Einführung
Es liegt in der Natur der Sache, dass es in jedem Arbeits- oder Organisationsumfeld Anführer und Gefolgsleute geben muss. Daher müssen die Managementteams die richtigen Führungsprinzipien anwenden, wenn sie sicherstellen wollen, dass sie die Unternehmensziele durch den Einsatz der vorhandenen Arbeitskräfte erreichen.
Diese Führungsgrundsätze stellen sicher, dass gute Beziehungen zwischen den Führungskräften und den anderen Mitarbeitern bestehen, was in erster Linie zum Erfolg einer Organisation beiträgt. In vielerlei Hinsicht können Vorgesetzte als Erfolgsfaktoren oder als Hindernisse für die Zielerreichung wirken, je nachdem, welche Art von Führungsrichtlinien sie anwenden. Vorgesetzte sind in einer Organisation sehr wichtig, da sie die Kluft zwischen der obersten Führungsebene und den Mitarbeitern überbrücken.
Daher spielen diese Rollen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, nicht nur sicherzustellen, dass eine Organisation ihre lang- und kurzfristigen Ziele erreicht, sondern auch, dass die Mitarbeiter jederzeit motiviert bleiben und ihre Aufgaben wie gewünscht erfüllen. Um sicherzustellen, dass die Planung, Organisation, Einstellung, Rollenzuweisung und das gesamte Leistungsmanagement erfolgreich sind, müssen Vorgesetzte die richtigen Best Practices in den folgenden Bereichen anwenden, die in diesem Handbuch behandelt werden.
Diese Bereiche sind die Anwendung guter Kommunikationsfähigkeiten, die Annahme guter Mechanismen zur Mitarbeiterschulung, die Einführung geeigneter Methoden zur Steigerung der Produktivität einer Organisation, die Anwendung guter Methoden zur Mitarbeiterbeurteilung, die Anwendung korrekter Prinzipien zur Lösung von Konflikten und Wege zur Verbesserung der Mitarbeiterbeziehungen.
Demonstration von Kommunikationsfähigkeiten
Eine gute Kommunikation ist eine der Grundvoraussetzungen für den Erfolg jeder Organisation. Denn je nachdem, wie die Führungskräfte ihre Botschaften übermitteln, werden sie von verschiedenen Personen unterschiedlich interpretiert, was zu zahlreichen Konflikten zwischen Mitarbeitern und Führungskräften führen kann.
Kommunikation beinhaltet in erster Linie die Weitergabe von Gedanken, etwas, das für alle Vorgesetzten obligatorisch ist (Adrian & Downs, 2004, S. 2-3). Der Grund dafür ist, dass Vorgesetzte von Zeit zu Zeit anderen Mitarbeitern Anweisungen und Anweisungen geben müssen, die die Arbeitsleistung und die Erwartungen des Managements betreffen.
Eine gute Kommunikation garantiert in vielerlei Hinsicht die Sicherheit des Arbeitsplatzes und motiviert die Mitarbeiter, da sie sich als Teil der Hauptakteure einer Organisation fühlen. Wenn der Kommunikationskanal viele Defizite aufweist, kann dies zu einem Verlust der Arbeitsmoral führen.
Dies kann in vielerlei Hinsicht zu einer Verringerung der Produktion in Bezug auf Qualität und Quantität, zu gedämpften Innovationen und zu einer mangelnden Konzentration auf die Arbeitsplätze beitragen (Loftus, 2009, Absatz 1).
Um sicherzustellen, dass die von den Vorgesetzten angewandten Kommunikationsmethoden erfolgreich sind, ist es wichtig, dass die Vorgesetzten den Arbeitnehmern direkte Anweisungen geben. Denn sowohl die Vorgesetzten als auch die Mitarbeiter wissen, was die Unternehmensleitung von ihnen erwartet. Direkte Befehle stellen also sicher, dass die Arbeitsregeln der Organisation nicht verfälscht werden.
Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass Vorgesetzte zwar die Befugnis haben, Befehle zu erteilen, dass es aber ratsam ist, sie klug einzusetzen, damit sich die Mitarbeiter nicht eingeschüchtert fühlen. Vorgesetzte können dies erreichen, indem sie ihre Kommunikationsfähigkeiten beherrschen und beherrschen.
