Zusammenfassung
In diesem Bericht wird der Plan zur Durchführung des Großprojekts analysiert, mit dem die Stadt Birmingham zur zweitgrößten Stadt des Vereinigten Königreichs werden soll. Der Bericht soll die Beteiligten beraten, wie sie ihre Aufgaben effektiv erfüllen können, um die Fertigstellung des Projekts innerhalb des festgelegten Zeitrahmens zu gewährleisten. Der Bericht identifiziert die Risikofaktoren, die mit der Projektdurchführung verbunden sind, und zeigt Maßnahmen auf, um diese zu mindern.
Zu den bekannten Risiken, die sich auf die heutige Bauindustrie auswirken, gehören Kostenüberschreitungen, Planungsbeschränkungen, Verzögerungen, physische Risiken und höhere Gewalt. Alle genannten Risikofaktoren werden in diesem Dokument erörtert, und es wurden Faktoren zur Risikominderung ermittelt.
Einführung
Der “Big City Plan” ist ein von der britischen Regierung formulierter Entwicklungsplan, mit dem Birmingham wiederbelebt und zu einer internationalen Stadt gemacht werden soll. Die Stadt befindet sich in einer strategischen Lage und ist einer der wichtigsten Wirtschaftsfaktoren des Landes. Die Stadt hat nach dem Zweiten Weltkrieg stark gelitten, so dass sie in ihrer Entwicklung zurückgeblieben ist (Huemann, Keegan, & Turner 2007).
Die Bemühungen um eine Wiederbelebung der Stadt nach den Kriegsschäden haben keine wesentlichen Veränderungen gebracht. Der große Plan zielt darauf ab, Birmingham zur zweitgrößten Stadt im Vereinigten Königreich zu machen. Das Projekt soll bis zum Jahr 2031 abgeschlossen sein und wird etwa 10 Milliarden Dollar an Steuergeldern verschlingen.
Damit das Projekt in den geplanten zwei Jahrzehnten abgeschlossen werden kann, müssen der Projektleiter und die anderen Beteiligten es koordinieren und effektiv planen. Die meisten Projekte scheitern in der Ausführungsphase, weil es an einem angemessenen Ausführungsplan und einer wirksamen Kommunikation des Projektplans mit den Beteiligten fehlt.
Weitere Faktoren, die zum Scheitern eines Projekts führen können, sind u. a. ineffektive Projektdurchführer, unzureichende finanzielle Mittel und schlechte Planung. In dieser Arbeit werde ich in die Rolle des Projektleiters schlüpfen und einen Durchführungsplan entwerfen, der die Umsetzung des Projekts leiten wird. Das Dokument soll nicht nur als Leitfaden für die Durchführung dienen, sondern auch als Kommunikationskanal für die beteiligten Akteure. Einige der wichtigsten Vorhaben, die der Plan umfasst, sind
Dieses Papier konzentriert sich auf die Formulierung eines Ausführungsplans, der sicherstellen soll, dass der ursprüngliche, von der Kommunalverwaltung der Stadt formulierte Plan umgesetzt wird. Der Ausführungsplan soll den Ausführungsprozess leiten, um die rechtzeitige Fertigstellung der verschiedenen Projekte zu gewährleisten. Der Plan umreißt verschiedene Bauprojekte, die in den vorgegebenen Zeiträumen ausgeführt werden müssen. Daher ist ein Projektausführungsplan erforderlich, um einen reibungslosen Ablauf der Arbeiten zu gewährleisten.
Ziele und Prioritäten des Projekts
Das Projekt soll sicherstellen, dass alle Aktivitäten zur Wiederbelebung von Birmingham innerhalb des festgelegten Zeitplans und der veranschlagten Kosten abgeschlossen werden.
Das genehmigte Budget für das gesamte Projekt beläuft sich auf 10 Milliarden Dollar, die zu verschiedenen Zeitpunkten während des Lebenszyklus des Projekts ausgegeben werden sollen. Das in diesem Beitrag vorgestellte Projekt ist Teil des großen Projekts, das bis zum Jahr 2031 abgeschlossen sein soll (Gustavsson 2015). Das vorläufige Budget für dieses Miniprojekt ist in Anhang 1 dargestellt.
