Kurzfassung
Ziel des vorgeschlagenen Projekts ist die Schaffung einer internetbasierten Verkaufsplattform für die Produkte von A & D, damit das Unternehmen seinen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt gegenüber den Konkurrenten aufrechterhalten kann. Unter der Leitung des Projektleiters und anderer im Dokument genannter Interessengruppen wird das Projekt geleitet, indem eine Machbarkeitsanalyse des Projekts durchgeführt, die Ressourcen geplant, das Projekt entwickelt, getestet und schrittweise umgesetzt wird.
Einführung
Nach Ciliberti (2005, S. 34) besteht der Projektvorschlag aus dem Projektportfoliomanagementsystem zur Ermittlung der Kapitalrendite (ROI) einschließlich der finanziellen Amortisationsdauer, des Kapitalwerts des Projekts und des erwarteten internen Zinsfußes, um festzustellen, ob das Projekt wirtschaftlich tragfähig ist. Darüber hinaus besteht der Projektvorschlag aus dem Projektentwicklungsplan, der die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt bildet.
Das liegt daran, dass Teile der Elemente des Planungsprozesses des vorherigen Projekts, die es zu einem Erfolg gemacht haben, in den aktuellen Plan integriert werden, um das aktuelle Projekt zu einem Erfolg zu machen. In diesem Fall besteht die Projektplanentwicklung aus der Projektintegrationsmanagementstrategie mit den kritischen Komponenten des Projektentwicklungsplans, des Projektdurchführungsplans und der Projektintegrations- und Änderungskontrollstrategie (Holahan & Mooney, 2004).
Nach Lewis (2006, S. 34) werden in der Phase des Projektvorschlags die Projektinputs identifiziert, die aus Planungsergebnissen, historischen Informationen, die eine Beschreibung der Erfolgsfaktoren und Misserfolge des Projekts liefern, den ursprünglichen Strategien, die in der Anfangsphase der Projektentwicklung erstellt wurden, den Einschränkungen, die mit dem alten Projekt identifiziert wurden, und den Annahmen, die während des Lebenszyklus der Projektentwicklung gemacht wurden, bestehen (Lewis 2006).
Management der Projektintegration
Das vorgeschlagene Projekt wird vom Projektmanager Chris Johnson geleitet, der für die Koordinierung aller Elemente des gesamten Lebenszyklus des A & D High Tech-Projekts verantwortlich sein wird. Zu Chris’ Ansatz gehört es, konkurrierende Projektalternativen zu identifizieren, die für die Erfüllung der Nutzerbedürfnisse und der Projektziele entscheidend sind, indem er effektive Kommunikationskanäle innerhalb der Projektteams und der Stakeholder einrichtet und sicherstellt, dass die Projektkosten kontrolliert werden und im Rahmen des zugewiesenen Budgets liegen (Brown & Hyer 2010).
Im Rahmen des vorgeschlagenen Projekts wird vom Projektmanager erwartet, dass er seine bisherigen Projektmanagementfähigkeiten und -erfahrungen durch die frühzeitige Einbeziehung der Beteiligten einsetzt, um ein Umfeld mit effektiven Kommunikationskanälen zu schaffen. Der Projektmanager muss eine gute Beziehung zwischen den Beteiligten aufbauen und die Projektaufgaben, die Projektbeteiligten und den Projektsponsor effektiv koordinieren. Nach Brown und Hyer (2010, S. 33) besteht das Management der Projektintegration aus den folgenden Elementen.
Jede Komponente in der Architektur des vorgeschlagenen Systems und die Aufgaben, die für jede Aufgabe erledigt werden, werden integriert, um eine effektive Integration und das Funktionieren des Projekts zu gewährleisten. In der Regel muss das Projekt geplant werden, um sicherzustellen, dass jede der Aufgaben dem Plan entsprechend ausgeführt wird. Zu den Bereichen, die überwacht werden müssen, um eine ordnungsgemäße Integration aller Aktivitäten zu gewährleisten, gehören der Projektzeitplan, das Projektbudget, die Humanressourcen und die technischen Module, an denen gearbeitet werden muss. Zu den technischen Komponenten, die integriert werden müssen, um sicherzustellen, dass das System gut funktioniert, gehören die Webserverschicht, die Anwendungsserverschicht, die Backend-Anwendungsschichten und die Systemanwendungsdatenbank (Lewis 2006).
