Zusammenfassung der geplanten Maßnahmen
Der vorgeschlagene Serviceplan enthält einen umfassenden Aktionsplan zur Verbesserung des derzeitigen ERP-Systems von BT AL Saudia Limited als beratender Systemadministrator. Der Plan skizziert die aktuellen Herausforderungen innerhalb des Unternehmens, die angegangen werden sollen, um das System und die Datenbank der Organisation zu verbessern. Der Plan erläutert auch das eigentliche Bewertungs- und Planungsverfahren, um das derzeitige Informationstechnologiesystem dynamisch und relevant für die Bedürfnisse der Abteilungen zu gestalten. Sollten die vorgeschlagenen Verbesserungen nicht ausreichen, schlägt der Plan die Anschaffung eines neuen Systems vor, indem er die derzeit verfügbaren und relevanten Optionen auf dem Markt bewertet.
Bewertung des derzeitigen Systems und der Datenbank
Als professioneller IT-Experte führte ich eine umfassende Bewertung des ERP-Systems durch, indem ich alle Abteilungen von BT AL Saudia Limited befragte, um die aktuellen Herausforderungen, Probleme und den Verbesserungsbedarf zu ermitteln. Als Berater und IT-Administrator ergaben die Ergebnisse der Umfrage, dass das derzeitige ERP-System Probleme bei der Erstellung von Berichten, der fehlerfreien Rechnungsstellung und der Verwaltung von Bestandsabweichungen aufweist. Infolge der fehlenden regelmäßigen Systemverwaltung stellte die Buchhaltung fest, dass das derzeitige ERP-System veraltet ist und mit den Anforderungen der Buchhaltung, z. B. der Auftragserfassung, nicht Schritt halten kann. So sind die Buchhalter manchmal gezwungen, Aufträge manuell einzugeben, was mühsam ist und zu Verzögerungen führt, die vermieden werden könnten (Markel 23).
Obwohl das ERP-System Bearbeitungsfunktionen für die Erstellung von Angeboten und die Änderung von Aufträgen unterstützt, ist es aufgrund unzureichender Aktualisierungen langsam geworden. Wie der interne Prüfer einräumte, ist das System bei der Zusammenstellung mehrerer Buchhaltungstabentabellen ineffektiv geworden. Gegenwärtig verbringen die Buchhalter viel Zeit damit, die Dokumente manuell zu aktualisieren (Wayferrys 4-Phasen-Softwareauswahlprozess). Und schließlich ist das System in Bezug auf die Inventargenauigkeit nicht konsistent, da die aktuelle ältere Version nicht gut mit mehreren Inventar-Trackern zusammenarbeitet (White und Burrows). Das bedeutet, dass ein Buchhalter, der auf Informationen aus dem System zugreift, immer nur auf ein einziges Inventar klicken muss (Wayferry’s 4 Phase Software Selection Process). Diese Herausforderungen kosten das Unternehmen Ressourcen in Form von Zeit und ungenauen Berichten.
Vorgeschlagene Lösungen für die Herausforderungen des ERP-Systems
Die vorübergehende Lösung wäre eine Aktualisierung des ERP-Systems und eine proaktive Wartung, um die derzeit nicht funktionierenden Anwendungen zu reparieren. Durch die Installation von Microsoft Dynamics GP werden beispielsweise die Rechnungseingaben automatisiert und die Benutzer in die Lage versetzt, ihre Arbeit nach eigenem Ermessen direkt zu speichern (Murray). Darüber hinaus wird die vorgeschlagene Verbesserung die Bearbeitungsfunktionen aktivieren, um die Rechnungskonvertierung, die Auftragsprüfung und die Angebotserstellung zu erleichtern (Wayferrys 4-Phasen-Softwareauswahlprozess). Die vorgeschlagenen Anpassungen im ERP-System werden dem Unternehmen jedoch nur kurzfristig helfen, da sie anfällig für Funktionsstörungen sind. Im Falle solcher Pannen könnte ein Benutzer wichtige Informationen verlieren oder sogar das System zum Absturz bringen. Die kurzfristige Empfehlung könnte aufgrund der hohen Wartungskosten nur innerhalb von zwei Monaten nützlich und kosteneffizient sein.
