Bericht über die Einführung von Voice over Internet Protocol an der Butler University

Words: 1231
Topic: Fallstudie

Einführung

Die Entwicklung und Implementierung eines VoIP-Systems ist für Unternehmen, die sich noch nie mit einem solchen System beschäftigt haben, eine große Herausforderung. Es liegt auf der Hand, dass die Butler University von der analogen Telefonie und dem Netzwerksystem abrücken musste, um die Qualität und Geschwindigkeit der Kommunikation zu verbessern, aber der Plan enthielt keine Angaben zu den langfristigen Kosten und Zielen. Die Herausforderungen, mit denen das Unternehmen konfrontiert war, ergaben sich aus der fehlenden Entwicklung einer Finanzstrategie, die die kurz- und langfristigen Kosten für die Verwaltung des VoIP-Systems decken würde. In der gegenwärtigen Situation hat das Unternehmen nur begrenzte Möglichkeiten, und in diesem Papier werden die jeweiligen Optionen untersucht, um ihre Realisierbarkeit bei der Lösung des vorherrschenden Problems herauszustellen.

Beibehaltung des derzeitigen Plans

Der derzeitige Plan sieht die Verwaltung des internen Systems vor, das die Telefon- und Datendienste über das PBX-System integriert. Die verschiedenen Unterstützungssysteme innerhalb des Netzes müssen in das Budget aufgenommen werden, und die Einrichtung muss das derzeitige Unterstützungspersonal der verschiedenen Anbieter beibehalten. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass das Netz nicht zusammenbricht, wie es beim ersten Versuch der Implementierung der Fall war.

Da das analoge System bereits nach der Einführung des PBX-Systems ausrangiert wurde, wäre es verheerend, wenn das derzeitige System zusammenbrechen würde (Brown, 2007). Die Beibehaltung des derzeitigen Plans bedeutet, dass die Einrichtung eine langfristige Lösung für die Haushaltsdefizite finden muss. Die Butler University wird mehr bezahlen müssen, um weiterhin die von VoIP angebotenen Dienste nutzen zu können. Die Verwaltung eines internen Systems ist ziemlich teuer.

Schließung des Unternehmens

Die Schließung des Unternehmens ist eine alternative Option, die die aktuellen Probleme beseitigen kann, sind Butler. Der Sinn von VoIP bestand darin, die Qualität der Kommunikation und der Datenverwaltung zu verbessern, aber es erwies sich als ein kostspieliges System, und die Einrichtung war nicht bereit, die zusätzlichen Kosten zu tragen. Die Einrichtung hatte nicht mit derartig hohen Kosten für die Wartung ihres Systems gerechnet. Butler würde besser mit dem bisherigen System arbeiten, für das er monatliche Gebühren an einen externen Dienstleister zahlen würde. Diese Option ist nicht realisierbar, da das Unternehmen bereits zu viel Geld für Software und Hardware ausgegeben hat; sie ist jedoch immer noch eine praktikable Option, wenn man die langfristigen Kosten für die Verwaltung des VoIP-Netzwerks berücksichtigt (Brown, 2007).

Der Verkauf des Unternehmens

Der Verkauf des Unternehmens ist einer der praktikabelsten Ansätze zur Lösung des Finanzproblems, da das Unternehmen das für seinen Aufbau verwendete Geld zurückerhalten würde. Das Geld würde für die Finanzierung einer Netzwerk-Outsourcing-Plattform verwendet werden. Das Unternehmen hat bewiesen, dass es nicht in der Lage ist, das Unternehmen zu finanzieren; daher würde ein Verkauf des Unternehmens neue Perspektiven für die Auslagerung von Dienstleistungen durch potenzielle Käufer bieten.

Die Verwaltung des VoIP-Netzes ist recht kostspielig; daher sollte die Butler University die Netzwerkdienste auslagern. Die mit dem Outsourcing verbundenen Größenvorteile ermöglichen es dem Unternehmen, die Kosten für die Unterhaltung eines Informationssystems zu senken. Es ist jedoch wirtschaftlich nicht ratsam, das Unternehmen zu verkaufen, da dies eine Lücke im Kommunikationssystem hinterlassen würde, die nur mit sehr viel Geld zu schließen wäre (Hill & Jones, 2012). Die Universität benötigt ein effektives Kommunikationssystem, und ein internes System lässt sich leichter an die dynamischen organisatorischen Veränderungen anpassen.

Verlangsamung der Wachstumsrate

Die Wachstumsrate eines Unternehmens steht in direktem Zusammenhang mit der Erhöhung der für das Wachstum bereitgestellten Finanzmittel. Das Wachstum eines Unternehmens kann verschiedene Funktionen dazu zwingen, ihre Budgets zu erhöhen, um effizient arbeiten zu können. Das hauseigene VoIP-System an der Butler University wies in der anfänglichen Implementierungsphase eine exponentielle Wachstumsrate auf, und es gab ein klares Anzeichen dafür, dass die Einrichtung das für den Kommunikationskanal bereitgestellte Budget erhöhen musste (Brown, 2007).