Identifizierung von Stakeholdern
Die Identifizierung der Stakeholder ist für dieses Projekt von entscheidender Bedeutung, da sie die Grundlage für einen erfolgreichen Vorschlag und Entwicklungsplan sowie für die erfolgreiche Durchführung des Projekts bildet. Laut der Fallstudie ist eine Stakeholder-Analyse die beste Methode, um die Namen der Stakeholder und den Namen der aktuellen Organisation, die Rollen und Verantwortlichkeiten der Stakeholder bei der Umsetzung des Projekts, die Fakten über die Stakeholder und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten, den Grad des Interesses an dem Projekt, das Ausmaß, in dem die Stakeholder das Projekt beeinflussen, sowie die Methoden und Vorschläge für das Management der Beziehungen zwischen den Stakeholdern und der Organisation zu ermitteln.
Nach Holahan und Mooney (2004, S. 34) gehören zu den häufigsten Projektbeteiligten die Mitglieder des Projektteams, die Projektmanager, die Kunden, das zentrale Personal und der Projektsponsor. Holahan und Mooney (2004, S. 34) weisen darauf hin, wie wichtig es ist, auch andere Projektbeteiligte zu berücksichtigen, die einen positiven Beitrag zur erfolgreichen Durchführung und Verwaltung des Projekts leisten. Zu den anderen Stakeholdern gehören die Regierung und Regierungsbehörden, Funktionsmanager, leitende Projektmanager, spezielle Interessengruppen, Aktionäre und Lieferanten von Hardwareprodukten (Holahan & Mooney 2004).
Nach Holahan und Mooney (2004, S. 34) ist der erste Stakeholder des Projekts J.D. Edwards, der dem Unternehmen das ERP-Softwareprodukt zur Verfügung stellte, das 2001 erfolgreich eingeführt wurde. Ein weiterer Stakeholder des Projekts waren Walter und Jeff White, der Vizepräsident für Vertrieb und CIO Webb, der für die Einrichtung eines Online-Shops verantwortlich war. Webb war dafür verantwortlich, das Projekt für die Entwicklung des Online-Shops zu initiieren, indem er die Entscheidung, eine Software von der Stange zu entwickeln oder zu kaufen, verglich. Der nächste Beteiligte war das von Webb gebildete funktionsübergreifende Team aus sechs Personen. Aufgabe des Teams war es, die geschäftlichen Anforderungen des Projekts, die Prozessabläufe, die Identifizierung und Formulierung der architektonischen und technischen Anforderungen, die Erstellung eines Prototyps des Projekts und die Erstellung eines Arbeitsaufbaus zu definieren.
Das Team ist verantwortlich für die Definition der verfügbaren Ressourcen, die Zuweisung der Ressourcen, die Planung der Aufgaben und die Erstellung eines Projektstrukturplans für alle für das Projekt erforderlichen Ressourcen. Der nächste Beteiligte am Projekt war der Lenkungsausschuss, der für die Überprüfung des Projekts zuständig war, um die Durchführbarkeit des Projekts zu bestimmen. Weitere Beteiligte waren die leitenden Manager unter der Leitung von Johnson, Jeff White, der für den Vertrieb zuständig war, Chuck Gagler, der Vizepräsident für eCommerce, Robertson und Johnston, der Teamleiter.
Weitere Beteiligte waren Eric Johnson, der Projektleiter, Rick Burke, der Leiter der Infrastruktur, Vohra, der Datenbankadministrator, Sioski, der Leiter der Projekttests, und TBD, der Systementwickler. Alle Beteiligten hatten einen direkten Einfluss auf die Entwicklung des Projekts, und zwar in der Eigenschaft der für den jeweiligen Fachbereich spezifischen Stellenbeschreibung.
