Zusammenfassung
Das Papier enthält ein Angebot, das ein Eventmanagement-Unternehmen einer Schule für die Durchführung eines Ausflugs zu einem Ferienort gemacht hat. Der Ausflug ist für Kindergartenkinder und einige Lehrer der Schule bestimmt. In dem Vorschlag werden die Gründe für die Notwendigkeit des Projekts, der Ansatz, die Vorteile, ein Durchführungsplan mit Methodik, Zeitplan und die erforderlichen Ressourcen dargelegt. Außerdem enthält der Vorschlag Angaben zu den voraussichtlichen Risiken und eine Kostenaufstellung.
Aktuelle Situation
Bildung, Lehren, Lernen und muss mit Unterhaltung gemischt werden, um den Stress der regulären Klassenroutine abzubauen. Durch den hektischen Schulalltag, der sich über die ganze Woche erstreckt, stehen sowohl die Lehrer als auch die Kinder unter ständigem Stress. Der derzeitige Ort, an dem die Kinder lernen, ist sehr beengt und überfüllt, und es gibt nur wenige Schaukeln, Rutschen und andere Geräte. Alle Spielmöglichkeiten für die Kinder sind auf die Klasse beschränkt, und die Lehrer müssen mit dem kleinen Klassenraum auskommen.
Der Kunde, eine Schule, möchte, dass die Kindergartenkinder und ihre Kinder einen Tag lang ein Picknick und einen Ausflug machen. Die Veranstaltung würde dazu beitragen, die Müdigkeit der regulären Schularbeit zu unterbrechen und den Kindern etwas Unterhaltung zu bieten. Die Anforderung ist erschwingliche Unterhaltung durch ein Picknick an einem nahe gelegenen, sicheren Ort.
Vorgeschlagen wird ein Tagesausflug in einen nahe gelegenen Ferienort für etwa 80 Kindergartenkinder. Die Kinder und ihre Lehrer würden in zwei Bussen von der Schule abgeholt und zum Ferienort gebracht, wo sie Frühstück und Mittagessen erhalten würden. Das Resort verfügt über einen Spielpark für die Kinder und bietet auch andere Unterhaltungsmöglichkeiten. Zur Unterhaltung der Kinder würden ein Zauberer und ein Witzbold engagiert, die Gesamtkosten würden sich auf 75 USD pro Kind belaufen. Die Veranstaltung würde die Hauptziele der Unterhaltung zu einem erschwinglichen Preis und mit hoher Sicherheit erfüllen.
Lösung
Der Abschnitt enthält Einzelheiten zu dem Vorschlag, der Teil der Lösung sein würde. Eine Abwechslung vom regulären Schulalltag ist immer willkommen, vorausgesetzt, sie ist sicher, nicht sehr teuer und entspricht den Zielen der Schule. Um die Monotonie des Unterrichts zu unterbrechen, wird vorgeschlagen, einen halbtägigen Ausflug für Kindergartenkinder in einem nahe gelegenen Ferienort durchzuführen. Die Pause wird sowohl von den Lehrern als auch von den Schülern begrüßt, die sich entspannen und in ungezwungener Weise austauschen können, was eine dringend benötigte Abwechslung vom Schulalltag darstellt. Siehe Anhang ‘A1. Bilder aus dem Resort”, um Beispiele für Bilder aus dem Resort zu sehen.
Der Zweck dieses Dokuments ist es, einen Vorschlag für einen Tagesausflug für Vorschulkinder der ABC-Schule zu einem Feiertag in der Nachbarschaft zu erstellen.
Ein Großteil der Vorteile wird in Form von Qualitätszeit, Unterhaltung und einer Pause von der regulären Schularbeit kommen. Das Resort ist bereit, einen beträchtlichen Preisnachlass für die Nutzung der Räumlichkeiten zu gewähren. Auch die Kosten für Catering, Animateure und Transport werden reduziert. Die Kosten werden sich schätzungsweise auf etwa 75 USD pro Kind belaufen. Drei Lehrer, die Betreuer der Schule und die Kindermädchen müssen keine Gebühren zahlen. Für einen so geringen Betrag können die Kinder eine sehr schöne Zeit in diesem schönen Resort verbringen. Das Resort berechnet normalerweise 50 USD pro Person, und darin sind Transport, Verpflegung und andere Dinge, die von den Besuchern zu tragen sind, nicht enthalten. Das Pauschalangebot ist sehr günstig und bietet den Kindern und Lehrern Unterhaltung, an die sie sich noch lange erinnern werden.
XYZ Ltd. verfügt über zehn Jahre Erfahrung in verschiedenen Eventmanagement-Aktivitäten. Wir haben ähnliche Veranstaltungen für eine Reihe von Schulen durchgeführt und können Referenzen vorweisen. Wir bieten auch Eventmanagement für Kunstausstellungen, Konferenzen und Musikshows und haben viele zufriedene Kunden.
Dieser Bericht soll vom Schulleiter durchgelesen werden, damit er ein klares Verständnis des Vorschlags hat und weiß, welche Faktoren von XYZ Ltd. abgedeckt und bereitgestellt werden. Der Bericht soll auch als Referenz für XYZ Ltd. dienen, damit sie ein klares Verständnis davon haben, was vorgeschlagen und versprochen wurde, welche Aktivitäten von ihnen erwartet werden und welche Aktivitäten sie nicht abdecken.
