Die vier Vs
In diesem Jahr wird mit über 160 000 Besuchern gerechnet, weshalb ein großer Veranstaltungsort erforderlich ist, um alle Besucher unterbringen zu können. Daher ist die Auckland Domain mit ihren 75 Hektar Fläche die beste Option, um eine Überfüllung zu vermeiden und sicherzustellen, dass keine Probleme mit der Belüftung auftreten, die bei einem geschlossenen Veranstaltungsort auftreten können. Es wird erwartet, dass die Gäste nicht viel Platz zum Sitzen benötigen und durch den Park wandern, während sie die verschiedenen Stände besuchen, so dass Sitzgelegenheiten, die über die im Park vorhandenen Bänke hinausgehen, im Allgemeinen nicht erforderlich sind.
Vielfalt ist das zentrale Konzept des Festivals, das den Besuchern eine breite Auswahl an verschiedenen Unterhaltungsaktivitäten bieten soll. Am Veranstaltungsort werden etwa hundert Stände mit verschiedenen asiatischen Lebensmitteln und Kunsthandwerk das Interesse der Besucher wecken. Zahlreiche Darbietungen von Kampfsportarten, Tänzen und Live-Musik aus traditionellen und zeitgenössischen chinesischen Kulturen sorgen für eine aktive Unterhaltung. Und schließlich werden die handgefertigten chinesischen Laternen, die überall auf dem Gelände aufgestellt werden, den Gästen schöne Anblicke und Fotomöglichkeiten bieten. Das Festival ist vom späten Nachmittag bis zum frühen Abend geöffnet und dauert bis 22:30 Uhr, so dass sich das traditionelle Handwerk von seiner besten Seite zeigen kann.
Abgesehen von der Anmietung des Veranstaltungsortes müssen sich die Organisatoren des Festivals nicht darum kümmern, viel Platz für die Teilnehmer zu sichern. Den Gästen wird empfohlen, nicht mit dem Auto anzureisen, da kein Platz zum Parken vorhanden sein wird, sondern mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Fahrrädern, Rollern oder ohne Transportmittel. Die Fahrräder können am Flughafen geparkt werden, und am Veranstaltungsort gibt es zwei spezielle Plätze für die Abgabe und Abholung von Motorrollern. Das Festival sorgt für die Unterhaltung und die notwendigen Requisiten für die Künstler, aber die Standbetreiber müssen für ihren Platz am Veranstaltungsort bezahlen. Auf diese Weise sollte es möglich sein, den Gästen freien Eintritt zu gewähren und für die Organisatoren rentabel zu bleiben.
Die Besucher können den gesamten Ablauf des Festes beobachten, da es unter freiem Himmel stattfindet und alle Aktivitäten offen durchgeführt werden. Die Stände müssen vor Ort kochen, um die Nachfrage nach frisch zubereiteten Speisen zu befriedigen, und die Stände ermöglichen es den Kunden im Allgemeinen, alles zu sehen, was geschieht. Auch alle anderen Aktivitäten müssen aufgrund der Beschaffenheit des Ortes in aller Öffentlichkeit stattfinden. So können die Kunden alles außer der Herkunft der Laternen, die auf der Veranstaltung ausgestellt werden, und dem Kunsthandwerk, das an den Ständen verkauft wird, bestätigen, wodurch sichergestellt wird, dass das Festival eine ausgezeichnete Sichtbarkeit für die Kunden bietet.
Veranstaltungsort und Kriterien für die Auswahl
Das Auckland Lantern Festival ist eine riesige Veranstaltung, die jedes Jahr zwischen 160 000 und 180 000 Menschen anzieht. Daher wird für die Veranstaltung ein großer Veranstaltungsort benötigt, der all diese Menschen sowie die Stände und andere Formen der Unterhaltung aufnehmen kann. Es gibt nicht viele Orte in Auckland, die den Anforderungen des Organisationsteams gerecht werden können, und so ist die Auckland Domain einer der wenigen Orte, die in Frage kommen. Die Domäne weist zwar einige Unzulänglichkeiten auf, wie z. B. eine unzureichende Anzahl von Toiletten, um die erwartete Anzahl von Besuchern unterzubringen, aber es ist möglich, die Situation vor dem Festival mit mobilen Toiletten zu ändern.