Darüber hinaus können Vorgesetzte dies erreichen, indem sie sicherstellen, dass sie gut zuhören können, um sicherzustellen, dass sie die Vorschläge der Mitarbeiter aufnehmen, sie verdauen und somit angemessene Rückmeldungen geben, die beide Seiten zufrieden stellen. Andererseits ist eine solche Praxis nicht nur für die Mitarbeiter von Vorteil, was die Motivation angeht, sondern auch für die Vorgesetzten, da sie dadurch Mechanismen zum Verständnis der Verhaltensmuster der Mitarbeiter schaffen.
Aktives Zuhören bedeutet, die Ziele einer Person genau zu analysieren und ihre Absichten zu erkennen, um dann die richtigen Antwortmechanismen zu formulieren. Um die Absichten des Sprechers zu verstehen, müssen Vorgesetzte lernen, die Körpersprache der Mitarbeiter und die verwendete Haltung zu interpretieren (Rue & Byars, 2004, S. 42-44).
Neben der Fähigkeit, gut zuzuhören und angemessene Antworten auf die Probleme der Mitarbeiter zu geben, müssen Vorgesetzte auch über eine gewisse Kompetenz in der mündlichen und schriftlichen Kommunikation verfügen.
An dieser Stelle ist anzumerken, dass diese Fähigkeiten nicht nur für den Umgang mit Mitarbeitern wichtig sind, sondern auch für den Umgang mit Kunden bei Beschwerden oder neuen Geschäften. Von Zeit zu Zeit müssen Vorgesetzte mit Kunden sowohl schriftlich als auch mündlich kommunizieren, daher müssen sie ihre Ideen in einer kohärenten und organisierten Weise ausdrücken. Vorgesetzte können dies erreichen, indem sie prägnante Mitteilungen mit allen erforderlichen Inhalten verwenden.
Darüber hinaus ist es für die Aufsichtspersonen von entscheidender Bedeutung, Wörter zu vermeiden, die beim Leser eine erhöhte Emotionalität hervorrufen. Weitere wichtige Komponenten, die sicherstellen, dass die Kommunikation ihre Ziele erreicht, sind die Überarbeitung schriftlicher Mitteilungen vor dem Versand, die Aufrechterhaltung des Blickkontakts bei der Übermittlung wichtiger mündlicher Mitteilungen, die Formulierung geeigneter Feedback-Mechanismen und der Respekt vor den Ideen anderer (Rue & Byars, 2004, S. 43-48).
Bestimmung wirksamer Orientierungs- und Schulungsmethoden
Der Erfolg eines Unternehmens oder einer Organisation hängt von der Art der Fähigkeiten seiner Mitarbeiter ab (eine der wichtigsten Determinanten für den Leistungsindex einer Organisation). Um das Fachwissen der Mitarbeiter optimal zu nutzen, müssen die Vorgesetzten die Aufgabe übernehmen, den Mitarbeitern je nach ihren Fähigkeiten bestimmte Aufgaben zuzuweisen. Der Erfolg dieses Prozesses hängt in erster Linie von der Art der Schulung und Orientierung ab, die der Vorgesetzte seinen Mitarbeitern hinsichtlich ihrer Aufgaben gibt.
Es ist wichtig, an dieser Stelle festzuhalten, dass die Anwendung guter Orientierungs- und Schulungsmechanismen nicht nur eine effektive Arbeitsleistung garantiert, sondern auch einer der Motivationsmechanismen ist, die eine Organisation nutzen kann, um sicherzustellen, dass sie die Grenzen der Mitarbeiter stärkt. Denn in den meisten Fällen handelt es sich bei diesen Schwächen nur um bloße Wahrnehmungen der Mitarbeiter, die durch Schulungen und eine gute Orientierung beseitigt werden können.
Je nach Größe eines Unternehmens müssen die Vorgesetzten diese Aufgaben wahrnehmen, weshalb es notwendig ist, gute Mechanismen einzusetzen, um den Erfolg des Ganzen zu gewährleisten. Die Anwendung unzureichender Orientierungs- und Schulungsmethoden hat in vielerlei Hinsicht negative Auswirkungen auf die Mitarbeiter, da die Gefahr besteht, dass sich die Einstellung zu bestimmten Aufgaben oder Rollen ändert.
