Zusammenfassung
Die Beschaffungs- und Lieferkette spielt eine wichtige Rolle für die Gesamtleistung eines Unternehmens. Dieses Papier stellt einen Beschaffungsplan dar, der sich auf fünf Abschnitte konzentriert, um das Ausgabenmanagement der Organisation bei der Bereitstellung von Catering-Dienstleistungen zu verbessern. Das Fehlen geeigneter strategischer Beschaffungsansätze hat zu sinkender Rentabilität, abnehmender Wettbewerbsfähigkeit, schlechtem Image, geringer Leistungserbringung und einer insgesamt schlechten Unternehmensleistung geführt.
Der erste Abschnitt beleuchtet die Rolle von Beschaffung und Versorgung bei der Verwaltung von Catering-Ausgaben. Im zweiten Abschnitt werden neue Techniken vorgestellt, die die Bemühungen von ADCO bei der Verwaltung der Ausgaben im Beschaffungsplan für die Bereitstellung von Lieferungen unterstützen können. Zu den bemerkenswerten Techniken gehören die elektronische Beschaffung, das Änderungsmanagement, die Wertanalyse und die Verwendung der Krajlic-Matrix. Abschnitt drei konzentriert sich auf die führenden Leistungsindikatoren (KPIs) und die RACI-Matrix als wichtige Elemente, die ADCO zur Aufrechterhaltung künftiger Vertragsbeziehungen einbeziehen sollte.
Der fünfte Teil befasst sich mit wirksamen Methoden zur Auswahl von Lieferanten, einschließlich finanzieller Tragfähigkeit, wirtschaftlicher Stärken, technischer Fähigkeiten und Verantwortlichkeit der Interessengruppen. Die letzte Anforderung befasst sich mit Einkaufsaspekten wie Ausschreibungen, Vertragsüberprüfungen und -verlängerungen, die die Anwendung der fünf Verhandlungsrechte erfordern, sowie mit Empfehlungen für das Unternehmen.
Die Rolle von Beschaffung und Versorgung bei der Verwaltung der Ausgaben für Verpflegungsdienstleistungen
Das Beschaffungs- und Liefermanagement umfasst vielfältige Aktivitäten und Aspekte der wesentlichen Beschaffungsmaterialien, die die Grundlage für die Geschäftstätigkeit von Unternehmen bilden. Die Annahme eines verantwortungsvollen Beschaffungsplans untermauert viele Aspekte des Erfolgs, einschließlich Qualität, Leistung, Ruf und Rentabilität (Panchal 438). Die Beschaffung ist in vielerlei Hinsicht ein wichtiger Balsam für das Geschäft. Eine ordnungsgemäße Ausführung der Beschaffungs- und Lieferkettenmanagementfunktion kann einen messbaren Wert schaffen und das Tempo für Veränderungen vorgeben (Brewer und Bryan 190).
Ein verantwortungsvoller Beschaffungsplan führt zu einem angemessenen Auswahlverfahren für die Lieferanten. Die Beschaffungsfunktion von ADCO ist dafür verantwortlich, Risiken zu mindern, ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen, die Erbringung von Dienstleistungen zu verbessern, das Kostenmanagement transparenter zu gestalten und die Relevanz und Nachhaltigkeit des Geschäfts für das Unternehmen sicherzustellen. Panchal stellt fest, dass das Gaststättengewerbe in den letzten Jahrzehnten gewachsen ist und neue Ansätze für die Verwaltung vertraglicher Vereinbarungen hervorgebracht hat (441.
Wir setzen strategische Beschaffungsstrategien im Einkauf ein, um eine nachhaltige und transparente Lieferkette aufzubauen. Eine straffe Lieferkette stellt sicher, dass die Beschaffung von wichtigen Materialien zeitnah erfolgt (Brewer und Bryan 191).
Ein solider Beschaffungsprozess bietet eine umfassende Zusammenarbeit zwischen internen und externen Akteuren, die sich auf die Beteiligung während des gesamten Produktzyklus stützt. Die Beschaffung unterstützt die Verpflegungsausgaben durch Kosteneffizienz (Brewer und Bryan 186). So konzentrieren sich die Prozesse, Verfahren und Methoden darauf, die Erzielung optimaler Ergebnisse in Bezug auf Qualität, Pünktlichkeit, Kosten und die Zuweisung von Ressourcen zu verbessern.
Catering-Dienstleistungen sind komplexe und kostspielige Tätigkeiten, die mit kritischen Faktoren wie Umwelt und Unsicherheit konfrontiert sind (Ogut 133). Die Branche umfasst zeitlich begrenzte Organisationen, die Arbeiten an zeitlich begrenzten Standorten ausführen, und viele Beteiligte, darunter Eigentümer, Designer, Hersteller und Arbeitnehmer (Brewer und Bryan 187). Das Vorhandensein zeitlich begrenzter Beziehungen zwischen den Beteiligten kann zu unerwünschten Unzulänglichkeiten führen, wenn die anfängliche Beschaffungsphase fehlerhaft ist. Eine solche Standardbeschaffung gewährleistet Transparenz und Informationsaustausch, um das Risikomanagement zu verbessern. Zu den nennenswerten Risiken gehören der Konkurs von Lieferanten, Naturkatastrophen, politische Veränderungen und technologische Umwälzungen, die zu Störungen der Projekte führen können (Ogut 134).
Die strategische Beschaffung kann ADCO dabei helfen, verschiedene Aspekte zu integrieren, darunter Kostenmanagement, Informationssysteme, Lieferantenbeziehungen und die Verwaltung von Unterlagen, die die Voraussetzung für die Leistungsfähigkeit des Unternehmens sind. Tatsächlich gibt es immer mehr empirische Belege dafür, dass große Unternehmen wie ADCO Reverse-E-Sourcing-Ansätze nutzen, um Kosten zu senken, Zeit zu gewinnen, die Ausschreibungsverfahren zu rationalisieren und grenzüberschreitende Anbieter willkommen zu heißen (Slaughter und Mukhopadhyay 159).
Es ist erwähnenswert, dass Unternehmen, denen es an einem angemessenen Beschaffungsmanagement mangelt, wahrscheinlich mit den Risiken konfrontiert werden, die sich aus schlechten Lieferantenbeziehungen ergeben (Brewer und Bryan 192). Abbildung 1.0 zeigt einen konzeptionellen Rahmen für das Angebot, das die Unternehmensleistung beeinflusst.
Das Beschaffungs- und Liefermanagement ist bei der Bewertung der Dienstleistungserbringung anwendbar. ADCO kann sich auf Beschaffungsmethoden stützen, um andere Funktionen des Unternehmens, einschließlich Kundenbeziehungen, Markenbildung und Wettbewerbsfähigkeit, zu fördern. ADCO benötigt ein proaktives Beschaffungsmanagement, um die richtigen Materialien von tragfähigen Anbietern zum richtigen Zeitpunkt zu beschaffen. Catering-Dienstleistungen erfordern eine hohe Aufmerksamkeit des Unternehmens für Qualität und Kosten.
Für ADCO ist es wichtig, eine geeignete Auswahlmethodik anzuwenden, die den oben genannten Faktoren einen Mehrwert verleiht. Der Einkauf spielt eine wichtige Rolle bei der Auslagerung von Materialien, die zur Verwaltung, Aufrechterhaltung und Verwaltung der primären und unterstützenden Aktivitäten von ADCO wie Produktion, Transport und Lagerhaltung beitragen. Das Unternehmen stützt sich auf Beschaffung und Versorgung und integriert verschiedene Funktionen, um Lieferungen in fertige Produkte umzuwandeln (Mogerman, Daylath und Kasun 461). Die erfolgreiche Integration der Beschaffung in die verschiedenen Unternehmensfunktionen bestimmt das Niveau der Kundenzufriedenheit und -bindung, der Wettbewerbsfähigkeit, der Leistung und des Wachstums (Rajeh, John und James 924).
ADCO ist in einer anfälligen Branche tätig, die von zahlreichen makroökonomischen Faktoren wie Marktvolatilität, politischen Veränderungen, regionalen Bedingungen und soziokulturellen Veränderungen abhängt. Daher ist es für ADCO von entscheidender Bedeutung, seine Beschaffungs- und Lieferkette mit der Informationsmarktforschung zu verknüpfen, um Einblicke in Veränderungen des Konsumverhaltens, technologische Verschiebungen und andere relevante Trends zu gewinnen.
