Für neue Teammitglieder ist es von entscheidender Bedeutung, die Arbeitsdynamik und die Praktiken zu verstehen, die bei den Projekten, an denen sie in Zukunft arbeiten werden, zur Anwendung kommen. Die Verantwortung eines Projektleiters besteht darin, dafür zu sorgen, dass jeder Einzelne, der an einer bestimmten Aufgabe beteiligt ist, diese erfolgreich abschließen kann. Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über den Entscheidungsfindungsprozess, Ansätze zur Konfliktlösung, Methoden des Stressmanagements, Motivationspraktiken und Projektmanagementstile.
Entscheidungsfindungs-Prozesse
Das Ziel der Arbeit eines Projektmanagers ist es, sicherzustellen, dass jede Entscheidung zur Steigerung der Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter beiträgt und die Ergebnisse verbessert. Dieser Ansatz erfordert eine sorgfältige Prüfung und Bewertung von Fakten, bevor eine Strategie gewählt wird. Darüber hinaus ist es laut Project Management Institute (2013) von entscheidender Bedeutung, rechtzeitig eine Entscheidung zu treffen, was bedeutet, dass ein Projektmanager einen effizienten Ansatz zur Lösung von Problemen haben sollte.
Der Autor empfiehlt, ein Problem zu definieren, indem er es aus der Sicht der Personen, die es zu beantworten hätten, aufschreibt. Der nächste Schritt besteht darin, die Frage zu analysieren und die Fakten und den Wert des Problems zu berücksichtigen. In dieser Phase können Techniken wie SWOT angewendet werden, um mögliche Lösungen zu bewerten.
Eine angemessene Struktur der Prozesse und Techniken ermöglicht eine präzise Entscheidungsfindung. Laut dem Project Management Institute (2013) “bietet der Rahmen für die Projektsteuerung dem Projektmanager und dem Team Strukturen, Prozesse, Entscheidungsmodelle und Werkzeuge für die Verwaltung des Projekts und unterstützt und kontrolliert das Projekt für eine erfolgreiche Durchführung” (S. 34). Ein Ansatz hierfür ist die Gruppenentscheidungstechnik, die eine Bewertung von Informationen und die Entwicklung mehrerer handlungsorientierter Alternativen impliziert. Das Project Management Institute (2013) stellt fest, dass es bei diesem Modell entscheidend ist, zu einer einstimmigen Antwort zu gelangen, was durch die Delphi-Technik erleichtert werden kann.
Eine Entscheidung kann jedoch auch dann getroffen werden, wenn eine Mehrheit der Teammitglieder einer bestimmten Vorgehensweise zustimmt. Es ist zu beachten, dass in diesem Fall eine ungerade Anzahl von Teilnehmern entscheidend ist. Eine andere Methode ist die Pluralität, bei der der größte Block eines Teams für die endgültige Lösung verantwortlich ist. Schließlich ist es in manchen Fällen angebracht, dass eine Person alle wichtigen Entscheidungen trifft, ohne dass die anderen mitreden.
Lösung von Konflikten
In manchen Fällen führen die oben beschriebenen Techniken für den Entscheidungsprozess nicht zu einer angemessenen Lösung. Burke und Barron (2014) stellen fest, dass ein Projektmanager immer sicherstellen sollte, dass präventive Maßnahmen ergriffen werden oder negatives Verhalten angesprochen wird. Dieser Autorin zufolge sollte man verstehen, dass Meinungsverschiedenheiten in der Regel mit Emotionen verbunden sind, was eine angemessene Interaktion erschwert. Es sei darauf hingewiesen, dass ungelöste Konflikte zusätzlichen Stress verursachen, der die Produktivität beeinträchtigt und im nächsten Abschnitt dieses Leitfadens erörtert wird.
Der erste Schritt zur Konfliktlösung ist die Identifizierung der Quelle, die diese Probleme verursacht hat. Es ist wichtig zu verstehen, dass es mehrere Ebenen der Auswirkungen von Konflikten gibt, nämlich verhaltensbezogene, physiologische und kognitive (Burke & Barron, 2014). Außerdem argumentiert Karpman, dass der Einzelne in solchen Situationen eine der folgenden Rollen einnimmt: Verfolger, Retter oder Opfer (zitiert in Burke & Barron, 2014). Eine Möglichkeit, das Problem anzugehen, besteht also darin, die persönliche Rolle zu verstehen und sie aufzugeben.
Als Nächstes kann das Transaktionsmodell, das die Zustände von Eltern, Erwachsenen und Kindern beschreibt, auf die Lösung von Konflikten angewendet werden. Burke und Barron (2014) stellen fest, dass “dysfunktionale Kommunikation typischerweise durch eine gekreuzte Transaktion verursacht wird, bei der eine Person einen Ich-Zustand anspricht, der sich von dem ihres Partners unterscheidet” (S. 313). Indem er sich mit diesem Problem befasst und sicherstellt, dass alle Interaktionen im Team korrekt ablaufen, kann ein Teamleiter für eine Win-Win-Konfliktlösung sorgen.
