Google Docs verarbeitete Informationssysteme für ein Softwareentwicklungsunternehmen.
Allgemeine Beschreibung
Das System wird als kostenlose Online-Alternative zu den bestehenden Office-Softwarepaketen verwendet, die für die Textverarbeitung, die Erstellung von Tabellenkalkulationen, das Speichern, Abrufen, Freigeben und Ordnen von Dokumentensammlungen und -paketen bestimmt sind. Es kann anstelle von Microsoft Office oder Open Office-Softwarepaketen verwendet werden und ist von jedem Computer aus zugänglich, wenn eine Person über ein Google-Konto verfügt. So bleibt das gesamte Informationssystem flexibel, zuverlässig, geschützt und ausgelagert. Dies kann für Unternehmen sehr wichtig sein, die sich die Einrichtung eines Dateispeichers für alle Mitarbeiter nicht leisten können, vor allem, wenn sich verschiedene Abteilungen an unterschiedlichen Standorten befinden.
Benutzer (oder andere Informationssysteme) und Benutzerfunktionen
Die Nutzer des beschriebenen Informationssystems sind Softwareentwicklungsteams, Projektkoordinatoren und Abteilungsleiter. Daher wird der Dokumentenfluss als einer der wichtigsten Aspekte für die erfolgreiche und effektive Tätigkeit des Unternehmens angesehen. Die Entwickler verwenden sie zur Speicherung von Projektanforderungen, Entwicklungsnotizen, Diskussions- und Besprechungsprotokollen sowie möglichen Vorschlägen, die an eine andere Abteilung weitergeleitet werden sollten. Projektkoordinatoren verwenden sie zum Speichern, Abrufen und Bearbeiten von Projekttabellen, Dokumenten und Bildern. Abteilungsleiter geben die Anforderungen, Empfehlungen, Kriterienlisten und Termininformationen an die Entwickler weiter.
Instanz
Ein Beispiel für einen IS-Betrieb ist die Möglichkeit der Kommunikation, des Austauschs von Arbeitsinformationen und der Kontrolle des Projektentwicklungsprozesses. Das bedeutet, dass die eigentliche Bedeutung des gesamten Systems eng mit der Notwendigkeit verbunden ist, den gesamten Arbeitsprozess abzuschätzen und zu regeln. Daher erstellt die Abteilung Kundenbetreuung die Anforderungsliste und teilt sie mit den Abteilungsleitern und den zugewiesenen Projektkoordinatoren. Diese Liste kann online oder in einem Papierordner gespeichert werden. Anschließend können die Entwickler ihre Ergebnisse, Entscheidungen oder Vorschläge mit anderen Abteilungen teilen. Alle Entscheidungen werden mit dem Koordinator geteilt.
Externe Beschreibung des Informationssystems
Dies sind die Dokumente und Änderungen, die mit dem Projekt verbunden sind: Anforderungen, Vorschläge, Überlegungen, Änderungen, Status und Fragen. Da sich die Abteilungen an verschiedenen geografischen Punkten befinden, umfassen die Eingaben auch Ergebnisse von Webkonferenzen und eine Liste der wichtigsten Entscheidungen.
Da das Unternehmen auf der Zusammenarbeit der Abteilungen basiert, benötigen die Mitarbeiter des Teams einen gut organisierten IS, um Vorschriften, Aktualisierungen, Änderungen und alle Informationen zu erhalten.
für das Projekt. Dokumente, die geändert werden können, werden verwendet, um Termininformationen, Projektdetails oder Projektprioritäten anzubieten.
Die Verarbeitung der online gespeicherten Informationen erfolgt online, die Bearbeitung der Ausdrucke erfolgt durch Mitarbeiter, die für die Verarbeitung einer bestimmten Art von Informationen zuständig sind. Die Bearbeitung erfolgt nach den Erfordernissen und Anforderungen der Projektmanagementgrundsätze und umfasst das Ausfüllen von Tabellen, das Versenden von Berichten und das Erstellen von Feedbacks für die Entwickler.