Detaillierte Projektbeschreibung
Gemäß dem in der Entwicklung befindlichen Projekt musste das Projekt die geschäftlichen Anforderungen erfüllen, indem es einen Online-Shop bereitstellte, der es den Kunden ermöglichte, online Bestellungen aufzugeben, den Status der Bestellungen zu ändern, Bestellungen hinzuzufügen und Bestellungsänderungen zu ermöglichen. Das Online-System musste es dem Eigentümer ermöglichen, die Produkte zu konfigurieren und zu bepreisen, die Zahlungsabwicklung in Echtzeit zu ermöglichen, die Validierung von Daten zu ermöglichen und die Lieferung von Produkten mit Standardvorlaufzeiten zu ermöglichen.
Das System bietet die Möglichkeit, verschiedene Prozessabläufe zu handhaben, Ausnahmen zu behandeln, die auf Systemfehler zurückzuführen sein könnten, und eine Plattform zur Unterstützung verschiedener Support-Aktivitäten wie Internetverkäufe bereitzustellen. Die Standard-Betriebssystemplattform war Windows XP auf der Grundlage der N-Tier-Architektur, Microsoft Internet Server (IIS), mit Serverseiten, die in MS Application Server Pages (ASP) geschrieben wurden. Das vorgeschlagene System bestand aus Microsoft Transaction Server (MTS) mit Microsoft Site Server Commerce-Komponenten.
Die Datenbankkomponente des Systems könnte auf Microsoft SQL Server laufen, der auf der mittleren Microsoft Messaging Queue basiert. Die gewünschte Wirkung der vorgeschlagenen physischen Infrastruktur des Systems besteht aus Firewalls, demilitarisierten Zonen, internen Netzwerken und dem Intranet, um sicherzustellen, dass das gesamte System vor Malware und anderen Bedrohungen aus dem feindlichen Internet geschützt ist. Jede Komponente dient spezialisierten Diensten, damit das gesamte System wie gewünscht funktionieren kann (Kerzner 2009).
Entwicklung der Erklärung zum Geltungsbereich
Im Falle dieses Projekts kann die Umfangsangabe entwickelt werden, indem die Aktivitäten betrachtet werden, die für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts erforderlich sind. Das Scope Statement besteht aus einer Beschreibung dessen, was getan werden soll, den Aktivitäten, die zur Erstellung des gesamten Projekts gehören, und den Prozessen, die zur Erstellung des Projekts verwendet werden. Darüber hinaus liefert die Umfangsangabe eine Beschreibung des gesamten Projektplans, der die Projektplanungsprozesse, den Ansatz zur Verwaltung des Projektumfangs, die Definition des Projektumfangs, die Angabe der Änderungen, die in das Projekt integriert werden sollen, und die Aktualisierungen, die der Projektmanager am ursprünglichen Projekt vornimmt, um den Projektumfang erfolgreich zu gestalten, beschreibt.
Es besteht darin, das laufende Projekt durch das Sammeln der Anforderungen einzuleiten, die die geschäftlichen Anforderungen umfassen, die von dem einzurichtenden System erfüllt werden sollen. Zu den geschäftlichen Anforderungen gehört die Fähigkeit der Systemarchitektur, den Eigentümern zu ermöglichen, die Produkte nach Bedarf zu konfigurieren und zu bepreisen, eine Plattform für die Echtzeitverarbeitung bereitzustellen, sicherzustellen, dass die Bestellungen validiert und korrekt sind, und die Fähigkeit zur Integration mit anderen Systemen.
In diesem Fall besteht der nächste Schritt in der Planung des Projekts durch die direkte Beteiligung des Lenkungsausschusses auf der Grundlage der vom Projektleiter bereitgestellten Informationen. Zu den bereitgestellten Anforderungen gehören die Projektcharta, die aus den Mitgliedern des Projektteams und den Stakeholdern besteht, sowie das Stakeholder-Register, das in diesem Projekt nicht vorhanden ist (Lewis 2006).