Durchführungsplan
Im Durchführungsplan wird festgelegt, wie das Projekt durchgeführt wird. Wo dies möglich war, wurden spezifische Angaben gemacht.
In der Methodik wird die von XYZ Ltd. angewandte Vorgehensweise zur Durchführung der Veranstaltung dargelegt. Einzelheiten zum Zeitplan mit einem Projektstrukturplan, der den Zeitplan, die erforderlichen Ressourcen und die Qualifikation von XYZ Ltd. für die Durchführung der Aktivitäten enthält, sind in diesem Abschnitt enthalten.
Nachdem der Vorschlag die Zustimmung des Schulleiters und des Verwaltungsrats der Schule gefunden hat, werden die folgenden Schritte in Betracht gezogen. XYZ Ltd. hat bereits eine grobe Schätzung der Kosten für die Resorts für eine halbtägige Buchung, und erst nach Erhalt der Bestätigung über die Anzahl der Kinder, die kommen wollen, können die endgültigen Zahlen geschätzt werden. Es ist zu beachten, dass die Kosten pro Kopf auf der Zahl von 80 Kindern basieren, die sich bereit erklären zu kommen und eine Vorauszahlung leisten. Sollte sich die Zahl der Kinder, die an der Veranstaltung teilnehmen wollen, verringern, werden sich auch die Kosten erhöhen.
Die folgende Tabelle enthält Einzelheiten zu den geplanten Aktivitäten.
Die obige Abbildung enthält Einzelheiten zu den Aktivitäten, die für die Durchführung der Veranstaltung geplant sind. Der Zeitplan für jede Veranstaltung ist ebenfalls angegeben und es wird geschätzt, dass etwa 21 Tage vom Beginn der Aktivität bis zur letzten Phase der Zahlung einer Kaution benötigt werden. Der kritische Pfad ist die Einholung der Genehmigung des Schulleiters und die Erhebung der Gebühren; für diese kritischen Aktivitäten werden etwa 13 Tage veranschlagt.
Im Folgenden finden Sie eine Liste der Aktivitäten, die in der Ferienanlage durchgeführt werden.
Tabelle 1. Liste der vorgeschlagenen Aktivitäten und Zeitplan für die Abreise
Für die Durchführung des Projekts werden folgende Ressourcen benötigt.
Busse = 2 Stück mit Fahrer und Begleitpersonal
Unterhalter = 2 Stück
Kindermädchen = 2 Stück
Verpflegung = vom Resort bereitgestellt
Die sonstigen Vorkehrungen für die Betreuung der Kinder im Resort, die Beaufsichtigung der Kinder und andere Aufgaben werden von den Mitarbeitern des Resorts übernommen. Das Resort verfügt über eine Reihe von weiblichen und männlichen Mitarbeitern, die sich um die Kinder kümmern und auf sie aufpassen können.
XYZ Ltd. verfügt über eine ausreichende Erfahrung von mehr als 10 Jahren im Veranstaltungsmanagement. Wir haben über 30 Schulausflüge, Picknicks und Ferienlager für Kinder und Jugendliche in verschiedenen Städten des Bundesstaates organisiert. Wir haben eine lange Liste zufriedener Kunden, darunter Schulleiter und Lehrer verschiedener Schulen, und können die erforderlichen Referenzen vorlegen. Unsere Kunden, sowohl Kinder als auch Lehrer, äußern sich sehr positiv über die von uns angebotenen Dienstleistungen. Wir garantieren, dass die Kinder eine sehr angenehme Zeit haben werden und vor allem sorgen wir für ein sehr hohes Maß an Sicherheit. Wenn die Kinder in unserer Obhut sind, übernehmen wir die volle Verantwortung für sie.
Risiken und Risikominderung
Das Projekt birgt einige Risiken, die nicht durch den Vorschlag abgedeckt sind. Diese Risiken sind:
Kosten
Das Resort hat uns ein Pauschalangebot gemacht, und die Kosten pro Kind belaufen sich auf etwa 75 USD. Die grobe Aufteilung der Kosten sind:
Die oben genannten Kosten gelten für 80 Kinder. Sollte sich die Zahl der teilnehmenden Kinder verringern, müssen die Kosten von der Schule getragen werden.
Schlussfolgerung und Empfehlungen
In dem Vorschlag wurden die Methode und andere Einzelheiten der Veranstaltung dargelegt. Wie man sehen kann, würde die Veranstaltung sowohl den Kindern als auch den Lehrern Spaß machen. Da die Aktivitäten einen gewissen Planungsaufwand erfordern, bitten wir den Schuldirektor, das Projekt so schnell wie möglich zu genehmigen und uns den Gesamtbetrag von 6000 USD zu zahlen. Wir garantieren, dass die Kinder eine sehr schöne Zeit haben werden.
Anhang
Referenzen
Hartley, S 2008, Project Management: Principles & Strategy; a competency-based approach, Pearson, Prentice Hall, Sydney.
Quantum PM 2007, Microsoft Office Project 2007, Sonderausgabe, Pearson.