan & Mauldin 2010). Die Wirtschaftsprüfer der Muttergesellschaft haben möglicherweise Mitgefühl mit dem kleinen Unternehmen und berechnen dem Unternehmen erschwingliche Preise für die Prüfung.
Darüber hinaus werden die Wirtschaftsprüfer, die bereits mit den Finanzunterlagen der Muttergesellschaft vertraut sind, den für die Prüfungskosten vorgesehenen Betrag effektiv zuweisen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen keine Verluste macht.
Die Einsetzung eines neuen Wirtschaftsprüfers würde in gewisser Weise zu Störungen führen. Wenn die XYZ Ltd. dieselben Abschlussprüfer wie die Muttergesellschaft bestellt, werden sich die Abschlussprüfer mit dem kleinen Unternehmen leicht abfinden.
In der Tat würde die Beibehaltung derselben Prüfer deren Moral stärken, um die Qualität ihrer Dienstleistungen bei den nachfolgenden Prüfungen zu verbessern (David & Thomas 2013). Die Beziehung zwischen den Prüfern und dem Unternehmen würde gestärkt, und dies würde die Prüfer dazu veranlassen, hart zu arbeiten, um sicherzustellen, dass ihre Prüfungsarbeit einen gegenseitigen Nutzen für alle Interessengruppen des Unternehmens bringt.
Nachteile der Ernennung der gleichen Prüfer
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht kann ein angesehenes Unternehmen nicht aus irgendwelchen guten Gründen beschließen, seinen Betrieb zu trennen. Die Wahrscheinlichkeit ist sehr groß, dass das Unternehmen sich dazu entschlossen hat, weil es aufgrund unklarer Prüfungsverfahren massive Verluste zu verzeichnen hatte.
Wenn dies wirklich der Grund für die Aufspaltung des Unternehmens ist, bedeutet dies, dass die Wirtschaftsprüfer eine entscheidende Rolle beim Niedergang der Muttergesellschaft gespielt haben. Die Ernennung derselben Prüfer ist daher ein Weg, die früheren Fehler zu wiederholen. Am Ende würde auch die XYZ Ltd. vor dem gleichen Problem stehen und möglicherweise in Konkurs gehen.
Es ist für Unternehmen immer ratsam, die von einem bestimmten Interessenvertreter des Unternehmens angebotenen Dienstleistungen zu bewerten und zu vergleichen. Wenn die Firma XYZ Ltd. dieselben Wirtschaftsprüfer wie die Muttergesellschaft einsetzt, kann sie die Effizienz der Dienstleistungen möglicherweise nicht beurteilen. Auch wenn es den Anschein hat, dass die Wirtschaftsprüfer qualitativ hochwertige Dienstleistungen anbieten, wäre es sinnvoll, einen Wechsel vorzunehmen, um einen Vergleichspunkt zu formulieren.
Wahrscheinlich würden die neuen Prüfer Betrugsfälle aufdecken, die die üblichen Prüfer nicht aufdecken würden. Die Ernennung der gleichen Prüfer wie die der Muttergesellschaft macht das Unternehmen XYZ im Grunde blind und es ist möglicherweise nicht in der Lage, die Qualität der Prüfungsleistungen zu beurteilen (Kramer et al. 2011).
Der Wechsel des Abschlussprüfers hat bei Unternehmern oft für Unmut gesorgt. Während einige Unternehmer die Prüfungsrotation für eine lohnende Praxis halten, halten andere sie für unwürdig, da sie die Unternehmen nur dazu ermutigt, an der Kompetenz der Prüfer zu zweifeln. Trotz der unterschiedlichen Auffassungen ist die Prüfungsrotation mit verschiedenen Vor- und Nachteilen verbunden.
Vorteile der Prüfungsrotation
Es liegt auf der Hand, dass es keinen perfekten Menschen gibt; daher könnte ein anderer Blick auf die Finanzunterlagen eines Unternehmens einen Fehler aufdecken, den die vorangegangenen Prüfer nicht entdecken konnten. Bei börsennotierten Unternehmen findet alle fünf Jahre eine Rotation der Prüfer statt, und Unternehmen mit beschränkter Haftung können die gleiche Praxis anwenden, um qualitativ hochwertige Prüfungsleistungen zu erhalten.
Die Übung hilft bei der Identifizierung und Beseitigung von absichtlichen und nicht absichtlichen Fehlern (Daniels & Booker 2011). Unternehmen, die die Rotationsprüfung anwenden, sind in einer sicheren Position, da sie der Bank und den Geldgebern klare Aufzeichnungen über ihre Abschlüsse vorlegen können.
Einige Prüfer innerhalb einer bestimmten Prüfungsgesellschaft können mit den Finanzmanagern eines bestimmten Unternehmens zusammenarbeiten, um das Unternehmen zu “bestehlen”. Die Prüfungsrotation spielt eine wichtige Rolle bei der Beendigung solcher Fälle, da nicht alle Prüfer sich auf solche üblen Geschäfte einlassen würden.