Bei den veranschlagten Kosten handelt es sich um Schätzungen, die sich in Abhängigkeit von anderen Faktoren wie der Inflation und unvorhergesehenen Ereignissen ändern können. Alle Haushaltsausgaben bedürfen der Genehmigung durch den Sponsor. Ebenso müssen alle Änderungen an den Haushaltsposten vom Sponsor genehmigt werden. Das Geld wird wie folgt ausgegeben
Hierbei handelt es sich um die anfänglichen Kosten, die bei der Beschaffung der erforderlichen Maschinen und Ausrüstungen zur Vorbereitung des Projektbeginns anfallen. Alle anfänglichen Kosten werden aktiviert und sind von den wiederkehrenden Ausgaben zu unterscheiden.
Die jährlichen Kosten beziehen sich auf die Ausgaben, die während des Ausführungsprozesses anfallen, und sie können Gehälter, Instandhaltung, laufende Schulungen und Reparaturkosten umfassen, um nur einige zu nennen.
Der Projektleiter legt den Projektzeitplan und die Aktivitäten fest, die in den verschiedenen Phasen der Projektdurchführung durchgeführt werden. Anhand eines Netzplans wird festgelegt, welche Tätigkeiten vorrangig zu behandeln sind und welche verschoben werden können. Der Projektleiter legt den Zeitplan für jede Aufgabe und die Reihenfolge der Tätigkeiten fest und mobilisiert die erforderlichen Ressourcen, um die Aufgabe innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens zu erfüllen.
Die Zeitpläne werden dann allen Beteiligten mitgeteilt, und ihre Beiträge werden erbeten. Die Projektteams müssen eine Vereinbarung über den Ausführungsprozess treffen, um sicherzustellen, dass jeder Beteiligte mit dem Zeitplan einverstanden ist. Walker und Rowlinson (2007) argumentieren, dass Mitarbeiter dazu neigen, fleißig zu arbeiten, und dass sie motiviert sind, wenn sie ihre Ziele selbst festlegen dürfen.
Aufgrund der zahlreichen Aktivitäten, die durchgeführt werden sollen, ist es wahrscheinlich, dass das Projekt unter Planungszwängen leidet. Planungsbeschränkungen sind auf eine schlechte Kommunikation zwischen den beteiligten Akteuren zurückzuführen. Die Weitergabe von Informationen ist im Projektmanagement unerlässlich, daher müssen wichtige Informationen rechtzeitig übermittelt werden (Ruikar, Anumba & Egbu 2007).
Änderungen an der Planung eines Projekts sollten den betroffenen Akteuren rechtzeitig mitgeteilt werden, um eine rasche Umsetzung dieser Änderungen zu ermöglichen. Die Kommunikation zwischen den verschiedenen Ingenieuren und dem Projektleiter ist von entscheidender Bedeutung, da sie es ermöglicht, Probleme zu erkennen und rechtzeitig nach Lösungen zu suchen, bevor sie zu unkontrollierbaren Situationen eskalieren.
Die Maßnahmenketten, die umgesetzt werden sollen, werden sich auf die Abläufe in der Stadt auswirken. Die Veränderungen werden verschiedene Personen in der Stadt betreffen, darunter die Mitarbeiter der Stadtverwaltung und die Einwohner der Stadt. Um die Veränderungen zu bewältigen, muss das Personal der Stadtverwaltung während und nach Abschluss des Projekts in seinen neuen Rollen geschult werden. Den Mitarbeitern muss klar gemacht werden, dass die Änderungen zum Nutzen der Stadt sind und nicht auf den Arbeitsplatz eines Einzelnen abzielen.
Sie sollen auch darin geschult werden, wie sie ihre neuen Aufgaben bewältigen können, um Widerstände zu vermeiden, die aus Angst vor dem Verlust ihres Arbeitsplatzes entstehen könnten (Koskinen & Pihlanto 2008). Die Veränderungen werden sich auch auf die Einwohner der Stadt auswirken, da während der Projektlaufzeit zahlreiche Aktivitäten stattfinden werden.
