Einführung
Die Projektdurchführung ist der Prozess, durch den ein Projekt in die Tat umgesetzt wird. Sie beinhaltet die Nutzung von Ressourcen, Materialien und Techniken, um bestimmte, vorher festgelegte Ziele zu erreichen. Die erfolgreiche Durchführung von Projekten erfordert einen sorgfältig formulierten Plan, der oft für jedes Projekt einzigartig ist.
Mit Hilfe des Durchführungsplans kann eine Organisation die für die erfolgreiche Durchführung einer bestimmten Aufgabe erforderlichen Prozesse klar umreißen. Der Implementierungsplan sollte eine regelmäßige Überprüfung beinhalten, die sicherstellt, dass alle Vorgänge in Übereinstimmung mit dem Implementierungsplan durchgeführt werden.
Die Projektverwaltung bezieht sich auf alle Tätigkeiten, die mit der Verwaltung aller für die Durchführung von Projekten erforderlichen Ressourcen verbunden sind. Die Projektverwaltung ermöglicht unter anderem ein effizientes Management der Lieferkette und die Einhaltung des Durchführungsplans, was die erfolgreiche Durchführung von Projekten fördert.
Verantwortung für Bemühungen zur Mitgliederbindung
Die Bemühungen zur Mitarbeiterbindung zielen darauf ab, fähige und talentierte Mitarbeiter bis zum erfolgreichen Abschluss des Projekts zu halten. In den meisten Fällen ist es fast unmöglich, die Bindung von Mitarbeitern zu gewährleisten, so dass die Unternehmen Maßnahmen ergreifen müssen, die auf die Erhaltung ihres Arbeitskräftepools abzielen und deren Nichteinhaltung das Projektergebnis beeinträchtigen kann.
Zu den gängigsten Strategien, mit denen die Unternehmensleitung versucht, qualifizierte Arbeitskräfte zu halten, gehören attraktive Löhne, Titel und Anerkennung sowie Beförderungen.
Der Projektleiter im Strategieplan 2010-2015 des Berkeley College sollte dafür sorgen, dass die Vergütung der Mitarbeiter ständig überprüft und je nach Leistung des Mitarbeiters im Projekt angepasst wird. Er sollte die Mitarbeiter weiter motivieren und außergewöhnliche Leistungen auszeichnen.
Der Überwachungsausschuss für den Strategieplan sollte die Leistung der einzelnen Beteiligten während des gesamten Projekts bewerten, um ihre Leistung zu analysieren. Schlechte Leistungsträger sollten im Einvernehmen mit den Vorstandsmitgliedern entlassen werden, während gute Leistungsträger durch finanzielle Anreize motiviert werden sollten, um die Beibehaltung eines effizienten Personalbestandteils zu gewährleisten.
Personalbedarf
Ein wichtiger Aspekt bei der Durchführung von Projekten ist die Zusammenstellung der Arbeitskräfte und die richtige Personalbesetzung. Für den Projektleiter ist es sehr wichtig, die erforderlichen Fähigkeiten und Fachkenntnisse für eine effektive Durchführung des Projekts zusammenzustellen.
Die Rollen der Mitarbeiter sollten klar umrissen sein und jede Position sollte von Beginn des Umsetzungsprozesses an angemessen beschrieben werden. Es ist jedoch zu beachten, dass sich in manchen Fällen die Aufgaben und Zuständigkeiten der Mitarbeiter ändern können, was von den Mitarbeitern eine gewisse Flexibilität für solche unerwarteten Änderungen erfordert.
Erfolgreiche Umsetzungspläne müssen unter der Aufsicht eines qualifizierten und erfahrenen Projektmanagements formuliert werden. Dario Corte hat die Koordinierung des strategischen Plans des Berkeley College durch die Unterstützung des strategischen Planungsausschusses, der Unterausschüsse, des Kuratoriums, der oberen Verwaltungsebene, der Gemeinschaft des Berkeley College und anderer Arbeitsgruppen sichergestellt (Cortes 2).
