Einführung in das Projekt
Ziel des vorliegenden Dokuments ist es, dem Leser ein klares Bild von der geplanten Bebauung des Grundstücks der Massachusetts Movers Inc. zu vermitteln. Mit dem Bau sollen die Arbeitsbedingungen im Unternehmen verbessert werden. Zu diesem Zweck wird das vorgeschlagene Gebäude mit hochmodernen Lastaufnahmemitteln ausgestattet sein. Das Projekt zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen wird vom Vorstand des Unternehmens genehmigt werden.
Das Projekt wird die Organisation voraussichtlich insgesamt 5,4 Millionen Dollar kosten. Die aktuelle Projektbeschreibung wird dem Vorstand vorgelegt, damit dieser eine fundierte Entscheidung über die Genehmigung der Formulierung des Projektinitiierungsdokuments (im Folgenden als PID bezeichnet) treffen kann (Kousholt 2007).
Es gibt verschiedene Strategien, die für die Verwaltung des vorgeschlagenen Projekts eingesetzt werden sollen. Die Organisation hat die Verwendung von PRINCE 2-Methoden empfohlen, die durch Microsoft Project 2010 ergänzt werden. Letzteres ist die für dieses Projekt vorgeschlagene Software.
In diesem Vorschlag werden verschiedene Aspekte des vorgeschlagenen Projekts hervorgehoben. Dazu gehören Hintergrundinformationen, Begründungen für das Projekt sowie der Plan und die Gestaltung des vorgeschlagenen Projekts.
Darüber hinaus enthält der Vorschlag Informationen über die vorgeschlagenen Strategien zur Durchführung des Projekts. Neben dem Abschluss des vorgeschlagenen Projekts werden auch die vorgeschlagenen Überwachungs- und Bewertungsstrategien hervorgehoben.
Hintergrundinformationen: Rechtfertigung des vorgeschlagenen Projekts
Massachusetts Movers Inc. hat sich als ein bekannter Name in der Lagerung und dem Transport von Gütern im Transit entwickelt. Das Unternehmen bedient verschiedene Bundesstaaten in den Vereinigten Staaten von Amerika. Neben dem US-amerikanischen Markt hat das Unternehmen seine Tätigkeit auch auf andere Länder und Kontinente wie Kanada, Südamerika und Europa ausgedehnt.
Aufgrund dieses beispiellosen Wachstums der Geschäftstätigkeit des Unternehmens ist das Managementteam gezwungen, immer wieder Strategien zu entwickeln, um aufkommende Probleme zu lösen. Eine dieser Herausforderungen ist die Unfähigkeit des Unternehmens, den Nachfrageschub zu bewältigen, der sich aus seiner begrenzten Kapazität ergibt. Es wird festgestellt, dass die Einrichtungen am Hauptsitz des Unternehmens klein und unzureichend sind. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen nicht über ein voll ausgestattetes Lager.
Weitere Faktoren, die sich auf die Kapazität des Unternehmens auswirken, sind der Mangel an ausreichendem Büroraum für die Mitarbeiter und andere Interessengruppen wie Kunden und Händler.
Darüber hinaus hat das Unternehmen mit unzufriedenen Kunden und häufigen Ausfällen der veralteten Maschinen zu kämpfen, was den Betrieb in den Lagern zum Erliegen bringt. Auch die Lieferanten haben ihr mangelndes Vertrauen in die Arbeit des Unternehmens zum Ausdruck gebracht (Anderson 2009).
Die Geschäftsleitung kam zu der Erkenntnis, dass die Zukunft des Unternehmens gefährdet ist, wenn sie die sich abzeichnenden Probleme nicht in den Griff bekommt. Um das Problem zu lösen, kaufte das Unternehmen ein Grundstück am Rande des internationalen Flughafens Lagon. Mit dem Kauf dieses Grundstücks verfolgte das Unternehmen das Ziel, seinen Hauptsitz für die Geschäftstätigkeit in den Vereinigten Staaten von Amerika zu errichten.
Darüber hinaus plant das Unternehmen den Bau eines hochmodernen Lagerhauses neben dem Hauptsitz. Die geplanten Entwicklungen werden das Unternehmen zu größeren Höhen katapultieren und es in eine gute Position bringen, um mit anderen Organisationen auf dem Markt zu konkurrieren (Phillips 2003).
Der Plan und die Gestaltung des vorgeschlagenen Projekts
Das Hauptziel des vorgeschlagenen Projekts ist der Bau eines 48-stöckigen Gebäudes, in dem der Hauptsitz des Unternehmens untergebracht werden soll. Darüber hinaus soll ein modernes Lagerhaus errichtet werden. Das Gebäude wird als Nervenzentrum des Unternehmens dienen, von dem aus die Abläufe in allen Filialen geregelt werden (Dinsmore 2005). Der Anwendungsbereich dieses Vorschlags umfasst unter anderem den Ausschreibungsprozess.