Umweltverschmutzung kann die Stadt in Form von lauten Geräuschen und Gasemissionen kennzeichnen. Auch die Unternehmen könnten betroffen sein, da die Bauarbeiten noch nicht abgeschlossen sind. Die Anwohner müssen psychologisch vorbereitet werden, indem sie über die bevorstehenden Veränderungen informiert werden. Die Anwohner sollen durch Fernseh- und Radiospots über die Veränderungen informiert werden.
Der Projektleiter ist befugt, die verschiedenen Transaktionen während der Projektdurchführung zu genehmigen. In einigen Fällen kann er jedoch gezwungen sein, den Sponsor zu konsultieren. In Fällen, in denen es um größere Änderungen der veranschlagten Kosten geht, muss der Projektleiter die Genehmigung der Regierung einholen. Darüber hinaus müssen die veranschlagten Gesamtkosten für dieses Projekt von den zuständigen Stellen vor Beginn des Projekts geprüft und genehmigt werden.
Für dieses Projekt wurde eine umfassende Risikobewertung und eine Strategie zur Risikominderung formuliert, um das Managementteam beim Risikomanagement zu unterstützen. Die Strategie stützt sich auf die Bewertung der verschiedenen Risiken, mit denen die Projektträger im heutigen Geschäftsumfeld konfrontiert sind. Zu den Risiken, die im Rahmen der Strategie ermittelt wurden, gehören Kostenüberschreitung, verspätete Fertigstellung, Design, physische Risiken und höhere Gewalt, die alle im Folgenden beschrieben werden
Bei den meisten Bauprojekten übersteigen die tatsächlichen Kosten das veranschlagte Budget. Die Abweichungen sind auf Unvorhergesehenes zurückzuführen, das sich im Laufe der Ausführung ergibt. Kostenüberschreitungen können die rechtzeitige Fertigstellung des Projekts beeinträchtigen, da es an finanziellen Mitteln mangelt. In dieser Hinsicht muss es genügend Kontrollmaßnahmen geben, um zu verhindern, dass die Kosten höher als geplant ausfallen.
Verzögerungen bei der Fertigstellung von Projekten sind ein großer Nachteil, der die meisten Projekte auf der ganzen Welt betrifft. Die Verzögerungen sind mit höheren Kosten verbunden, ganz zu schweigen davon, dass sie Vertragsstrafen nach sich ziehen können (Hodgson & Cicmil 2006). Die meisten Bauprojekte überschreiten oft den vorgesehenen Zeitrahmen, weil Risiken und Unwägbarkeiten in der Planungsphase nicht berücksichtigt wurden.
Um die Einhaltung der gesetzten Fristen zu gewährleisten, werden die Tätigkeiten, die gleichzeitig durchgeführt werden können, ermittelt und die erforderlichen Ressourcen mobilisiert, damit sie rechtzeitig abgeschlossen werden können.
Die Analyse des kritischen Pfades ist wichtig für das Management des Risikos von Verzögerungen, da sie dabei hilft, die wichtigsten Aktivitäten für die Priorisierung zu ermitteln (Nicholas & Steyn 2012). Alle Aktivitäten, die auf dem kritischen Pfad liegen, müssen priorisiert werden. Der Projektleiter muss ständige Beurteilungen vornehmen, um den Fortschritt zu bewerten und von den betroffenen Personen eine Erklärung für Verzögerungen zu erhalten.
Diese Risikokategorie steht im Zusammenhang mit Verletzungen, die den Mitarbeitern oder den Anwohnern bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zugefügt werden. Die bei der Projektdurchführung verwendeten Maschinen und Geräte sind gefährlich und können bei Unkenntnis im Umgang mit ihnen zu Verletzungen der Mitarbeiter führen. Der Projektleiter kann verpflichtet sein, den betroffenen Mitarbeitern hohe Geldbeträge als Entschädigung zu zahlen.
