Im Rahmen dieses Projekts soll ein Wohnhaus für einen unabhängigen Kunden geplant und gebaut werden. Der Kunde hat den Bedarf ermittelt und ein geeignetes Grundstück in einem Wohngebiet für das Haus erworben.
Auf der Grundlage der Kundenanforderungen wurde ein Projektumfang erstellt und dem Kunden zur Genehmigung vorgelegt. Ein Projektstrukturplan (PSP) wurde entwickelt, der Ressourcenbedarf wurde ermittelt, die Kosten wurden geschätzt und die Risiken wurden ermittelt. In dieser Phase des Projekts gibt es mehrere Unwägbarkeiten, so dass die Risiken tendenziell höher sind.
Bislang wurden im Projektlebenszyklus 20 Risiken ermittelt und bewertet, von denen mehrere mittlere Risiken darstellen. Wie im weiteren Verlauf des Dokuments beschrieben, wurde für dieses Projekt eine qualitative Risikoanalyse durchgeführt, bei der die Risiken auf der Grundlage ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schwere ihrer Auswirkungen auf das Projekt ermittelt werden.
In diesem Dokument werden fünf kritische Risiken angesprochen und es wird erläutert, wie diese Risiken wirksam gehandhabt werden. Kritische Risiken sind Risiken, die das Projekt zum Stillstand bringen oder aufgrund der damit verbundenen Kosten zum Abbruch des Projekts führen können.
Dieses Dokument, der so genannte Risikomanagementplan, soll während des gesamten Lebenszyklus des Projekts für das Risikomanagement verwendet werden. Das Hauptziel dieses Dokuments ist die sorgfältige Ermittlung aller wichtigen Risiken, die sich auf das Projekt auswirken, und es wird regelmäßig aktualisiert, je weiter das Projekt voranschreitet und je mehr Informationen verfügbar sind.
Beschreibung des Projekts
Das Projekt sieht den Bau eines freistehenden Hauses mit 4 Schlafzimmern, 3 Bädern und einem unvollendeten Keller mit einer Fläche von ca. 1800 Quadratmetern auf einem Grundstück von 4356 Quadratmetern vor. Der Kunde hat das Grundstück in einem Wohngebiet bereits gekauft und es mit einem provisorischen Zaun um die Grundstücksgrenze gesichert. Auf der Grundlage der zuvor ermittelten Kundenanforderungen wurden drei vorläufige Hauspläne entwickelt und dem Kunden vorgelegt. Die Landschaftsgestaltung ist vorerst nicht Teil des Arbeitsumfangs.
Es wurde ein Projektstrukturplan (PSP) entwickelt, und es wurden Haupt- und Unteraktivitäten festgelegt. Je weiter das Projekt voranschreitet und je mehr Informationen zur Verfügung stehen, desto mehr wird der PSP verfeinert. Der PSP ist der grundlegende Baustein des Projekts und wird für alle künftigen Planungszwecke verwendet.
Der Projektstrukturplan wurde verwendet, um die mit bestimmten Elementen des Projekts verbundenen Risiken zu ermitteln, und jedes Element wird auf sein Risiko hin bewertet (Dinsmore, 1993). Auf dieser Grundlage wurden, wie oben erwähnt, bisher 20 Risiken ermittelt. Diese Risiken wurden im Rahmen der Risikomatrix ermittelt und bei der Risikobewertung auf ihre Auswirkungen und die Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens hin untersucht.
Auf der Grundlage der zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Informationen wurden geeignete Notfallpläne erstellt, um die negativen Auswirkungen aller Risiken einzudämmen. Besonderes Augenmerk wurde auf risikoreiche Punkte gelegt, insbesondere auf solche, die das Projekt zum Stillstand bringen können.
Die Beschaffung von Rohstoffen ist eine wichtige Tätigkeit beim Bau eines Wohnhauses. Bei der Beschaffung geht es nicht nur um den Kauf von Rohstoffen, sondern auch darum, qualifizierte Lieferanten zu finden und Kriterien für die Auswahl dieser Lieferanten zu entwickeln. Für die Erstellung von Beschaffungsplänen wurden historische Informationen und aktuelle Marktforschungen herangezogen.
Es wurden mehrere Rohstofflieferanten ermittelt und anhand der im Beschaffungsplan festgelegten Kriterien qualifiziert. An diese Lieferanten wurden Angebotsanfragen (RFQ) gerichtet. In dieser Kategorie wurde ein hohes Risiko identifiziert, das im Folgenden näher erläutert wird.
