Zusammenfassung
Unternehmen, sowohl gewinnorientierte als auch gemeinnützige Organisationen, haben Outsourcing als praktikable Möglichkeit zur Steigerung von Effektivität und Effizienz eingeführt. Um die Faktoren zu bewerten, die zum Outsourcing führen, befasst sich diese Studie mit der Outsourcing-Strategie der Universität von Wisconsin (UW) sowie mit den Herausforderungen, denen sie sich im Umsetzungsprozess gegenübersieht.
In diesem Bericht werden die Gründe für eine alternative Auslagerung aufgezeigt, was das Verständnis für die Kosten und den Nutzen eines solchen Vorhabens im Vergleich zu anderen Institutionen und privaten Einrichtungen erleichtert.
Die Ergebnisse wurden durch eine Literaturrecherche sowie durch eine ethnografische Studie in der Schule gewonnen, an der Schüler, Lehrkräfte und Mitglieder der Justizbehörden teilnahmen.
Diese Studie stimmt mit den Ergebnissen von Hirschheim (2009: 19) überein, da sie bestätigt, dass die auslagernden Unternehmen zwar tendenziell die gleichen Vorteile erzielen, aber nicht alle die gleiche Outsourcing-Strategie anwenden können.
Diese Studie beleuchtet, wie sich Outsourcing in öffentlichen Einrichtungen von privaten Einrichtungen unterscheidet, die Vorteile und Herausforderungen des Outsourcing in öffentlichen Einrichtungen sowie Empfehlungen zur Verbesserung des alternativen Outsourcing in höheren Bildungseinrichtungen. Dieser Bericht beleuchtet die Gründe für die Auslagerung von Dienstleistungen als eine betriebswirtschaftliche Praxis.
Einführung
In jüngster Zeit hat das Outsourcing von Dienstleistungen zugenommen, und sowohl gewinnorientierte als auch gemeinnützige Organisationen betrachten es als eine wirksame betriebswirtschaftliche Praxis. Die Universität von Wisconsin (UW) ist eine der Einrichtungen, die Outsourcing-Dienste in dem Bestreben übernommen haben, die Effizienz bei der Erbringung ihrer Dienstleistungen zu steigern.
Die Anwendung von Outsourcing ist jedoch mit vielen Facetten verbunden. Daher ist ein geeigneter Rahmen erforderlich, um zu bewerten, inwieweit die Universität in der Lage ist, Outsourcing als betriebswirtschaftliche Praxis aufrechtzuerhalten. Aus diesem Grund hat die Hochschule bereits Interviews mit den Chief Business Officers, dem Einkaufsbeauftragten und den Leitern der technischen Anlagen geführt.
Darüber hinaus wurde bereits eine Reihe von Gesprächen mit den Mitarbeitern des Beschaffungsamtes der Universität, den Mitarbeitern der Investitionsplanung/Budgetierung und den Mitarbeitern der Finanzverwaltung geführt. Ein erfolgreicher Bericht über Outsourcing für diese Einrichtung erfordert jedoch eine Überprüfung der Literatur über Outsourcing in Hochschuleinrichtungen.
Literaturübersicht
Die überwiegende Mehrheit der Hochschuleinrichtungen hat aufgrund knapper werdender Budgets und eines erhöhten Drucks auf die Rechenschaftspflicht verschiedene Outsourcing-Strategien gewählt (Hirschheim 2006: 269). Diese Einrichtungen haben den Ansatz gewählt, eine Reihe von Dienstleistungen auszulagern, darunter die Bereitstellung von Lebensmitteln, den Betrieb der Buchhandlung, die Wäscherei und die Klimatisierung, um nur einige zu nennen.
Aus einer 1999 durchgeführten Umfrage geht hervor, dass die Auslagerung des Lebensmittelsektors in den Hochschulen bereits seit mehreren Jahrzehnten praktiziert wird und nur 5,3 Prozent der nationalen Hochschulen diese Strategie nicht verfolgen (University Microfilms International. 2009).
Die überwiegende Mehrheit der UW-Einrichtungen hatte bereits vor Jahrzehnten Outsourcing-Dienste eingeführt. Seitdem hat die Auslagerung von Dienstleistungen im öffentlichen Sektor, einschließlich der Hochschulen, erheblich zugenommen (Chi, Jasper, & Scott 1998: 23).