Zu dieser Risikokategorie gehören alle Risiken, die von der Natur ausgehen und die von den Ingenieuren nicht kontrolliert werden können. Solche Risiken können die Fertigstellung des Projekts verzögern oder die Kosten in die Höhe treiben. Starke Regenfälle erschweren die Durchführung des Projekts und führen zu Verzögerungen bei der Fertigstellung des Projekts. Naturkatastrophen können auch die Maschinen und Ausrüstungen zerstören, was zu Verzögerungen bei der Ausführung der Aufgaben führt, bevor neue Maschinen beschafft werden können.
Da es sich um ein langfristiges Projekt handelt, ist es notwendig, die Rolle der einzelnen Beteiligten festzulegen. Die Arbeitsteilung trägt zur Rationalisierung der Arbeitsabläufe bei, da die betroffenen Personen genau wissen, was erwartet wird (Gardiner 2005). Sie erleichtert auch Kontrollen und Beurteilungen, da die Arbeit eines jeden Einzelnen bewertet wird. Die wichtigsten Beteiligten an diesem Projekt werden im Folgenden beschrieben
Es muss einen Projektleiter geben, der den Durchführungsprozess überwacht. Der Projektmanager ist der oberste Beamte in der Hierarchie und ist für den Gesamterfolg des Projekts verantwortlich (Hillson, Grimaldi, & Rafele 2006). Der Projektleiter muss den Fortschritt der verschiedenen Teilprojekte ständig bewerten und den Beteiligten und der Regierung darüber Bericht erstatten. Der Projektmanager muss sicherstellen, dass alle durchgeführten Projekte den festgelegten Standards entsprechen.
Darüber hinaus beaufsichtigt der Projektleiter in Verbindung mit den Funktionsleitern den Prozess der Personaleinstellung während der Projektdurchführung. Außerdem ist der Projektleiter für die kontinuierliche Planung des Projekts während der gesamten Durchführung verantwortlich. Zu seinen weiteren Aufgaben gehören die Bewilligung und Genehmigung der Projektausgaben, die Berichterstattung über den Projektstatus und die Bewertung der Leistung aller Projektaktivitäten.
Die Hauptaufgabe des OM ist es, dafür zu sorgen, dass die finanziellen Ressourcen einer Organisation gut verwaltet werden. Da das Birmingham-Projekt große Mengen an Finanzmitteln umfasst, sind angemessene Kontrollen erforderlich, um sicherzustellen, dass die Mittel ordnungsgemäß verwendet werden.
In diesem Projekt ist der OM für die Dateneingabe, die Vorbereitung der Kreditorenbuchhaltung, die Gehaltsabrechnung, die Eingabe von Zuschussberichten, die Verwaltung des Personalwesens der Organisation, die Unterstützung bei der Erstellung von Organisations- und Programmbudgets und andere verschiedene Aufgaben verantwortlich, die vom Projektleiter verlangt werden (Gasik 2011).
Zu den weiteren Aufgaben gehören die Unterstützung des Projektleiters bei der Entwicklung von Strategien und Richtlinien, die Teilnahme an Sitzungen und die Interaktion mit anderen Beteiligten, die Koordinierung mit dem Qualitätssicherungspersonal, um die Einhaltung der Standards zu gewährleisten, die Sicherstellung von Beschaffungen im Rahmen des Budgets und die Formulierung von Vorschlägen zur Verbesserung des Betriebs.
Das Projekt zielt darauf ab, Birmingham in eine moderne Stadt mit internationalen Standards zu verwandeln. Um dies zu erreichen, sollen einige der für dieses Projekt nützlichen Materialien extern beschafft werden. Der lokale und internationale Einkauf erfordert aufgrund der zahlreichen rechtlichen Formalitäten Beschaffungsexperten (Dinsmore & Cabanis-Brewin 2006). Der Projektleiter wird einen Fachmann einstellen, der die Beschaffung der erforderlichen Artikel überwacht.
Der Beschaffungsbeauftragte legt die besten Beschaffungsmethoden fest und beaufsichtigt das Ausschreibungsverfahren. Zu seinen weiteren Aufgaben gehören die Beschaffung zugewiesener Produktlinien, die Empfehlung von Ausschreibungen, die Vorbereitung, Überprüfung, Verifizierung und Pflege von Lieferantenunterlagen und Belegen, die Beratung bei der Auftragsabwicklung und die Dokumentation von Aktivitäten gemäß den kommunalen Beschaffungsanforderungen und den Vorschriften der Provinzen und des Bundes.
