Bericht über das automatisierte Bestandsverwaltungssystem

Words: 985
Topic: Geschäftlich

Die technologische Entwicklung betrifft heute praktisch alle Bereiche menschlicher Aktivitäten, und wer sie nutzt, verschafft sich Vorteile auf seinem Weg zum Erfolg. In der Wirtschaft werden ständig neue Dienstleistungen geschaffen, die die Arbeit schneller, einfacher und effektiver machen; Unternehmen, die den technologischen Fortschritt nicht annehmen, laufen Gefahr, ins Hintertreffen zu geraten.

Selbst in kleinen Unternehmen, wie dem Betrieb eines kleinen Bekleidungsgeschäfts, ändern sich die Standards durch die Einführung von Managementsystemen. Es ist schwierig, ein solches Geschäft zu betreiben, wenn das Inventar manuell verwaltet werden muss. Der Inhaber steht vor zahlreichen Problemen: Wie viele Artikel sollen gekauft und gelagert werden? Wann werden sie ausverkauft sein? Wann ist der beste Zeitpunkt für die Bestellung neuer Artikel? Wie hoch sind die Kosten für die Lagerung der Artikel? Welche Bestellungen sollten getätigt werden, um die Lieferung und den Verkaufsfluss zu optimieren?

Eine Möglichkeit, diese und andere Fragen der Bestandsverwaltung zu beantworten, ist die Führung von Aufzeichnungen, z. B. in Form von Tabellenkalkulationen. Eine solche Dokumentation birgt jedoch mehrere Probleme: Die Daten sind schnell veraltet, Fehler sind wahrscheinlich, und es gibt keine Verbindung zwischen solchen Aufzeichnungen und anderen Systemen (z. B. Zahlungssystemen) (Chang, 2016). Eine bessere Lösung für ein Unternehmen ist daher ein automatisiertes Bestandsverwaltungssystem, das geeignete Daten erfasst, alle erforderlichen Berechnungen durchführt und Berichte erstellt, die eine bessere Entscheidungsfindung für das Unternehmen ermöglichen.

Ein Bestandsverwaltungssystem ist eine Art von Software, die Bestandsaufgaben bearbeitet und Informationen wie Verkaufsprognosen und Einkaufspläne auf der Grundlage der Dynamik des Geschäftsbetriebs und der Ressourcen des Unternehmens (z. B. Lagerkapazität) bereitstellt. Die Vorteile des Einsatzes solcher Systeme liegen auf der Hand: verbesserte Logistik, Raumnutzung, Einkaufsplanung und Bedarfsanpassung. Ein wichtiger Aspekt ist jedoch das Budget: In diesem Fall wird ein kostengünstiges Bestandsverwaltungssystem benötigt.

Bei der Auswahl oder dem Aufbau eines Bestandsverwaltungssystems sollte man drei Hauptaspekte berücksichtigen: Funktionen, Kosten und Effizienz (Trujillo, 2015). Es gibt eine Vielzahl von Diensten auf dem Markt, und es muss sichergestellt werden, dass die Funktionen des Systems angemessen sind, d. h. weder übertrieben noch unzureichend. Zweitens bedeutet ein knappes Budget nicht zwangsläufig ein schlechtes System: Es gibt Lösungen, die für bestimmte Testzeiträume kostenlos angeboten werden, und deren Nutzung kann dem Unternehmen helfen, Geld für den weiteren Kauf des Systems für einen längeren Zeitraum zu sparen. Schließlich ist es wichtig, vor dem Kauf zu berechnen, wie effizient das System sein wird. Es sollte zum Beispiel berechnet werden, wie viel die zusätzliche Ausrüstung kosten wird und wie viel Zeit erforderlich sein wird, um das System zu übernehmen und seine effektive Nutzung zu erlernen.

Abgesehen von der Software selbst werden möglicherweise zusätzliche Geräte benötigt. Ein 2D-Barcodescanner ist die erste Überlegung. Bei einem kleinen Budget kann jedoch auch eine weniger teure Option in Betracht gezogen werden: Es gibt mobile Lösungen, die die Verwendung von Smartphones als Barcode-Scanner ermöglichen, und eine solche Lösung kann für ein kleines Geschäft ausreichend sein. Um ein Barcode-basiertes Inventarsystem nutzen zu können, benötigt das Unternehmen außerdem einen Barcode-Drucker. Bei der Auswahl eines Barcodedruckers sind vor allem die Arbeitsplatzbedingungen, die Druckqualität und das erforderliche Druckvolumen zu berücksichtigen.