Die gespeicherten Informationen sind in mehrere Kategorien unterteilt:
Die Grenzen des Systems werden durch die Datenschutzbestimmungen des Unternehmens definiert. Daher werden vertrauliche Daten nicht mit Google Docs gespeichert oder verarbeitet, und wenn es notwendig ist, einige zu senden, werden sie archiviert und durch ein Passwort geschützt.
Dabei handelt es sich hauptsächlich um physische Komponenten wie Datenspeicher und Netzwerkkanäle. Die architektonischen Grenzen werden durch ein entsprechend angepasstes Netzwerk aufgehoben.
Die internen Grenzen sind organisatorisch, werden aber durch die Fernzusammenarbeit des Unternehmens fast untergraben.
Da das gesamte Informationssystem hauptsächlich mit Google docs verarbeitet wird, ist es nicht notwendig, die Grundsätze der Informationssicherheit, des Zugangs und des Datenschutzes zu erklären und zu beschreiben. All diese Aufgaben werden dem Google Docs-Dienst auferlegt, so dass die Funktionsweise des Systems sowie seine externe Sichtweise nur die Verarbeitung, den Austausch, die Speicherung und den Abruf von Daten umfasst.
In Anbetracht dieser Tatsache ist festzustellen, dass das gesamte Informationssystem nicht ordnungsgemäß geschützt ist, die Anforderungen des Unternehmens jedoch die Notwendigkeit der Verwendung einer gemeinsamen Dateifreigabe, eines Unternehmens-Messengers sowie der Post, die sich auf einem Unternehmensserver befinden sollte, in Frage stellen.
Das Unternehmen musste das Pyramidenmodell der Informationssystemstruktur ablehnen, da es nur eingeschränkte Möglichkeiten für den effektiven Informationsaustausch bietet. Stattdessen sind die Informationen gut strukturiert, und jedes Team hat klare Anweisungen und Vorsichtsmaßnahmen für den Informationszugang. Was den ungeschützten Zugang zu den Informationen betrifft, die anderen Teams zur Verfügung stehen, so ist zu betonen, dass diese Informationen für andere Mitarbeiter nicht von Nutzen sind, da z. B. Grafikdesigner in den Daten, die dem Kundenbetreuungsteam zur Verfügung gestellt werden, nichts Nützliches finden werden.
Interne Beschreibung des Informationssystems
Die vom Unternehmen verwendeten Prozessoren sind kostenlos und wurden auf OpenSource-Basis erstellt. Daher wird Open Office für den internen Bedarf verwendet, und der Planer, der für die Steuerung des Projektumsetzungsprozesses erforderlich ist, wird vom Entwicklerteam des Unternehmens erstellt (EasyPlanner 2.1). Der Google Docs Prozessor wird für die Bearbeitung von Dateien und Dokumenten verwendet, die für den gemeinsamen Zugriff der Mitarbeiter offen sind. Ungeachtet der Tatsache, dass es zuverlässigere und effektivere Softwarelösungen gibt, hat sich das Unternehmen bereits für Open-Source-Software entschieden, um die Wahrscheinlichkeit der Verwendung nicht lizenzierter Software zu verringern.
Zu den vom Unternehmen verwendeten Speichern gehören der Standardspeicher des Google-Kontos sowie die Festplatten der PCs der Mitarbeiter. Es besteht keine Notwendigkeit, einen Remote-Server für die Speicherung von Dateien einzurichten, da dies mit zusätzlichen Kosten verbunden ist und eine weitere Schwachstelle für die Informationssicherheit darstellt, wenn es aus der Ferne verwaltet wird. Außerdem sind einige der Entwickler ausgelagert, und die Datensicherheitsmaßnahmen werden individuell durchgeführt. Das Problem der Speicherung wird durch die Speicherung von Reservekopien auf Reservefestplatten gelöst.
Netzwerke werden nur innerhalb der Abteilungen genutzt, während die Kommunikation zwischen den Abteilungen über eine Internetverbindung erfolgt. Dies erklärt sich dadurch, dass die eigentliche Bedeutung des Kommunikationsprozesses darin liegt, dass die Abteilungen zwar getrennt arbeiten, die Ergebnisse ihrer Arbeit aber zusammengeführt werden sollen. Schließlich wird das Produkt an den Projektkoordinator geschickt und dann einem Kunden angeboten. Da ein Teil der Teammitglieder ausgelagert ist, besteht kein Bedarf an einem großen Netzwerk.