Der Einkauf ist ein wesentlicher Teil des Beschaffungsprozesses (Rajeh et al. 926). ADCO muss die Ausgaben für Verpflegungsmaterialien durch die Anwendung verschiedener Techniken verbessern, um dem Beschaffungsprozess einen Mehrwert zu verleihen. Mogerman et al. betrachten den Einkauf als die Schnittstelle zwischen Kunden und Lieferanten, die Planung, Lagerung, Verteilung und Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen umfasst (461). In der Tat argumentieren Jia, Guido, Marco und Guido, dass der Einkauf Teil einer integrierten Organisationsstruktur sein sollte, da er die Beschaffung wesentlicher Materialien für die Lieferung von Fertigwaren an die Endverbraucher bestimmt (841). ADCO kann seine Beschaffungsfunktionen durch Integration verbessern, die eine der wichtigsten Quellen für globale Wettbewerbsvorteile ist.
Beschaffung und Lieferung sind entscheidend für wirksame Verhandlungen mit Lieferanten und Interessengruppen im Bereich der Entwicklungsdienste, insbesondere im Beschaffungsprozess. Verhandeln bedeutet, Schritte zur Überwindung von Konflikten und Hürden in der Lieferkette zu unternehmen (Hesping und Holger 107). Darüber hinaus helfen Beschaffung und Versorgung bei der Bewertung des Spektrums an geeigneten Ansätzen, die für kommerzielle Verhandlungen nützlich sind (Jia et al. 843).
Eine Catering-Lieferkette kann durch Supply Chain Management einen Mehrwert erzielen, indem sie Kosten und Preise senkt, die Innovationsfähigkeit erhöht, eine nachhaltige Beschaffung fördert und die Lieferfristen für die gewünschten Märkte verbessert (Rajeh et al. 924). Zu den Aufgaben von Beschaffung und Versorgung bei der Verwaltung von Catering-Ausgaben gehören die Bewertung des finanziellen und kommerziellen Potenzials von Lieferanten und die Beurteilung von Angeboten oder Ausschreibungen von Verkäufern, um einen Mehrwert bei der Ausschreibung von Catering-Ausrüstung und -Materialien zu erzielen.
Außerdem beraten Beschaffungsmanager bei der Einführung von E-Procurement-Systemen, interpretieren und beraten zu Vorschriften und Richtlinien, die die Auswahl von Baustofflieferanten beeinflussen. Sie sind für die Entwicklung effektiver Beschaffungspläne für Materialien und die Erstellung ordnungsgemäßer Unterlagen für effiziente Ausschreibungsverfahren verantwortlich (Hesping und Holger 108).
Techniken, die ADCO zur Verbesserung des Mehrwerts bei den Versorgungsausgaben anwenden kann
Ein Beschaffungsplan (Ausschreibungs-/Beschaffungsprozess) beginnt mit der Erstellung verschiedener Bestandsanforderungen sowohl der internen als auch der externen Nutzer. ADCO sollte verschiedene Beschaffungstechniken anwenden, um sicherzustellen, dass jeder Prozess des Beschaffungsprozesses einen Mehrwert bietet. Es ist wichtig für das Unternehmen, die Nachhaltigkeit in vielen Aspekten der Großküchengeräte zu berücksichtigen. Insbesondere sollte ADCO die Effizienz, die Kosten, die Gesamtbetriebskosten (TCO) und die Produktionseinsparungen durch die Beibehaltung vorhandener Materialien oder durch die Aufarbeitung der Großküchengeräte insgesamt verbessern. Das Unternehmen sollte eine kritische Bewertung der tatsächlichen Kapazität der benötigten Verpflegungsmaterialien vornehmen (Rajeh et al., 926).
Das Catering, der ermittelte Ausgabenbereich, sollte eine ordnungsgemäße Verwaltung der Ressourcenkosten mit sich bringen, um einen ähnlichen Mehrwert für das Geschäft von ADCO zu erzielen. Der Mehrwert ist die Differenz zwischen dem Verkaufspreis und den direkten oder indirekten Vorleistungen, die für die Herstellung des Konsumguts verwendet wurden. In dieser Hinsicht sollte ADCO wichtige Maßnahmen ergreifen, um seine Einkaufsstrategien zu bewerten. Traditionell bestand der Aspekt der Wertschöpfung im Bereich der Ausgaben darin, die richtigen Materialien in der richtigen Menge und zum richtigen Preis zu beschaffen und die Artikel zum richtigen Zeitpunkt an den gewünschten Ort zu transportieren.
Um festzustellen, ob der Ausgabenbereich einen Mehrwert schaffen kann, bewertet ADCO einige Aspekte. Zu den Faktoren gehören staatliche Vorschriften und Kontrollen, die Finanzplanung mit den Lieferanten und wirtschaftliche Trends (Mogerman et al. 461). Zu den anderen Aspekten gehören Wettbewerbsinformationen, die Erweiterung der Produkt- oder Dienstleistungspalette und das Risiko der Produkthaftung. Abbildung 1.1 veranschaulicht, wie ADCO die Ausgaben für das Catering bestimmt.
Die Kosten für die Verpflegungsdienste für ADCO sind in den letzten drei Jahren in die Höhe geschnellt. Es gab einen erheblichen Anstieg von 7 Millionen US-Dollar im Jahr 2012 auf mehr als 10 Millionen US-Dollar im Jahr 2014. Es wird erwartet, dass diese Zahlen in den kommenden Jahren weiter ansteigen werden, wenn das Unternehmen seine Beschaffungsstrategien nicht ändert. Es ist erwähnenswert, dass ADCO je nach Größe des Bereichs über 200 Mitarbeiter pro Standort verpflegt. Die Kette umfasst die eigentlichen Dienstleister, die Anbieter von Lebensmitteln, die Ausrüstung, die Personalressourcen, die Arbeitslager, die Transportdienste und das Gesundheitsschutzumfeld.
ADCO kann verschiedene einzigartige Vorteile der Integration von IKT, wie z. B. die elektronische Beschaffung, in den gesamten Beschaffungsplan für Großküchengeräte nutzen. Tatsächlich gehen Forscher davon aus, dass der Einsatz von Technologie im Beschaffungsprozess eine Quelle von Wettbewerbsvorteilen ist. Zu den bemerkenswerten Vorteilen gehören reduzierte Beschaffungskosten, erhöhte Rentabilität, Effizienz der Lieferkette, das Image des Unternehmens, Durchlaufzeiten sowie verbesserte Marketingdienstleistungen (Ojha und Pandey 111).
Das Gaststättengewerbe erlebt weiterhin einen zunehmenden Wettbewerb, da die Konkurrenten die elektronische Beschaffung einführen. Untersuchungen zeigen, dass die Einführung von E-Procurement im Gaststättengewerbe im Vergleich zu anderen Branchen der verarbeitenden Industrie und des Einzelhandels hinterherhinkt (Rajeh et al. 928). ADCO kann Werte schaffen, indem es sich auf Investitionen in seine Mitarbeiter, Prozesse und Technologien konzentriert, die die Hauptkomponenten des E-Procurement sind. Die Einführung von E-Procurement ist teuer. Außerdem erfordert sie eine erhebliche Umgestaltung der internen Prozesse eines Unternehmens. Außerdem profitiert das Catering-Unternehmen sowohl von materiellen als auch von immateriellen Vorteilen, die die Fachkräfte motivieren können, sich an neue Technologien anzupassen.
Eine Reihe von evidenzbasierten Forschungsergebnissen belegen die Wertschöpfung durch E-Procurement (Hesping und Holger 108). So werden beispielsweise die Verhandlungen mit den Lieferanten effizienter und effektiver, und die Unternehmensleistung wird gesteigert. ADCO kann von Vorteilen profitieren, wie z. B. reduzierte Mitarbeiterzeit, Minimierung der Einkaufszykluszeit, Markterweiterung und Produktinnovation, verbesserte Servicequalität und Senkung der Gesamtbeschaffungskosten (Ojha und Pandey 112). Darüber hinaus kann die elektronische Beschaffung die Effektivität von Verhandlungen durch eine verbesserte Reaktionsfähigkeit, qualitativ hochwertige Kundendienste und eine höhere Kundenzufriedenheit steigern.
Bei der Bewertung des Wertes der elektronischen Beschaffung für Catering-Unternehmen stellten die Forscher fest, dass eine positive Korrelation zwischen dem wahrgenommenen Wert der Technologie und den Kommunikationsnetzen sowie den Arbeitsabläufen besteht. Ebenso reduziert die Einführung der Technik in der Beschaffung den Papierkram und spart Zeit, indem sie andere Lieferanten in Verhandlungen einbindet. Das Unternehmen kann internetbasierte Technologien nutzen, um die Kommunikation mit seinen Lieferanten zu erleichtern.
