Einführung
Ein Haushaltsplan ist eine Auflistung der geplanten Ausgaben und Einnahmen. Für eine Regierung ist dies eine Zusammenfassung darüber, wie die Regierung plant, Einnahmen zu erzielen und wie sie dieses Geld ausgeben wird. In Amerika wird der Bundeshaushalt vom Amt für Verwaltung und Budgetierung geplant und dann dem Kongress zur Beratung vorgelegt. Der Kongress nimmt alle gewünschten Änderungen am Haushalt vor; alle amerikanischen Bundesstaaten müssen einen ausgeglichenen Haushalt vorweisen. Der Bundesregierung ist es jedoch gestattet, Defizite zu machen.
Der Haushaltsplanungszyklus
Wir werden den Budgetzyklus und die Analyse untersuchen, die normalerweise bei der Planung eines Budgets durchgeführt werden. Im Rahmen dieses Beitrags werden wir den Haushaltszyklus und die Analyse einer öffentlichen Schule untersuchen. Der Haushaltszyklus umfasst verschiedene Aspekte, darunter die Aufstellung eines Haushaltsplans, die Haushaltsüberwachung, die strategische Planung, die Kommunikation der Ergebnisse und die abschließende Bewertung. Schulen sind verpflichtet, Budgets zu erstellen, um eine solide Finanzplanung und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten, wie Hartman anmerkt. Bildungsbudgets sind ein gutes Arbeitsinstrument für den Erfolg der Schulen in den Bezirken und auch in den Staaten. Sie bieten eine wichtige Möglichkeit zur Planung des schulischen Auftrags, zur Verbesserung des Schulbetriebs und zur Erreichung der Bildungsziele der Schulen.
Vor der Budgetierung berücksichtigte Faktoren
Der Schulhaushalt des Bezirks für das nächste Haushaltsjahr basiert normalerweise auf verschiedenen Faktoren. Erstens eine Analyse der bestehenden und auch der vorgeschlagenen Bildungsprogramme sowie aller neuen, durch die Gesetze von Michigan oder durch die Schulbehörde des Bezirks zugelassenen Programme. Zweitens: eine Analyse der Finanzunterlagen des Distrikts und der Rechnungsprüfungen des vorangegangenen Haushaltsjahres, um die Finanzkraft des Distrikts zu ermitteln. Drittens muss die Schule vor der Aufstellung des Haushaltsplans die laufenden und anstehenden Verhandlungen mit der Gewerkschaft der Beschäftigten analysieren. Schließlich werden im Haushalt die voraussichtlichen Einnahmen für das folgende Haushaltsjahr berücksichtigt. Verschiedene Bezirke werden die oben genannten vier Faktoren unterschiedlich stark betonen.
Verwendung der Haushaltsmittel
Der Haushaltsplan liefert dem Staat, den lokalen Behörden und auch der Bundesregierung zufriedenstellende Informationen für die Finanzplanung. Er liefert auch nützliche Informationen für die Steuerbehörden. Und er wird von der Schule genutzt, um zu zeigen, wie verantwortungsbewusst die Schule ist. Die Budgetierung bietet auch den Eltern die Möglichkeit, die Mittelherkunft der Schule zu analysieren, insbesondere die Anzahl der Bundesmittel.
Entwicklung des Haushalts
Die Schulbezirke haben viel zu tun, denn sie müssen ihre internen Ausgaben verfolgen und auch viele andere komplexe Steuer- und Haushaltsverfahren verfolgen. Andere Bezirke haben jedoch keine schriftliche Beschreibung über die Art und Weise ihrer Haushaltsverfahren. Bezirksvorsteher kennen diese Verfahren des Vorstehers und erstellen die Haushaltspläne ohne schriftliche Gesetze. Bei der Aufstellung des Haushaltsplans nimmt die Schule eine Schätzung der Ausgaben vor, die sie für das Haushaltsjahr tätigen muss, und legt fest, wie sie die Einnahmen für die Ausgaben erhalten will, wie Bruce und Sheree erklären. Bei der Aufstellung des Haushaltsplans gibt es zwei Möglichkeiten: entweder einen vertikalen Haushaltsplan, in dem alle Einnahmen und Ausgaben des betreffenden Jahres aufgeführt sind, oder einen horizontalen Haushaltsplan, bei dem die Einnahmen und Ausgaben auf der Grundlage eines Vergleichs zwischen dem laufenden und dem vorhergehenden Haushaltsjahr ermittelt werden.