Wenn nicht viele Etiketten gedruckt werden sollen und die Qualität der Etiketten nicht entscheidend ist, reicht ein normaler Thermodrucker aus, der auch unter den Bedingungen eines Bekleidungsgeschäfts problemlos funktionieren kann. Für die Datenerfassung benötigt das Unternehmen unter Umständen Hardware wie einen mobilen Computer, der den Betrieb des Warenwirtschaftssystems unterstützt. Einige zusätzliche Geräte können erforderlich sein, um das System mit bestehenden elektronischen Diensten zu verbinden, z. B. mit dem Zahlungssystem, falls eine Anpassung solcher Verbindungen geplant ist.

Wenn die Anschaffung einer der derzeit auf dem Markt erhältlichen Bestandsverwaltungslösungen geplant ist, setzen sich die Kosten für das System aus den Kosten für die Software und den Kosten für die im vorigen Absatz beschriebenen Geräte zusammen. Zu den Kosten gehört auch die Zeit, die für die Installation der Software und der Hardware sowie für die Einarbeitung in die korrekte Nutzung benötigt wird.

Wenn jedoch der Aufbau von Bestandsverwaltungssystemen geplant ist, umfassen die Ausgaben auch die Kosten für die Softwareentwicklung, d. h. es müssen Entwicklungsspezialisten eingestellt werden. Für kleine Geschäfte ist es nicht empfehlenswert, sich für diese Lösung zu entscheiden, da die vorhandenen Bestandsverwaltungssysteme den Anforderungen des Unternehmens voll und ganz gerecht werden; kundenspezifische Lösungen sind für fortgeschrittenere Unternehmen gedacht, die einen komplizierten Betrieb haben, ihre Bestandsverwaltungssysteme daran anpassen wollen und sich Softwareentwicklungsdienste leisten können.

Entscheidet sich das Unternehmen für ein bestehendes Bestandsverwaltungssystem, so umfasst die laufende Wartung die Aktualisierung der Software und die Zahlung für einen bestimmten Abonnementplan; die Bedingungen variieren je nach Anbieter. Wenn kein Barcode-Scanner angeschafft wird, besteht die Hardware-Wartung hauptsächlich aus dem Betrieb des Barcode-Druckers, der regelmäßig nachgekauft werden muss. Diese Wartung ist leicht zu planen und durchzuführen; es ist nicht zu erwarten, dass bei dem empfohlenen kostengünstigen Bestandsverwaltungssystem die Wartung ein wichtiges Thema sein wird. Der Betrieb des Systems (z. B. die Eingabe von Daten und das Anbringen von Barcode-Etiketten) wird nicht als Teil der notwendigen Wartung angesehen.

Der Arbeitsablauf des Systems hängt von der Komplexität der Funktionen und dem Umfang der Integration ab. Das Hauptprinzip ist jedoch die Koordinierung von Daten und Aktionen zwischen Kunden, dem Geschäft, dem Bestand und der Datenbank (Ting & Tsang, 2012). Der allgemeine Arbeitsablauf ist in Abbildung 1 dargestellt.

Wie der Arbeitsablauf zeigt, wird das vorgeschlagene System den Status der angeforderten Artikel in den Unterlagen prüfen, Zahlungen genehmigen, die verkauften Artikel verfolgen, die Bestandsinformationen aktualisieren und die Rechnungsstellung bearbeiten. Auf diese Weise wird es in der Lage sein, den Bestand zu kontrollieren; zusätzliche Datenverarbeitungsdienste werden Berichte über die Bestandsverwaltung erstellen, die Informationen wie Lagerbestandsberatung und Verkaufsdynamik enthalten werden. Es wird erwartet, dass das System mit diesem Arbeitsablauf die Bestandsverwaltung des Geschäfts effektiver macht.

Referenzen

Chang, J. F. (2016). Geschäftsprozessmanagementsysteme: Strategy and implementation. Boca Raton, FL: Auerbach Publications.

Ting, S. L., & Tsang, A. H. (2012). Entwurf eines RFID-basierten Bestandskontroll- und -managementsystems: A case study. The West Indian Journal of Engineering, 34(1), 70-79.

Trujillo, P. (2015). Wie man das richtige Bestandsverwaltungssystem aufbaut.