Zu den wichtigsten Mechanismen, die Vorgesetzte einsetzen können, um sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer eine gute Orientierung für ihre Aufgaben erhalten, gehören: Gastfreundschaft beim ersten Kontakt mit den Arbeitnehmern durch gute Begrüßungsmechanismen, eine angemessene Anleitung der Arbeitnehmer zu den Zielen der Organisation und eine klare Erläuterung der Anforderungen der Organisation an die Arbeitnehmer, indem sie die Regeln und Richtlinien der Organisation, die sie einhalten müssen, erläutern.
Darüber hinaus ist es wichtig, die Mitarbeiter über die zeitliche Entwicklung der Organisation zu informieren und ihnen klar zu erklären, mit welchen Leistungen sie rechnen können. Andererseits ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich gegenseitig kennenzulernen, denn dies ist wichtig für die Entwicklung gesunder Beziehungen (Mechling, (n.d.), Para. 1-4).
Nachdem die Orientierungsübung durchgeführt wurde und man ein wenig über die Arbeitnehmer Bescheid weiß, ist es wichtig, den Arbeitnehmern Schulungsmöglichkeiten anzubieten. Zu diesem Zeitpunkt ist es notwendig, dass die Vorgesetzten eine Vorabbeurteilung der Arbeitnehmer durchführen, um festzustellen, wie gut sie mit den Aufgaben, die sie übernehmen sollen, vertraut sind.
Darüber hinaus sollten sich die Vorabbewertungen an den Unternehmenszielen hinsichtlich der Aufgaben der Mitarbeiter orientieren, was bei der Gestaltung und Entscheidung über das Schulungsformat hilfreich ist. Dies kann die Verwendung von normalem Arbeitsplatztraining, organisiertem Training oder die Verwendung von individuellen Lesehandbüchern sein, die die Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden werden.
Darüber hinaus bilden die Vorabbeurteilungen die wichtigste Grundlage für die Bestimmung der Lernmechanismen, die die Mitarbeiter mögen; daher sollte die Unterweisung so gestaltet werden, dass sie ihren Bedürfnissen entspricht. Je nach gewähltem Ausbildungsansatz sollten die Vorgesetzten sicherstellen, dass sie eine Form der mündlichen oder schriftlichen Ausbildungsbewertung verwenden, um die Beherrschung der Fähigkeiten und Anforderungen zu gewährleisten.
Produktivitätssteigerung für Teams
Damit die Vorgesetzten sicherstellen können, dass die erworbenen Fähigkeiten wirksame Instrumente zur Erreichung der Unternehmensziele sind, ist es wichtig, dass sie die Teamarbeit fördern, da sie sehr viele Vorteile mit sich bringt.
Durch Teamarbeit können die Mitarbeiter voneinander lernen und so bessere und innovative Ideen zur Verbesserung der Arbeitsleistung entwickeln. Darüber hinaus steigert Teamarbeit die Arbeitsleistung, indem sie die Arbeitsteilung und Spezialisierung fördert. In dieser Hinsicht ist es für Manager, die sicherstellen wollen, dass sie Teamarbeit erreichen, sehr wichtig, die verschiedenen Qualitäten der Mitarbeiter zu verstehen.
Dies ist ein wichtiges Instrument, um sicherzustellen, dass Vorgesetzte die Wahrscheinlichkeit von Konflikten aufgrund von ideologischen Unterschieden zwischen verschiedenen Mitarbeitern minimieren. Wenn es notwendig ist, Personen mit unterschiedlichen Merkmalen in einer Gruppe zusammenzufassen, ist es ratsam, dass die Vorgesetzten sicherstellen, dass sie jedem Gruppenmitglied eine andere Aufgabe zuweisen, obwohl es wichtig ist, einige gemeinsame, aber kontrollierte Aufgaben für die Gruppenmitglieder vorzusehen (Rue & Byars, 2004, S. 144-146).
Da es für die Aufsichtsbehörden sehr schwierig ist, alle Gruppen allein zu kontrollieren, ist es außerdem wichtig, dass sie Gruppenleiter ernennen, die bei der Verbreitung von Informationen und der Vermittlung von Gruppenethik und -disziplin helfen. Die Aufsichtsbehörden müssen sicherstellen, dass sie diesen Gruppenleitern den erforderlichen Respekt zollen und sie anhand von Leitlinien für gute Führung ermutigen. Dies ist möglich, indem sie ihnen die Möglichkeit geben, sich am gesamten Entscheidungsprozess zu beteiligen.