Darüber hinaus wird sie sich u. a. mit Fragen der Architektur, der Finanzierung und des Risikomanagements im Zusammenhang mit dem Projekt befassen. Sie wird sicherstellen, dass das Projekt die erforderlichen Anforderungen erfüllt, einschließlich der Umwelt- und Rechtsvorschriften. Das vorgeschlagene Projekt wird über einen Zeitraum von 3 Jahren durchgeführt. Wie bereits erwähnt, wird es das Unternehmen voraussichtlich rund 5,4 Millionen US-Dollar kosten.
Mit dem vorgeschlagenen Projekt werden verschiedene Ziele verfolgt. Dazu gehören die Einrichtung eines vollautomatischen Ladungsumschlags, die Schaffung von ausreichend Bürofläche für alle Abteilungen, die Verbesserung der Kundenzufriedenheit und die Steigerung der Effizienz des Unternehmens bei der Nutzung der begrenzten Ressourcen (Harmon 2007).
Der derzeitige Zustand der Büros behindert die Bemühungen des Unternehmens, diese Ziele zu erreichen. Die Büros sind dezentralisiert, da am Hauptsitz nicht genügend Büroräume vorhanden sind. Die Dezentralisierung wirkt sich negativ auf die Effizienz des Unternehmens aus. Darüber hinaus wird das Projekt die Kommunikation innerhalb des Unternehmens verbessern.
Derzeit verliert das Unternehmen aufgrund dieser Unannehmlichkeiten monatlich etwa 15.000 US-Dollar. Zu diesen Verlusten kommen noch die monatlichen Ausgaben für die Miete der Büros, in denen die verschiedenen Abteilungen untergebracht sind, hinzu. Wenn diese Kosten gesenkt werden, wird das Unternehmen umstrukturieren und seine Aktivitäten weltweit ausweiten.
Zu den erwarteten Umstrukturierungen nach Abschluss des Projekts gehören die Umbenennung des Unternehmens und die Schaffung einer globalen Identität (Irland 2006).
Das Unternehmen wird erheblich von dem Projekt profitieren. Zu den erwarteten Vorteilen gehören die Senkung der Betriebskosten, die bessere Koordinierung der abteilungsübergreifenden Aktivitäten und die Verringerung der monatlich anfallenden Verluste. Infolgedessen wird das Unternehmen mit den Ergebnissen dieses Projekts Gewinne erzielen (Kerzner 2003).
Die Beteiligten haben ihre Unterstützung für dieses Projekt zum Ausdruck gebracht. Sie betrachten es als einen Meilenstein in der Geschichte des Unternehmens. Die Zulieferer argumentieren, dass das Projekt ihr Geschäft steigern wird, da das Ausschreibungssystem in Massachusetts harmonisiert wird. Die meisten Kunden des Unternehmens unterstützen das Projekt voll und ganz. Sie sehen in diesem Projekt eine Möglichkeit zur Verbesserung der Effizienz des Unternehmens (Harriso & Lock 2004).
Die Kunden befürworten den Standort des neuen Hauptsitzes, da die Einrichtungen in der Nähe des Flughafens liegen und die Logistik für den Transport der Waren vom Ankunftsort zum Lagerort verbessert wird. Die Mitarbeiter des Unternehmens betrachten dieses Projekt als etwas, das schon lange überfällig ist. Sie versprechen ihre volle Unterstützung für dieses Projekt.
In der Charta des Projekts wird die Notwendigkeit hervorgehoben, die Betriebskosten des Unternehmens innerhalb von fünf Jahren von 154 Milliarden US-Dollar auf 125 Milliarden US-Dollar zu senken. Diese Senkung wird sich in höheren Gewinnen aus der Geschäftstätigkeit des Unternehmens niederschlagen. Unvorhergesehene Ereignisse wurden bei dem Projekt jedoch nicht berücksichtigt.
Die Fertigstellung des Projekts wird etwa 3 Jahre dauern. Es ist in vier Hauptphasen unterteilt. Die vier Phasen umfassen die Auftragsvergabe, die Erdarbeiten und den Bau, die Installation der Ausrüstung und die Inspektion.
Der Plan und das Design
Das Projekt wird von der Abteilung Projektmanagement geleitet. Die Abteilung hat die Aufgabe, dieses Projekt bis zu seinem Abschluss zu begleiten. Sie wird die Verwendung der Gelder für das Projekt, einschließlich der Bezahlung des Auftragnehmers, genehmigen.