Bundesanforderungen an die Haushaltsplanung von Schulbezirken
Das amerikanische Bildungsministerium erklärt, dass die Erstellung des Schulbudgets ein Prozess ist, der fünf Schritte erfordert, die von den Schulen befolgt werden müssen.
In vielen öffentlichen Schulen beginnt der erste Schritt mit der obersten Leitung, in der Regel einem Superintendenten, der zusammen mit den für die Erstellung des Schulbudgets zuständigen Mitarbeitern des Bezirks einen Großteil des Jahres damit verbringt, Daten aus den verfügbaren Quellen zu sammeln. Danach geben sie Empfehlungen ab. Anschließend erstellen sie ein Endprodukt, das sie dem Schulvorstand vorlegen. Der Vorstand nimmt die Änderungen vor, die er für notwendig hält, und genehmigt dann den endgültigen Haushaltsplan. Nachdem der Schulvorstand den endgültigen Haushaltsplan verabschiedet hat, wird er auf Bezirksebene eingebracht. Hier kann der Bezirksvorstand eine Mitteilung über die Annahmen machen, die zu den wichtigsten Annahmen und Formeln führen, die bei der Aufstellung des Haushaltsplans verwendet werden. Zweitens geben die meisten Bezirksschulen einen Zeitplan für die wichtigsten Vorgänge in ihrem Haushalt heraus. Wenn dieser Kalender nicht verfügbar ist, kann der für den Haushalt zuständige Superintendent den Zeitplan für den Haushalt zur Verfügung stellen. Zu diesem Zeitpunkt ist es wichtig, dass die Personen, die den Haushaltsprozess überwachen, sich mit den Vorstandsmitgliedern vertraut machen.
In diesem Schritt wird der vorgeschlagene Haushalt oder seine Zusammenfassung dem Schulvorstand vorgelegt; dies geschieht in der Regel einige Tage vor der offiziellen Veröffentlichung des Haushalts. Die Vorstandsmitglieder können in dieser Phase über die Haushaltsvorschläge diskutieren.
In diesem Schritt wird der Haushaltsplan veröffentlicht, damit die Bürger ihn einsehen und überprüfen können. Danach kann der Haushaltsplan veröffentlicht werden. Es ist zu beachten, dass dies in der späten Phase des Haushaltsverfahrens geschieht und die Öffentlichkeit in der Regel nur wenig Zeit hat, den Haushaltsplan zu lesen, dem Vorstand Fragen zu stellen und Änderungen vorzuschlagen.
In dieser Phase findet eine öffentliche Anhörung statt, die in der Regel von der Schulleitung organisiert wird. Diese öffentlichen Anhörungen können mehr als eine sein. Zu diesem Zeitpunkt holt die Schule die Meinung der Öffentlichkeit über den Haushalt ein. Zu diesem Zeitpunkt ist es für die Öffentlichkeit jedoch schwierig, Änderungen vorzunehmen.
Dann wird der Haushalt verabschiedet und die Finanzierung genehmigt. In der Regel nimmt der Verwaltungsrat den Haushalt nach der öffentlichen Anhörung an.