Die elektronische Beschaffung beschleunigt den Datenaustausch zwischen mehreren Anbietern und dem Unternehmen (Ojha und Pandey 111). Darüber hinaus unterstützen verschiedene Artikel die Verbesserung der Vertragsverwaltung und eine größere Flexibilität der Unternehmen. Die Strategie kann ADCO dabei helfen, Ungenauigkeiten zu reduzieren und die Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Beschaffungswesen effizienter zu erfüllen.
Die Forschung legt nahe, dass die Umsetzung kritischer Transformationsinitiativen, die eine rigorose Überprüfung und diagnostische Maßnahmen der Ausgaben beinhalten, Unternehmen wie ADCO dabei helfen können, einen noch nie dagewesenen Wert beim Kauf und der Lieferung von Catering-Ausrüstung zu schaffen. Die Verbesserung der Beschaffungsumstellung erfordert eine solide und kontinuierliche Förderung. Der Eigentümer sollte ein klares und zwingendes Ziel für die Projekte der Organisation kommunizieren und verstärken (Hesping und Holger 114).
Auch die Verhandlungen über die angemessene Lieferung von Catering-Materialien erfordern eine Neukalibrierung der Anreize für die Projektmanager, die ein hohes Maß an Kontrolle und Spielraum bei der Lieferantenauswahl haben sollten. Der Bauherr sollte die Beschaffungsmanager und Auftragnehmer motivieren, sich auf Veränderungen im konsolidierten Beschaffungsprozess einzulassen, was Motivationsmodelle zur Steigerung des Engagements erforderlich macht (Jia et al. 848).
Forscher stellen fest, dass bei internen Umgestaltungsinitiativen eine klare Abgrenzung der Rollen, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten zu berücksichtigen ist, die allen Beteiligten klar sein sollte (Jia et al. 847). Es ist wichtig, das Betriebsmodell für die Beschaffung zu verfeinern, indem vier kritische Betriebssäulen berücksichtigt werden: Strategie, Arbeitskräfte, Prozesse und Instrumente. Diese vier Aspekte sollten harmonisch zusammenwirken, um den Beschaffungsplan zu optimieren. Außerdem sollte eine ständige Verstärkung des Veränderungsmanagements in der gesamten Organisation berücksichtigt werden (Hesping und Holger 110).
Die genannte Anforderung kann durch eine angemessene Kommunikation erfüllt werden, die das Feedback der Beteiligten einbezieht, um einen nachhaltigen Impuls für Veränderungen zu geben. Das Unternehmen kann die Beschaffung und Lieferung von Großküchengeräten verbessern, indem es Ziele zur Verbesserung des Dienstleistungsniveaus definiert (Jia et al. 848). Die Change Agents sollten die Erwartungen an den Erhalt und die Mission und Vision des Unternehmens festlegen. Die Abläufe im Unternehmen sollten sich in kritischen Leistungskennzahlen widerspiegeln, die die Kosten und die Effektivität der Lieferanten bewerten. ADCO muss sein Beschaffungs-Know-how und seine Fähigkeiten in der Beschaffung einsetzen, um die vielfältigen Catering-Dienstleistungen zu bewältigen.
Ein wachsender Teil der Literatur zeigt, dass es vielen Unternehmen an geeigneten Fähigkeiten, Prozessen und infrastrukturellen Möglichkeiten fehlt, um die Beschaffungsfunktion effektiv zu verwalten (Rajeh et al. 926). Infolgedessen sinkt die Rentabilität bei Möglichkeiten, die für das Wachstum des Unternehmens entscheidend sind. ADCO verfügt beispielsweise nicht über die notwendigen technischen Fähigkeiten, um alle Kategorien der Beschaffungsausgaben zu verwalten. Der Einsatz von informationsintegrierten Systemen wie Enterprise Resource Planning (ERP) kann dazu beitragen, die Lieferkette zu straffen und redundante Aufgaben und Abläufe zu beseitigen (Hesping und Holger 110).
Dieser Abschnitt enthält eine Reihe von Vertrags- und Preisvereinbarungen, die die effiziente Umsetzung proaktiver Beschaffungsstrategien vorantreiben können, die sich an eine grundlegende Ausgabenanalyse halten, indem sie den unterstützenden Rahmen, Systeme, Prozesse, Richtlinien und Leistungsbewertungsmodelle des Unternehmens schaffen (Hesping und Holger 112). Das Hauptaugenmerk der Beschaffung liegt auf der Verwaltung des Beschaffungsplans, um die Leistungserbringung, die Überwachung der Leistungserbringer und die Verwaltung der vertraglichen Beziehungen sicherzustellen (Jia et al. 848). ADCO steht kurz davor, mit seinem Plan, internetbasierte Technologien einzusetzen, um seine Lieferkette zu revolutionieren, enorme Erfolge zu erzielen (Rajeh et al. 927).
Die Kraljic-Matrix-Technik ist aufgrund ihrer Effizienz bei der Nutzung differenzierter Beschaffungsstrategien in mehreren Branchen anwendbar. Die Forschung zeigt, dass der Ansatz in der Catering-Branche nur begrenzt anwendbar ist. Dieser Teil zeigt, wie ADCO die Kraljic-Matrix einsetzen kann, um bei der Beschaffung von Catering-Materialien einen Mehrwert zu erzielen. Beschaffungsprojekte für große Catering-Unternehmen wie ADCO sind aufgrund ihrer Einzigartigkeit, ihrer Risiken und der Tatsache, dass sie ein breites Spektrum von Parteien und Aktivitäten umfassen, oft umfangreich und komplex. Große Unternehmen wie ADCO sehen sich mit verschiedenen Problemen konfrontiert, die zu Projektverzögerungen, Streitigkeiten, Beschwerden und Gegenforderungen führen. Infolgedessen verzeichnet das Unternehmen schlechte Leistungen und geringe Gewinnspannen.
Die Portfoliomethode von Kraljic hat eine mehrdimensionale Matrix erstellt, die den strategischen Effekt und die Vektoren der Lieferrisiken berücksichtigt. Die Gruppen des strategischen Beschaffungsansatzes können Unternehmen dabei helfen, Produkte und Dienstleistungen nach Ähnlichkeit zu gruppieren, die auf den Merkmalen der Anbieter beruht (Padhi, Stephan und Vijay 4).
Die Kategorisierung hilft dem Beschaffungsmanager, Produkte von einem einzigen Lieferanten in der gleichen Reihenfolge zu kaufen (Brewer und Bryan 188). Laut Hesping und Holger ermöglicht die Matrix dem Unternehmen außerdem, die Waren in Abhängigkeit von verschiedenen entscheidenden Faktoren zu bewerten, darunter die Anzahl der verfügbaren Lieferanten, die Knappheit der Produkte und die Gesamtausgaben für die Catering-Ausrüstung (114). Das Unternehmen kann die strategische Bedeutung von Catering-Materialien anhand der Kosten, des Wertschöpfungsprofils und des Rentabilitätsprofils bewerten.
Padhi et al. fügen hinzu, dass der Portfolio-Ansatz dem Unternehmen die Möglichkeit gibt, die Marktkomplexität oder die Lieferrisiken anhand mehrerer Faktoren zu bewerten, wie z. B. einige Anbieter, die das Catering-Material liefern, die Marktstruktur und die technologischen Fähigkeiten der Lieferanten (4). Außerdem ermöglicht die Anwendung der Kraljic-Matrix dem Unternehmen ein angemessenes Verständnis des wettbewerbsorientierten Angebotsmarktes in Bezug auf Eintrittsbarrieren, Produktverfügbarkeit und Knappheit.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass ADCO aufgrund der verspäteten Lieferung von Ausrüstung und anderen wichtigen Materialien massive Verluste erleidet. Daher kann die Anwendung des Portfolio-Ansatzes künftige Verluste vermeiden und die negativen Folgen eines uninformierten Beschaffungsprozesses abwenden (Hesping und Holger 114). Die Wahl der richtigen Beschaffungsstrategie verhindert Störungen und steigert die Effektivität und Rentabilität. Die Kraljix-Matrix enthält vier Kategorien, darunter Hebelwirkung, Engpass, strategisch und unkritisch. Abbildung 1.3 zeigt eine Darstellung der Kraljix-Matrix für ADCO.
