Einführung
In den letzten Jahren hat es in der Welt des Internets und der Telekommunikation einen raschen Wandel gegeben. Die Art der Kommunikation hat sich von der Verwendung von Postbriefen und Festnetztelefonen hin zur Verwendung von elektronischer Post (E – Mail), Fax, Telefax und Mobiltelefonen entwickelt.
Die oben genannten Innovationen haben zu einem raschen Wirtschaftswachstum und zur Entwicklung der Volkswirtschaften in vielen Ländern der Welt und insbesondere in Afrika beigetragen. Mit der Zeit ändert sich auch die Technologie. Der Zweck dieses Papiers ist es, eine einzigartige technologische Innovation zu entwickeln, in die das Unternehmen investieren kann, um die Bedürfnisse der Kunden und Lieferanten zu erfüllen. Die Notwendigkeit einer schnelleren Kommunikation und eines schnelleren Entscheidungsfindungsprozesses ist der Grund, warum das Unternehmen die Videokonferenztechnologie einsetzen wird. In dem Beitrag werden Belege dafür angeführt, warum sich das Unternehmen für die genannte Innovation entscheiden sollte und wie die Technologie dem Unternehmen Vorteile bringt und ihm einen Wettbewerbsvorteil gegenüber seinen Konkurrenten verschafft. Die Vor- und Nachteile sowie die Herausforderungen, denen das Unternehmen bei der Einführung des Projekts begegnen könnte, werden erörtert. Die Ausrüstung und die Maschinen, die für das Projekt verwendet werden sollen, werden in dem Papier erwähnt. In der Forschungsarbeit werden die verschiedenen Phasen, die das Projekt durchläuft, d. h. der Produktlebenszyklus, kurz erläutert.
Anschließend werden Empfehlungen und Vorschläge gegeben, was das Unternehmen tun kann, um die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern. Abschließend werden in der Forschungsarbeit alle wichtigen Punkte, die im Verlauf der Studie diskutiert wurden, behandelt.
Videokonferenzen
In jeder Organisation kann eine effektive Kommunikation über den Erfolg oder Misserfolg der durchgeführten Projekte entscheiden. Videokonferenzen sind eine der neuesten Technologien, die in der Geschäftswelt Einzug gehalten haben, und für die Organisationen, die sie eingeführt haben, hat sich eine enorme Verbesserung der Aktivitäten der jeweiligen Organisationen ergeben. Laut Kayne (2010) handelt es sich bei Videokonferenzen um eine Technologie, die Video- und Sprachübertragung einsetzt, um zwei oder mehr Benutzer zu verbinden, die sich an unterschiedlichen geografischen Standorten rund um den Globus befinden. Die Kommunikation während eines solchen Treffens erfolgt in Echtzeit, d. h. die Nutzer haben das Gefühl, sich im selben Raum zu befinden, und in einer solchen Situation ist es für die Mitglieder einfach, konkrete Entscheidungen zu treffen und Verträge zu unterzeichnen.
Grund für die Wahl der Technologie
Für ein Unternehmen, das Kunden und Lieferanten aus der ganzen Welt hat, war es notwendig, ein System zu entwickeln, das eine schnelle und effektive Kommunikation zwischen dem Unternehmen und allen Beteiligten gewährleistet. Durch den Einsatz von Videokonferenzen kann das Unternehmen Besprechungen mit Lieferanten und Kunden abhalten und sich über sensible Themen einigen. Darüber hinaus stellt die Technologie sicher, dass die Vorstandsmitglieder in der Lage sind, Vorstandssitzungen abzuhalten, auch wenn einer der Manager nicht anwesend ist. Dies hat den Vorteil, dass das Unternehmen viele Reisekosten einsparen kann, insbesondere für seine internationalen Kunden und Lieferanten.
Es gibt verschiedene Arten von Videokonferenzmodellen, an die sich die Organisation je nach Art des gewünschten Dienstes anpassen kann
Arten von Videokonferenzen
Gough & Rosenfeld haben festgestellt, dass es drei Hauptarten von Videokonferenzen gibt: private, geschäftliche und Web-Videokonferenzen (Gough & Rosenfeld, 2006).
Persönliche Videokonferenzen: Hierbei handelt es sich um Videokonferenzen, die zwischen zwei Personen stattfinden und bei denen die Art der Diskussion eher persönlich als beruflich ist (Gough & Rosenfeld, 2006).