Darüber hinaus wird sie die Fortschritte bei der Durchführung des Projekts bewerten und evaluieren (Cleland & Gareis 2006). Die Abteilung wird von einem Projektleiter geleitet, der von Hilfskräften unterstützt wird.
Um die Wirksamkeit des Projekts zu verbessern, wird ein Überwachungsausschuss eingesetzt, der die Tätigkeit des Auftragnehmers kontrolliert. Das Team wird dem Projektverwaltungsrat über seine Ergebnisse berichten. Darüber hinaus wird das Team den Auftragnehmer bei der Beschaffung von Zertifizierungen und Lizenzen unterstützen.
Die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Auftragnehmer wird über die Abteilung Projektmanagement abgewickelt. Zu diesem Zweck wird die Abteilung durch den Überwachungsausschuss unterstützt.
Der Kommunikationskanal wird so gestaltet, dass Verwirrung auf ein Minimum reduziert wird. Jeder andere Kommunikationskanal als der vom Verwaltungsrat genehmigte ist ungültig.
Die Mitarbeiter werden durch Memos, Aushänge und Firmenzeitschriften über den Fortschritt des Projekts informiert (Phillips 2003). Interessierte Stakeholder werden über die verschiedenen vom Unternehmen herausgegebenen Broschüren informiert. Darüber hinaus werden Informationen über das Projekt auf der offiziellen Website und in den offiziellen Zeitschriften verbreitet.
Bei dem Projekt handelt es sich im Wesentlichen um ein Bauvorhaben, was bedeutet, dass zahlreiche Herausforderungen zu erwarten sind. Die größte Herausforderung ist die nicht fristgerechte Fertigstellung des Projekts durch den Auftragnehmer.
Das Scheitern kann das Unternehmen zahlreichen Risiken aussetzen, da bereits Pläne für die Annahme künftiger Sendungen gemacht wurden. Der Mietvertrag für die derzeit von dem Unternehmen genutzten Räumlichkeiten wird in genau drei Jahren auslaufen. Das bedeutet, dass das Unternehmen entweder seinen Mietvertrag verlängern oder die Räumlichkeiten für einen bestimmten Zeitraum anmieten muss, was die Betriebskosten erhöhen wird.
Es besteht auch das Risiko, dass Lieferanten die Lieferung von Rohstoffen verzögern. Ein weiteres Risiko für das Projekt sind mögliche Streiks der Beschäftigten des beauftragten Unternehmens.
In Anbetracht der aktuellen Wirtschaftslage können Kapitalbeschränkungen die Fertigstellung des Projekts behindern (Anderson 2009). Kapitalengpässe können sich aus hohen Produktpreisen und Schwankungen des Fremdwährungswertes ergeben (Anderson 2009). Andere Risiken, die auftreten können, werden im Risikoregister erfasst.
Beim Risikomanagement geht es um die Planung für künftige Unwägbarkeiten. Das Unternehmen hat mehrere Maßnahmen zur Bewältigung dieser Risiken ergriffen. So sieht der Vertrag beispielsweise vor, dass für jeden Tag, an dem der Auftragnehmer das Projekt nicht fristgerecht abliefert, eine Strafe von 150.000 US-Dollar verhängt wird. Darüber hinaus gibt es regelmäßige Bewertungsberichte, die alle zwei Monate nach Beginn des Projekts vorgelegt werden.
Die Berichte sind Teil der Vorsichtsmaßnahmen zur Schätzung des Umfangs der verbleibenden Arbeiten. Außerdem hat das Unternehmen mit einem Bankenkonsortium eine Vereinbarung zur Finanzierung des Projekts für den Fall künftiger Kapitalengpässe getroffen (Burke 2007).
Entsprechend den Aktualisierungen im Risikoregister werden je nach Intensität des Risikos geeignete Maßnahmen ergriffen. Zu diesen Maßnahmen gehören die Verringerung des Risikos, die Eindämmung des Risikos, die Beibehaltung des Risikos und die Übertragung des Risikos. Die Software des Projekts wird auch bei der Verwaltung dieser Risiken helfen (Kousholt 2007).
Durchführung des Projekts
In diesem Abschnitt des Vorschlags werden die verschiedenen Maßnahmen hervorgehoben, die ergriffen wurden, um die fristgerechte Fertigstellung des Projekts zu gewährleisten.