Michigan-Anforderungen
Die Gesetze des Bundesstaates Michigan enthalten bestimmte Vorschriften, die von der Schulbehörde bei der Aufstellung eines Haushaltsplans zu beachten sind. Demnach muss der Haushaltsplan zunächst in einer vorläufigen Form erstellt werden, die die Einnahmen und Ausgaben enthält, mit denen die Schule während des Haushaltsjahres rechnet. Er sollte auch den voraussichtlichen Kassenbestand zu Beginn und am Ende des nächsten Haushaltsjahres ausweisen. Der Sekretär des Verwaltungsrats gibt bekannt, wo, wann und zu welcher Uhrzeit der Haushaltsentwurf zur öffentlichen Einsichtnahme ausgelegt wird. Der Sekretär gibt auch bekannt, wo und wann eine öffentliche Anhörung zum Haushaltsplan stattfinden wird. In Michigan muss der Sekretär dafür sorgen, dass der Haushaltsentwurf 30 Tage vor der öffentlichen Anhörung zur Einsichtnahme bereit liegt. Vor der Verabschiedung des Haushaltsplans sollte der Schulvorstand zwei oder mehr Haushaltsanhörungen abhalten. Während der öffentlichen Anhörung werden die Einzelheiten des vorgeschlagenen Haushaltsplans erläutert, und die Öffentlichkeit kann Fragen stellen und Beiträge zum Haushalt einbringen.
Den Schulen werden “Schulbezirksbudgetformulare” zur Verfügung gestellt, ein Standardformular, das alle Haushaltsanforderungen erfüllen soll.
Die Bedeutung klarer und zuverlässiger Informationen über den Haushalt darf nicht unterschätzt werden, denn wenn der Schulhaushalt einmal verabschiedet ist, wird er für das ganze Jahr verwendet. Die jährlichen Haushaltspläne werden von allen öffentlichen Schulen des Bezirks genehmigt, und das schließt alle Finanzen ein. In diesem Haushalt werden die Pläne für die Verwirklichung der finanziellen Ziele des örtlichen Schulamtes festgelegt. Die Schulbudgets müssen eine jährliche Erklärung enthalten, aus der hervorgeht, wie sie ihre Einnahmen erhalten und wie sie ihre Ausgaben tätigen. Die Formulare, die der Schule zur Verfügung gestellt werden, enthalten genaue Angaben dazu, wie sie dies tun können. Der Schulausschuss kann dann über den vorgeschlagenen Haushalt abstimmen und ihn annehmen oder ablehnen; dies geschieht in öffentlicher Sitzung nach der öffentlichen Haushaltsanhörung. Der Haushaltsplan muss vom Schulbezirk vor Beginn des zweiten Quartals des Haushaltsjahres angenommen werden.
Veröffentlichung des Haushaltsplans im Internet
Nach dem Schulgesetz des Bundesstaates Michigan sind die Schulbezirke, die über eine Website verfügen, verpflichtet, den aktuellen Haushaltsplan auf der Schulwebsite zu veröffentlichen (Abschnitt 17-1.2). Nach der Veröffentlichung der Informationen sollten die Schulbehörden die Eltern und/oder Erziehungsberechtigten benachrichtigen und ihnen mitteilen, dass sie ihren Haushalt auf der Website veröffentlicht haben. Falls Änderungen am Haushalt vorgenommen werden, wird der Schule empfohlen, diese Änderungen auf ihrer Website zu veröffentlichen. Obwohl dies kein Muss für die Schule ist, ist es wichtig und notwendig.
Übertragung von Einzelposten
Im Falle einer Übertragung von Posten aus dem Fonds kann der Bildungsrat einen Beschluss fassen und verschiedene Posten in einem bestimmten Fonds übertragen; die Übertragungen sollten im Durchschnitt nicht mehr als 10 % des Gesamtbetrags der für den jeweiligen Posten vorgesehenen Mittel betragen.
Änderungen am Haushaltsplan können vorgenommen werden; dies geschieht durch den Vorstand, wobei die gleichen Schritte wie bei der Aufstellung des Haushaltsplans befolgt werden.