Geschäftsvideokonferenzen: Dies ist das Modell, das die Organisation zur Verbesserung ihres Kommunikationsansatzes anwenden wird. Bei dieser Art von Konferenzen arbeiten die Vorstandsmitglieder des Unternehmens und das Unternehmen zusammen (Gough & Rosenfeld, 2006).
Web-Videokonferenzen: Web-Videokonferenzen haben einen sozialen Ansatz. Einige der Software, die bei dieser Form von Konferenzen verwendet werden, sind Skype, Yahoo Messenger und Twitter (Gough & Rosenfeld, 2006)
Komponenten von Video-Telekonferenzen
Für eine erfolgreiche Implementierung von VTC (Video Tele Conferencing) müssen sowohl im Sitzungssaal des Unternehmens als auch bei den Kunden und Lieferanten die folgenden Komponenten installiert werden: Videoeingang, Videoausgang, Audioeingang, Audioausgang und Datenübertragung (Perey, 2001). Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Kosten für die Installation der Ausrüstung von den einzelnen Unternehmen getragen werden sollten.
Video-Eingabe: Für eine Organisation, die mit Kunden auf der ganzen Welt in Verbindung steht, wird das Unternehmen in seinem Sitzungssaal Webcams installieren, mit denen die Bilder der Mitglieder während der Sitzung aufgenommen und an Ausgabegeräte in den Büros der Kunden übertragen werden.
Video-Ausgang: Um Bilder von der anderen Seite zu empfangen, wird das Unternehmen in moderne Projektoren investieren, die diesem Zweck dienen.
Audio-Eingang: Das Unternehmen wird in kabellose Mikrofone für die Audiokommunikation bei Präsentationen investieren; zu diesem Zweck wird die Organisation DVD-Player und Camcorder verwenden.
Audio-Ausgang: Die wichtigsten Audio-Ausgabegeräte sind Lautsprecher. Das Unternehmen wird zu diesem Zweck Lautsprecher rund um den Sitzungssaal installieren. Es werden auch spezielle Kopfhörer installiert, die Nachrichten von einer Sprache in die andere übersetzen können. Diese Geräte kommen zum Einsatz, wenn sich die beiden Parteien nicht in derselben Sprache verständigen können und ein “Dolmetscher” benötigt wird.
Datenübertragung: Dies ist die wichtigste Komponente, wenn es um VTC geht. Das Unternehmen wird zu diesem Zweck viel in ein dediziertes und zuverlässiges Weit-/Lokalnetz (LAN oder WAN) investieren. Für ein erfolgreiches VTC muss die Internetverbindung stabil und zuverlässig sein und eine schnelle Datenübertragung ermöglichen. Abgesehen von den finanziellen Investitionen in die Datenübertragung wird das Unternehmen auch sicherstellen, dass die für diese Aufgabe zuständigen IT-Mitarbeiter gut qualifiziert und erfahren sind.
Vorteile und Nachteile von VTC
Als eines der meistgenutzten Kommunikationsmittel in der Wirtschaft hat die Videokonferenz ihre Vorteile und Grenzen. Moore (2008) hat einige von ihnen genannt;
Bequemlichkeit: Trotz der Zeitverschiebung in vielen Ländern rund um den Globus ist es möglich, Sitzungen bequem abzuhalten, solange sich die verschiedenen Parteien auf die beste Zeit einigen. Dies hat den Vorteil, dass das Unternehmen Hunderte von Dollar einsparen kann, die es sonst für Flugtickets und andere Ausgaben für die Teilnahme an Sitzungen ausgegeben hätte.
Interaktion in Echtzeit: Das VTC ermöglicht es den Geschäftspartnern, eine “Büroatmosphäre” zu schaffen. Ein Kunde in New York, ein Lieferant aus Japan und der Manager in Kairo können sehen und hören, was die andere Partei sagt, genau wie bei einem normalen Treffen.
Präsentation: Das VTC ermöglicht es den Mitgliedern, während der Sitzung PowerPoint- oder andere visuelle und akustische Präsentationen zu halten. Wenn es sich um einen Geschäftsvorschlag handelt, kann der Kunde Daten erläutern und auf die Genehmigung warten. Darüber hinaus gibt es virtuelle Whiteboards, die es den Mitgliedern ermöglichen, zu einem bestimmten Thema beizutragen und eine solide Lösung zu finden.