Um sicherzustellen, dass alle Teams die gewünschten Ergebnisse erzielen, ist es wichtig, dass die Vorgesetzten Fristen und Bewertungsmechanismen festlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die Fristen einhalten und Standardarbeit leisten, während sie gleichzeitig die verfügbaren organisatorischen Ressourcen nutzen. Um die Arbeitsleistung zu verbessern, ist es außerdem wichtig, dass die Vorgesetzten die Unternehmensleitung über Technologien beraten, die je nach den vorherrschenden organisatorischen Bedingungen angemessen sind.
Sobald diese Technologien eingeführt sind, sollten die Vorgesetzten sicherstellen, dass die Mitarbeiter wissen, wie sie sie zur Steigerung der Produktivität einsetzen können. Dies ist möglich, indem die Mitarbeiter über interne und externe Kommunikationskanäle wie bürointerne E-Mails, Internetkonferenzen, Telefonnachrichten und Mundpropaganda über die verfügbaren Innovationen informiert werden.
Obwohl alle oben genannten Maßnahmen die Produktivität der Gruppe steigern können, ist es wichtig, dass die Vorgesetzten daran denken, dass die Motivation der Mitarbeiter die zentrale Rolle für die Leistung spielt; daher ist es notwendig, sie zu integrieren, um sicherzustellen, dass die Teamarbeit die gewünschten Ziele erreicht. Zu den Motivationsstrategien, die Vorgesetzte anwenden können, gehören die Beseitigung von Arbeitshindernissen, die Formulierung von Standard- und erreichbaren Zielen und das Anhören der Probleme der Gruppenmitglieder.
Durchführen von Leistungsbeurteilungen
Die Motivation der Mitarbeiter ist einer der wichtigsten Faktoren für eine höhere Produktion. Motivation kann viele Formen annehmen, von einfachen mündlichen Beurteilungen bis hin zu Geldpaketen. Daher müssen die Vorgesetzten je nach Arbeitsleistung oder individueller Leistung einen Mechanismus einrichten, der den Mitarbeitern ein Feedback zu ihrer Arbeitsleistung gibt.
Das ist es, was die Leistungsbeurteilung mit sich bringt. Sie ist daher ein wichtiges Instrument, das den Vorgesetzten bei der Formulierung von Mechanismen zur Leistungssteigerung hilft. Je nachdem, welche Beurteilungsstrategie ein Vorgesetzter anwenden möchte, sollten die Pflichten der Mitarbeiter Vorrang haben. Es gibt zwei Hauptformen von Leistungsbeurteilungsstrategien: formell und informell.
Erstere ist stärker strukturiert und verwendet in erster Linie Ermutigungsstrategien, Ertragsstandards und das Arbeitspotenzial der Mitarbeiter. Letztere erfolgt in den meisten Fällen in allgemeiner Form und hängt von der Arbeitsleistung eines bestimmten Mitarbeiters ab. Um sicherzustellen, dass der Mechanismus der Leistungsbeurteilung nicht voreingenommen ist, sollten die Vorgesetzten gut planen und die richtigen Mechanismen für die gewünschten Rückmeldungen formulieren (McNamara, 2010, S.1).
Ehrlichkeit bildet die Grundlage jeder Leistungsbeurteilungsmethodik, daher ist es wichtig, sowohl die qualitativen als auch die quantitativen Eigenschaften der Arbeit zu berücksichtigen.
Diese Strategie ist für die Mitarbeiter sehr motivierend, da sie das Gefühl haben, dass sich jemand wirklich um ihr Wohlergehen kümmert. Zu den üblichen Beurteilungsmechanismen gehören Management by Objectives, Beurteilungen nach kritischen Ereignissen, grafische Bewertungsskalen und Checklisten (Rue & Byars, 2004, S. 190).
Andererseits ist es für die Vorgesetzten wichtig zu wissen, dass Leistungsbeurteilungen nicht nur wichtige Instrumente zur Verbesserung der Arbeitsleistung sind, sondern auch für die Entscheidungsfindung in Bezug auf Beförderungen und Gehaltserhöhungen.
Konfliktbewältigung
Aufgrund der vielen ideologischen Unterschiede zwischen den verschiedenen Mitarbeitern kommt es in gemeinsamen Arbeitsszenarien zwangsläufig zu Konflikten, weshalb die Vorgesetzten gute Konfliktlösungsmechanismen entwickeln müssen. Vorgesetzte sollten sicherstellen, dass sie Mechanismen anwenden, die Vorurteile im Umgang mit verschiedenen Mitarbeitern abbauen.