Obwohl das Outsourcing seither mit begrenzten Ressourcen konfrontiert ist, hat es laut Chi, Arnold & Perkins (2003) die Erfüllung der Bedürfnisse vieler Institutionen erleichtert.
Die Untersuchung des Outsourcings trägt dazu bei, den Erfolg des Outsourcings in Hochschuleinrichtungen zu fördern. Um diesen Erfolg zu erreichen, ist jedoch eine Outsourcing-Strategie erforderlich, die mit den Geschäftsabläufen innerhalb einer bestimmten Einrichtung kongruent ist.
Daher führte die UW 1981 den gesetzlichen und administrativen Rahmen ein (Chi, Jasper, & Scott 1998: 27). Dieser Rahmen zielte darauf ab, die Vorteile des Einsatzes von Managementkontrollen anstelle von vertraglichen Vereinbarungen hervorzuheben.
Darüber hinaus hat die Legislative der Institution durch ihre Kommission die Gründe für die Auslagerung durch Privatisierungsstrategien im Jahr 1995 hervorgehoben (Chi, Arnold, & Perkins 2003).
Diese Kommission wurde mit der Aufgabe betraut, Strategien zur Einsparung von Steuergeldern durch die Auslagerung von Dienstleistungen an den privaten Sektor zu bewerten. Bei der Bewertung der Strategien zur Einsparung von Steuergeldern kamen drei Strategien ins Spiel: Politik, Kosten und Strategie.
Die UW-Institutionen sind sich bewusst, dass die Kosten zwar einer der Hauptfaktoren sind, die ein Unternehmen dazu veranlassen, Outsourcing einzuführen, dass der Erfolg des Outsourcing aber auch mit vielen Kontroversen verbunden ist. Die Kosteneinsparungen ergeben sich aus der Tatsache, dass eine Einrichtung, die einen Outsourcing-Dienst in Anspruch nimmt, einige ihrer indirekten Kosten, wie z. B. einige Mitarbeiter, Infrastruktur und Schulungsanforderungen, eliminiert.
Dann kann das Unternehmen mit erheblichen Einsparungen bei den Gemeinkosten rechnen. Allerdings kann das Outsourcing manchmal zu einem Anstieg der Kosten führen. Diese Kosten entstehen u.a. durch die Überwachung der Dienstleistung, die Vertragserstellung und die Übergangskosten (Hunter 2006: 57).
Darüber hinaus ist sich die UW bewusst, dass die Strategie ein Unternehmen dazu verleitet, Outsourcing aufgrund der hohen Rate an technologischen Innovationen einzuführen. Daher müssen die UW-Einrichtungen sicherstellen, dass die Bedürfnisse der Studierenden mit dem aktuellen Technologietrend übereinstimmen, um deren Nachfrage zu befriedigen.
In Fällen, in denen die derzeitige Technologie veraltet ist, sollten die UW-Institutionen das entsprechende Outsourcing-Unternehmen für die Geschäftsumwandlung nutzen. In diesem Fall besteht die Strategie darin, das Niveau der Genauigkeit durch die Entwicklung moderner Technologiesysteme wie die Anwendung von Computersoftware zu erhöhen.
Schließlich ist sich die UW der politischen Strategie des Outsourcing innerhalb der Institution bewusst. Die Outsourcing-Strategie dieser Einrichtung berücksichtigt also weder die Marktnachfrage noch die Notwendigkeit, Gewinne zu erzielen.
Die Gründe für die Einführung einer Outsourcing-Strategie in einer Hochschuleinrichtung hängen in hohem Maße von sozialen und nicht von wirtschaftlichen Faktoren ab, so dass das Ergebnis auf dem Wohlergehen der Öffentlichkeit beruht (DiStefano, Rudestam, & Silverman 2004:364 ). Daher stellt die UW das Wohlergehen der Mitglieder der Einrichtung über die Kosten und die Strategie.
Darüber hinaus wird die Outsourcing-Strategie von UW-Institutionen durch die öffentliche Meinung, gewählte Beamte sowie nationale/internationale Trends beeinflusst. Während private Einrichtungen Outsourcing-Dienste anbieten, um Kosten zu senken und neue Technologien einzuführen, bieten öffentliche Einrichtungen Outsourcing-Dienste an, um das allgemeine Wohl der Öffentlichkeit zu gewährleisten (Khosrowpour 2003: 64). Beide Unternehmen neigen jedoch dazu, die gleichen Vorteile des Outsourcing zu erzielen.