Der Strategieplanungsausschuss der Hochschule hat die Aufgabe, den Strategieplanungsprozess zu überwachen, und setzt sich unter anderem aus dem Vorsitzenden des Kuratoriums, zwei Dekanen, einem Vertreter der Alumni und fünf Personalvertretern zusammen. Von diesen Mitgliedern wird erwartet, dass sie die Umsetzung des strategischen Plans der Hochschule sowohl bei internen als auch externen Interessengruppen fördern und unterstützen.
Budget-Bedarf
Aufgrund der Unwägbarkeiten im Zusammenhang mit der Projektdurchführung werden die Projektkosten häufig zu Beginn des Projekts durch Ermittlung und Bewertung der verschiedenen Komponenten und Ressourcen, die zur Erreichung der Projektziele erforderlich sind, geschätzt (Rad 1). Wenn das Projekt konzipiert wird, sind die geschätzten Kosten aufgrund der begrenzten Verfügbarkeit von Informationen und der Dynamik des Projektumfelds äußerst ungenau.
Mit dem Fortschreiten des Projekts werden jedoch immer mehr Informationen bekannt, so dass die Schätzungen noch präziser werden können. Die Umsetzung des Berkeley-Strategieplans 2010-2015 erfordert umfangreiche finanzielle Mittel, um die Umsetzung der festgelegten Ziele zu erleichtern.
Der für den Zeitraum 2009-2020 aufgestellte Kapitalplan sieht daher einen beträchtlichen Investitionsbetrag vor, um die zur Erreichung der langfristigen Ziele der Hochschule erforderlichen Finanzmittel bereitstellen zu können.
Der Projektplan
In einem Projektplan werden die Ideen dargelegt, wie eine vorher festgelegte Reihe von Zielen erreicht werden soll (Gido 7). Ein Projektplan beginnt mit der Definition der Ziele, gefolgt von einer Liste aller notwendigen Maßnahmen, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind. Dies kann durch eine grafische Darstellung der logischen Prioritätsbeziehungen zwischen den Aktivitäten, die zur Erreichung der Projektziele erforderlich sind, ergänzt werden.
Der Strategieplan 2010-2015 des Berkley College zielt darauf ab, akademische Lehrpläne, Programme und Dienstleistungen zu entwickeln, zu unterstützen und anzubieten, die die Studierenden auf den beruflichen und persönlichen Erfolg vorbereiten (Cortes).
Um diese Ziele zu erreichen, müssen sich die Projektadministratoren intensiv um die Rekrutierung und Bindung von Fakultätsmitgliedern und Mitarbeitern bemühen, die den zukünftigen globalen akademischen Anforderungen entsprechen, Wachstum fördern und positive Veränderungen innerhalb der Organisation steuern, grüne Initiativen ergreifen und die unternehmerische Verantwortung in der Einrichtung fördern.
Kommunikationsplan
Der Kommunikationsplan erfordert, dass der Projektleiter alle relevanten Projektbeteiligten ermittelt, um die geeignetsten und wirksamsten Mittel für die Kommunikation mit diesen Beteiligten zu ermitteln.
Die Entscheidung kann auf der Grundlage der bisherigen Projektergebnisse getroffen werden und sollte sowohl von den Projektleitern als auch von den Teammitgliedern gebilligt werden. Der Kommunikationsplan ist daher ein umfassendes Mittel, mit dem Projektinformationen an alle relevanten Interessengruppen weitergegeben werden (Dow & Taylor 68).
Im Falle des Kommunikationsprozesses des Berkley College für den strategischen Plan können die Projektmanager die E-Mail nutzen, um die Projektinformationen an die relevanten Interessengruppen zu übermitteln.
Die Kommunikation per E-Mail ist kein neues Konzept und existiert schon seit geraumer Zeit, insbesondere im Zuge des neuen Informationszeitalters. In der Tat hat sich die E-Mail zu einem bevorzugten Kommunikationsmittel für Studenten, Professoren und Unternehmen entwickelt.
Allerdings sollten die Projektleiter bei der Übermittlung von Projektinformationen per E-Mail vorsichtig sein. Die Manager sollten in der Lage sein, die angemessenen Botschaften zu erkennen, die auf diese Weise übermittelt werden sollten. Wenn ein Projektleiter beispielsweise eine E-Mail verschickt, in der er mitteilt, dass die Kosten des Projekts das vorgeschlagene Budget um 1 Million Dollar überschritten haben, würde dies zu negativen Reaktionen bei den Beteiligten führen.