Das Projekt wird sich über einen Zeitraum von drei Jahren erstrecken, und das Management geht davon aus, dass es wie geplant abgeschlossen wird. Wie bereits erwähnt, gliedert sich das Projekt in verschiedene Phasen, die seinen Lebenszyklus bilden. Dazu gehören der Zeitraum für die Auftragsvergabe, die Erdarbeiten und die Bauzeit, die Installation der Ausrüstungen und die Abnahme des Projekts durch die zuständige Abteilung. Die Phasen werden gemäß dem Projektstrukturplan (PSP) festgelegt.
Die erste Phase ist die Phase der Auftragsvergabe. Der Prozess umfasst die Suche nach den richtigen Auftragnehmern. Die Auftragnehmer bieten im Rahmen eines offenen Ausschreibungssystems für das Projekt.
Die Angebote werden von einem vom Verwaltungsrat des Unternehmens ausgewählten Gremium geöffnet. Der Auftragnehmer, der über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt, wird durch Bewertung des Profils des jeweiligen Unternehmens ausgewählt. Darüber hinaus muss der Auftragnehmer über einen soliden finanziellen Hintergrund verfügen.
In der Anfangsphase wird die zuständige Abteilung die architektonischen Entwürfe bewerten. Die Bewertung der Entwürfe wird über einen Zeitraum von weniger als zwei Monaten durchgeführt. Durch die Bewertung wird sichergestellt, dass der erfolgreiche Bieter ein klares Bild davon erhält, was von dem Projekt erwartet wird (Kerzner 2003). Der Auftragnehmer wird angemessen über die vom Unternehmen festgelegten Anforderungen informiert.
In dieser Phase wird ein Aufsichtsteam gebildet. Dieses Team hat die Aufgabe, die Aktivitäten des Auftragnehmers und des Unternehmens zu koordinieren. Das Team wird auch regelmäßige Inspektionen durchführen und die Fortschritte des Auftragnehmers bei der Durchführung des Projekts überwachen.
Das Team wird dem Unternehmen seinen Bericht vorlegen. Es wird erwartet, dass das Team den Auftragnehmer bei der Beschaffung von Lizenzen und entsprechenden Bescheinigungen von der Bundesregierung, der Stadtverwaltung und anderen Regierungsbehörden unterstützt.
Die zweite Phase im Lebenszyklus des Projekts ist die der Erdarbeiten und des Baus. In dieser Phase wird erwartet, dass der Auftragnehmer auf die Baustelle kommt und mit der Durchführung des Projekts beginnt. In dieser Phase sind die Arbeiten vor Ort sichtbar.
Der Einsatz von Erdbewegungsmaschinen, Lastwagen, Betonmischern und anderen am Bau beteiligten Geräten wird deutlich werden. Die Dauer dieses Zyklus beträgt eineinhalb Jahre. Es wird davon ausgegangen, dass diese Phase kapitalintensiv ist, weshalb das Unternehmen eine Anzahlung von 50 % der gesamten Auftragssumme leisten wird. Regelmäßige Inspektionen und Bewertungen werden vom Unternehmen durchgeführt (Dinsmore 2005).
Nach Abschluss der Bauarbeiten soll der Auftragnehmer das Lager mit modernen und anspruchsvollen Warenumschlagsgeräten ausstatten. Der Zyklus wird voraussichtlich nicht länger als ein Jahr dauern. Da die Ausrüstungen gekauft werden müssen, erhält der Auftragnehmer 25 % der verbleibenden 50 %. Den Rest des Geldes behält das Unternehmen, bis die Arbeiten vollständig abgeschlossen sind.
Die letzte Phase dieses Projekts ist die Inspektion durch den Verwaltungsrat des Projekts. Wenn der Vorstand mit der geleisteten Arbeit zufrieden ist, empfiehlt er den nächsten Schritt, den das Unternehmen unternehmen muss. Wenn der Auftragnehmer mit der geleisteten Arbeit zufrieden ist, übergibt er die Gebäude (Lock 2007). Das Unternehmen ist verpflichtet, den dem Unternehmen geschuldeten Restbetrag am Ende des Projekts zu begleichen. Anhang 1 ist eine schematische Darstellung des Projektplans:
Überwachung und Bewertung
Bei der Überwachung und Kontrolle eines Projekts werden regelmäßig die Fortschritte bei der Durchführung des Projekts bewertet, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden. Bei der Überwachung eines Projekts werden potenzielle Probleme aufgedeckt, während bei der Kontrolle lediglich Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Die Fortschrittsberichte werden nach der PRINCE2-Methodik erstellt.