Einer der externen Faktoren, die sich auf die Auslagerung von Dienstleistungen auswirken, ist der Mangel an Zulieferern in Fällen, in denen sich der Auftrag einer der Einrichtungen von dem anderer Einrichtungen unterscheidet. Ein Beispiel dafür ist das Outsourcing für Hochschulen, die mit unzureichenden Lieferanten konfrontiert sind, die über Fachwissen zur Wartung von Laborausrüstungen wie Mikroskopen und Teleskopen verfügen, was die Chancen für das Outsourcing solcher Dienstleistungen einschränkt.
Darüber hinaus ist der von der politischen Führung ausgehende Druck ein externer Faktor, der sich auf die Auslagerung von UW-Einrichtungen auswirkt (Amaral, Meek, & Larsen 2003: 245). Dies ergibt sich aus der Tatsache, dass die öffentlichen Einrichtungen im Gegensatz zu privaten Einrichtungen ihre Entscheidungen nicht mit dem Ziel treffen, Gewinne zu erzielen oder die Kosten für die Geschäftstätigkeit zu senken (Kretovics 2011: 125). Daher werden ihre Outsourcing-Entscheidungen in hohem Maße von der politischen Führung, von nationalen/internationalen Trends sowie von der aktuellen Meinung der Öffentlichkeit beeinflusst.
Das Outsourcing wird auch durch interne Faktoren wie die Meinung von Personen beeinflusst, die einen Einfluss auf den Entscheidungsprozess haben. Mehr noch, die Führungskräfte der Institutionen beeinflussen den Auslagerungsprozess, auch wenn sie keinen formalen Einfluss auf den Prozess haben.
Die Institutionen sind also mit den versteckten Einflüssen solcher Manager konfrontiert und stehen daher vor einer Herausforderung, wenn es darum geht, zu bewerten, inwieweit sie Outsourcing-Dienstleistungen annehmen können.
Das Ausmaß, in dem eine Einrichtung Outsourcing-Dienstleistungen annehmen sollte, wird auch durch rechtliche Faktoren wie Verträge mit Lieferanten, Vereinbarungen mit der Gewerkschaft und Initiativen der Minderheit beeinflusst (McBurnie & Ziguras 2007: 156). Das Vorhandensein zahlreicher rechtlicher Anforderungen trägt dazu bei, die Chancen einer Auslagerung von Dienstleistungen innerhalb einer Hochschuleinrichtung zu verringern.
Darüber hinaus ist der Outsourcing-Dienstleister einer Institution mit einem Interessenkonflikt konfrontiert, da der Lieferant gezwungen ist, in einer Weise zu handeln, die anderen Interessen zuwiderläuft (Derose 1999: 76). Das Vorhandensein von Lieferanten, die mit Innovationen aufwarten, kann das auslagernde Unternehmen in die Irre führen und es dazu bringen, Produkte/Dienstleistungen zu kaufen, die nicht lebensfähig sind.
Dadurch wird der Entscheidungsprozess des auslagernden Unternehmens verzögert, da die Entscheidungsträger des auslagernden Unternehmens nicht wissen, ob der Lieferant zusätzliche Gewinne erzielen will oder ob die vorgeschlagene Innovation tragfähig ist.
Der andere Umweltfaktor, dem das auslagernde Unternehmen ausgesetzt ist, ist das Verhalten der Wettbewerber (Kumar 2006: 16). Dabei geht es darum festzustellen, ob die Konkurrenten die Outsourcing-Dienstleistungen übernommen haben, um zu bewerten, ob dies ein lohnendes Ziel ist.
Dies zeigt, dass sowohl die auslagernden Unternehmen als auch die Lieferanten mit einem hohen Maß an Unsicherheit konfrontiert sind, wenn es um die Bewertung der Authentizität geht. Infolgedessen sind die Anbieter gezwungen, aufgrund der Ungewissheit der mit dem Prozess verbundenen Risiken höhere Preise zu verlangen.
Das Outsourcing-Verfahren der UW-Institutionen basiert auf dem gesetzlichen Rahmen, der vollständig auf den Ergebnissen der 1981 durchgeführten Studie des Legislative Fiscal Bureau beruht (Redovich 2005: 94). Darüber hinaus gibt dieses Büro Tipps, wie die Einrichtung den Outsourcing-Bereich verbessern kann.
