Kurzfassung
In vielen Unternehmen ist es Aufgabe der Führungskräfte, für eine gute Auswahl und Beurteilung der Mitarbeiter zu sorgen. Wenn diese Prozesse schlecht durchgeführt werden, ist eine Organisation wahrscheinlich mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert, die ihren Betrieb beeinträchtigen können. Es gibt verschiedene Methoden zur Auswahl und Beurteilung von Mitarbeitern, die für verschiedene Stellen benötigt werden.
Ein Unternehmen kann sich zum Beispiel für Methoden wie das Trichterverfahren oder die Assessment-Center-Methode entscheiden, um geeignete Bewerber in Bezug auf ihr Leistungsniveau zu ermitteln. Bei der Analyse dieser Methoden werde ich mich auf die Auswahl- und Beurteilungsmethode konzentrieren, die in meinem Unternehmen angewandt wird, sowie auf die von AT&T verwendete Methode.
Diese Organisationen verwenden einen Trichteransatz bzw. Assessment-Center-Methoden zur Auswahl und Bewertung der Leistung von Mitarbeitern. In meiner Organisation ist das Unternehmen hauptsächlich auf die Bereitstellung von Technologiedienstleistungen spezialisiert. Das Unternehmen verfügt über ein breites Portfolio in verschiedenen Bereichen wie Kommunikation und Finanzdienstleistungen.
Andererseits ist AT&T auch ein weltweit tätiges Unternehmen, dessen Hauptziel darin besteht, Kunden und Unternehmen durch Innovationen in der Unterhaltungs- und Kommunikationsbranche neue Lösungen anzubieten. Das Papier untersucht auch die Zuverlässigkeit und Gültigkeit der Auswahl- und Bewertungsmethoden, die von diesen Organisationen verwendet werden.
Ethische und rechtliche Probleme, die sich aus der Anwendung eines bestimmten Ansatzes ergeben können, werden aufgezeigt und mögliche Lösungen diskutiert. Weitere Themen, die in dem Papier erörtert werden, sind die relativen Stärken der einzelnen Methoden und die Fähigkeit der Programme, sich an die empfohlenen Praktiken für Beurteilungsprogramme zu halten. Zu diesen Praktiken gehört eine angemessene Schulung der Mitarbeiter, um häufige Fehler im Zusammenhang mit einer unzureichenden Schulung zu reduzieren oder zu vermeiden.
Methoden zur Auswahl von Mitarbeitern für Stellen in meiner Organisation
Meine Organisation wendet ein Trichterverfahren an, um Personen für verschiedene Stellen in der Organisation auszuwählen. Bei dieser Methode setzt das Unternehmen informelle Verfahren und Instrumente ein, um die Zahl der Bewerber auf eine überschaubare Größe zu reduzieren, so dass es einfach ist, sie durch den Bewertungsprozess zu führen. Zu den in meinem Unternehmen verwendeten Auswahlinstrumenten gehören Bewerbungsformulare, Referenzprüfungen und Lebensläufe.
Die Organisation nutzt diese Instrumente, um offensichtliche Fehlbesetzungen zu identifizieren und auszuschließen, ohne sie weiter zu berücksichtigen. Das Telefoninterview oder das informelle Treffen ist ein weiteres Auswahlverfahren, das von dieser Organisation eingesetzt wird. Dieses Instrument ist für die Organisation nützlich, da es ihr die Interaktion mit potenziellen Bewerbern erleichtert oder ermöglicht.
Die Auswahlgespräche in meinem Unternehmen umfassen sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Gespräche. Das Unternehmen stützt sich jedoch hauptsächlich auf die strukturierten Interviews, da es für das Unternehmen einfacher ist, die Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten eines potenziellen Bewerbers zu beurteilen, der in der Lage ist, die geforderte Aufgabe effektiv zu erfüllen. Strukturierte Vorstellungsgespräche werden vom Unternehmen genutzt, um die Soft Skills eines Bewerbers zu ermitteln.
Zu diesen Fähigkeiten gehören unter anderem Kommunikationsfähigkeit, zwischenmenschliche Fähigkeiten, Anpassungsfähigkeit und Organisationstalent. Ein wesentliches Merkmal des strukturierten Interviews ist seine Fähigkeit, ein standardisiertes Bewertungskriterium zu liefern.