Das Projekt erfordert eine kontinuierliche Planung, da im Laufe der Durchführung Anpassungen erforderlich sein können. Der Projektleiter muss sich mit Fachleuten aus der Wirtschaft beraten, um die Eventualitäten effektiv planen zu können. Der Unternehmensanalytiker hat die Aufgabe, den Projektleiter in wichtigen Planungsbereichen zu unterstützen.
Der Unternehmensanalytiker analysiert die Ziele des Unternehmens und den Projektbedarf und berät den Kunden entsprechend. Er analysiert auch die verschiedenen Geschäftsmodelle, um dem Projektleiter die am besten geeigneten Ratschläge zu geben. Schließlich bietet der Business-Analyst in Zusammenarbeit mit dem Projektleiter Lösungen für die Probleme an, die bei der Durchführung des Projekts auftreten. Er ist dem Projektleiter gegenüber rechenschaftspflichtig.
Die Kommunikation ist ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements, und sie sollte effektiv gehandhabt werden, um sicherzustellen, dass alle Richtlinien und Strategien wirksam vermittelt werden. Die Kommunikation ermöglicht es dem Projektmanager, die Situation vor Ort zu beurteilen und Abweichungen von den festgelegten Standards zu erkennen (Mantel, Meredith, & Shafer 2010).
In Anbetracht der Bedeutung der Kommunikation wird für das Projekt ein Kommunikationsbeauftragter eingestellt, der die Einführung eines soliden Kommunikationssystems im Unternehmen überwacht. Der CCO wird für die Koordinierung der Planung und die Entwicklung aller Veröffentlichungen und Kommunikationsangelegenheiten verantwortlich sein. Außerdem soll der Kommunikationsbeauftragte bei Bedarf Treffen mit den Managern und anderen Beteiligten organisieren.
Die Kommunikation erfolgt mit Hilfe von IT-Mitteln wie E-Mails, Skype und Telefonanrufen. Der Projektleiter ist aufgrund des engen Zeitplans möglicherweise nicht in der Lage, die Kommunikation zu initiieren. Die Kommunikationsspezialisten leiten die Informationen des Projektleiters an andere Beteiligte weiter und holen Feedback von den Zielpersonen ein. Er/sie überwacht die Kommunikation sowohl intern als auch extern und ist dem Projektleiter gegenüber rechenschaftspflichtig.
Projektstrategie
Der Ansatz zur Risikominderung in diesem Projekt hängt weitgehend von der Fähigkeit der Teammitglieder ab, die inhärenten Risiken zu erkennen. Es handelt sich um einen methodischen Ansatz, bei dem das Projektteam die Risiken identifizieren, klassifizieren und einstufen muss (Thomas & Mengel 2008).
Die Risikomanager informieren regelmäßig über die Fortschritte bei der Bewältigung der Risiken und die Wahrscheinlichkeit ihres erneuten Auftretens. Am Ende des Projekts werden die Risiken zusammen mit der Strategie zu ihrer Begrenzung analysiert, um die Wirksamkeit der Risikomanagementstrategie zu ermitteln. Der Erfolg der in diesem Projekt angewandten Strategie wird als Grundlage für künftige Projekte herangezogen.
Um Verzögerungen bei der Durchführung des Projekts zu vermeiden, wird die Teamarbeit unter den Mitarbeitern an den verschiedenen Arbeitsplätzen gefördert. Jedes Team wird einen Teamleiter haben, der die Ausführung der verschiedenen Aufgaben überwacht. Cicmil et al. (2006) stellen fest, dass die mangelnde Unterstützung durch die Geschäftsleitung eine der Hauptursachen für das Scheitern von Projekten ist. In dieser Hinsicht muss jedem Team bei Bedarf Unterstützung gewährt werden, um Verzögerungen aufgrund technischer Probleme zu vermeiden.