Schlüsselfaktoren der Schulbudgets
Jedes Jahr verabschiedet der örtliche Bildungsausschuss eine Reihe von Haushaltsplänen, in denen die Höhe der Einnahmen festgelegt ist, die zur Deckung der erwarteten Ausgaben erforderlich sind. Alle Schulen sollen die Budgets einhalten, und es werden keine Defizite erwartet. Es werden viele Faktoren berücksichtigt, aber die wichtigsten sind im Folgenden aufgeführt, darunter auch die Mittel;
Der Buchhalter des Schulbezirks erstellt den Haushaltsplan und die Finanzberichte und ordnet sie je nach Fondsbasis. Es wird ein Fonds für bestimmte Aktivitäten eingerichtet. Dieser Fonds wird gemäß den Gesetzen, Einschränkungen und Vorschriften geführt. Jeder eingerichtete Fonds ist eine unabhängige und getrennte Buchhaltungseinheit, die ihre eigenen Aktiva und Passiva zusammen mit dem Fondssaldo hat. Die Schulbezirke bestimmen, wie viele Fonds eingerichtet werden. Die Zahl der Fonds hängt nicht von der Größe, sondern von der Tätigkeit des Schulbezirks ab. Zu den wichtigsten Fonds, die eingerichtet werden können, gehören: Bildung, Verkehr, Betrieb und Wartung, Anleihen und Zinsen, kommunale Pensionen, Mieten, Betriebsmittel und schließlich Brandschutz und Sicherheit.
Analyse des Haushaltsplans
Dazu gehört die Prüfung der verschiedenen zugewiesenen Mittel, um herauszufinden, wie viel für bestimmte Posten/Fonds ausgegeben wird und wie es ausgegeben werden soll. Bei der Analyse des Haushaltsplans prüft der Vorstand die verschiedenen zuvor besprochenen Fonds. Der Bildungsfonds ist in der Regel sehr vielfältig und weist das größte Volumen an Verträgen auf. Das liegt daran, dass der Bildungsfonds andere Transaktionen enthält, die nicht in anderen Fonds enthalten sind. Andere Ausgaben, die in diesem Fonds enthalten sind, sind Ausgaben für Gesundheit, Unterrichtskosten, Kosten für das Mittagessen und andere Verwaltungskosten. Weitere damit verbundene Kosten, die diesem Fonds angelastet werden, sind Versicherungskosten, Bildungssteuer, Schulbuchmiete und Studiengebühren. Auch die Gehälter der Hausmeister und anderer Mitarbeiter sind in diesem Fonds enthalten. Der Vorstand der Schule kann beschließen, den Betriebs- und Instandhaltungsfonds zu ändern. Alle Ausgaben für die Instandhaltung, Reparatur und Verbesserung der Schulinfrastruktur und des Eigentums fallen unter den Betriebs- und Instandhaltungsfonds. Die Analyse aller anderen Fonds wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Haushalt alle erforderlichen Aspekte berücksichtigt. Bei der Analyse wird auch versucht, Bereiche aufzuzeigen, die im Haushalt besonders berücksichtigt werden müssen.
Zeitplan für die Budgetierung
In Michigan beginnt der Haushaltsplanungsprozess normalerweise im Frühherbst, kurz vor Beginn des Haushaltsjahres, wie Oslon erläutert. Das nachstehende Schaubild gibt einen Überblick über die Aktivitäten der Haushaltsaufstellung. Das nachstehende Schaubild zeigt den Ablauf der einzelnen Schritte der Budgetierung in den Distriktschulen von Michigan.
Schlussfolgerung
Die Budgetierung ist ein komplexer Prozess, der viel Planung und Buchführung erfordert. Für einen erfolgreichen Haushaltsplan müssen die Einnahmen und Ausgaben zueinander in Beziehung stehen. Ein Haushaltsplan sollte alle Posten aufzeigen, die die Schule ausgeben will und wie sie diese ausgeben wird. Bei der Erstellung eines Haushaltsplans sind öffentliche Schulen mit den Gesetzen des Bundes und auch des Bundesstaates Michigan konfrontiert, die ihnen vorschreiben, wie sie ihren Haushalt zu planen haben. Die Erstellung des Haushaltsplans umfasst verschiedene Schritte, um sicherzustellen, dass die erstellten Haushaltspläne den Anforderungen der Schulen entsprechen. Wie Barry und Harold feststellten, spielen der Schulvorstand und die Öffentlichkeit eine wichtige Rolle im Haushaltsplanungsprozess. Die Analyse des Prozesses ist ebenfalls wichtig, da sie eine Chance zur Korrektur bietet.
Referenzen