Dies soll dem Gremium helfen, die Effektivität und Qualität der vom Bewerber gegebenen Antworten zu bestimmen. Zur Erleichterung dieses Prozesses sorgt meine Organisation dafür, dass das Gremium, das die Vorstellungsgespräche führt, in verschiedenen Bereichen gut geschult ist, z. B. im Erfragen zusätzlicher Informationen und in der ordnungsgemäßen und systematischen Anwendung der Bewertungskriterien während des Bewertungsprozesses (Byham, 1986).
Neben der Durchführung von Vorstellungsgesprächen unterzieht das Unternehmen mögliche Kandidaten verschiedenen Tests wie kognitiven Fähigkeitstests, Berufswissen und Persönlichkeitstests. Kognitive Tests sind für das Unternehmen insofern besonders hilfreich, als sie es erleichtern, die geistigen Fähigkeiten eines Bewerbers zu messen. Zu diesen Fähigkeiten gehören logisches Denken, mathematische Fähigkeiten und verbale Kompetenz.
Die Tests liefern dem Unternehmen auch eine gute Vorhersage für die Arbeitsleistung. Die kognitiven Tests enthalten verschiedene Aufgaben, die normalerweise mit Hilfe eines Computers durchgeführt werden. Der vom Unternehmen durchgeführte Test zum beruflichen Wissen dient dazu, das kritische Wissen des Bewerbers in verschiedenen Bereichen zu ermitteln. Dies sind vor allem die Bereiche, die die Arbeitsleistung erhöhen.
Das Unternehmen verwendet diese Tests nur in Fällen, in denen der Bewerber bestimmte Kenntnisse und Fähigkeiten nachweisen muss, bevor ihm eine Stelle angeboten werden kann.
Das Unternehmen unterzieht die Bewerber keinen Tests zu den beruflichen Kenntnissen, wenn geplant ist, den Bewerber nach der Einstellung durch den Ausbildungsprozess zu führen. Es ist anzumerken, dass sowohl die kognitiven Tests als auch die Tests zum Berufswissen, die das Unternehmen einsetzt, im Multiple-Choice-Verfahren durchgeführt werden. Der Bewerber muss die am besten geeignete Antwort aus den vorgegebenen Antworten auswählen.
Die Organisation unterzieht die Bewerber auch einem Persönlichkeitstest. Diese sind hilfreich bei der Beurteilung der Eigenschaften, die relevant sind und die Leistung einer Organisation verbessern. Bei der Durchführung von Persönlichkeitstests werden in der Regel mehrere Faktoren berücksichtigt.
Zu den Aspekten gehören die Verantwortlichkeit und der extrovertierte Charakter einer Person. Während des Befragungsprozesses verwendet die Organisation hauptsächlich den Faktor Gewissenhaftigkeit, da er als zuverlässiger Prädiktor für die organisatorische Leistung gilt (Bohlander & Snell, 2010).
In meiner Organisation hat das Unternehmen sein Leistungsbeurteilungssystem so integriert, dass es leichter mit den Zielen des Laufbahn- und Lernmanagements Hand in Hand arbeiten kann. Das neu entwickelte System ist als Karriereressourcensystem bekannt. Es handelt sich um ein verbessertes System, da es detaillierte Informationen zur Leistungsbeurteilung, Stellenbeschreibung und Karriereplanung enthält.
Secord (2003) führt aus, dass dies dem Unternehmen hilft, die langfristigen Ziele zu verfolgen und den Mitarbeitern den Zugang zur Karrierebibliothek des Unternehmens zu erleichtern. Dieses System ist auch mit der Nachfolgepolitik des Unternehmens verknüpft. Der Hauptgrund, warum mein Unternehmen dieses System geschaffen hat, war die Erleichterung der Verlagerung der Rolle des Managers von der Beurteilung zum Coaching (Byham, 1986).
Die Untersuchung der in meiner Organisation angewandten Auswahlverfahren hat ergeben, dass einige Methoden wie Interviews und Tests nicht zuverlässig und gültig sind. Die mangelnde Gültigkeit und Zuverlässigkeit von Interviews und Tests ist auf eine Reihe von Faktoren zurückzuführen. So können beispielsweise die positiven Eigenschaften der befragten Person bei der Durchführung dieses Verfahrens außer Acht gelassen werden.