Die Kommunikation ist in jeder Phase der Durchführung zu verbessern, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Anliegen vorzubringen. Die Funktionsmanager bewerten regelmäßig die Fortschritte und erstatten dem Programmmanager Bericht. Abweichungen von den festgelegten Standards sind zu erläutern und zu beheben, bevor sie ein unkontrollierbares Ausmaß annehmen.
Walker (2015) vertritt die Auffassung, dass das Fehlen eines wirksamen Kommunikationssystems eine der Hauptursachen für das Scheitern von Projekten ist. Bei der Durchführung dieses Projekts muss es gut definierte Kommunikationskanäle geben, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Anliegen den zuständigen Behörden mitzuteilen. Die Kommunikation soll nicht nur von oben nach unten erfolgen, sondern auch Rückmeldungen von Nachwuchskräften ermöglichen.
Beschaffungsplan
Leach (2014) definiert einen Beschaffungsplan als das Verfahren, mit dem eine Organisation Waren und Dienstleistungen beschafft, sowie die rechtlichen Formalitäten, die bei der Vergabe von Aufträgen zu beachten sind. Bei diesem Projekt legt der Projektleiter in Absprache mit den Projektteams die zu beschaffenden Dienstleistungen und Güter fest.
Der Projektleiter legt auch die Fristen für die Lieferung dieser Güter fest, um Verzögerungen bei der Ausführung der Aufgaben aufgrund einer verspäteten Lieferung der Güter zu vermeiden. Sobald alle Beschaffungsanforderungen erfüllt sind, werden die Einzelheiten der Waren oder Dienstleistungen dem Beschaffungsbeauftragten mitgeteilt, der das Beschaffungsverfahren einleitet.
Die Auftragnehmer, die sich an den Ausschreibungen beteiligen, müssen Kosten berechnen, die im Rahmen des Budgets liegen, andernfalls werden sie disqualifiziert. Die Auftragnehmer müssen dem Bewerbungsformular folgende Unterlagen beifügen
Verwaltung des Entwurfs
Der Projektleiter wird in Zusammenarbeit mit dem Kommunikationsbeauftragten ein Kommunikationssystem einrichten, das sicherstellt, dass alle Beteiligten die wichtigsten Aspekte des Projekts verstehen. Das System soll sicherstellen, dass die Beteiligten rechtzeitig über das Projekt informiert werden, um Unannehmlichkeiten zu vermeiden, die sich aus dem Fehlen eines geeigneten Kommunikationskanals ergeben könnten.
Die Kommunikation erfolgt hauptsächlich in Form von Rundtischgesprächen zwischen dem Projektleiter und den Funktionsleitern. In diesen Sitzungen werden verschiedene Themen erörtert, unter anderem eine Überprüfung des Fortschritts bei der Ausführung der verschiedenen Aufgaben, aus denen das Projekt besteht. Mit der Kommunikation sollen folgende Ziele erreicht werden
Die wichtigste Kommunikationsform für dieses Projekt sind die persönlichen Treffen mit den wichtigsten Beteiligten. Die Besprechungen finden wöchentlich statt, wobei der Projektleiter und die Funktionsmanager zusammenkommen, um den Fortschritt und das Erreichte in Bezug auf den Abschluss der wichtigsten Aktivitäten zu besprechen. Weitere Kommunikationskanäle sind E-Mails, informelle Mundpropaganda, Teamsitzungen, Telefonkonferenzen, Kommunikation mit der Geschäftsleitung, Papier, das Internet, MS Explorer und Verzeichnisstrukturen.
Arten der Kommunikation
Bei dieser Form der Kommunikation geht es um die Weitergabe von Informationen vom Projektleiter an die Funktionsleiter und die Nachwuchskräfte. Die Informationen, die in dieser Kategorie weitergegeben werden, beziehen sich hauptsächlich auf die Ausführungsprozesse. Die Mitarbeiter müssen den Führungskräften auch ein Feedback über die Situation vor Ort geben. Diese Art der Kommunikation kann in Form einer Konferenz erfolgen, an der der Projektleiter, die Funktionsleiter und die Nachwuchskräfte teilnehmen.