Erforderliche Ressourcen
Die Teilnahme am Festival ist kostenlos, daher sind Ticket- und Reisebüros für die Veranstaltung nicht erforderlich. Eine Marketingagentur wäre jedoch hilfreich, um das Engagement und die Besucherzahlen zu erhöhen. Die Standbetreiber und Künstler werden sich für das Festival anmelden und die erforderlichen Gebühren entrichten, da es eine Gelegenheit zum Gewinn darstellt. Letztere werden mit ihren Auftritten nicht direkt Geld verdienen, so dass die Organisatoren mit ihnen Kontakt aufnehmen und ihre Anwesenheit und Bezahlung organisieren müssen. Ein Unternehmen, das mobile Toiletten für Veranstaltungen zur Verfügung stellt, ist ebenfalls erforderlich. Die Anwesenheit eines Sicherheitsdienstes ist erforderlich, um eventuelle Zwischenfälle zu bewältigen. Und schließlich muss die Firma Lime kontaktiert werden, um Plätze für den Verleih von Motorrollern zu organisieren.
Die Standbetreiber und Gäste kommen mit ihren eigenen Mitteln und benötigen daher keine von den Organisatoren bereitgestellte Übernachtungsmöglichkeit für die Nacht. Sie müssen die Veranstaltung besuchen und dann nach Hause zurückkehren, vor allem wenn sie Einheimische sind, oder ein Zimmer für die Dauer der Veranstaltung finden. Im Gegensatz zu ihnen werden die eingeladenen Künstler höchstwahrscheinlich ein Hotelzimmer als Teil ihrer Gage benötigen. Auch für ihre Verpflegung ist gesorgt, und die Organisatoren werden sich nach eventuellen Allergien oder Unverträglichkeiten erkundigen, um Zwischenfälle zu vermeiden. Schließlich werden bei der Veranstaltung Probleme mit Tabakallergien und Rauschzuständen vermieden, indem jegliche Form von Nikotin- und Alkoholkonsum am Veranstaltungsort gänzlich untersagt wird.
Für den Transport verlassen sich die Organisatoren in der Regel darauf, dass die Kunden ihre eigenen Mittel finden oder öffentliche Verkehrsmittel benutzen. Sie werden sich mit Auckland Transport in Verbindung setzen, um sichere Fahrradparkplätze für Gäste zu organisieren, die mit dieser Methode anreisen. Sie werden sich auch mit Lime in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass für diejenigen, die diesen Service in Anspruch nehmen möchten, Scooter-Verleihstellen zur Verfügung stehen. Von der Benutzung von Autos wird abgeraten, da es keinen Platz zum Parken einer großen Anzahl von Fahrzeugen gibt. Wenn mit einer ungewöhnlich hohen Besucherzahl gerechnet wird, kann ein Shuttleservice eingerichtet werden, der sich auf Bereiche mit besonders hohem Besucheraufkommen konzentriert.
Ehrenamtliche Mitarbeiter
Für das Festival wird eine beträchtliche Anzahl von Freiwilligen benötigt, um die Requisiten für die Darsteller und andere Infrastrukturen aufzubauen und den Besuchern zu helfen. Fünfzig bis hundert Personen sollten ausreichen, da jeder von ihnen an mehreren Schichten teilnehmen und eine Vielzahl von Aufgaben übernehmen wird. Auckland ist eine Großstadt mit über 1,6 Millionen Einwohnern, so dass es nicht schwierig sein dürfte, eine ausreichende Anzahl von Freiwilligen zu finden. Die Veranstaltungsseite wird einen Aufruf zur Teilnahme veröffentlichen, und die Organisatoren werden sich an das Team AKL wenden, das in der Regel Freiwillige für verschiedene Veranstaltungen in Auckland zur Verfügung stellt.
Ein großer Teil der Freiwilligen, die für das Bewegen von Requisiten und andere körperliche Arbeiten zuständig sein werden, wird aufgrund ihrer körperlichen Stärke ausgewählt. Sie werden also überwiegend männlich sein und über eine ausgezeichnete körperliche Gesundheit und Fitness verfügen. Die übrigen Freiwilligen werden in erster Linie für die Betreuung der Besucher zuständig sein, obwohl die erste Gruppe auch das tun wird. Alle Freiwilligen müssen eine Kommunikations- und Erste-Hilfe-Schulung absolvieren, um sich mit den verschiedenen Standorten des Parks vertraut zu machen und zu lernen, wie man mit gesundheitlichen Problemen der Besucher umgeht. Die Stadtverwaltung unterhält ein Freiwilligenmanagementprogramm, das die Teilnahme und die Schichten der Freiwilligen organisiert, so dass die Organisatoren einen Zeitplan aufstellen und vorlegen müssen.