Leverage Dings sind die am besten platzierten Einheiten, die einen beträchtlichen Geschäftsanteil halten und einen hohen strategischen Einfluss haben (Padhi et al. 6). Sie weisen ein minimiertes oder nicht vorhandenes Risiko auf. Darüber hinaus hat der Lieferprozess aufgrund einer tragfähigen Einrichtung Reife erlangt. Auf der anderen Seite konzentriert sich die strategische Kategorie auf den zukünftigen Ansatz. Die Warengruppe hat eine große Auswirkung auf das Geschäft des Unternehmens und ist mit einem hohen Risiko verbunden (Padhi et al. 6).
In der strategischen Kategorie ist die Notwendigkeit langfristiger Beziehungen zu den Lieferanten, ständiger Pläne und strategischer Maßnahmen unumgänglich. Nach Padhi et al. sollte das Catering-Unternehmen einen erfolgreichen Managementansatz anwenden, um mit der Kategorie der Materialien umzugehen, die den Unterschied zwischen Relevanz und Untergang des Unternehmens bedeuten kann (4).
Auf der anderen Seite weisen Engpassartikel Elemente auf, denen die Beschaffungsunternehmen für Großküchengeräte weniger Aufmerksamkeit schenken, da sie nur minimale Auswirkungen auf das Geschäft haben. Die Engpassartikel sind jedoch mit einem hohen Versorgungsrisiko verbunden (Brewer und Bryan 190). Die Ursachen für die großen Lieferrisiken liegen unter anderem in der hohen Wahrscheinlichkeit von Unterbrechungen, Verzögerungen und Nichtverfügbarkeit. Die unkritischen Güter haben nur sehr geringe Auswirkungen auf das Geschäft und ein geringes Versorgungsrisiko (Padhi et al. 8).
Diese Kategorie stellt die für das Unternehmen am wenigsten bedeutenden Probleme dar. Zu den wichtigsten Faktoren für die geringe Gefahr in dieser Gruppe gehören jedoch die hohe Leistungsfähigkeit und die niedrigen Kosten. Die Kraljix-Matrix gibt den Beschaffungsmanagern die Möglichkeit, die am besten geeigneten Beschaffungsstrategien zu wählen, die in Abhängigkeit von den Produkt- und Markteigenschaften die besten Ergebnisse erzielen. Die gewählte Beschaffungsstrategie hängt vom Grad des Versorgungsrisikos ab, wobei die Verhandlungs- und Einkaufsmacht des Catering-Unternehmens optimal genutzt wird (Padhi et al. 8).
Ein Benchmarking der Verhandlungsmacht des Unternehmens im Vergleich zum Beschaffungsmarkt kann einem Beschaffungsmanager dabei helfen, wesentliche Beschaffungsansätze zu erlernen, wie z.B. Ausnutzung, Gleichgewicht und Diversifizierung. Zum Beispiel kann die Geschäftsführung von ADCO die Verhandlungsmacht nutzen, um die Leverage-Kategorie durch Strategien wie Zielpreise, Ausschreibungen und Produktsubstitution auszuschöpfen. Das Unternehmen kann risikoreiche Produkte in die Engpassgruppe einordnen, so dass die Volumenversicherung, die Sicherheit der Lagerbestände und die Kontrolle der Lieferanten ausreichend sind. (Padhi et al. 8).
Der Einsatz von Diversifizierungsmechanismen kann dazu beitragen, die Sicherungspläne zu verbessern. Der Verhandlungsprozess zwischen dem Unternehmen und dem Anbieter hängt von dem Verhandlungsgleichgewicht ab, das durch die strategischen und unkritischen Positionen hergestellt wird (Ogut 144). Die unkritischen Artikel erfordern eine aktive Bearbeitung, eine Optimierung der Lagerbestände des Unternehmens, eine Standardisierung der Produkte und der Bestellmengen. Wesentliche Artikel erfordern überlegte Konglomerate. Abbildung 1.4 zeigt Standard-Strategieempfehlungen auf der Kraljic-Matrix.
Jeder Quadrant zeigt einen bestimmten Beschaffungsansatz, der sich auf kritische Informationen stützt, um eine geeignete Lieferstrategie für das Unternehmen zu entwickeln (Hesping und Holger 114). Es ist erwähnenswert, dass die Sicherstellung der Kontinuität der Versorgung mit Engpassartikeln zu beträchtlichen Kosten das Unternehmen dazu zwingt, die Abhängigkeit von einem einzigen Versorgungspfad zu verringern und Ersatzprodukte zu suchen (Padhi et al. 8). Außerdem sollte die Beschaffungsstrategie die Grundsätze des Ausschreibungsverfahrens für Hebelprodukte berücksichtigen, bei dem die Lieferanten als austauschbar angesehen werden.
Die Priorität des Unternehmens sollte die Aufrechterhaltung der Qualität und Kontinuität der Lieferungen sein (Ojha und Pandey 112). Das System-Contracting für unkritische Ausrüstungen und Materialien sollte sich auf die Kostenreduzierung konzentrieren und die Einfachheit von Verwaltung und Logistik verbessern (Padhi et al. 8). ADCO kann dieses Ziel durch die Standardisierung von Produkten, die Verringerung der Zahl der Lieferanten, die Verwaltung von Lieferantenbeständen für lange Artikel, die Einführung elektronischer Artikel für Kataloge und die elektronische Beschaffung erreichen.
Die Wertanalyse ist eine praktikable Technik zur Verbesserung der Wertschöpfung. Die Analyse kann dem Catering-Unternehmen helfen, die Bedeutung der gekauften Artikel zu bestimmen. Das Bewertungsteam sollte mehrere Faktoren bewerten (Padhi et al. 8). Zum Beispiel sollten die benötigten Materialien wesentlich sein. Außerdem sollten die Materialien den ursprünglichen Zwecken dienen. Wenn der Artikel mehr oder weniger als notwendig ist, kann das Unternehmen modifizierte Produkte auslagern oder mit Ersatzprodukten verhandeln.
Das Hauptziel einer Produktänderung ist die Verbesserung der Wertschöpfung. Auch die Entwicklung von Lieferantenbeziehungen ist ein wichtiger Rahmen, der auf den Bereich der Ausgaben zur Verbesserung der Wertschöpfung angewendet werden kann (Ogut 147). Lieferantenbeziehungen beinhalten die Nutzung mehrerer Ebenen von Lieferanten. Außerdem geht es darum, die Zahl der Lieferanten zu reduzieren und diejenigen zu ermitteln, die die besten Leistungen zum richtigen Preis anbieten (Brewer und Bryan 186). Für Unternehmen ist es wichtig, eine stärkere gegenseitige Abhängigkeit und stabile Beziehungen zu den Lieferanten zu pflegen.
Darüber hinaus kann die strategische Beschaffung für ADCO nützlich sein, um die kritischsten Einkäufe für den Gastronomiebetrieb zu bestimmen. Strategische Beschaffung ist ein praktikabler Ansatz für den Umgang mit teuren notwendigen Produkten/Dienstleistungen, insbesondere wenn es sich um große Mengen handelt (Gunasekaran et al. 6812). Darüber hinaus kann die Methode das Unternehmen in die Lage versetzen, die Artikel zu identifizieren, die für eine reibungslose Erbringung von Catering-Dienstleistungen unerlässlich sind, was zu einer größeren Kundenzufriedenheit und einer optimalen Unternehmensleistung führt (Ogut 138).
ADCO hat eine hervorragende Möglichkeit, die qualifizierten Lieferanten für die wesentlichen Dienstleistungen zu bestimmen, wodurch sichergestellt wird, dass die Registrierung der Anbieter der richtigen Produkt-/Dienstleistungsgruppe entspricht. Darüber hinaus kann die Verbesserung des Kundendienstes des Unternehmens die Wertschöpfung erhöhen, indem das Unternehmen in die Lage versetzt wird, seine internen und externen Kunden auf allen seinen Märkten zu identifizieren (Ogut 147). Die Technik ist entscheidend für die Verbesserung der Durchlaufzeiten, des Qualitätsniveaus und der Leistungserbringung. Außerdem kann die Methode die Einsparungsinitiativen des Unternehmens fördern.
ADCO sollte seine Lieferanten als wichtig ansehen und einen Helpdesk einrichten, der sich um die Anliegen der Lieferanten kümmert. Außerdem weisen Hesping und Holger darauf hin, dass der Kundenservice eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens spielt (109). Auch die Einbindung interner Teams, wie z. B. der Interessenvertreter, in die Verhandlungen mit den Lieferanten kann der Lieferkette des Unternehmens einen einzigartigen Mehrwert verleihen (Ogut 148).