Diese Art der Kommunikation findet zwischen dem Projektleiter und den Funktionsleitern statt, ohne dass die Mitarbeiter anwesend sind. Die Funktionsmanager geben die Nachricht des Projektleiters an die Mitarbeiter weiter. Die Funktionsmanager fungieren als Brücke zwischen dem Projektleiter und den Mitarbeitern. Sie sammeln auch das Feedback der Mitarbeiter und leiten es an den Projektleiter weiter.
Die interne Kommunikation zwischen den Abteilungen ist in einer Organisation unerlässlich. Sie beinhaltet die Weitergabe von Informationen zwischen den verschiedenen Abteilungen. Bei diesem Projekt finden verschiedene Aktivitäten gleichzeitig statt, so dass eine abteilungsübergreifende Kommunikation erforderlich ist, um eine Duplizierung von Ressourcen zu vermeiden.
Die Kommunikation muss intern und extern erfolgen. Die externe Kommunikation muss sich an die Sponsoren des Projekts richten (Winter et al. 2006). Die Geldgeber müssen regelmäßig über die Entwicklungen informiert werden. Da das vorgesehene Budget Änderungen unterworfen ist, müssen die Sponsoren über solche Änderungen informiert werden, damit sie diese genehmigen können. In dieser Hinsicht muss der Projektmanager ständigen Kontakt zu den Sponsoren halten, um sicherzustellen, dass sie in jeder Phase über den Fortschritt informiert sind.
Projektkontrollen
Turner (2014) stellt fest, dass das effektive Management von Veränderungen die Konsultation aller wichtigen Interessengruppen erfordert. In diesem Projekt sollen alle Abteilungen in die Durchführung solcher Änderungen einbezogen werden, um sicherzustellen, dass sich jedes Mitglied beteiligt fühlt. Jeder Vorschlag eines Teammitglieds wird in den wöchentlichen Sitzungen geprüft und erörtert.
Der Projektleiter bestimmt mit Hilfe des Netzplans die Aufgaben, die von dem überarbeiteten Zeitplan betroffen sind, und teilt dies den betreffenden Teams mit. Wenn die Änderung des Zeitplans die vom Projektsponsor gesetzten Grenzen überschreitet, muss der Projektleiter einen Antrag bei der Regierung stellen. Ein solcher Antrag wird nur dann gestellt, wenn die Änderungen unvermeidlich sind und sie wahrscheinlich zu
Der Projektmanager genehmigt ohne Rücksprache mit dem Projektsponsor andere Änderungen, die nicht zu den festgestellten Auswirkungen führen. Nach Genehmigung des Antrags durch den Sponsor genehmigt der Projektmanager die Änderungen und teilt dem Projektteam, dem Projektsponsor und den Beteiligten die Auswirkungen der Änderungen mit. Der Projektmanager stellt außerdem sicher, dass die Änderungen und ihre Auswirkungen in der Projektdatenbank dokumentiert werden.
Trotz der besten Planung können die tatsächlichen Kosten aufgrund von Unwägbarkeiten, die im Budget nicht vorgesehen sind, die veranschlagten Kosten übersteigen. Die Kosten müssen jedoch niedrig gehalten werden, um große Abweichungen zu vermeiden, die die Fertigstellung des Projekts beeinträchtigen könnten. Eine der Möglichkeiten zur Vermeidung von Kostenüberschreitungen ist die Durchführung regelmäßiger Prüfungen, um sicherzustellen, dass für jede Aktivität nur der geplante Betrag verbraucht wird.
Abweichungen zwischen den veranschlagten Kosten und den tatsächlichen Kosten müssen von den zuständigen Behörden erläutert werden. Die zweite Möglichkeit, die Kosten niedrig zu halten, besteht darin, sicherzustellen, dass die Auftragnehmer, die sich um Aufträge bewerben, einen Betrag in Rechnung stellen, der dem veranschlagten Betrag entspricht oder darunter liegt (Meredith & Mantel 2011). Auftragnehmer, deren Kosten höher als die veranschlagten Kosten sind, werden disqualifiziert.