Förderer
Das Festival ist eine jährliche Veranstaltung, die bereits seit mehreren Jahren stattfindet und eine Reihe von festen Sponsoren angezogen hat. Die ASB Bank, die Asia New Zealand Foundation und das Immobilienunternehmen Harcourts gelten allgemein als die wichtigsten Geldgeber der Veranstaltung. Ersterer und dritterer sponsern das Festival aus Gründen der Öffentlichkeitsarbeit, da sie dadurch ihr Image und die öffentliche Wahrnehmung ihrer Aktivitäten verbessern können. Ihre Logos werden auf der Webseite des Festivals und bei der Dekoration vor Ort deutlich zu sehen sein, und ihre Vertreter können an der Eröffnungsfeier teilnehmen, wenn sie dies wünschen. Die Asia New Zealand Foundation ist eine gemeinnützige Stiftung, die es sich zur Aufgabe gemacht hat, den Neuseeländern die asiatische Kultur näher zu bringen, und daher liegt die Finanzierung des Festivals in ihrem Interesse.
Neben anderen Sponsoren wird Vector Lights, ein Hersteller von Lichtern, die Laternen für das Festival liefern, um bei den Besuchern zu werben. Das Hong Kong Economic Trade Office wird sich beteiligen, um den Menschen die Kultur ihrer Heimatregion näher zu bringen und sie zu einem Besuch zu bewegen, ähnlich wie China Southern Airlines. Lotto wird sich als Sponsor beteiligen und seine Spiele am Veranstaltungsort verkaufen sowie eine Winning Wheel-Attraktion bereitstellen. Auch Tip Top wird anwesend sein und Eis verkaufen, das an diesem Ort wahrscheinlich sehr gefragt sein wird.
Die Alpha-Gruppe wird das Festival sponsern, um das öffentliche Bewusstsein für ihre Produkte zu stärken. Resene wird die Farbe für die Dekoration liefern und im Gegenzug für die Förderung der Tatsache werben. China Travel Services wird Informationen über die von ihm angebotenen Reisen bereitstellen. Unicom New Zealand wird finanzielle Mittel zur Verfügung stellen, um bei den Besuchern aus dem Land für positive Publicity zu sorgen. Cloud Union wird am Veranstaltungsort für seine Dienste werben und eine Verlosung eines Autos durchführen. Schließlich beteiligen sich Chinese Herald und NZME an einem gemeinsamen Programm, bei dem sie zusätzlich zur Finanzierung einen Wettbewerb veranstalten und den Besuchern eine Picknickzone zur Verfügung stellen.
Interessierte Kreise
Die Stadtverwaltung und ihre verschiedenen Dienststellen sind die Hauptakteure der Veranstaltung. Die Auckland Domain ist öffentliches Eigentum, so dass die Behörden den Zugang zu ihr ohne zusätzliche Kosten gewähren sollten, nachdem die Organisatoren die entsprechenden Anträge ausgefüllt haben. Sie werden jedoch höchstwahrscheinlich verlangen, dass das Gebiet so ungestört wie möglich gehalten wird und dass keine Abfälle oder Schäden an der Flora des Parks zugelassen werden. Daher werden die Organisatoren wahrscheinlich Mitarbeiter einstellen müssen, die bei der Beseitigung von Müll helfen und dafür sorgen, dass die Regeln während des Festivals eingehalten werden.
Die Standbetreiber sollten größtenteils autark sein, d. h. sie sollten ihre Vorrichtungen und Werkzeuge selbst mitbringen und benötigen lediglich einen gut frequentierten Platz, um ihren Stand zu betreiben. Die Organisatoren sollten darauf achten, jeden Stand an einem Ort zu platzieren, an dem viele Besucher ihn sehen und sich für ihn interessieren können. Die Künstler werden höchstwahrscheinlich aus Shanghai eingeladen und sind dieselben, die bereits in den Vorjahren am Festival teilgenommen haben. Auckland Tourism, Events and Economic Development (ATEED) ist ein wichtiger Akteur des Festivals und wird wahrscheinlich erhebliche Hilfe bei der Organisation leisten. Die Gefahr bei der Veranstaltung ist gering, und das Festival findet auf einer Freifläche statt, so dass der Einsatz von Polizei oder Feuerwehr wahrscheinlich unnötig ist.
Da das Festival die chinesische Kultur in Neuseeland feiern soll, wird es die Beteiligung mehrerer chinesischer Partner sicherstellen. Die Asia New Zealand Foundation wird als Gründungspartner und wesentlicher Akteur des Festivals bei der Finanzierung helfen. Das Hong Kong Economic Trade Center wird ähnliche Ziele verfolgen und Unterstützung bei der Verwirklichung dieser Ziele leisten. Die chinesische Botschaft in Neuseeland kann sich einbringen, wenn die Organisatoren mit ihr Kontakt aufnehmen und vorschlagen, dass ihre Mitglieder kommen und Reden halten. Gemeinsam können diese Organisationen dazu beitragen, die Authentizität der Veranstaltung zu gewährleisten und zusätzlich zu ihren derzeitigen Beiträgen Ratschläge für Verbesserungen zu geben.