Nach Bohlander und Snell (2010) braucht ein Bewerber mehr Zeit, um angemessene Informationen zu generieren, die die Wahrnehmung eines Interviewers nach einer negativen Aussage ändern können. Infolgedessen assoziieren viele Menschen die Verwendung unstrukturierter Interviews mit negativen Informationen. Nach Morra und Rist (2009) kann ein Mangel an Zuverlässigkeit und Gültigkeit während des Interviewprozesses durch Primacy-Effekte verursacht werden.
Dies ist der Fall, wenn frühere Informationen das Urteil des Interviewers beeinträchtigen. Während des Vorstellungsgesprächs werden die Entscheidungen über die Einstellung oder Ablehnung eines bestimmten Bewerbers in den ersten paar Minuten des Gesprächs getroffen. Daher sollten potenzielle Bewerber Fehler zu Beginn des Gesprächs vermeiden.
Ein gut platzierter Bewerber kann seine Chance auf eine Anstellung in einem angesehenen Unternehmen leicht verspielen, wenn er zu Beginn des Vorstellungsgesprächs einige Fehler macht. Der erste Eindruck ist einflussreich, denn er ermöglicht es den Gesprächspartnern, Hypothesen zu bestätigen und Strategien anzuwenden, die ihren früheren Eindrücken zu entsprechen scheinen.
Wie Cooper & Robertson (2001) feststellten, werden Interviewer, die einen positiven ersten Eindruck vermitteln, dem Bewerber wahrscheinlich mehr Informationen geben. Die täglichen Abläufe in einem Unternehmen hängen in hohem Maße von den im vorigen Abschnitt beschriebenen Aktivitäten ab. Ebenso könnte ein Unternehmen ungeeignete Bewerber einstellen, nur weil es sich auf die Informationen des Bewerbers zu Beginn des Gesprächs verlässt.
Ein Mangel an Zuverlässigkeit kann auch durch andere Faktoren verursacht werden, z. B. wenn sich der Bewerber und der Interviewer in Bezug auf Geschlecht, Rasse und andere Merkmale ähnlich sind. Ein solcher Bewerber würde zweifellos hervorragende Bewertungen erhalten und bei der Urteilsbildung voreingenommen sein (Armstrong, 2001).
Ethische und rechtliche Fragen
Einige Auswahlmethoden wie Vorstellungsgespräche können ethische Probleme aufwerfen, die die Leistung des Unternehmens ernsthaft beeinträchtigen könnten (Winstanley & Woodall, 1999). Eine solche Situation kann entstehen, wenn die Interviewer nicht in der Lage sind, eine effektive Beziehung aufzubauen, indem sie Fairness, Objektivität und Professionalität zeigen. Fehlt es an Respekt und Höflichkeit, kann dies zu einer ineffektiven Gesprächssituation führen.
Um solche Vorfälle zu vermeiden, sollten die Personen, die Vorstellungsgespräche führen, insbesondere zu Beginn des Gesprächs keine Drohungen aussprechen. Einstellungsgespräche können auch dann ethische Probleme aufwerfen, wenn der Interviewer beschließt, Originaldokumente der Bewerber zu verwenden, anstatt Kopien zu verwenden. Originaldokumente sollten nur dann verwendet werden, wenn es notwendig ist, die Gültigkeit der in den Kopien enthaltenen Angaben zu überprüfen.
Sileo (2010) stellt fest, dass, wenn der Interviewprozess die Privatsphäre der Bewerber beeinträchtigt, es wahrscheinlich ist, dass die Bewerber sich beschweren und die Geschäftsleitung informieren. Solche Situationen wirken sich nicht nur auf das Gremium aus, das die Vorstellungsgespräche führt, sondern auch auf das Unternehmen als Ganzes.
Die befragten Personen könnten ein falsches Bild von der Organisation verbreiten, was dazu führen könnte, dass andere Personen zurückschrecken und sich nicht mit dem Unternehmen in Verbindung bringen. Um solche Probleme zu vermeiden, sollten die Interviewer einen guten Ort für die Durchführung des Interviews wählen.
Dies gewährleistet, dass die Privatsphäre des Bewerbers gewahrt bleibt und er möglichst wenig gestört wird. Es ist wichtig, dass der Interviewer alle während des Gesprächs gesammelten Informationen überprüft. Bei der Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch sollte der Interviewer alle Dokumente und alle anderen relevanten Daten überprüfen, um zu einer genauen Schlussfolgerung zu gelangen.