Bei der Überwachung und Kontrolle von Projekten werden verschiedene Aktivitäten durchgeführt. Zu den verwendeten Techniken gehören Leistungsmessung und -verfolgung, Kostenanalyse, Abweichungs- und Trendanalyse, Änderungsmanagement, Projektplanmanagement und Problemlösungstechniken (Harriso & Lock 2004). Darüber hinaus werden in dieser Phase auch Prüfer und Qualitätsprüfer eingesetzt.
Die oben genannten Techniken helfen dem Aufsichtsteam, die relevanten Änderungen am Projektumfang, dem Zeitplan und den Kosten vorzunehmen. Sie helfen dabei, die Ziele des Projekts angemessen zu überarbeiten.
Die Techniken gewährleisten, dass die Projektleistungen den im Qualitätsmanagementplan festgelegten Qualitäts- und Normvorgaben entsprechen. Alle relevanten Änderungen werden den Beteiligten mitgeteilt. Damit soll sichergestellt werden, dass das Projekt auf dem richtigen Kurs bleibt, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Im Falle des vorgeschlagenen Projekts wird durch Überwachung und Kontrolle sichergestellt, dass der Auftragnehmer die Gebäude rechtzeitig fertigstellt (Phillips 2003).
Abschluss des Projekts
In dieser Phase werden die Gebäude besichtigt, um zu bestätigen, dass die Ziele des Projekts erreicht wurden. Der Projektabschlussbericht wird erstellt, um den Abschluss des Projekts zu erleichtern. In dieser Phase werden die Tätigkeiten sowohl des Auftragnehmers als auch des Projektverwaltungsrates abgeschlossen. Die für das Projekt relevanten Dokumente und Materialien werden von dem Unternehmen aufbewahrt.
Die Dokumente unterliegen der internen und externen Prüfung. Zu diesen Dokumenten gehört das Earned-Value-Management, das eine quantitative Analyse dessen liefert, was das Unternehmen im Vergleich zu den Ausgaben und der für die Fertigstellung des Projekts benötigten Zeit verdient hat.
Der Vertrag wird effektiv abgeschlossen, wenn beide Parteien die im Vertrag festgelegten Bedingungen erfüllt haben. Nach dem Abschlussbericht wird erwartet, dass das Unternehmen den verbleibenden Restbetrag von 25 Prozent zahlt.
Die Abschlusszahlung läutet das Ende des Vertrags ein. Der Bericht gibt einen Überblick über die bei der Durchführung des Projekts erzielten Ergebnisse. Er analysiert kritisch den Grad der Fertigstellung in Bezug auf Umfang, Kosten und Qualität.
Schlussfolgerung
Der Einsatz von PRINCE 2-Methoden und Microsoft Project Software hilft bei der Verwaltung eines bestimmten Projekts. Beide helfen dabei, die Ziele des Projekts und die Erwartungen der Geschäftseinheit, die das Projekt finanziert, zu verwalten.
Die PRINCE 2-Methoden sind für das Management von Projekten von großer Bedeutung, insbesondere im Hinblick auf die Überwachung, Steuerung und Bewertung eines Projekts in einem dynamischen Umfeld. Microsoft Project 2010 hilft bei der Minimierung und Verwaltung der mit einem Projekt verbundenen Risiken. Beides verbessert die Ergebnisse bei der Umsetzung eines Projekts.
Referenzen
Anderson, C. 2009, “Was sind die zehn wichtigsten Geschäftsprozesse?”, Bizmanualz, Bd. 25 Nr. 2, S. 32-48.
Burke, R 2007, Techniken des Projektmanagements, College-Ausgabe, Pearson Prentice Hall, Kapstadt.
Cleland, D. & Gareis, R. 2006, Handbuch des globalen Projektmanagements, McGraw-Hill Professional, Texas.
Dinsmore, P 2005, Die richtigen Projekte richtig durchgeführt, John Wiley and Sons, Chicago.
Harmon, P 2007, Business process change: a guide for business managers and BPM and Six Sigma professionals, 2nd edn, Morgan Kaufmann, New York.
Harriso, F. & Lock, D. 2004, Advanced project management: a structured approach, Gower Publishing Ltd, New York.
Ireland, L 2006, Projektmanagement, McGraw-Hill Professional, New York.
Kerzner, H 2003, Project management: a systems approach to planning, scheduling, and controlling, 8th edn, John Wiley & Sons, New Jersey.
Kousholt, B 2007, Projektmanagement: Theorie und Praxis, Nyt Teknisk Forlag, Kalifornien.
Lock, D. 2007, Projektmanagement, 9. Aufl., Gower Publishing Ltd., New York.
Phillips, J 2003, PMP project management professional study guide, McGraw-Hill Professional, New York.
Anhang
Eine schematische Vorschau auf den Projektplan
Angepasst von: Burke 2007