Diskussion über den Anwendungsbereich
Der Umfang des vorgeschlagenen Projekts umfasst die Ermittlung der geschäftlichen Anforderungen, die durch die Nutzung des vorgeschlagenen Projekts erfüllt werden sollen. Das Projekt bietet den Systembenutzern die Möglichkeit, die Preisgestaltung für ihre Produkte zu konfigurieren und die Transaktionen in Echtzeit zu verarbeiten. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das System dem Management die Möglichkeit bietet, Daten über potenzielle und vorhandene Kunden zu sammeln, die in das Backend (ERP) für die Auftragsverwaltung und die Produktion integriert werden. Das Projekt sollte die Durchführung und Unterstützung von Internetverkäufen ermöglichen. Es ist wichtig, eine Systemarchitektur zu definieren, die es ermöglicht, verschiedene Module so zu integrieren, dass sie angemessen funktionieren und die erforderlichen Geschäftsaktivitäten erfüllen. Es ist wichtig, dass die Manager, die Lenkungsausschüsse und alle Beteiligten das Projekt entsprechend den Anforderungen planen und durchführen.
Management des Projektumfangs
Die Erklärung zur Definition des Projektumfangs enthält eine Beschreibung der Online-Aktivitäten und eine klare Beschreibung des Prozesses zur Überprüfung des Projektumfangs, die Bedeutung der Umfangskontrolle und Einzelheiten darüber, wie der Umfang bei der Entwicklung des Projekts helfen kann. Es ist wichtig, die aktuelle Umfangsdefinition bereitzustellen, um die schleichende Ausweitung des Umfangs zu vermeiden, von der die meisten Projekte betroffen sind. Eine schleichende Ausweitung des Umfangs ergibt sich aus der Tendenz des Projekts, sich im Laufe der Zeit auszudehnen.
Ein korrekt definierter Projektumfang ermöglicht es dem Projektmanager und seinem Team, die Erweiterung des Projekts bei wachsendem Umfang, das Hinzufügen neuer Anforderungen und die Änderung von Projektspezifikationen zu vermeiden. Der Projektleiter und sein Team arbeiten hart, um sicherzustellen, dass Leistung, Kosten und Zeitplan auf Kurs bleiben. Darüber hinaus verwaltet der Manager die Projektprioritäten richtig, indem er Parameter festlegt, die den Anforderungen entsprechen, um die Qualität des Projekts zu erhalten.
Um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des definierten Rahmens bleibt, ist es wichtig, dass das Management und die Projektbeteiligten innerhalb des Umfangs der Arbeit und der in diesem Rahmen definierten Aufgaben arbeiten (Heerkens 2002).
Der Umfang der Arbeit umfasst die Entwicklung des Systems, das es dem Benutzer des Systems und dem Unternehmen ermöglicht, die Lieferkette angemessen zu handhaben, Zahlungsprozesse effektiv zu implementieren, gute Kundenbeziehungen aufzubauen und eine effektive Auftragsverwaltung zu ermöglichen, um eine effiziente und effektive Abwicklung der Geschäftsprozesse zu gewährleisten und so den Umsatz des Unternehmens zu steigern. Der Aufgabenbereich wird vom Vorstandsvorsitzenden Tedd Walter und den Projektleitern Chris Johnson und Eric Robertson verwaltet. Alle Aufgaben sollten so verwaltet werden, dass sie innerhalb des Zeitplans bleiben und gemäß der detaillierten Beschreibung der einzelnen Aufgaben ausgeführt werden.