In dieser Studie wurde die Kontrolle des Managements bei der Durchführung von Geschäftsführungspraktiken anstelle der Annahme vertraglicher Dienstleistungsvereinbarungen hervorgehoben.
Der verwendete Rahmen bietet den staatlichen Stellen die Möglichkeit, Dienstleistungen für die UW-Institutionen einzukaufen.
In diesem Fall ist das Beschaffungsamt der Beschaffungsbeauftragte des Staates und hat die Aufgabe, Dienstleistungen sowohl intern zu erbringen als auch auszulagern, während das Department of Administration (DOA) die Aufgabe hat, die Dienstleistungen, die innerhalb der Institution wirtschaftlich sind, von denen zu unterscheiden, die eine Auslagerung erfordern (Redovich 2005: 95).
Darüber hinaus erleichtert die Politik des Board of Regents das Kostenmanagement und die Erbringung hochwertiger Dienstleistungen in den UW-Einrichtungen, indem sie die Zusammenarbeit zwischen den Einrichtungen fördert. Die Institutionen haben jedoch noch kein standardisiertes Verfahren entwickelt, das als Kriterium für die Bewertung der Dienstleistungen, die intern erbracht werden sollten, und derjenigen, die ausgelagert werden müssen, verwendet werden sollte.
Für die Beschaffung von Bibliotheksmaterial, einschließlich des Materials der IT-Abteilung, ist das Beschaffungsamt der Verwaltung zuständig. Das Amt gibt jedoch den Leitern der Hilfsbibliotheken Anweisungen für Entscheidungen in Bezug auf das Outsourcing.
Diese Stelle hat die Aufgabe, das Outsourcing auf der Grundlage von Kostenanalysen zu bewerten, die aus früheren Erfahrungen anderer Unternehmen stammen. Darüber hinaus ist das Büro für die Bereitstellung von Vertragsvorlagen in Fällen zuständig, in denen bereits eine Entscheidung über eine Auslagerung getroffen wurde.
Es bestand die Notwendigkeit, eine Studie durchzuführen, um die Gültigkeit des Outsourcing-Verfahrens in der UW-Einrichtung zu ermitteln.
In dieser Studie wurden die Outsourcing-Strategien anhand eines Rahmens analysiert, der fünf Stufen umfasst: die Gründe für das Outsourcing, die einzigartigen Faktoren in Bezug auf das Outsourcing in Hochschuleinrichtungen, die Faktoren, die zum erfolgreichen Outsourcing beitragen, die Trends des Outsourcings in den Hochschuleinrichtungen und die Zukunft/Wachstum des Outsourcings in den UW-Einrichtungen (Siegel 2010: 53).
Die Methode, die bei der kritischen Bewertung alternativer Outsourcing-Strategien angewandt wurde, stammte aus den folgenden Quellen:
In der Literatur über alternatives Outsourcing in höheren Bildungseinrichtungen wird dargestellt, dass die überwiegende Mehrheit dieser Einrichtungen alternatives Outsourcing befürwortet, weil es als Kostensenkungsstrategie diente, die Modernisierung und Anpassung an neue Technologien erleichterte und finanzielle Ergebnisse sicherstellte (DiStefano, Rudestam, & Silverman 2004: 364).
So hat die George Mason University nach Abwägung der Vor- und Nachteile von Outsourcing-Alternativen die Auslagerung von Dienstleistungen in den Bereichen Wohnheime, Parken, Buchhandlung und Postzustellung beschlossen. Die City Colleges of Chicago lagerten Finanzoperationen wie den Kauf von Produkten und die Gehaltsabrechnung aus, um sich nicht mehr auf die Aufgaben der Schule konzentrieren zu müssen.
Die Universität von Miami hat Outsourcing-Dienstleistungen für die Beschaffung von Instandhaltungsmaterialien und die Bevorratung ihres medizinischen Zentrums übernommen. Die Universität von Texas führte eine Kosten-Nutzen-Analyse durch und erkannte alternative Outsourcing-Dienstleistungen im Bereich der Unterkunftseinrichtungen an (Francis 2006: 141-148).
Es war jedoch unbedingt zu beachten, dass die alternative Auslagerung nicht immer zu einem positiven Ergebnis führt. Bei der Durchsicht der Literatur wurde deutlich, dass die Universität Pennsylvania aufgrund einer Reihe von Einschränkungen durch den Lieferanten mit einem erfolglosen Wartungsdienst konfrontiert war.