Aufgrund der oben genannten Vorteile wird sich das Unternehmen für das Projekt entscheiden. Dies verschafft dem Unternehmen die Oberhand über seine Konkurrenten, da es in ständigem Kontakt mit seinen Kunden/Lieferanten stehen wird.
Kosten: Die finanziellen Kosten für die Durchführung solcher Projekte können für das Unternehmen zu hoch sein. Die Kosten für den Import und die Installation der Eingabe- und Ausgabegeräte können einen großen Prozentsatz des Unternehmensbudgets “auffressen”, was bedeutet, dass das Unternehmen einige seiner Aktivitäten auf Eis legen muss, um das Projekt zu finanzieren. Abgesehen von der Anschaffung der physischen Ausrüstung kann auch die Anschaffung von Spezialsoftware für das Projekt ein Vermögen kosten.
Versagen der Kommunikation: Abgesehen von der normalen verbalen Kommunikation verwenden verschiedene Nationen unterschiedliche Zeichensprachen zur Kommunikation. Bei der Verwendung von Videokonferenzen können einige Kommunikationszeichen falsch interpretiert werden, was zu einem ernsthaften Kommunikationsfehler führen kann, der sich negativ auf das Geschäft auswirkt. Bei jeder Besprechung ist der Blickkontakt sehr wichtig, doch bei der Verwendung einer Webcam ist es für die verschiedenen Parteien unter Umständen nicht möglich, den Blickkontakt des jeweils anderen genau zu beobachten.
Abgesehen von den erwähnten Haupteinschränkungen für den Erfolg des Projekts besteht eine weitere Einschränkung darin, dass es für das Unternehmen schwierig sein wird, seine Kunden/Lieferanten einzubeziehen, die sich möglicherweise in ländlichen Gebieten befinden, in denen solche Technologien nicht zur Verfügung stehen, wenn sie sich treffen. Dies kann negative Auswirkungen auf einige der vom Unternehmen getroffenen Entscheidungen haben.
Der Einführungsprozess
Das Projekt beginnt mit einer schnellen Einführung der ersten Phase, in der die Kunden vor Ort angesprochen werden. Wenn das Projekt ein Erfolg ist und die lokalen Kunden/Lieferanten ein zufriedenstellendes Feedback geben, wird das Projekt in die nächste Phase übergehen, in der die internationalen Kunden/Lieferanten in das Treffen einbezogen werden.
Empfehlungen
Die Durchführung eines solchen Projekts kann kostspielig sein und die meisten Aktivitäten des Unternehmens durcheinander bringen; daher sollten alle Abteilungen des Unternehmens Hand in Hand arbeiten, um sicherzustellen, dass sie einen Gegenwert für ihr Geld erhalten (die Buchhaltung, die Personalabteilung und die IT-Abteilung). Es sollte eine Marktforschung durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass hochwertige Geräte zu erschwinglichen Preisen gekauft werden.
Die Organisation sollte auch sicherstellen, dass ihre IT-Abteilung für die Aufgabe der Verwaltung der eingerichteten Systeme geeignet ist. Auf diese Weise könnte sich die Organisation viele Reparatur- und Wartungskosten sparen.
Zusammenfassung
In vielen Foren und Seminaren wurde erwähnt, dass die IKT- und Telekommunikationsinfrastruktur eines Landes/einer Organisation das Rückgrat für wirtschaftliches Wachstum und Entwicklung ist. Videokonferenzen sind ein wichtiges Kommunikationsmittel, das, wenn es von einem Unternehmen gut genutzt wird, erheblich zur Leistung des Unternehmens auf lokaler und internationaler Ebene beitragen kann. Dieses Forschungspapier hat sich ausführlich mit Videokonferenzen und all den Dingen befasst, die ein Unternehmen für eine erfolgreiche Implementierung benötigt. Die erforderlichen Hardware- und Softwarekomponenten wurden erörtert, die Bedeutung des Projekts für das Unternehmen wurde analysiert, und es wurde aufgezeigt, wie das Unternehmen seinen Konkurrenten auf dem Arbeitsmarkt einen Schritt voraus sein kann. Das Papier schließt mit einigen Empfehlungen, die das Unternehmen nutzen kann, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten.
Referenzen