Die Umfangskontrolle ist der Prozess der Überwachung des Fortschritts und des erreichten Status während des Projektverlaufs und der Sicherstellung, dass der Produkt- und Projektumfang innerhalb der Grenzen der Umfangs-Baseline liegt, um eine Ausweitung des Umfangs zu vermeiden (Lewis 2006). Zu den Inputs für die Umfangskontrolle gehört der Umfangsmanagementplan. Der gesamte Plan stellt einen strategischen Ansatz dar, mit dem sichergestellt wird, dass die Leistung des Projekts in Bezug auf die Inputs, die für den Abschluss der projektbezogenen Aktivitäten erforderliche Zeit, wie z. B. die Planung der Aktivitäten und die Kostenplanung, überwacht wird. Darüber hinaus stellt der Projektleiter sicher, dass das Projekt eine Matrix zur Rückverfolgbarkeit der Anforderungen entwickelt, die in der Fallstudie nicht erwähnt wird (Lewis 2006). Es ist auch notwendig, die organisatorischen Prozess-Assets zu entwickeln, um eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts zu gewährleisten (Lewis 2006).
Ein klares Verständnis der Gesamtkosten des Projekts, die für die Durchführung des Projekts erforderliche Bindung, der vollständige und detaillierte Projektplan und die frühzeitige Festlegung des Projektumfangs versetzen den Projektleiter in die Lage, den Umfang effektiv zu verwalten.
Projektstrukturplan (WBS)
Der Projektstrukturplan ist eine hierarchische Karte, die jedes Arbeitselement und die Produkte oder Leistungen am Ende jeder Phase definiert. Es ist wichtig, dass der Projektstrukturplan die Beziehungen zwischen den zu erbringenden Leistungen und den am Ende jeder Phase erstellten Arbeitspaketen aufzeigt. In der Regel bietet der Projektstrukturplan einen strukturierten Ansatz für das Management der Projektleistungen.
Im obigen Fall wird davon ausgegangen, dass die Aktivitäten in Tagen durchgeführt werden. Dies ermöglicht es dem Projektteam, den kritischen Pfad für die Entwicklung und Durchführung des Projekts zu bestimmen. Das Netzplan-Diagramm bietet dem Projektleiter die Möglichkeit, die Aufgaben und die gegenseitige Abhängigkeit der Aufgaben zu definieren.
Die Gantt-Diagramme werden entwickelt, um die Aktivitäten zu zeigen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt und gemäß dem voraussichtlichen Projektzeitplan abgeschlossen werden müssen.
Projektbudget
Der vorgeschlagene Haushalt ist in der nachstehenden Tabelle aufgeführt.
Lösungsvorschläge für die Fallstudie
Diese Fallstudie erfordert einige innovative Vorschläge, um das Projekt zu einem Erfolg zu machen. Einer der Vorschläge ist, dass der Manager sicherstellen sollte, dass eine Durchführbarkeitsanalyse, einschließlich einer technischen, wirtschaftlichen, betrieblichen und verwaltungstechnischen Durchführbarkeitsstudie mit entsprechenden Ergebnissen und Unterlagen durchgeführt wird, um das Projekt zum Erfolg zu führen. Eine kritische Bewertung des Vorschlags zeigt, dass ein Testmodell und Testdaten fehlen, um eine genaue Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
Um eine effiziente Ressourcenzuweisung zu gewährleisten, müssen verschiedene Ansätze für die Aufgabenplanung verfolgt werden. Für die Entwickler des Systems ist es wichtig, ähnliche Fälle zu studieren, die mit den zugewiesenen und verfügbaren Ressourcen entwickelt wurden, um zu vermeiden, dass der Umfang des Projekts ausufert und das Projekt am Ende scheitert.
Referenzen
Brown, K. A & Hyer, N. L 2010, Managing projects: Ein teambasierter Ansatz, McGraw-Hill/Irwin, New York, NY
Ciliberti, R 2005, Projektportfoliomanagement zur Verbesserung des Unternehmenswertes. Web.
Heerkens, G. 2002 Project Management, McGraw-Hill, New York.
Holahan, P. & Mooney, A. 2004, Conflict In Project Teams: Die Vorteile nutzen, die Kosten vermeiden. Web.
Kerzner, H 2009, Projektmanagement: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, Wiley, Washington.
Lewis, J 2006, The Project Manager’s Desk Reference, 3. Auflage, McGraw-Hill, Washington.