Auf der Grundlage des Projektstrukturplans, der Aktivitätenliste, des Rollen- und Zuständigkeitsplans und historischer Informationen wurde der Ressourcenbedarf ermittelt. Große Teile des Projekts werden an Auftragnehmer vergeben. Auf der Grundlage der Erfahrung und der bisherigen Leistungen wurden drei Auftragnehmer ermittelt. Es ist beabsichtigt, einen einzigen Hauptauftragnehmer zu beauftragen, der für die konsequente Einhaltung der Sicherheitsvorschriften verantwortlich sein wird. Die Vertragsunterlagen sind in Vorbereitung und werden dem Hauptauftragnehmer vorgelegt.
Ein qualitativ hochwertiges Wohnhaus ist so konzipiert und gebaut, dass es mehrere Jahre lang hält. Das Baugewerbe ist eine recht fortschrittliche Branche und hat mehrere bewährte Verfahren entwickelt. Um auch unsere Qualitätsstandards zu erfüllen und den Regeln und Vorschriften der Branche zu entsprechen, haben wir ein Qualitätssicherungsdokument erstellt.
Dieses Dokument dient als Leitfaden für die Planung und den Bau des Hauses und enthält branchenübliche Qualitätsstandards, Prozesse und Messgrößen. Dieses Dokument wurde dem Kunden zur Verfügung gestellt und wird verwendet, um sicherzustellen, dass die Planung und der Bau des Hauses den genehmigten Richtlinien entsprechen. Dieses Dokument kann auch für die Prüfung durch Dritte verwendet werden, um Risiken zu verringern.
Projektstrukturplan (WBS)
Der Projektstrukturplan ist die Grundlage für ein Projekt. Zu Managementzwecken wird das Projekt in fünf Hauptphasen unterteilt. Diese sind:
Jede dieser Phasen ist wiederum in kleinere, miteinander verbundene Aufgaben unterteilt. Jede dieser Aufgaben ist wiederum in einzelne, überschaubare, zeitlich begrenzte Aktivitäten unterteilt, denen Kosten und Ressourcen zugeordnet sind. Während der durchgeführten Brainstorming- und Interview-Sitzungen wurde jede dieser Aufgaben auf ihr Risiko hin bewertet. Es wurde festgestellt, dass die meisten hohen Risiken in der Planungsphase des Projekts auftreten, was hauptsächlich auf Unwägbarkeiten zurückzuführen ist.
WBS Kritisches Risiko High Five
Bei der Entwicklung der Risikomatrix zusammen mit Fachleuten und anderen an ähnlichen Projekten Beteiligten wurden mehrere Risiken ermittelt und ihre Auswirkungen auf den Zeitplan, die Kosten, die Qualität und die technischen Aspekte des Projekts festgestellt. Die Risikobewertung wurde mit Hilfe einer qualitativen Risikoanalyse durchgeführt, bei der die Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens und die Auswirkungen auf das Projekt ermittelt wurden. Tabelle 1 enthält die Definition von Wahrscheinlichkeit im Sinne von Eintretenswahrscheinlichkeit.
Tabelle 1: Wahrscheinlichkeitsdefinition
Tabelle 2 fasst diese 5 kritischen Risiken zusammen, und in den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie diese Risiken wirksam gesteuert werden.
Tabelle 2: Fünf kritische Risiken
WBS 1: Schätzung der Kosten
Recherchieren Sie den Wohnungsmarkt. Wahrscheinlich wäre es möglich, ein geeignetes Haus in der Nähe zu kaufen.
WBS 3: Bewertung der verschiedenen Angebote
Suchen Sie nach Auftragnehmern in anderen Städten oder Staaten.
WBS 1.2: Festlegung von Sicherheitsstandards auf der Baustelle
Sicherstellen, dass die Sicherheitsstandards stets eingehalten werden
Im Falle eines tödlichen Unfalls ist der Fall zu untersuchen und die Ursache der Tragödie zu ermitteln.
Entschädigung der Angehörigen des Verstorbenen.
WBS 5: Die Einrichtung der Lieferkette
WBS 3.1: Die Analyse der möglichen Lösungen
Lassen Sie sie die notwendigen Korrekturen vornehmen
WBS 1: Schätzung der Kosten
In der Anfangsphase der Planungsphase waren die Anforderungen des Kunden nicht vollständig bekannt, so dass keine detaillierten Pläne entwickelt werden konnten. Nach vielen Diskussionen und der Sammlung von Informationen wurden dem Kunden 3 Pläne vorgelegt, die noch genehmigt werden müssen. Bis heute hat der Kunde noch keine endgültigen Entscheidungen über die Innenausstattung, die Heizungs- und Kühlsysteme und die Außengestaltung getroffen.