Wenn die Projektmanager jedoch die Beteiligten versammelten und sie über das Budgetdefizit informierten, indem sie die Hauptgründe für die Kostenerhöhung klar erläuterten und später die Sicherungs-E-Mail mit einer Zusammenfassung aller Details verschickten, würde dies auf eine effektive Informationsübermittlung per E-Mail hinauslaufen.
Akzeptanz bei den Interessengruppen schaffen
Um die Akzeptanz der Stakeholder zu erreichen, muss das Projektmanagement ein effektives Stakeholder-Management sicherstellen, um die Auswirkungen ihres Verhaltens auf das Projektergebnis zu bewerten. Die Projektmitarbeiter sollten sich für die Erfüllung der Anforderungen der Stakeholder im Projekt einsetzen und mit verschiedenen Aufgaben betraut werden, die sich direkt auf die Bedürfnisse der Stakeholder beziehen.
Um ein optimales Ergebnis zu erzielen, können die Projektmanager einen Plan für das Stakeholder-Management aufstellen, in dem alle betroffenen Projektbeteiligten ermittelt und klar umrissen werden und ihr Einfluss auf das Projekt bewertet wird.
Der formulierte Plan für das Stakeholder-Management erweist sich im weiteren Verlauf des Projekts als nützlich, da er als laufendes Dokument verwendet werden kann, um Änderungen im Verhalten der Stakeholder zu erkennen und die daraus resultierenden Auswirkungen auf das Projekt zu bewerten (Melton 68).
Antizipierte Widerstände
Die Umsetzung des Strategieplans ist durch institutionelle Veränderungen gekennzeichnet, die wahrscheinlich auf den Widerstand von Mitarbeitern, Studenten und anderen Interessengruppen der Hochschule stoßen.
Veränderungsresistenz ist bis heute eines der komplexesten und vielschichtigsten Phänomene, das sich sowohl negativ als auch positiv auf das Ergebnis von Veränderungsprojekten auswirkt.
Die Umsetzung des Strategieplans 2010-2015 in Berkeley kann zu Widerständen bei den Lehrkräften führen, die mit der Annahme eines neuen Lehrplans nicht einverstanden sind, während die Schüler die neuen Programme und Dienstleistungen, die im Rahmen des Strategieplans angeboten werden, möglicherweise nicht annehmen, was zum Scheitern des Projekts führt.
Schlussfolgerung
Um den strategischen Plan des Berkley College 2010-2015 zu erreichen, ist eine umfassende Umsetzungsplanung erforderlich. Der Umsetzungsplan dient dem Zweck, eine Orientierung für die Erreichung der langfristigen Ziele des Colleges zu geben. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die Ziele und die zur Erreichung dieser Ziele erforderlichen Maßnahmen festgelegt werden.
Darüber hinaus ist eine umfassende Planung und Koordinierung während des gesamten Umsetzungsprozesses erforderlich. Dies wird durch die ständige Aktualisierung der Ziele und Maßnahmen durch das Management noch verstärkt, wodurch die kontinuierliche Einhaltung des Plans gewährleistet wird. Der strategische Plan der Hochschule dient daher dazu, ein Gleichgewicht zwischen den Leitlinien der institutionellen Ziele und den strategischen Richtungen herzustellen, die die Hochschule zur Erreichung ihrer künftigen Ziele führen werden.
Zitierte Werke
Cortes, Dario. “Berkeley College: 2010-2015”, Band 1 Nummer 7, 2009. 9. März 2011.
Dow, William, & Taylor, Bruce. Projektmanagement-Kommunikations-Bibel. New York: John Wiley & Sons, 2010. Gedruckt.
Gido, Jack. Eine Einführung in die Projektplanung. New York: Industrial Press Inc, 1985. Drucken.
Melton, Trish. Projektmanagement-Werkzeugkasten: Die Grundlagen für den Projekterfolg, Band 1. New York: Butterworth-Heinemann, 2007. Drucken.
Rad, Parviz: Projektkalkulation und Kostenmanagement. Wien: Management concepts Inc, 2002. Drucken.