Die verkürzte Prüfungsdauer wird es den Prüfungsgesellschaften nicht ermöglichen, enge Beziehungen zum Management aufzubauen, was sich negativ auf die Leistung der Prüfer auswirken kann.
Die Prüfungsrotation verbessert die Erbringung unparteiischer Dienstleistungen durch Prüfungsgesellschaften, da sie verpflichtet sind, die Prüfer innerhalb des Unternehmens zu wechseln (Chi et al. 2009). Im Wesentlichen spielt die Prüfungsrotation eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Unparteilichkeit für alle Interessengruppen des Unternehmens.
Nachteile der Prüfungsrotation
Es liegt auf der Hand, dass ein Wechsel der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nachteilige Auswirkungen auf die Unternehmenstätigkeit haben würde. Verschiedene Wirtschaftsprüfungsgesellschaften werden dem Managementteam unterschiedliche Ratschläge erteilen, und die Tätigkeiten des Unternehmens können von einem Zeitpunkt zum anderen unterbrochen werden (Bates et al. 2012).
Außerdem ermöglicht die Rotation der Abschlussprüfer nicht den Aufbau einer langfristigen Beziehung zwischen dem Unternehmen und den Abschlussprüfern, was für die Erbringung effizienter Dienstleistungen sehr wichtig ist.
Einige Unternehmen haben die Tendenz, die Prüfungsgesellschaften häufig zu wechseln. Die Praxis, die Prüfungsgesellschaften zu oft zu wechseln, würde ein negatives Bild des Unternehmens zeichnen. Investoren würden vor solchen Firmen zurückschrecken, da sie sie als inkompetent wahrnehmen würden, weil sie nur “Auditor Shopping” betreiben und bessere Ergebnisse erwarten, anstatt an ihrer Leistung zu arbeiten.
Im Wesentlichen würde die Prüfungsrotation falsche Vorstellungen über ein gewinnorientiertes Unternehmen wie XYZ Ltd. aufdecken.
Es liegt auf der Hand, dass jedes Mal, wenn eine neue Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit der Prüfung beauftragt wird, diese eine gewisse Zeit benötigt, um die Bücher des Unternehmens zu verstehen. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft kennt die Spielregeln für die Prüfung der Geschäftsbücher des Unternehmens, wenn ihre Amtszeit fast abgelaufen ist.
Die Verwaltung muss Zeit investieren, um die neue Prüfungsgesellschaft zu bewerten, und das ganze Verfahren ist nicht nur teuer, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Prüfung durch die neue Prüfungsgesellschaft scheitert (Daugherty et al. 2013).
Schlussfolgerungen
Aus den Diskussionen geht hervor, dass die Rechnungsprüfung eine sehr wichtige Aufgabe in jeder Organisation ist. Die Rechnungsprüfung ermöglicht es den Unternehmen, einen klaren Überblick über die Aktivitäten des Unternehmens zu erhalten. Durch die Rechnungsprüfung kann ein Unternehmen Betrugsfälle leicht aufzeigen und entsprechend behandeln. Aus den Diskussionen geht hervor, dass die Entscheidung über die Beibehaltung von Prüfern oder die Anwendung einer Prüfungsrotation von deren Leistung abhängt.
Wenn beispielsweise die Abschlussprüfer der Muttergesellschaft, ABC Ltd., nicht kompetent waren, muss die neu gegründete XYZ Ltd. möglicherweise einen neuen Abschlussprüfer für die Prüfung der Finanzbücher bestellen. Zweitens, wenn die neuen Prüfer nach einigen Jahren ihre Kompetenz nicht unter Beweis stellen, ist eine Rotation der Prüfer unumgänglich (Peecher, Schwartz & Solomon 2011).
Im Grunde genommen ist jede getroffene Entscheidung mit Vor- und Nachteilen verbunden. Die Unternehmensleiter sind verpflichtet, entscheidende Entscheidungen über den Prüfungsprozess zu treffen. Jede Form von Veränderungen im Prüfungsprozess sollte gut begründet sein.
Sowohl die internen als auch die externen Rechnungsprüfer spielen eine wichtige Rolle bei der Erstellung effizienter und zuverlässiger Finanzberichte. Die Prüfer sollten in der Lage sein, jede Zahl, die in den Finanzunterlagen erscheint, ausführlich zu erläutern.
Die leitenden Angestellten sollten nur die Rolle von Aufsehern übernehmen, die sich nur dann einschalten, wenn es einen Verdacht auf Betrugsfälle gibt. Alle Skandale im Zusammenhang mit der Buchführung werden professionell behandelt, ohne die beteiligten Akteure zu beschneiden.
Referenzen
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