Die Brainstorming-Sitzungen, die während der Entwicklung der Risikomatrix durchgeführt wurden, ergaben, dass eine genaue Baukostenschätzung ein wichtiger Risikofaktor ist, der insbesondere technische Auswirkungen auf das Projekt hat. Bei der Risikobewertung lag die Eintrittswahrscheinlichkeit für dieses Risiko bei 4 und die tatsächlichen Auswirkungen einer ungenauen Baukostenschätzung auf das Projekt bei 9.
Mit einem Risikowert von 36 wurde es als hoch eingestuft. Dies hat sich nicht geändert, da der Kunde viele Aspekte des Projekts noch nicht genehmigt hat. Um dieses Risiko zu mindern, wird der Projektmanager ein Treffen mit dem Kunden und anderen Beteiligten abhalten und die neu erworbene 3D-Bildsoftware einsetzen, um dem Kunden ein Gefühl dafür zu vermitteln, wie das neue Haus aussehen wird.
Sie ermöglicht es dem Kunden, verschiedene Attribute oder Merkmale zu seinem Haus hinzuzufügen und die Auswirkungen in Echtzeit zu sehen. Dies sollte dem Kunden helfen, sich eine Meinung zu bilden und eine Genehmigung zu erhalten. Darüber hinaus werden wir dem Kunden mehrere Kostenvoranschläge unterbreiten, die ihm eine realistische Vorstellung von den zu erwartenden Baukosten vermitteln.
WBS 3: Bewertung der verschiedenen Angebote
In den Brainstorming-Sitzungen, die während der Entwicklung der Risikomatrix durchgeführt wurden, wurde als ein Hauptrisiko in der Ausschreibungsphase die Bewertung der verschiedenen Angebote identifiziert.
Es wurde festgestellt, dass dieser hohe Risikofaktor direkte Auswirkungen auf die Kosten und die Qualität des Projektergebnisses haben würde. Bei der Risikobewertung lag die Eintrittswahrscheinlichkeit für dieses Risiko bei 3 und die tatsächliche Auswirkung, wenn keine qualifizierten Auftragnehmer für das Projekt gefunden werden konnten, bei 9. Mit einer Risikobewertung von 27 wurde es als hohes Risiko eingestuft.
Der Grund dafür, dass dieses Risiko als hoch eingestuft wurde, war die Ungewissheit, ob gute Bauunternehmer und Handwerker für die Durchführung des Projekts zur Verfügung stehen würden. Um dieses Risiko zu mindern, bestand unser Notfallplan darin, die Angebote verschiedener Auftragnehmer zu bewerten und auch nach Auftragnehmern in anderen Städten oder Bundesstaaten zu suchen. Dies wäre ein mühsamer und zeitaufwändiger Plan, vor allem weil wir in anderen Städten nicht vertreten sind.
Selbst wenn es uns gelänge, qualifizierte Auftragnehmer in anderen Städten zu finden, würden die Kosten für die Verlegung in die Stadt die Kosten des Projekts beeinflussen. Dies hat sich nun jedoch von einem hohen zu einem mittleren Risiko gewandelt, was vor allem auf die veränderte wirtschaftliche Lage zurückzuführen ist. Die derzeitige Rezession hat dazu geführt, dass viele Bauunternehmer, Klempner, Elektriker und andere Handwerker von großen Bauunternehmen entlassen wurden. Diese sind nun frei verfügbar, um an Wohnbauprojekten zu arbeiten.
WBS 1.2: Festlegung von Sicherheitsstandards auf der Baustelle
Dieses Risiko wurde in Gesprächen mit Fachleuten und beim Brainstorming mit anderen, die an ähnlichen Projekten beteiligt waren, ermittelt. Es stimmt, dass das Baugewerbe eine der am meisten landgestützten Arbeiten ist (Tilley, 2007, S.1).
Der Schutz der Arbeiter ist wichtig, da dies nicht nur zu Verzögerungen im Projekt führen kann, sondern auch erhebliche finanzielle Auswirkungen auf das Projekt hat. Außerdem bemühen sich die Regierungen um strengere Sicherheitsstandards für Bauarbeiter (Strengere Sicherheitsstandards).