Einschlüsse für die Verwaltung künftiger Verträge
Der Beschaffungsmanager sollte verschiedene Interessengruppen in die Definition von Verträgen einbeziehen, die kritische Aspekte der Rolle und Verantwortlichkeiten beinhalten (Hesping und Holger 110). Die Beschreibung sollte klar und prägnant sein, damit sie von allen Beteiligten leicht verstanden werden kann. Die Dokumentation der Verträge sollte die Bedingungen der Konzession für alle Beteiligten aufzeigen (Jia et al. 848). Das Fehlen von kritischen Teilen wie Kosten, Zeitrahmen oder Ort kann den Vertrag ungültig machen. Jia et al. behaupten sogar, dass die Auslassung von Daten einen Verstoß gegen die Richtlinien darstellt, die die Verträge regeln (848). ADCO sollte Risikomanagementansätze anwenden, um die Effektivität der Verwaltung künftiger Verträge zu verbessern und die Kosten für die Beschaffung von Catering-Ausrüstung und -Materialien zu senken.
Das Hauptziel von Beschaffungsorganisationen besteht darin, einen nachhaltigen Prozess zu haben, der sicherstellt, dass die Produktion zu einer kontinuierlichen Leistungsverbesserung führt (Panchal 438). Um erfolgreich zu sein, sollte ADCO mehrere Strategien zur Verwaltung künftiger vertraglicher Aktivitäten anwenden. Dieser Abschnitt konzentriert sich auf Leistungsindikatoren (KPIs), strategische Lieferanten- und Materialsegmentierung (Portfolioanalyse) und Vertragsmanagement, die ADCO bei der Verwaltung künftiger Vertragsabschlüsse helfen können.
Key Performance Indicators (KPIs) haben als wichtiges Instrument zur Messung des Fortschritts bei der Verwirklichung der Ziele einer Organisation die Aufmerksamkeit der Forscher auf sich gezogen. Es handelt sich dabei um quantifizierbare Messgrößen, die von den internen und externen Interessengruppen eines Unternehmens wie Beschaffungsmanagern, Lieferanten und Kunden festgelegt werden, um die Fortschritte bei der Erreichung verschiedener Ziele einer Vereinbarung zu bewerten (Slaughter und Mukhopadhyay 1058).
Die meisten standardisierten Aktivitäten von ADCO wie Beschaffung und Lieferung sind messbar und können eine Quelle für Wettbewerbsvorteile sein. Für ADCO ist es wichtig, KPIs festzulegen, um durch die Identifizierung von Schwachstellen in der Lieferkette eine direkte Leistungsverbesserung zu erreichen. Für ein Unternehmen ist es wichtig, die Bedürfnisse seiner Stakeholder mit den Strategien und künftigen Zielen des Unternehmens zu vergleichen (Jia et al. 850).
Zu den wichtigsten Interessengruppen im Beschaffungswesen gehören die Einkaufsabteilung, die Kunden und die Lieferanten. ADCO muss wissen, was die Beteiligten wollen und was sie vom Unternehmen erwarten. Sobald ADCO ein gegenseitiges Verständnis für seine Bedürfnisse mit den interessierten Parteien aufgebaut hat, sollte das Unternehmen einige Kennzahlen einführen, die den Fortschritt bei der Erfüllung dieser Bedürfnisse aufzeigen. Die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Beschaffungs-KPIs ist unerlässlich, um ein klares Verständnis dafür zu schaffen, was die Interessengruppen vom Unternehmen erwarten. Es ist erwähnenswert, dass die Lieferanten ihr Einverständnis durch Unterzeichnung der KPIs zeigen sollten, um die Verantwortlichkeit zu wahren (Jia et al. 853).
Für die Bewertung künftiger Beschaffungsgeschäfte muss das Unternehmen eine Balanced Scorecard einführen, um Leistungsaspekte zu messen. Zu den bemerkenswerten Leistungskennzahlen gehören die Kostenreduzierung im Verhältnis zu den Ausgaben und den Gesamtausgaben, die Kosteneinsparungen, die Betriebskosten der Beschaffung, die Kapitalrendite (ROI), der Prozentsatz der Verkäuferfehler, die Kundenzufriedenheit, die Vorlaufzeit für die Beschaffung und die Produktivität im Einkauf (Ogut 144). Abbildung 1.4 zeigt einen Bewertungsrahmen für die Beschaffungsleistung in der künftigen Lieferkette.
Die KPIs von ADCO sollten kritische Merkmale aufweisen, die die Grundlage für Verbesserungen bilden. SMARTe (spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitliche) KPIs sollten besonders sein und klare und präzise Richtlinien bieten, um Unklarheiten unter den Beteiligten zu vermeiden. Außerdem sollte das Unternehmen quantifizierbare KPIs festlegen, um eine einfache Messung durch alle interessierten Parteien zu gewährleisten und die Aspekte des Fortschritts zu berechnen (Hesping und Holger 110).
KPIs sollten machbar und angemessen sein, um den verfügbaren Ressourcen gerecht zu werden. Aussagekräftige KPIs sind relevant, um Informationen und nützliche Kriterien für die Messung der Leistung der Organisation zu liefern (Jia et al. 854). KPIs sollten einen Zeitrahmen für die Erreichung und Bewertung vorgeben. Abbildung 1.5 zeigt die Leistungsindikatoren für die Beschaffung.
Die RACI-Matrix ist ein praktischer Rahmen, der bei der Zuweisung von Rollen und Zuständigkeiten hilft, insbesondere im Beschaffungs- und Vertragsmanagement. Die Matrix bietet eine ausführliche Beschreibung der Rollen der verschiedenen Beteiligten bei der Erfüllung bestimmter Aufgaben oder Leistungen für einen Vertrag (Slaughter und Mukhopadhyay 1058). Die Akronyme stehen für Responsible, Accountable, Consulted und Informed (RACI). Die Beschreibungen der RACI sind in Abbildung 1.5 unten dargestellt.
Die RACI-Matrix beschreibt die Rollen und Verantwortlichkeiten der Parteien in einer vertraglichen Vereinbarung. ADCO kann den Wert seiner Lieferkette steigern, indem es die RACI-Matrix für die Verwaltung künftiger Verträge verwendet. Das Muster ist hilfreich bei der Koordinierung und Rationalisierung der Bemühungen aller an einem Beschaffungsvertrag Beteiligten. Es fördert ein Klima der Verantwortlichkeit (Jia et al. 855). Für ADCO ist es von entscheidender Bedeutung, die RACI-Matrix als strategisches Instrument zur Integration seiner Lieferkette zu nutzen.
Die wichtigsten Aspekte der RACI-Matrix, die der Beschaffungsmanager von ADCO verstehen sollte, um einen Mehrwert für das Vertragsmanagement zu schaffen. Erstens sollte der Manager nur eine einzige Rolle als verantwortlich für eine Einheitstätigkeit benennen. Der Beschaffungsmanager sollte lernen, dass es mehrere Vertragsfunktionen geben kann. Daher sollte der Beschaffungsbeauftragte jede Tätigkeit als verantwortlich, konsultiert oder informiert betrachten. Das Unternehmen sollte die Zahl der hinzugezogenen Parteien auf das mögliche Minimum reduzieren (Hesping und Holger 115). Alle Rollen in der vertraglichen Vereinbarung mit der Bezeichnung “verantwortlich” sollten über die notwendigen entsprechenden Befugnisse verfügen.
Die Vertragsverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil der Beschaffungsfunktion des Unternehmens. Das Vertragsmanagement nach der Auftragsvergabe umfasst bedeutende Aktivitäten, die für das Erreichen der erwarteten Beschaffungsziele entscheidend sind (Panchal 438). Die angemessene Bereitstellung von Ressourcen für das Vertragsmanagement nach der Auftragsvergabe ist die Aufgabe verschiedener Parteien, darunter die Organisation, der Lieferant, die Verwaltungsabteilung und die Betriebsverwaltung. ADCO sollte der Vertragswartung und dem Änderungsmanagement große Aufmerksamkeit schenken.
Die Art und Weise, wie ADCO Vertragsänderungen, die während des Lebenszyklus eines Vertrags auftreten, verwalten kann, unterstützt die Erreichung strategischer Beschaffungsziele wie verbesserte Dienstleistungserbringung, erhöhte Qualität, Rentabilität und Leistung. Die RACI-Matrix hilft bei der Gestaltung der Änderungsstrategie, indem sie Unklarheiten und Missverständnisse zwischen den Beteiligten bezüglich ihrer jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten beseitigt (Hesping und Holger 114). Der Beschaffungsmanager von ADCO sollte die Änderungskontrolle in den frühesten Phasen nach der Auftragsvergabe einleiten. Die Änderungskontrolle sollte alle Verfahren der Vertragsdokumentation mit konsistenten Aktualisierungen umfassen, die mit den beteiligten Interessengruppen abgestimmt sind (Hesping und Holger 115).