Da die erforderlichen Finanzmittel offensichtlich nicht zur Verfügung stehen, muss das Wachstumstempo des im Netz angebotenen Dienstes verlangsamt werden. Die meisten finanziellen Probleme des Systems betreffen jedoch Fixkosten, so dass eine Verlangsamung der Wachstumsrate möglicherweise keine praktikable Lösung darstellt. Eine Verlangsamung des Wachstums führt auch dazu, dass die Einrichtung ihr Kommunikationssystem nicht kontinuierlich aufrüsten kann, um den wachsenden Anforderungen der Studenten und der verschiedenen Abteilungen gerecht zu werden.

Bitte um eine Verlängerung um 90 Tage, um das Cashflow-Problem zu lösen

Das Cashflow-Problem des Unternehmens sollte unverzüglich angegangen werden, da die verschiedenen Abläufe, die ein effizientes Telefon- und Datennetz ermöglichen, ständig laufen müssen. Das Fehlen eines langfristigen Finanzplans ist das eigentliche Problem des Unternehmens; daher wäre eine Verlängerung um 90 Tage sinnvoll, damit die angeschlossenen Geschäftseinheiten ein tragfähiges Budget entwickeln können.

Das Unternehmen muss herausfinden, wie es das VoIP-System am besten betreiben kann (Brown, 2007). Die Hauptursachen für die Kostenüberschreitung sind die Wartung der Sicherheitssysteme sowie die Installation und Lizenzierung verschiedener Software. Die Einrichtung sollte prüfen, ob sie Mittel aus verschiedenen Projekten in anderen Abteilungen abzweigen kann. Die IT-Abteilung ist sehr wichtig; daher sollte sie mehr Geld erhalten, um die Studenten und Abteilungen an ein zuverlässiges Netzwerk anzuschließen.

Kosten reduzieren

Die Senkung der mit dem Betrieb des Unternehmens verbundenen Ausgaben ist der praktikabelste Ansatz zur Beseitigung des zugrunde liegenden finanziellen Problems. Die Butler University mag sich an ein Projekt gewagt haben, das ständige Budgetzuwächse erfordert, aber sie kann ihre Ausgaben zügeln, indem sie die Kosten für den Betrieb des Systems reduziert. Einer der praktischen Ansätze zur Kostensenkung ist die Senkung der Arbeitskosten (Merrifield, 2009). Da VoIP mit der Konvergenz des Personals verbunden ist, gibt es einen klaren Hinweis darauf, dass das Unternehmen es sich leisten kann, eine große Anzahl von Mitarbeitern in der IT-Abteilung zu entlassen. Die daraus resultierenden Kostensenkungen sollten das Unternehmen in die Lage versetzen, die Defizite im Budget langfristig auszugleichen (Neu, 2013).

Andere Möglichkeiten

Das Unternehmen kann damit beginnen, VoIP-Dienste für andere Unternehmen anzubieten, um den finanziellen Bedarf zu decken. Wenn die Zahl der Kunden, die VoIP nutzen, steigt, wird das PBX-System leichter zu betreiben sein, da Butler nur einen kleinen Teil der Kosten übernimmt. Allerdings muss das Unternehmen möglicherweise seine Hardware- und Softwarekapazitäten verbessern, bevor es anderen Institutionen Netzwerkdienste anbieten kann; daher könnte diese Option relativ kostspielig sein.

Schlussfolgerung

Die Butler University muss das VoIP-System und die hauseigene Verwaltungsplattform pflegen, um sicherzustellen, dass ihr Kommunikationssystem den Bedürfnissen der Studenten und der Mitglieder der verschiedenen Abteilungen entspricht. Die Kostenüberschreitungen, die das Unternehmen realisiert hat, sollten durch eine Reduzierung der Betriebskosten angegangen werden. Die sich überschneidenden Arbeitskräfte sollten reduziert werden, insbesondere in der IT-Abteilung, da das PBX-System zu einer Konvergenz der Rollen unter den Mitarbeitern geführt hat.

Butler hat mit der Übernahme der Verantwortung für die Verwaltung eines integrierten Sprach- und Datennetzes die richtige Wahl getroffen, denn die Universität benötigt ein Kommunikationssystem, das sich problemlos an die dynamischen Bedürfnisse der Gesellschaft innerhalb der Einrichtung anpassen kann. Die Sicherheits- und Finanzprobleme sollten das Unternehmen nicht dazu zwingen, seine Tätigkeit einzustellen oder zu einem externen Anbieter von Sprach- und Datendiensten zu wechseln.

Referenzen

Brown, C. V. (2007). Die VoIP-Einführung an der Butler University. In Brown, C. V., DeHayes, D. W., Hoffer, J. A., Martin, E. W., & Perkins, W. C. (Eds.), Managing Information Technology (pp. 144-166). Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall.

Hill, C., & Jones, G. (2012). Strategic Management Theory: An Integrated Approach. Boston: Cengage Learning.

Merrifield. R. (2009). Rethink: A Business Manifesto for Cutting Costs and Boosting Innovation. Boston: Addison-Wesley Professional.

Neu, F. H. (2013). Kosten senken: Successful Strategies for Improving Productivity. Santa Barbara: ABC-CLIO.