IS-Lösung und Betriebseffizienz
Die Einführung von Informationssystemen (IS) kann die betriebliche Effizienz durch die Organisation und Vereinfachung des Datenverwaltungsprozesses positiv beeinflussen. In einem Unternehmen, das so groß ist wie Soliel Panel Distribution, generieren 150 Mitarbeiter ziemlich viele Daten wie Fortschrittsberichte, Nachrichten, Antworten, Anfragen, Forderungen und vieles mehr. Ein Informationssystem kann diese Informationen sortieren und in thematischen Kanälen zusammenfassen, was den Prozess des Informationsmanagements im Unternehmen vereinfacht.
BPM und Entwicklung von SolDistHR
Business Process Management (BPM) kann die IT-Abteilung bei der Entwicklung von SolDistHR unterstützen, indem es die Entwurfs- und Modellierungsprozesse effizienter macht. Durch die effektive Implementierung von BPM kann die IT-Abteilung den aktuellen Arbeitsablauf und alle Aspekte, die ihn negativ oder positiv beeinflussen, visualisieren. Darüber hinaus kann sie eine transparente und schnelle Kommunikation zwischen den wichtigsten Mitarbeitern herstellen, was die Entscheidungsfindung bei der Planung verbessert.
5 Schritte des Veränderungsmanagements in Anwendung auf dieses Projekt
Der erste Schritt des Veränderungsmanagements, die Bewertung, könnte Soliel Panel Distribution dabei helfen zu entscheiden, was das Problem ist und was die Ursachen dafür sind, um einen genauen Plan zu entwickeln, wie man sich verändern und dieses Problem angehen kann (Carnall, 2018). Der zweite Schritt, die Anerkennung, befasst sich mit der Frage der wahrgenommenen Notwendigkeit von Veränderungen sowohl für das Management als auch für die Mitarbeiter. Der dritte Schritt, die Entwicklung einer Veränderungsstrategie, wird es dem Unternehmen ermöglichen, seine zukünftigen Veränderungsaktivitäten zu organisieren und verständliche und erreichbare Ziele zu schaffen, um seine Mitarbeiter effektiv zu führen. Der vierte Schritt, die Umsetzung, mobilisiert die Human-, Informations- und Technologieressourcen des Unternehmens, um die Praxis des Umgangs mit den Mitarbeitern zu ändern. Der letzte Schritt, die Anpassung, ermöglicht es Soliel Panel Distribution, über die implementierten IT- und IS-Lösungen nachzudenken, sie mit den zuvor festgelegten strategischen Zielen zu vergleichen und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
Zuständigkeiten der Hauptakteure
Eine der Kerngruppen, die an dem Projekt beteiligt sind, ist der IT-Teamleiter, der die Entwickler beaufsichtigt und motiviert, einen sinnvollen Beitrag zum Projekt zu leisten. Eine seiner Hauptaufgaben ist es, eine effektive Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und der oberen Führungsebene herzustellen. Darüber hinaus sorgt der IT-Teamleiter dafür, dass alle Teammitglieder ihre volle Leistung erbringen und ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden. Die Softwareentwickler sind ebenfalls von zentraler Bedeutung für das Projekt. Ihre Aufgabe ist es, eine qualitativ hochwertige IS-Lösung zu entwickeln, die dem Unternehmen bei der Bewältigung des Personalproblems hilft und es in einem funktionsfähigen Zustand hält. Der Administrator wird ebenfalls eng in das Projekt eingebunden. Seine oder ihre Aufgabe ist es, die Entwickler mit Ratschlägen zu unterstützen, wie der Personalbedarf mit dieser neuen IS-Maßnahme zu decken ist. Auch das obere Management wird einbezogen und ist für die Finanzierung, die Berichterstattung an andere Beteiligte und die Sicherstellung des Übergangs vom alten zum neuen IS-System verantwortlich.