Die Flexibilität der Systeme ist von wesentlicher Bedeutung, um mögliche Vertragsänderungen zu ermöglichen, die Auswirkungen zu bewerten, wie z. B. vertragliche Auswirkungen, Priorisierung und Berechtigungsstufen, Verhandlungs- und Vereinbarungsansätze, Umsetzungskontrollen und die Verwaltung von Dokumentationsänderungen.
Maßnahmen zur Auswahl leistungsfähiger Zulieferer
Die Auswahl der Catering-Lieferanten erfolgt bei ADCO in drei Stufen. Die erste Stufe ist das Präqualifizierungsverfahren, in dem die in Frage kommenden Anbieter für die Lieferung von Catering-Materialien ermittelt werden. Zweitens ist eine finanzielle Bewertung des präqualifizierten Anbieters unerlässlich (Jia et al. 859). Technische Bewertungen sind notwendig, um die Fähigkeit der Anbieter zu ermitteln, bei der Herstellung und Lieferung der entsprechenden Catering-Ausrüstung technisch versierte Ansätze anzuwenden (Slaughter und Mukhopadhyay 1058).
Schließlich sollten die präqualifizierten Lieferanten ihre Angebote einreichen, die von den Beschaffungsverantwortlichen geprüft werden sollten, bevor sie nach bestimmten Leistungsmaßstäben in die engere Wahl kommen. Der Hauptzweck der Überprüfung der Präqualifikation besteht darin, die Fähigkeit der Lieferanten zur Erfüllung der Beschaffungsziele und das strategische Preis-Leistungs-Verhältnis des Unternehmens insgesamt zu ermitteln (Slaughter und Mukhopadhyay 1060). Der bevorzugte Anbieter sollte die richtigen Geräte und Materialien liefern, die für den Betrieb der Cateringdienste von ADCO benötigt werden. In dieser Hinsicht sollte ADCO Vorsicht, Geduld und Disziplin walten lassen und sein Know-how im Auswahlverfahren einschließlich der Auswahlkriterien und der Auftragsvergabe unter Beweis stellen (Brewer und Bryan 188).
Forscher behaupten, dass sich die Zusammenarbeit mit den richtigen Lieferanten trotz der Herausforderungen im Auswahlprozess langfristig auszahlt (Slaughter und Mukhopadhyay 1059). Die Vorteile lassen sich durch eine konsistente und rechtzeitige Bereitstellung von qualitativ hochwertigen Lieferungen für das Catering-Geschäft erzielen. Das Feedback der Endverbraucher hilft dem ADCO-Management bei der Auswahl des richtigen Lieferanten für die Erbringung der Catering-Dienstleistungen.
Die Auswahl der Anbieter für ADCO sollte in drei Stufen erfolgen, die die Präqualifikation, die technische Bewertung und die kommerzielle Beurteilung umfassen. Die Präqualifikationskriterien, die das Unternehmen anwendet, umfassen drei Aspekte, darunter finanzielle Stabilität, kommerzielle Fähigkeiten und technologische Fähigkeiten, Verantwortlichkeit der Stakeholder. Viele Unternehmen leiden unter den katastrophalen Folgen, die sich aus der Nichterfüllung von Lieferanten ergeben (Mogerman et al. 461). Für ADCO ist es wichtig, proaktive Schritte zu unternehmen, um den Wert potenzieller Lieferanten zu überprüfen. Der Präqualifizierungsprozess verhindert Fälle von Nichterfüllung, Nichtlieferung und Nichtkonformität (Panchal 438).
Das sekundäre Ziel des Präqualifikationsprozesses ist es, sicherzustellen, dass der Anbieter Verantwortung übernimmt und sich aktiv an der Vertragsbeziehung beteiligt. ADCO kann ein gut durchdachtes und gut verwaltetes System einführen, um die Kosten für die Anbieter und die Beschaffungsstelle zu senken. Eine geringere Anzahl von Verträgen, die durch das Präqualifizierungssystem verhindert werden, trägt dazu bei, die Kosten für die Einrichtung und Aufrechterhaltung des Systems zu rechtfertigen (Hesping und Holger 116).
Die Beschaffungsorganisation sollte finanzielle Informationen einholen, um die Stabilität der Anbieter zu ermitteln und Anbieter abzulehnen, die die festgelegten Kriterien nicht erfüllen. Die Analyse der wirtschaftlichen Tragfähigkeit hilft bei der Bewertung der Fähigkeit, während der gesamten Vertragslaufzeit zuverlässig zu bleiben (Slaughter und Mukhopadhyay 1059). Das Unternehmen sollte prüfen, ob die konkurrierenden Anbieter in der Lage sind, den Vertrag von Beginn an bis zu seinem Abschluss zu verwalten und zufriedenstellend zu erfüllen, einschließlich ungeplanter Änderungen. Finanzielle Stabilität beinhaltet die Verwaltung und Zuweisung von Steuerressourcen mit dem Ziel, eine beständige Rentabilität und ein Kapitalwachstum einer Organisation zu entwickeln (Hesping und Holger 116).
Zu den Hauptindikatoren für die finanzielle Lebensfähigkeit gehören der Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben, die effiziente Verwendung der Mittel und der kontinuierliche Prozess der Leistungserbringung (Slaughter und Mukhopadhyay 1059). Weitere Indikatoren für die finanzielle Stabilität sind das Verhältnis zum Bargeldvolumen, die Struktur und die Bedingungen des Eigentums sowie die Kapitalinvestitionen (Hesping und Holger 117). Die Manager des geeigneten Anbieters sollten ihre Kompetenz und Professionalität dadurch unter Beweis stellen, dass sie eine flexible Wirtschafts- und Geldpolitik verfolgen, um auf Veränderungen im internen und externen Umfeld zu reagieren. Je höher die CAR-Kennzahlen des Lieferanten sind, desto größer ist die finanzielle Stabilität und die Bereitschaft, Beschaffungsrisiken zu absorbieren (Brewer und Bryan 189).
ADCO sollte individuelle Ansätze anwenden, um festzustellen, ob der Lieferant die Betriebskosten und die Fähigkeit zur Deckung der Spitzenkapazität erfüllen kann. Der Lieferant muss Professionalität und Anpassungsfähigkeit an den kurzfristigen Bedarf des Catering-Unternehmens unter Beweis stellen (Ojha und Pandey 102). So ist beispielsweise die Fähigkeit des Lieferanten, in dringenden Fällen die Liefermengen zu erhöhen, ein Wettbewerbsvorteil gegenüber den Konkurrenten (Panchal 438).
Vor allem bei langfristigen Verträgen ändert sich die Nachfrage trotz der hohen Wahrscheinlichkeit von Marktunsicherheiten aufgrund unvorhergesehener Veränderungen (Hesping und Holger 117). Auch die Nachfrage nach Catering-Materialien aus Übersee kann durch vielfältige Faktoren wie regionale Politik, globale Wirtschaftsbedingungen und Naturkatastrophen beeinflusst werden. Daher muss der Lieferant Prognosen erstellen und sich darauf vorbereiten, den Bedarf im Falle von Eventualitäten zu decken (Rajeh et al. 925). Darüber hinaus ist die Kreditwürdigkeit der Lieferanten ein zentrales Anliegen vieler Käufer. Wenn die finanziellen Mittel nicht ausreichen, sollte das Unternehmen in der Lage sein, die weitere Versorgung mit Großküchengeräten aus seinen Kreditressourcen zu gewährleisten (Hesping und Holger 112).
Das Beschaffungsunternehmen sollte den Anbieter auswählen, der nachweislich in der Lage ist, Technologien wie E-Procurement-Dienste einzusetzen, die zu einer verbesserten Leistungserbringung führen. Darüber hinaus sollte der Anbieter Hinweise auf Qualität geben (Hesping und Holger 113). So kann ADCO beispielsweise von den Anbietern eine ISO 2010-Zertifizierung verlangen, um die Bereitschaft zu demonstrieren, durch solide Richtlinien, Verfahren, angemessene Dokumentation und kontinuierliche Schulungen erstklassige Dienstleistungen zu erbringen (Hesping und Holger 117). Außerdem sollten die Beschaffungsmanager des Unternehmens Betrugsmöglichkeiten wie die Fälschung von Zertifizierungsdokumenten erkennen (Mogerman et al. 461).
