Feststellen, wann eine Stelle geschaffen werden soll
Alle Unternehmen kommen in der einen oder anderen Form in Situationen, in denen mehr Personal für bestimmte Positionen benötigt wird. Dies kann sich aus dem natürlichen Prozess der Pensionierung von Mitarbeitern, der Expansion des Unternehmens, der Kündigung von Mitarbeitern und anderen Fällen ergeben, in denen eine Stelle frei wird, die mit einer Person besetzt werden muss.
Es gibt aber auch Fälle, in denen eine Stelle nicht aus der Verfügbarkeit heraus geschaffen wird, sondern aus der Notwendigkeit heraus. In solchen Situationen kommt es in Unternehmen zu Komplikationen, wenn offensichtlich zusätzliche Arbeitskräfte benötigt werden, es aber keine definierbare Stelle gibt, die zuvor dafür geschaffen wurde.
Die Festlegung, wie und wann der Bedarf entsteht, ist daher eine Notwendigkeit für jeden kompetenten Manager/Personalverantwortlichen, da es in seinem besten Interesse liegt, dass das Unternehmen weiterhin so effizient wie möglich arbeitet. Bei der Bestimmung der Notwendigkeit der Schaffung einer neuen Stelle müssen mehrere Fragen gestellt werden, nämlich:
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, kann entschieden werden, ob es im Interesse des Unternehmens ist, eine neue Stelle zu schaffen und diese mit einer Person zu besetzen, die die Aufgabe erfüllen kann.
Strategien zur Beschreibung der Details einer Position
Bei der Erstellung eines effektiven Stellenprofils müssen zunächst die für eine bestimmte Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen definiert und dann die mit der Stelle verbundenen Aufgaben festgelegt werden.
In mehreren Studien wurde untersucht, wie gewöhnliche Arbeitssuchende auf eine Stellenausschreibung reagieren: Sie sehen die Aufgaben, die eine Stelle mit sich bringt, und reagieren in der Regel mit dem Satz “Hey, ich weiß, dass ich diese Aufgaben erfüllen kann”.
Dies führt zu zwei unterschiedlichen Problemen:
Aus diesem Grund ist es wichtig, bei der Erstellung eines Stellenprofils zunächst die für eine Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen anzugeben, um potenzielle Bewerber davon abzuhalten, sich in der Annahme zu bewerben, sie hätten das Zeug dazu, aber in Wirklichkeit fehlen ihnen die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen, um die Stelle ordnungsgemäß auszuführen.
Was wären die Aufgaben?
Für diese spezielle Position (Executive Administrative Assistant / Executive Support) würden die Aufgaben darin bestehen, die Rolle eines Assistenten in den verschiedenen Aspekten des Unternehmens zu spielen, für die der Manager/Geschäftsführer sonst zu beschäftigt wäre.
Dazu gehören das Erstellen von Terminen, das Verwalten von Arbeitsplänen, das Bestellen von Produkten, das Erstellen von effektiven Zeitaufzeichnungen, das Eingeben von Personaldaten, das Kontaktieren von Kunden und eine Reihe anderer Aufgaben, die das Unternehmen verlangt.
Leistungsanforderungen
Auch wenn die Tätigkeit eines Verwaltungsassistenten nicht das ist, was man als integralen Bestandteil des Unternehmens bezeichnen würde, so bleibt doch die Tatsache bestehen, dass eine solche Position aufgrund der Art des Umgangs mit Kunden, höchst vertraulichen Unternehmensunterlagen, der Unterstützung des Managers und der Prüfung verschiedener Personalunterlagen eine Person erfordert, die fristorientiert ist, die in der Lage ist, Befehle/Aufträge in kürzester Zeit entgegenzunehmen, die auch an Wochenenden zur Verfügung steht und die somit buchstäblich in fast jedem einzelnen Aspekt der täglichen Arbeit eines Managers mitwirkt.
Auch wenn ein solches Arbeitspensum die akademische Erfahrung einer Person nicht überfordert, so erfordert es doch ein beträchtliches Maß an Aufmerksamkeit und einen angeborenen Wunsch zu helfen. Die Leistungsanforderungen für diese Stelle setzen daher in der Regel voraus, dass die betreffende Person bereits Erfahrung mit dieser Art von Arbeit hat, sich mit dem Büroprotokoll gut auskennt und bereit ist, auf persönliche Zeit zu verzichten, um dem Unternehmen bei der Einhaltung knapper Fristen zu helfen.
Notwendigkeit vorbestehender Kenntnisse und Fertigkeiten
Aufgrund der Art der Tätigkeit erfordert diese spezielle Position Vorkenntnisse in Softwaresystemen wie MS-Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Weitere Kenntnisse über bestimmte Softwareanwendungen können durch praktische Erfahrung erworben werden.
Umgeschriebene Stellenausschreibung
Assistentin der Geschäftsleitung / Unterstützung der Geschäftsleitung (Job, 2011)
Erforderliche Qualifikationen und Erfahrungen
Position Verantwortlichkeiten
In der neu formulierten Stellenbeschreibung wurden alle Verweise auf firmeneigene Basissysteme gestrichen, da höchstwahrscheinlich andere Systeme von anderen Unternehmen verwendet werden. Außerdem wird für die Stelle eines Assistenten der Geschäftsleitung eine allgemeinere Beschreibung der verschiedenen Zuständigkeiten für diese Position verwendet.
Bemerkenswert ist jedoch, dass in dieser neuen Stellenausschreibung die geforderten Fähigkeiten und Erfahrungen am Anfang und nicht am Ende der Liste aufgeführt sind.
Damit soll sofort deutlich werden, wie wichtig diese besonderen Anforderungen sind, damit die Leute nicht auf die Idee kommen, dass sie sich für die Stelle bewerben können, weil sie annehmen, dass sie es können. Insgesamt ist die Stellenausschreibung etwas vereinfacht, doch kommt sie direkt auf den Punkt, was für die Stelle benötigt wird und welche Erfahrungen und Fähigkeiten erforderlich sind.
Referenz
Job, Suche. (2011). Assistentin der Geschäftsleitung / Unterstützung der Geschäftsleitung. Abrufbar unter http://www.jobsearchusa.org/