Da die betrachteten Namen der Datenverarbeiter für die Verarbeitung von Informationen unterschiedlicher Herkunft bestimmt sind, ist zu betonen, dass diese als die wichtigsten Instrumente für die Verarbeitung, den Austausch, die Speicherung und den Schutz von Informationen verwendet werden. Dies erklärt sich aus der Tatsache, dass das Unternehmen klein ist und es nicht notwendig ist, Werkzeuge und Methoden anzuwenden, die von großen Unternehmen zur Steigerung der Effektivität verwendet werden. Das Unternehmen konzentriert sich auf die wichtigsten Leistungsaspekte, und jeder im Team ist erfahren genug, um sich um die Informationssicherheit zu kümmern.
In Übereinstimmung mit dem vorgegebenen Schema kommunizieren die Teams während des Projektentwicklungsprozesses miteinander und verwenden den Informationssystem-Management-Block, der Google Docs-Dienste sowie Open Office Pack umfasst. Dies hilft ihnen, alle notwendigen Dokumente für die Verwaltung des Kommunikationsprozesses innerhalb des Teams zu erstellen und Informationen miteinander zu teilen.
Wie betont wurde, musste sich das Unternehmen vom traditionellen Pyramidenschema des Informationssystemmanagements verabschieden, und das vorliegende Schema erklärt die Werte der Informationsstrukturierung. Die Teams kommunizieren miteinander über die Angelegenheiten der Projektentwicklung und tauschen Informationen aus. Die Kommunikation zwischen Entwicklern und Kundenbetreuung wird jedoch von der Kommunikation zwischen Entwicklern und Designern getrennt, und selbst wenn auf einige Dokumente des anderen Kommunikationsprozesses zugegriffen wird, kann die Abteilung oder ein bestimmter Mitarbeiter sie nicht nutzen.
In Anbetracht der im Bericht enthaltenen Informationen könnte es den Anschein haben, dass das Informationssystem des betrachteten Unternehmens zu primitiv ist. Einerseits wird dies dadurch erklärt, dass das Unternehmen nicht die Möglichkeit hat, im selben Büro zu arbeiten, und dass ein Teil der Mitarbeiter ausgelagert ist. Daher hat das Unternehmen klare Anweisungen und Vorschriften für den Datenschutz und die Verwaltung des Informationsflusses erstellt, und die meisten Grundsätze des IS-Managements werden kollektiv durchgeführt. Auf der anderen Seite wird das Informationssystem nach den Grundsätzen des Minimalismus und mit minimalen Anforderungen verwaltet. Earl (2008, S. 317) betonte in seiner Untersuchung zum IS-Management die folgende Aussage:
Informationssysteme beziehen sich häufig auf die Interaktion zwischen algorithmischen Prozessen und Technologie. Diese Interaktion kann innerhalb oder über die Grenzen einer Organisation hinweg stattfinden. Ein Informationssystem ist nicht nur die Technologie, die eine Organisation verwendet, sondern auch die Art und Weise, in der die Organisationen mit der Technologie interagieren und die Art und Weise, in der die Technologie mit den Geschäftsprozessen der Organisation arbeitet. Informationssysteme unterscheiden sich von der Informationstechnologie (IT) dadurch, dass ein Informationssystem eine informationstechnische Komponente hat, die mit den Prozesskomponenten interagiert.
Angesichts dieser Tatsache ist zu betonen, dass die eigentliche Bedeutung der Algorithmisierung vernachlässigt wird, da einfache Systeme stabiler sind und das Fehlen eines bestimmten Algorithmus für die Verwaltung des Informationsflusses innerhalb eines kleinen Unternehmens die Möglichkeit bietet, zusätzliche Schemata und Blöcke hinzuzufügen, ohne die gesamte Struktur zu verletzen. Allerdings ist der Umfang dieser Erweiterungen im Wesentlichen begrenzt. (Earl, 2004)
Referenzen
Earl, M. 2004. Informationsmanagement: Die strategische Dimension. Oxford: Clarendon Press.
Earl, M. 2008. Informationsmanagement: The Organizational Dimension. Oxford: Oxford University Press.