Eine Überprüfung früherer Lieferungen an mehrere Unternehmen anhand der Handelshistorie kann entscheidende Informationen über die Kompetenz liefern. Die Werte der Sachanlagen können wichtige Informationen über den Fortschritt oder die Verschlechterung der technischen Fähigkeiten eines Unternehmens liefern. Der technologische Fortschritt in vielen Bereichen wie Kommunikation, Einstellung und Beschaffung ist ein brauchbarer Hinweis auf die Effektivität des Lieferanten bei der Koordinierung der Kerngeschäftsaktivitäten des Unternehmens (Rajeh et al. 925). In dem sich wandelnden Geschäftsumfeld ist die Integration von Informationstechnologie ein zusätzlicher Vorteil für Anbieter, um Angebote gegenüber Konkurrenten zu gewinnen. Außerdem sind technologische Fähigkeiten die Voraussetzung für eine hervorragende Dienstleistungserbringung, einen guten Ruf, finanzielle Rentabilität und Kosteneffizienz.
Bei der Auftragsvergabe sollte der Grad der Haftung der Anbieter berücksichtigt werden. Ein erfolgreiches Vertragsverhältnis wird dadurch untermauert, wie die verschiedenen Parteien innerhalb der Anbieterorganisation die zahlreichen Aspekte koordinieren können. Die Fähigkeiten der Auftragnehmer im Beziehungsmanagement sind ausschlaggebend für die erfolgreiche Durchführung von Projekten. Der instrumentelle Interessenvertreter vertritt die Auffassung, dass die Beziehungen zwischen den Vertragspartnern von der Art und Qualität ihrer Beziehungen abhängen.
ADCO sollte den Lieferanten auswählen, der das höchste Maß an Verantwortlichkeit und Einbeziehung der Stakeholder aufweist (Brewer und Bryan 190). Zu den Indikatoren für die Verantwortlichkeit der Stakeholder gehören die erfolgreiche Lieferung von Materialien an seine Kunden und Empfehlungsschreiben von treuen Kunden.
Auch Lieferanten, die eine Verschlechterung der materiellen Werte wie Markenimage, Kunden- und Mitarbeiterbeziehungen aufweisen, könnten ein Zeichen für mangelnde Stakeholder-Verantwortung sein (Jia et al. 860). Darüber hinaus zeigt sich die schlechte Leistung von Anbietern in einer sich verschlechternden Führung, was eine angemessene Disqualifizierung solcher Anbieter darstellt (Mogerman et al. 461).
Unternehmen, die ein ausreichendes Niveau an Sachwerten aufweisen, können dies auf eine hohe finanzielle Stabilität, Leistungsmanagement, eine angemessene Personalausstattung und Mitarbeiterbeziehungen, den Wert des Kundendienstes, Wissensmanagement und Kundenservice zurückführen. Das Catering-Unternehmen sollte sich mit den Führungsqualitäten potenzieller Anbieter befassen, die als Quelle für Wettbewerbsvorteile dienen können. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass schlechte Leistungen auf das Gesamtmanagement der Beschaffungsorganisationen zurückzuführen sind (Brewer und Bryan 190).
Aspekte der Beschaffung, die eine Verhandlung erfordern
Die Ausschreibung von Großküchengeräten erfordert Verhandlungen mit potenziellen Lieferanten. Es ist wichtig, die internen Interessengruppen in Konsultationsprozesse einzubinden, um eine Win-Win-Strategie zu entwickeln, die beiden Seiten Vorteile bringt (Panchal 438). Die Einbeziehung von Anbietern und Endnutzern gewährleistet die Lieferung von Materialien in herkömmlicher Qualität, verbessert die Leistung und senkt die Beschaffungskosten. Ojha und Pandey weisen darauf hin, dass der Einkäufer verschiedene Ansätze verfolgen kann, um Kunden zu überzeugen (107).
In der Lieferkette können kritische Daten beispielsweise nützlich sein, um den Umfang der Arbeit zu verbessern. Untersuchungen haben ergeben, dass die meisten Beschaffungsmanager über ein ausgezeichnetes Verhandlungsgeschick verfügen, wenn es darum geht, den Endverbrauchern zu helfen, den besten Service zu erhalten (Ojha und Pandey 104). Die besten Praktiken bei der Vertragsentwicklung, die zu einer erfolgreichen Verhandlung führen, beziehen die Hauptbeteiligten mit ein. Zu den wichtigsten Verhandlungsaspekten gehören die Verhandlungen vor der Vertragsunterzeichnung, nach der Auswahl eines Lieferanten, bei Vertragsänderungen und bei neuen Problemen während der Vertragslaufzeit (Ojha und Pandey 104).
Die frühen Phasen der Vertragsverhandlungen, wie z. B. die Angebotsabgabe, spielen eine wichtige Rolle im gesamten Beschaffungsprozess (Jia et al. 844). Die Beschaffungsmanager sollten sicherstellen, dass die Bedingungen das erwartete Leistungsniveau, den Preisplan, die Motivationen des Unternehmens, den Zeitplan für die Arbeit der Auftragnehmer, die Mittel zur Leistungsbewertung, die Wege des Informationsaustauschs und die Richtlinien für die Änderungskontrolle umfassen (Hesping und Holger 114).
Es ist erwähnenswert, dass die Auswahl und Prämierung von Angeboten einfach ist, wenn die Ausschreibungsunterlagen einen klaren Arbeitsumfang vorgeben. Ansätze für ein erfolgreiches Vertragsmanagement sollten angemessene Ausschreibungsverfahren und -prozesse berücksichtigen und den richtigen Vertrag sicherstellen (Ojha und Pandey 104). Zu den Standardverträgen gehören außerdem die Erbringung von Dienstleistungen und die Vertragsverwaltung, vertragliche Vereinbarungen, sporadische Ereignisse und Schutzmaßnahmen, kontinuierliche Verbesserung und Kompetenz (Hesping und Holger 114).
Es ist wichtig, dass das Unternehmen sicherstellt, dass sein Beschaffungsprozess zu den erwarteten Ergebnissen führt, indem es ständig über die Beschaffung von Materialien und die Einzelheiten der Lieferung verhandelt. Außerdem sollte ADCO eine direkte und vertragliche Beziehung zu den tatsächlichen Dienstleistern wie den Lieferanten aufbauen. Eine vertragliche Beziehung zwischen dem Unternehmen, der Beschaffungsabteilung (Agentur) und den Lieferanten sollte zur rechtzeitigen Lieferung von Materialien, zur Qualitätskontrolle und zur Überwachung von Mengenkäufen führen (Ojha und Pandey 103). Ein Rechtsverhältnis mit Auftragnehmern bietet den Parteien einen geeigneten Rahmen, um den Lieferanten im Falle von Verzögerungen, schlechten Leistungen oder anderen aufkommenden Problemen im Zusammenhang mit der vertraglichen Vereinbarung direkt zu verklagen.
Die drei Parteien sollten sicherstellen, dass bei der Auftragsvergabe verschiedene sporadische Belange berücksichtigt werden, um das primäre gegenseitige Interesse des Unternehmens zu wahren. Zu den wichtigsten sporadischen Problemen gehören u. a. Versicherungsansprüche, Nachtragsvereinbarungen, Abruffristen, Schadensersatz, Verlängerung der Arbeiten bis zur Fertigstellung, Nachforderungen, Kündigung und Aussetzung (Slaughter und Mukhopadhyay 1059).
Darüber hinaus sollte das Unternehmen eine kontinuierliche Verbesserung von Qualität und Kosten als integralen Bestandteil des Vertrags anstreben (Ojha und Pandey 104). Das Unternehmen kann die Ziele der kontinuierlichen Verbesserung durch den Einsatz neuer Technologien, die Änderung der Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und den Auftragnehmern, die Beseitigung unerwünschter Vertragsbestandteile, positive Ergänzungen, alternative Methoden der Leistungserbringung und die Durchführung unabhängiger Umfragen zur Steigerung der Zufriedenheit erreichen (Panchal 438). Für das Unternehmen ist es wichtig, die Kompetenz zu verbessern, indem es sicherstellt, dass die am Vertragsmanagement Beteiligten über angemessene Fähigkeiten und einen großen Erfahrungsschatz bei der Auswahl und Verwaltung von Lieferanten verfügen (Mogerman et al. 461).