Stressbewältigungstechniken
Stress kann die Fähigkeit einer Person beeinträchtigen, richtige Entscheidungen zu treffen und Arbeitstätigkeiten auszuführen, was zu einer ineffizienten Teamarbeit führt. Daher sollte ein Projektmanager einen Rahmen schaffen, der dazu beiträgt, den Stress unter den am Projekt beteiligten Personen zu reduzieren. Teak (n.d.) stellt fest, dass auf der Grundlage der Yerkes-Dodson-Kurve ein moderates Stressniveau für die Produktivität von Vorteil sein kann. Der Autor argumentiert, dass der erste Schritt zur Verringerung der negativen Auswirkungen darin besteht, die bestehenden Probleme anzuerkennen. So können beispielsweise eine unrealistische Frist oder das Fehlen wichtiger Teammitglieder, die sich auf das endgültige Projekt auswirken, Stress verursachen, und das Eingestehen dieser Elemente kann dabei helfen, eine Lösung zur Minimierung der Auswirkungen zu finden.
Als Nächstes ist es notwendig, Prioritäten bei den Aufgaben zu setzen und Techniken anzuwenden, die dazu beitragen, Konflikte zu vermeiden (siehe oben), um zusätzlichen Stress zu vermeiden. Teak (n.d.) argumentiert, dass die Entwicklung von zwischenmenschlichen Fähigkeiten hilfreich ist, weil sich die Menschen auf diese Weise von der Situation, die Probleme verursacht, lösen können. Darüber hinaus ist es hilfreich, darüber nachzudenken, was hätte passieren können, und dafür zu sorgen, dass nur die tatsächlichen Daten in die Entscheidungsfindung einfließen. In diesem Fall ist es hilfreich, sich auf die Verbesserung des Zustands zu konzentrieren, anstatt sich auf destruktive Verhaltensweisen einzulassen.
Motivation
Motivation ist eine entscheidende Komponente der Teamarbeit, da sie das Ergebnis der Leistung bestimmt. Ebert (2017) stellt fest, dass die effektivste Technik, die ein Teamleiter anwenden kann, darin besteht, Engagement für die Arbeit zu zeigen. Darüber hinaus sollte er oder sie die Leistungsergebnisse messen, um den Einzelnen für seine Arbeit zu belohnen und den Fortschritt zu verfolgen. Als Nächstes kann man den Zweck einer bestimmten Aufgabe kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Bedeutung der Aufgabe verstehen.
Schließlich sollte ein Projektleiter darauf achten, dass die für eine bestimmte Aufgabe gesetzten Ziele und der Zeitrahmen realistisch sind. Die Gefahr einer Arbeitsüberlastung aufgrund schlechter Planung besteht darin, dass der Stresspegel steigt und die Motivation sinkt. Aus diesen Informationen geht hervor, dass eine ordnungsgemäße Planung und eine gründliche Prüfung der Arbeit jedes Teammitglieds den Projektmanagern helfen kann, ihre Leistung zu verbessern.
Anpassung des Projektmanagementstils
Es ist wichtig zu verstehen, dass das Verhalten einer Führungskraft in einem Team Auswirkungen auf andere haben kann. Daher sollte man je nach den an einem Projekt beteiligten Personen unterschiedliche Managementansätze wählen, um den erfolgreichen Abschluss des Projekts zu gewährleisten. Burke und Barron (2014) argumentieren, dass die Fähigkeit, sich an Veränderungen sowohl im externen Umfeld als auch in den internen Gegebenheiten anzupassen, entscheidend ist. Daher sollte ein Projektmanager einen der Führungsstile wählen, der der Art der auszuführenden Aufgaben und dem Verhalten der Teammitglieder entspricht. So ist beispielsweise ein partizipatives Modell hilfreich, wenn er mit Menschen zusammenarbeitet, bei denen viele Konflikte zu erwarten sind.
Darüber hinaus stellt Adams (2018) fest, dass vor Beginn der Arbeit eines der folgenden Frameworks gewählt werden sollte: Wasserfall, Agile, Strategic oder Scrum. Dies ist notwendig, weil jeder Rahmen einen anderen Ansatz für die Planung und Ausführung hat.
Schlussfolgerung
Insgesamt bietet dieser Projektmanagement-Leitfaden einen umfassenden Überblick über Praktiken, die neue Teammitglieder anwenden können, um Aufgaben erfolgreich abzuschließen. Es liegt auf der Hand, dass ein Projektmanager sich darauf konzentrieren sollte, seine Fähigkeiten und sein Verständnis für die Zusammenarbeit im Team zu entwickeln, um eine angemessene Entscheidungsfindung, Konfliktlösung und Stressreduzierung zu ermöglichen. Die Informationen in diesem Leitfaden bieten verschiedene Rahmenwerke sowie theoretische Diskussionen zu Themen, die das Projektmanagement betreffen.
Referenzen
Adams, B. (2018). Die vier häufigsten Projektmanagementstile (und wie Sie den besten für Ihr Unternehmen auswählen). Web.
Burke, R., & Barron, S. (2014). Projektmanagement Führung: Building creative teams (2nd ed.). West Sussex, Vereinigtes Königreich: Wiley.
Ebert, C. (2017). Fünf Projektmanagement-Tipps, wie Sie Ihr Team motivieren können. Web.
Project Management Institute. (2013). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK® Guide) (5th ed.). Newtown Square, PA: Project Management Institute.
Teak, O. J. (n.d.). Stressbewältigung im Projektmanagement. Web.