Als IT-Experte mit Spezialisierung auf Systemadministration würde ich dem Unternehmen empfehlen, ein fortschrittlicheres und benutzerfreundlicheres System zu kaufen, das multifunktional und effizient ist (Wayferry’s 4 Phase Software Selection Process). Der Kauf eines neuen Systems erfordert eine umfassende Marktforschung, um die geeignetste und kostengünstigste Alternative auszuwählen (Bolman und Deal 31). Im Idealfall werden beim Markteinkauf die aktuellen IT-Anforderungen und der Umfang bzw. die Nutzung des Systems bei BT AL Saudia Limited berücksichtigt.
Auswahl eines neuen Systems
Der Auswahlprozess für ein neues System basiert auf den folgenden Anforderungen, die für die BT AL Saudia Limited relevant sind.
Die Marktforschung hat ergeben, dass die bevorzugten Systeme, die das Unternehmen in Betracht ziehen könnte, unter anderem BMP Online Studio, Nintex, TIBCO BPM, CommandHound, TimelinePI und Oracle E-Business Suite sind (Albers und Mazur 45). Diese Systeme verfügen über Anwendungen, mit denen Geschäftsprozesse erstellt, verfolgt und systematisch optimiert werden können. Die Systeme sind außerdem auf dem neuesten Stand und in der Lage, Funktionen zu entdecken, zu automatisieren und zu verbessern, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Für BT AL Saudia Limited wäre die Oracle E-Business Suite ideal, da sie die Finanzdaten von Projekten unterstützen kann (Wayferrys 4-Phasen-Softwareauswahlprozess). Außerdem ist dieses System internetfähig und kann so angepasst werden, dass es Tracker für die Leistung der Abteilungsmitarbeiter integriert. Darüber hinaus ist das vorgeschlagene System sehr verbreitet und verfügt über ideale Funktionen, die den aktuellen Bedürfnissen von BT AL Saudia Limited entsprechen würden.
Änderungsplan für Oracle E-Business Suite
Der Prozess beginnt mit einem Treffen aller Beteiligten, um die zu berücksichtigenden Anforderungen zu sammeln. Anschließend wurde nach einer Software gesucht, die die aufgeführten Anforderungen erfüllen würde. Durch Reverse Engineering wurde die ausgewählte Software gegen die primären organisatorischen Anforderungen abgewogen (Wayferrys 4-Phasen-Softwareauswahlprozess). Die ausgewählte Software wurde dann einer Bewertung unterzogen, um sicherzustellen, dass die Sorgfaltspflicht, der Input des Anbieters und der Umfang bestätigt wurden. Dieser Prozess endet mit der Abnahme der Oracle E-Business Suite.
Die Lückenanalyse untersuchte die Angemessenheit der Software, um das Feedback der Anbieter zu erfassen und die Berechnung und Installation zu automatisieren. Der Prozess umfasst eine Analyse der Nutzung der Oracle E-Business Suite im Vergleich zu ERP, um einen Kosten-Nutzen-Rahmen zu entwickeln. In dieser Phase wird die Oracle E-Business Suite mit den aktuellen Geschäftsanforderungen abgeglichen (Wayferrys 4-Phasen-Softwareauswahlprozess). Anschließend werden zwei wesentliche Lösungen identifiziert, wie z. B. verbesserte Buchhaltungsdaten und Effizienz im Betrieb (Wayferrys 4-Phasen-Software-Auswahlprozess). Dann folgt eine Reihe von Nutzenüberprüfungen, um die Funktionalität der Oracle E-Business Suite zu verstehen. Dieser Prozess endet mit einer abschließenden Bewertung der Lücke zwischen Nutzung und Nutzen der Oracle E-Business Suite für das Unternehmen.