Unter Verwendung des qualitativen Risikoanalyseansatzes wurde bei der Risikobewertung die Eintrittswahrscheinlichkeit für dieses Risiko mit 6 und die tatsächliche Auswirkung auf das Projekt mit 7 angegeben. Mit einer Risikobewertung von 42 wurde es als sehr hohes Risiko eingestuft. “Man muss sich darüber im Klaren sein, dass sich Sicherheit, Produktivität und Qualität letztendlich nicht gegenseitig ausschließen” (Tilley, 2007, S.1).
In Anbetracht der Bedeutung dieses Risikos bleibt es eine laufende Aktivität. Um dieses Risiko zu mindern, haben wir einen Notfallplan als Teil der Risikomatrix entwickelt, der regelmäßige Besuche vor Ort vorsieht, um den Bauprozess zu überwachen, sicherzustellen, dass die Sicherheitsstandards stets eingehalten werden, im Falle eines Unfalls die Ursache der Tragödie zu untersuchen und zu ermitteln und schließlich für eine angemessene Entschädigung zu sorgen.
Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass die Arbeiter ordnungsgemäß versichert sind und dass die Verantwortung für dieses Risiko beim Hauptunternehmer verbleibt. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Sicherheitsnormen den Subunternehmern und anderen am Projekt Beteiligten mitgeteilt werden.
WBS 5: Die Einrichtung der Lieferkette
Sobald das Projekt beginnt, muss sichergestellt werden, dass die Rohstoffe frei verfügbar sind. Wenn es nicht gelingt, zuverlässige Rohstofflieferanten zu finden, hat dies nicht nur Auswirkungen auf den Zeitplan, sondern auch auf die Kosten und die Qualität der Konstruktion. Mit Hilfe der Delphi-Technik wurde bei der anonymen Einholung von Informationen von Fachleuten festgestellt, dass mehrere Lieferanten aufgrund der wirtschaftlichen Rezession ihr Geschäft aufgegeben haben.
Aus diesem Grund wurde bei der Risikobewertung zwar die Eintrittswahrscheinlichkeit für dieses Risiko mit 3 angegeben, die tatsächliche Auswirkung auf das Projekt lag jedoch bei 8. Mit einer Risikobewertung von 24 wurde es als hohes Risiko eingestuft. Als Ausweichplan wurde die Suche nach zuverlässigen Lieferanten in anderen Städten entwickelt. Dies hätte wiederum erhebliche Auswirkungen auf die Terminplanung des Projekts, ganz zu schweigen von den Auswirkungen auf die damit verbundenen Transportkosten.
Auch wenn die Teile aus irgendeinem Grund defekt wären, würden die zusätzlichen Kosten für den Rückversand die Kosten noch einmal erhöhen und das Projekt unerschwinglich machen. Was ursprünglich als hohes Risiko galt, wird jetzt als mittleres Risiko eingestuft. Jüngste Artikel und unabhängige Untersuchungen haben ergeben, dass die meisten Bauherren zögern, neue Projekte in Angriff zu nehmen, und dass viele zuverlässige Lieferanten bereits über einen Vorrat an Rohstoffen verfügen.
WBS 3.1: Die Analyse der möglichen Lösungen
Wie bereits erwähnt, wurden für den Kunden drei Pläne ausgearbeitet, um ihm die Möglichkeit zu geben, aus verschiedenen Optionen zu wählen. Obwohl alle drei Lösungen die Anforderungen des Kunden erfüllen sollen, wurde der Schwerpunkt auf die Kosten gelegt.
Dies könnte sich nicht nur auf die Qualität des gesamten Hauses, sondern auch auf die Innenausstattung ausgewirkt haben. Während der Brainstorming-Sitzung mit verschiedenen Interessengruppen wurde als eines der Risiken die Analyse dieser verschiedenen Lösungen ermittelt. Bei der Risikobewertung wurde die Wahrscheinlichkeit des Auftretens dieses Risikos mit 4 und die tatsächlichen Auswirkungen auf das Projekt mit 8 angegeben.
Mit einem Risikowert von 32 wurde es als hoch eingestuft. Es ist durchaus möglich, dass bei dem Versuch, die Kundenanforderungen im Rahmen der veranschlagten Kosten zu erfüllen, einige Abstriche gemacht wurden. Die Baukosten sind zwar ein wichtiges Kriterium, doch sollten sie nicht auf Kosten der Qualität gehen. Um die Risiken zu mindern, wurden Notfallpläne entwickelt, die sicherstellen sollen, dass die Sicherheits- und Qualitätsstandards nicht in dem Bemühen beeinträchtigt werden, die Kundenanforderungen im Rahmen der Kosten zu erfüllen.