Methode der Systementwicklung
Die am besten geeignete Systementwicklungsmethode für dieses Projekt ist das Prototyping. Sie ist eine der effektivsten Methoden für die Entwicklung eines komplexen Systems mit mehreren Interaktionen und Benutzern (Department of Health and Human Services, 2008). Darüber hinaus eignet sie sich gut für Umgebungen, in denen die Lösung so schnell wie möglich umgesetzt werden muss.
Die Stärken der Methode sind:
Das Prototyping hat auch einige Schwächen, und zwar:
Zunächst werden die anfänglichen Anforderungen in Zusammenarbeit mit dem Administrator, der IT-Abteilung und dem oberen Management definiert. Dann wird ein sich wiederholender Zyklus von Kodierung und Systemdesign eingeleitet. Sobald die Betaversion von SolDistHR auf einem Testserver installiert ist, nutzen bestimmte Mitarbeiter, darunter auch Administratoren, das System und geben den Entwicklern ihr Feedback. Dieses Feedback wird genutzt, um das System anzupassen und Fehler zu beheben, bis die endgültige Lösung fertig ist und für jeden Personalleiter und die zugehörigen Mitarbeiter implementiert wird. Nach dieser Phase wird das IT-Team SolDistHR kontinuierlich unterstützen und in Betrieb halten, um seine Leistung, Stabilität und Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.
Interne und externe Bedrohungen nach der Implementierung
Eine der möglichen internen Bedrohungen ist die Kompatibilität der entwickelten Lösung mit der derzeit in den Büros des Unternehmens installierten Hardware. Darüber hinaus könnte das Unternehmen gezwungen sein, das Personal für die Bedienung des neuen Systems umzuschulen oder kompetentere Mitarbeiter einzustellen, da das neue System zu komplex ist. Zu den externen Bedrohungen gehört der Verlust des Interesses an den herkömmlichen Solarmodulen, da neue und effektivere Lösungen auf den Markt kommen könnten, was zu einem Mangel an Projektwartung führen würde. Darüber hinaus könnten Konkurrenten die für die Wartung zuständigen Mitarbeiter abwerben, was die Stabilität des Projektbetriebs untergraben könnte.
Physische und digitale Bedrohungen nach der Einführung
Zu den physischen Bedrohungen gehört die Beschädigung der Server, die alle in SolDistHR gespeicherten Daten enthalten. Dies führt zu einer Lähmung der gesamten Personalarbeit. Auch Stromausfälle können den Betrieb der Software vorübergehend stören und damit die Stabilität der Unternehmensleistung untergraben. Darüber hinaus können Mitarbeiter mit ihren physischen Zugangsrechten Unternehmensdaten stehlen.
Eine der größten digitalen Bedrohungen ist ein Hackerangriff. Die Praktiken der Wirtschaftsspionage können die personalbezogenen Informationen des Unternehmens gefährden und seine operative und finanzielle Stabilität untergraben. Neben unerwünschten Zugriffen kann auch eine unsachgemäße oder unzureichende Nutzung, z. B. durch falsche Dateneingabe oder Formatierungsfehler, Chaos verursachen und die Leistung der Software beeinträchtigen. Nicht behobene Fehler im Code können auftauchen und die Arbeit der Personalabteilung stören, da es sich um ein komplexes und vielschichtiges Projekt handelt.
Fehlersuche und Wiederherstellung nach einem Ausfall
Da es sich bei SolDistHR um ein komplexes System handelt, ist ein systematischer Ansatz zur Fehlerbehebung erforderlich. Bei diesem Modell besteht der erste Schritt darin, die auftretenden Probleme zu beobachten und zu überwachen und sie in Kategorien oder Bereiche wie technische Probleme und Fehler, Fragen zur Benutzeroberfläche usw. einzuordnen. Anschließend müssen die Gründe für die festgestellten Probleme ermittelt werden, um die Ursache zu beseitigen. Schließlich sollten die verantwortlichen und fähigen Parteien anhand der Quelle und der Art des Problems angewiesen werden, die Probleme zu beseitigen. Sollte das Projekt vollständig scheitern, ist möglicherweise eine Wiederherstellungsmaßnahme erforderlich.