Die Auswahl der Lieferanten ist ein Wettbewerbsverfahren. Daher folgen auf die erfolgreiche Bewertung der Angebote und die Ermittlung des bevorzugten Anbieters die Verhandlungen mit den potenziellen Lieferanten. Es ist anzumerken, dass Konsultationen im Beschaffungswesen unnötig sind, es sei denn, die erwarteten Gewinne übersteigen die Kosten (Ogut 147). In einigen Fällen ist die Diskussion zur Klärung der Angebote unerlässlich, bevor eine endgültige Entscheidung über den bevorzugten Anbieter getroffen wird.
Sie ermöglicht es einem Unternehmen, fundierte Entscheidungen in Bezug auf diejenigen zu treffen, die eine Klärung wünschen (Rajeh et al. 936). Verhandlungen sind beispielsweise notwendig, wenn die Beschaffungsverantwortlichen bessere Bedingungen in Bereichen wie technische Unterstützung, finanzielle Aspekte, Risikomanagement, Informationsverarbeitung, Zeitrahmen und Leistungsanreize anstreben (Mogerman et al. 461).
Verhandlungen bei der Ausarbeitung eines Vertrags sind von entscheidender Bedeutung, da sich die Beteiligten auf Leistungen, Fristen, Leistungsindikatoren, Schadenersatz, Kosten, Änderungen und Klarstellungen einigen (Hesping und Holger 113). Auch bei der Erneuerung eines Vertrags bietet sich eine Gelegenheit für Verhandlungen mit den Lieferanten. Zu den Dingen, die ADCO wesentlich berücksichtigen sollte, gehören die Leistungsbewertung bis zum aktuellen Datum, die Bewertung des Erfolgs oder Misserfolgs des Vertrags und die Konfliktlösung.
Dieser Verhandlungspunkt ist für ein Unternehmen eine hervorragende Gelegenheit, die Zufriedenheit, die Leistungen, die Verantwortlichkeiten und die Preisanpassungen zu bewerten. Darüber hinaus beinhaltet die Vertragsüberprüfung Verhandlungen mit den wichtigsten Interessengruppen über ein laufendes Ausschreibungsverfahren (Rajeh et al. 940). Für ADCO ist es wichtig, mit dem bevorzugten Bieter Verhandlungen zu führen, um den Vertrag regelmäßig zu überprüfen. Die Verhandlungen zu diesem Zeitpunkt können Budgetüberprüfungen, die Leistung des Anbieters, wesentliche Aspekte des Programms und andere Beschaffungskomponenten umfassen, die die Vertragsbedingungen beeinflussen (Hesping und Holger 114). Der Prozess sollte sich an die fünf Verhandlungsrechte halten, zu denen Preis, Qualität, Menge, Zeit und Ort gehören, wie in Abbildung 1.5 unten dargestellt.
Empfehlungen
Im Zuge des zunehmenden Wettbewerbs im Unternehmensumfeld haben organisatorische Funktionen wie die Beschaffung als notwendiger Bestandteil der Unternehmensstrategie und als bevorzugter Weg zur Kostensenkung an Bedeutung gewonnen (Hesping und Holger 114). Der technologische Fortschritt hat die Beschaffung verändert, die für viele Unternehmen zu einer Quelle des Erfolgs oder der Bedeutungslosigkeit geworden ist. ADCO hat sich auf traditionelle Beschaffungspläne verlassen, die die Möglichkeiten des Teams für exponentielles Wachstum und die Verwaltung seiner Ausgaben für Catering-Dienstleistungen einschränken (Brewer und Bryan 191). In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Empfehlungen vorgestellt, die dem Unternehmen helfen können, die Effizienz zu steigern, die Rentabilität zu erhöhen und die Ergebnisse der Beschaffung insgesamt zu verbessern.
ADCO hat durch das Fehlen eines umfassenden Rahmens für das Management von Verträgen und Lieferantenbeziehungen wichtige Möglichkeiten zur Wertsteigerung verpasst. Vor allem ist das Unternehmen in einer transaktionalen Beziehung zu seinen Zulieferern stecken geblieben. Es braucht einen ausgewogenen Ansatz für die Verwaltung von Verträgen, bei dem der Zeitfaktor im Vordergrund steht und nicht das Preis-Leistungs-Verhältnis. Außerdem hat ADCO es versäumt, seine Lieferanten in fruchtbare Verhandlungen einzubinden, die für die Steigerung von Wert und Leistung unerlässlich sind.
Eine wirksame Strategie für das Vertrags- und Lieferantenmanagement ist eine wesentliche Voraussetzung für eine kontinuierliche und nachhaltige Wertschöpfung (Rajeh et al. 940). Der vorgeschlagene Rahmen stützt sich auf eine Segmentierung, die strategische, operative und technische Leistungsmanagementrahmen umfasst (Hesping und Holger 115). Die Organisation sollte die Rollen und Zuständigkeiten der Interessenvertreter klar formulieren. ADCO kann durch die Einbindung der wichtigsten Lieferanten in langfristige Beschaffungsprozesse einen unübertroffenen Wert schaffen. Ein integriertes Informationssystem ist ein praktikables Instrument zur Wertsteigerung durch Verbesserung der Kommunikationsfunktionen.
Eine weitere Empfehlung betrifft Initiativen, die ADCO helfen können, Einsparungen in der gesamten Wertschöpfungskette zu erzielen. Forscher weisen darauf hin, dass die Hauptursache für die Verlagerung von Ausgaben in der Beschaffungs- und Lieferkette die Diskrepanz zwischen den Wünschen und Bedürfnissen eines Unternehmens ist (Ojha und Pandey 104). In der Tat argumentieren die Forscher, dass Initiativen zur Senkung der Beschaffungskosten, die auf Preissenkungen beruhen, oft völlig falsch sind. Stattdessen sollten die Einkaufsmanager die gesamte Wertschöpfungskette betrachten, was größere Möglichkeiten eröffnet. Rajeh et al. nennen einige praktikable Beispiele für Einsparungsinitiativen, darunter die Abstimmung von Wünschen und Bedürfnissen, die Anwendung alternativer Vertragsmodelle zur Erzielung des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses, die Abstimmung von Angebot und Nachfrage und das Management der Geschäftskosten (940).
Außerdem sollte ADCO aufhören, sich auf minderwertige Informationen aus Hauptbuchunterlagen oder Ausgaben von Lieferanten zu verlassen. Stattdessen sollte es eine Karte der Beschaffungsausgaben einführen, die ein einzigartiges Instrument zur Identifizierung von Chancen und Risiken darstellt, die Grundlage für Kostensenkungen bildet und die Wertschöpfung von Auftragnehmern steigert. Die Strategie kann dem Unternehmen dabei helfen, wertvolle Einblicke zu gewinnen, z. B. in die Gesamtausgaben, wer wofür ausgibt, die Lieferanten, die mehrere Produkte/Dienstleistungen liefern, und die Hauptausgaben für Lieferanten (Rajeh et al. 940). Eine Übersicht über die Beschaffungsausgaben umfasst eine Analyse der Kategorien, der Artikel, der Zahlungen, der Lieferanten und der Verträge, die eine Wertschöpfung in jeder Einheit des Beschaffungsprozesses gewährleisten.
Schlussfolgerung
Beschaffung und Versorgung ist ein umfassender Prozess mit vielfältigen Aktivitäten, an denen verschiedene Interessengruppen beteiligt sind (Brewer und Bryan 192). Ein Beschaffungsplan für ADCO bei der Beschaffung von Großküchengeräten erfordert die Anwendung von Techniken, Strategien und die Integration vieler Komponenten, um ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. Der Schwerpunkt von ADCO liegt auf der Erzielung einer hohen Qualität, der Kostenreduzierung und dem Erhalt eines Wertes von den Anbietern.
Die Anwendung verschiedener Techniken kann dazu beitragen, ADCO während des gesamten Beschaffungsplans einen Mehrwert zu bieten. So kann das Unternehmen beispielsweise die Strategie der elektronischen Beschaffung nutzen, um einen unübertroffenen Wert in der gesamten Lieferkette zu schaffen. Außerdem kann das Unternehmen seine Einkaufsfunktionen durch ein angemessenes Änderungsmanagement rationalisieren, was zu einem verbesserten Wert im Beschaffungsprozess führen kann. Die Übernahme der Portfolio-Kraljic-Matrix und der RACI-Matrix stellt beispielsweise einen strategischen Beschaffungsansatz dar, der dem Unternehmen helfen kann, Risiken zu mindern und gleichzeitig viele Aspekte der Lieferkette zu verwalten (Ogut 148). ADCO hat eine gute Chance, seine Ausgaben für die Beschaffung von Catering zu verbessern, wenn es die oben genannten Techniken, Methoden, Richtlinien und Ansätze in seiner gesamten Lieferkette kombiniert.
Zitierte Werke
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