Es wurden zwei unabhängige Architekturbüros mit Erfahrung auf dem Gebiet der Rechnungsprüfung ausgewählt, so dass die Entwürfe unabhängig geprüft und analysiert werden können. Sie erhalten Qualitätssicherungsdokumente, mit deren Hilfe sie feststellen können, ob der Entwurf mit den festgelegten Qualitätsstandards, Verfahren und Messgrößen übereinstimmt.
Risikomanagement- und Überwachungsplan
Wie in den obigen Abschnitten erwähnt, sind die Risiken in der Anfangsphase des Projekts am größten, was vor allem auf Unwägbarkeiten zurückzuführen ist. Eine Ausweitung des Projektumfangs aufgrund geänderter Kundenanforderungen, geänderter Zeitpläne oder technischer Faktoren erfordert eine Neubewertung der Kostenschätzungen und Notfallpläne.
Durch die proaktive Überwachung und das Management von Risiken werden alle Anstrengungen unternommen, um das Eintreten von Risiken zu vermeiden. Selbst wenn das Risiko eintritt, ist der Notfallplan darauf ausgerichtet, das Risiko zu mindern und seine negativen Auswirkungen zu begrenzen. Dieser Risikomanagementplan wird regelmäßig überprüft und aktualisiert, wenn sich der Schweregrad oder die Wahrscheinlichkeit eines Risikos während des Lebenszyklus des Projekts ändert.
Schlussfolgerung
Je nach Komplexität des Projekts kann es schwierig sein, Risiken in den frühen Phasen des Projekts zu erkennen. Daher ist ein guter Projektstrukturplan von größter Bedeutung, da er das Projekt auf die kleinste überschaubare Aufgabe herunterbricht, anhand derer das Risiko bewertet werden kann.
Risiken werden nach ihrer Schwere und der Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens klassifiziert. Risiken gehören zu den wichtigsten Aspekten des Projekts, die wirksam gemanagt werden müssen. Während alle Risiken effektiv gemanagt werden müssen, sollte besonders auf die sorgfältige Identifizierung von risikoreichen Punkten geachtet werden, die das Projekt zum Stillstand bringen oder es untragbar teuer machen würden.
Durch eine sorgfältige Identifizierung der Risiken in einem frühen Stadium des Projekts, die Ausarbeitung von Notfallplänen und ein proaktives Risikomanagement können diese Risiken beseitigt werden. Es gibt Zeiten, in denen sich Risiken nicht ausschalten lassen, insbesondere wenn sie auf externe Faktoren zurückzuführen sind. In solchen Fällen sollten Notfallpläne erstellt werden, um die negativen Auswirkungen auf das Projekt abzumildern.
Aus dieser Übung habe ich mehrere Dinge gelernt. Die Bedeutung eines soliden Projektstrukturplans kann nicht unterschätzt werden, denn er dient nicht nur als Grundlage für die Risikoermittlung, sondern für das gesamte Projekt selbst. Durch eine sorgfältige Planung des Projektstrukturplans kann ein Projektmanager die Kosten des Projekts besser abschätzen.
Wie bereits erwähnt, kann der Projektstrukturplan dem Projektmanager auch dabei helfen, den Ressourcenbedarf abzuschätzen, Zeit zuzuweisen, einen Zeitplan zu entwickeln und die subtilen Abhängigkeiten zu verstehen, die in einem Projekt bestehen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt daher darin, ihn bereits in der Anfangsphase des Projekts richtig einzusetzen. In der Praxis werden Risikomanagementpläne zwar erstellt, aber nur selten aktualisiert.
Es ist wichtig, die Risikopläne von Zeit zu Zeit zu überprüfen und sie zu aktualisieren, wenn sich die Wahrscheinlichkeit oder der Schweregrad eines Risikos ändert. Sobald der Risikoplan erstellt ist, sollte er allen Beteiligten frei zugänglich gemacht werden. Dies ist wichtig, da er unter Umständen eine aktualisierte Beratung durch Fachexperten erfordert.
Referenzen
Dinsmore, P. C. (1993). AMA Handbuch des Projektmanagements, The. AMACOM Books, ISBN: 0814401066
Tilley, R. F. (2007). Implementierung von Sicherheitsstandards im Baugewerbe zum Schutz der Arbeiter. Abgerufen von https://www.constructionbusinessowner.com/
Strengere Sicherheitsstandards für Bauarbeiter. Abgerufen von https://www.labour.gov.on.ca/