Der erste Schritt zur Wiederherstellung wäre also die Ermittlung und Analyse der Ursachen des Scheiterns. Je nach der Schwere der Probleme kann das Projekt mit kleinen Änderungen, größeren Anpassungen und zusätzlichen Budgetkosten wiederhergestellt oder abgebrochen werden. Falls das Projekt wiederbelebt werden kann, liefert die vorherige Analyse Ideen für die Wiederherstellung. Als Nächstes sollten in der Abwägungsphase mögliche Optionen zur Wiederbelebung des Projekts ausgearbeitet und den Beteiligten vorgelegt werden. Nach der Verhandlung und Einigung auf eine der Optionen sollte die IT-Abteilung unter Berücksichtigung der früheren Fehler das geänderte Projekt in Angriff nehmen. Nach der Implementierung einer aktualisierten Version von SolDistHR sollte das Feedback der Benutzer eingeholt werden, und die Probleme sollten als gelöst betrachtet oder nach dem gleichen Schema für weitere Korrekturen zurückgegeben werden.
Bedeutung und Funktionen des Problemmanagements
Die Bedeutung des Problemmanagements (PM) lässt sich zum Teil dadurch erklären, dass bei komplexen IS-Projekten die Ungewissheit sehr groß ist und die Planung mögliche Probleme nicht immer erkennen und verhindern kann. Der Soldat ist eine Umgebung, die viele Funktionen umfasst, und je mehr Funktionen er hat, desto mehr Probleme können auftreten. Daher ist es wichtig, ein geeignetes PM-Paradigma anzuwenden, um das Projekt vor dem Scheitern zu bewahren. Außerdem kann PM dabei helfen, kleine Probleme zu erkennen und zu verhindern, dass sie sich zu großen Problemen auswachsen. Und schließlich kann PM dazu beitragen, das Unternehmen vor bestimmten Problemen zu bewahren, wenn diese im Voraus erkannt und dem IT-Team, dem Management und anderen Projektbeteiligten mitgeteilt werden.
Schritte zum Management von Zwischenfällen
Der erste Schritt zum Vorfallsmanagement besteht darin, die technischen Mittel zur Meldung des Vorfalls festzulegen. Innerhalb von SolDistHR sollte es ein Formular geben, um einen Vorfall zu melden und zu klassifizieren. Als Nächstes sollte das Problem nach seiner Dringlichkeit (dringend/nicht dringend/mäßig dringend), seiner Komplexität (geringfügig/schwerwiegend/kritisch) und seiner Art (Back-End, Front-End, System) bewertet und vom Incident Response Team zur Behebung an den entsprechenden IT-Spezialisten weitergeleitet werden (Owen, Hayes, Brooks, Cameron, & Conway, 2018).
Im dritten Schritt sollte die Person oder Abteilung, die den Vorfall gemeldet hat, über den Abschluss und das Ergebnis der Wartungsarbeiten informiert werden. Der letzte Schritt besteht darin, Rückmeldungen einzuholen und den Fall abzuschließen oder neu zu eröffnen. Die Umsetzung dieses Paradigmas für das Incident Management erfordert die Einrichtung eines Incident Response Teams, das eine Verbindung zwischen Management, Mitarbeitern und IT-Abteilung herstellt.
Referenzen
Carnall, C. (2018). Managing change. London, UK: Routledge.
Ministerium für Gesundheit und menschliche Dienste. (2008). Auswahl eines Entwicklungsansatzes. Web.
Owen, C., Hayes, P., Brooks, B., Cameron, S., & Conway, G. (2018). Evidenz zur Unterstützung der Fähigkeit von Notfallmanagementteams. Australian Journal of Emergency Management, 33(3), 44-54.