Der Projektzeitplan wird wöchentlich überprüft, wobei die Projektteams aufgefordert werden, einen Bericht über den Fortschritt der einzelnen Tätigkeiten vorzulegen. Die Projektkontrollen richten sich nach dem Netzplan, in dem die frühesten und spätesten Anfangs- und Endzeiten im Voraus festgelegt werden.
Der Ausgangspunkt für den Abschluss der Projekte ist der frühestmögliche Zeitpunkt, der im Netz angegeben ist. Aufgrund der Komplexität und der Risiken, die mit Bauprojekten verbunden sind, sind jedoch Abweichungen zulässig, allerdings mit Einschränkungen. Die Tätigkeiten entlang des kritischen Pfads müssen innerhalb der frühestmöglichen und der spätestmöglichen Frist abgeschlossen werden. Der Projektleiter hält wöchentliche Besprechungen am runden Tisch mit den betreffenden Teammitgliedern ab, in denen der Fortschritt der Tätigkeiten analysiert wird.
Mit diesem Projekt sind zwei große Risiken verbunden, nämlich die Kostenüberschreitung und die verspätete Fertigstellung (Kerzner 2013). Das Kostenmanagement und die Verzögerungen wurden in diesem Papier ausführlich beschrieben. Weitere Risiken sind physische Risiken und höhere Gewalt. Um die Risiken im Bereich der physischen Ursachen zu mindern, werden die Mitarbeiter in jeder Abteilung in den Sicherheitsmaßnahmen geschult, die beim Umgang mit der Maschine zu ergreifen sind. Für die Folgen höherer Gewalt wie starke Regenfälle und Überschwemmungen werden bestimmte Mittel bereitgestellt.
Die Belegschaft soll in Gruppen organisiert werden, um die Teamarbeit zu fördern. Es werden Anreize formuliert, die sowohl für die Gruppen- als auch für die Einzelarbeit geeignet sind, damit die Mitarbeiter motiviert sind, die Ziele zu erreichen. Es werden Standards für die Gruppen- und Einzelbeurteilung festgelegt, die von den Funktionsleitern zur Beurteilung der verschiedenen Projektteams verwendet werden.
Die Qualitätskontrolle dieses Projekts wird sich auf die Einhaltung der festgelegten Standards bei der Ausführung der verschiedenen Bauarbeiten konzentrieren. Der Betriebsleiter wird von Zeit zu Zeit die Projekte bewerten und seine Ergebnisse dem Projektleiter mitteilen. Zusätzlich werden externe Berater eingestellt, die die Qualität der verschiedenen Projekte bewerten. Die Berater erstatten dem Projektleiter Bericht, der dann Untersuchungen einleitet, um die Ursache für die Abweichungen herauszufinden.
Schlussfolgerung
Der Big City Plan ist ein Projekt, das der Stadtrat von Birmingham im Jahr 2010 ins Leben gerufen hat, um die Entwicklungsprobleme der Stadt anzugehen. Das Projekt, für das rund 10 Mrd. USD veranschlagt sind, soll die Stadt zur zweitgrößten im Vereinigten Königreich machen. Die Stadt wurde während des Zweiten Weltkriegs stark geschädigt, und seither waren die Bemühungen um eine Wiederbelebung der Stadt nicht erfolgreich. In diesem Papier wird der Ausführungsplan, der bei der Umsetzung des Plans angewandt werden kann, aufgeschlüsselt.
In dem Papier werden die Ziele des Projekts umrissen und mit den Kontrollmaßnahmen verwoben, die für eine wirksame Durchführung des Projekts erforderlich sein könnten. Es werden auch die dem Projekt innewohnenden Risiken aufgezeigt und Strategien zu deren Abschwächung dargelegt. Zu den abschwächenden Faktoren gehören ständige Beurteilungen, Qualitätskontrollen und die Kommunikation zwischen den Beteiligten.
Zu den Projektbeteiligten gehören der Projektleiter, der Betriebsleiter, der Beschaffungsbeauftragte, der Kommunikationsbeauftragte und die Nachwuchskräfte. Ihre Rollen wurden in diesem Papier erörtert.
Anhänge
Referenzliste
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