Darüber hinaus konnten wir feststellen, dass die Radford University nach der Schließung des Geschäfts durch den Lieferanten erfolglose Ergebnisse erzielte (DiStefano, Rudestam, & Silverman 2004: 365-373). Wir stellten also eine ganze Reihe von Unzulänglichkeiten beim Outsourcing fest, die von den Lieferanten ausgingen, wie z. B. schlechte Kommunikation, schlecht definierte Leistungskriterien und schlechte Überwachung des Outsourcing-Vertrags.
Die Durchsicht der Literatur in all diesen Einrichtungen war jedoch von größter Bedeutung, da sie die Bewertung alternativer Outsourcing-Strategien durch den Vergleich der UW-Einrichtungen mit anderen Einrichtungen, die Outsourcing als betriebswirtschaftliche Praxis betreiben, erleichterte.
Durch intensive Konsultationen mit allen Mitarbeitern, die für die Auslagerung von Dienstleistungen innerhalb der Schule verantwortlich sind, konnten wir bestätigen, dass das alternative Outsourcing für Hochschulen durch einzigartige Faktoren gekennzeichnet ist, die wiederum die Geschäftsentscheidungen beeinflussen (Hirschheim 2009: 19). Einige dieser Faktoren sind die folgenden:
Anhand der quantitativen und qualitativen Umfrage konnten wir eine ganze Reihe von gesetzlichen Anforderungen ermitteln, die eine alternative Auslagerung erschweren. Diese Faktoren haben uns geholfen, alternative Outsourcing-Strategien zu bewerten. Einige von ihnen sind die folgenden:
Aufgrund der Vorteile, die mit dem Outsourcing in der UW verbunden sind, ist es für die UW-Einrichtung unerlässlich, Strategien zu ermitteln und zu verfolgen, die zu einem reibungslosen Ablauf der Tätigkeiten beitragen.
Daher sollte die Einrichtung einen Rahmen für die Auslagerung entwickeln, der die Möglichkeit einer regelmäßigen offenen Diskussion mit dem Anbieter berücksichtigt, eine Gelegenheit für gemeinsame Beschaffungsvereinbarungen zwischen dem auslagernden Unternehmen und dem Anbieter bietet und einen Weg für Kooperationsvereinbarungen mit anderen Einrichtungen über die Kriterien für die Auslagerung ihrer Dienstleistungen schafft (Dominguez 2006: 45).
Auf diese Weise haben die auslagernden Dienste in der Einrichtung die Möglichkeit, ihre Tätigkeit mit dem auslagernden Unternehmen zu geringeren Kosten und unter Berücksichtigung des Wohlergehens der Allgemeinheit auszuweiten.
Schlussfolgerung
Das Outsourcing in UW-Einrichtungen ist ein wichtiger betriebswirtschaftlicher Vorgang, der mit logistischen Herausforderungen verbunden ist. Seine Funktionen können jedoch nicht übersehen werden, da es gelungen ist, eine Reihe von geschäftlichen Dilemmas wie knappe Budgets, Rechenschaftspflicht im akademischen Bereich und die steigende Nachfrage der Studenten zu lösen.
Daher wird es für die hohe Kostenreduzierung, die Anpassung an Innovationen und die Zufriedenheit der Öffentlichkeit innerhalb der Hochschuleinrichtungen anerkannt. Aus diesem Grund haben viele Einrichtungen den Ansatz des alternativen Outsourcings in verschiedenen Bereichen innerhalb der Hochschuleinrichtungen gewählt.
Von den UW-Institutionen wissen wir, dass sie ihre Dienstleistungen seit mehreren Jahrzehnten auslagern und dass diese Institutionen unablässig die Dienstleistungen evaluieren, die eine wirksame alternative Auslagerung erfordern. So hält sich die Verwaltung bei sensiblen Diensten wie der Budgetzuweisung und der Personalbeschränkung zurück.
Darüber hinaus haben uns die Institutionen mitgeteilt, dass es Unterschiede bei der Wahl der von den UW-Institutionen ausgelagerten Dienstleistungen gibt und dass dies unter anderem stark von der Größe der Institution und dem Standort der Institution abhängt.
Eine Zentralisierung des alternativen Outsourcings kann jedoch nur durch eine Zusammenarbeit zwischen den Institutionen sowie zwischen den Bundesgesetzen und den UW-Institutionen erreicht werden.
Liste der Referenzen
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