Die Erprobung der Oracle E-Business Suite wird drei Wochen lang mit ständigen Anpassungen nach Bedarf durchgeführt. Das bedeutet, dass die Tests in allen Abteilungen durchgeführt werden, um die Funktionalität jeder Anwendung, die Effizienz bei der Erfüllung der Buchhaltungsanforderungen und die Flexibilität bei der Ausführung mehrerer Aufgaben zu bestätigen (Wayferrys 4-Phasen-Softwareauswahlprozess). Auf der Grundlage der Ergebnisse werden Anpassungen vorgenommen. Da die Oracle E-Business Suite sehr weit verbreitet und benutzerfreundlich ist, wird davon ausgegangen, dass es nur minimale Rückschläge im Testprozess geben wird. Die Benutzer werden in dieser Phase geschult.
Der Going-Live-Prozess wird der komplexeste sein, da er die Beteiligung aller Beteiligten erfordert. Der Prozess beginnt mit der Integration der Oracle E-Business Suite als einer aktiven Phase des Organisationssystems. Das alte ERP wird dann langsam abgeschaltet, beginnend mit den unwesentlichen Anwendungen, gefolgt von der systematischen Integration der wesentlichen Funktionen. Auf diese Weise sollen Rückschläge im Zusammenhang mit der zu erwartenden Umstellung vermieden werden (Wayferrys 4-Phasen-Softwareauswahlprozess). Die erforderlichen Setup-Daten zu Mitarbeitern, Projekten und Unternehmensinformationen werden in das System eingegeben. Anschließend werden die Daten am Ende des Finanzzeitraums vom alten in das neue System übertragen. Der Prozess endet mit der Erstellung eines neuen Eröffnungspostens, der im neuen System ausgeglichen wird, wenn das ERP-System abgeschaltet wird.
Verbesserung der allgemeinen Leistung der IT-Abteilung
Als Leiter der IT-Abteilung beabsichtige ich, ein monatliches Bewertungssystem innerhalb der IT-Abteilung einzuführen, um die regelmäßige Wartung der Oracle E-Business Suite zu verbessern. Ich werde ein System zur Leistungsverfolgung einführen, um die drei Hardware- und Netzwerkmitarbeiter zu bewerten. Der Bewertungsprozess wird ein 360-Grad-Feedback beinhalten, das in der Lage ist, die individuellen Beiträge und Anpassungen bei der Systemwartung zu analysieren (Bolman und Deal 25). Sollte es notwendig sein, das Personal innerhalb der IT-Abteilung aufzustocken, beabsichtige ich, ein lineares Einstellungsverfahren anzuwenden, bei dem technische und soziale Fähigkeiten vor der Einstellung bewertet werden, um Redundanzen zu vermeiden (White und Burrows). Als Leiter der IT-Abteilung werde ich mich bemühen, im Rahmen der Vision von allgemeiner Effizienz und Systemnachhaltigkeit zu arbeiten, um die IT-Supportfunktionen der Organisation zu verbessern. Diese Vision wird auf eine proaktive Systemunterstützung für eine ganzheitliche und gesunde organisatorische Leistung ausgerichtet sein.
Zitierte Werke
Albers, Michael, und Mary Mazur, Redakteure. Content and Complexity: Information Design in Technical Communication. Routledge, 2014.
Bolman, Lee, und Terrence Deal. Reframing Organizations: Artistry, Choice, and Leadership. 3. Aufl., John Wiley & Sons, 2013.
Markel, Mike. Technical Communication. 11. Aufl., Bedford/St. Martin’s, 2014.
Murray, Martin. “Oracle E-Business Suite (EBS) Einführung”. The Balance. 2018, Web.
“Wayferrys 4-Phasen-Software-Auswahlprozess”. Wayferry. 2017, Web.
White, Steve, und Dan Burrows. “System- und Prozesslückenanalyse”. Waterstones. 2017, Web.