Vorstellungsgespräche können auch rechtliche Probleme aufwerfen, vor allem wenn der Interviewer beschließt, die Gespräche aufzuzeichnen, insbesondere wenn eine Transkription der aufgezeichneten Informationen erforderlich ist. Die Transkription der vom Bewerber gegebenen Informationen ist keine leichte Aufgabe. Manchmal kann die Aufzeichnung von Informationen zu einer unzulässigen Aufgabe werden, vor allem, wenn es eine Beweiskette gibt. Daher ist es notwendig, über zuverlässige und geeignete Aufzeichnungsmaterialien zu verfügen.
Auf diese Weise wird verhindert, dass die aufgezeichneten Informationen verändert werden, was die Manager oder die Organisation in Schwierigkeiten bringen könnte. Es wird empfohlen, dass alle aufgezeichneten Originalinformationen mit Hilfe einer angemessenen Aufbewahrungskette gut aufbewahrt werden.
Dies bietet die Gewähr, dass die Originalaufzeichnung erhalten bleibt, ohne dass befürchtet werden muss, dass die aufgezeichneten Informationen auf die eine oder andere Weise verändert werden könnten. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Person bei der Befragung ein eigenes Aufnahmegerät verwendet.
Rechtliche Fragen, die sich während des Vorstellungsgesprächs ergeben, sollten mit Hilfe eines Rechtsbeistands geklärt werden. Es sollte klar sein, dass trotz der erheblichen Verbesserungen in der Sprachaufzeichnungstechnologie einige rechtliche Fragen auftauchen können, wenn der Interviewer beschließt, die vom Bewerber gemachten Angaben aufzuzeichnen.
In Anbetracht der zunehmend vielfältigen, multikulturellen und geografisch verstreuten Belegschaft ist es dringend erforderlich, die verschiedenen Methoden zur Auswahl von Mitarbeitern für Stellen anzupassen. Die vom Einstellungsteam angewandte Auswahlmethode sollte so gestaltet sein, dass nur Personen mit ähnlichen Werten wie die des Unternehmens für die Besetzung verschiedener Positionen in einem Unternehmen ausgewählt werden.
Leistungsbeurteilungsprogramm in der AT&T-Organisation
AT&T verwendet die Assessment-Center-Methode, um die Leistung seiner Mitarbeiter zu bewerten. Diese Methode wurde von AT&T entwickelt und wird derzeit von vielen Unternehmen eingesetzt. Bei diesem Beurteilungsprogramm müssen mehr als zwei Manager eine bestimmte Anzahl von Teilnehmern bei verschiedenen Übungen beobachten, bei denen Aufgaben simuliert werden, die sich auf die zu beurteilende Arbeitsstufe beziehen.
Unmittelbar nachdem alle Teilnehmer ihre verschiedenen Übungen absolviert haben, wird eine Gesamtbewertung vorgenommen. Diese Bewertungsmethode umfasst auch psychologische Tests und Interviews. Beispiele für Arbeitssimulationen sind Gruppendiskussionen, Aufgaben zur Tatsachenermittlung, Entscheidungsfindungsprobleme, mündliche Präsentationen und schriftliche Kommunikationsübungen.
AT&T verwendet Simulationen hauptsächlich, um das Verhalten zu ermitteln, das für die betreffende Ebene oder Position am relevantesten zu sein scheint. Es ist zu beachten, dass dieser Ansatz auf der zukünftigen Arbeitsleistung basiert und nicht auf der aktuellen Leistung.
AT&T kann die Fähigkeit einer Person, verschiedene Aufgaben zu erfüllen, leicht einschätzen, indem es die Art und Weise beobachtet, wie der Teilnehmer an die Herausforderungen und Probleme herangeht, die mit einer bestimmten Arbeitsebene oder Zielarbeit verbunden sind. Das Unternehmen hält diese Methode für sehr nützlich, vor allem wenn es eine Beurteilung durchführt.
Diese Beurteilung ist für Personen gedacht, die mit Aufgaben betraut sind, die keine gute Gelegenheit bieten, ein Verhalten an den Tag zu legen, das der angestrebten Position entspricht. Es ist auch für die Organisation einfach, Personen zu helfen, die Interesse an einer Führungsposition haben.
Dabei handelt es sich um Personen, die aufgrund der ihnen derzeit zugewiesenen Aufgaben keine Gelegenheit haben, ein Verhalten an den Tag zu legen, das dem des Arbeitsplatzes ähnlich ist. Dieses Programm hilft der Organisation auch, eine höhere Genauigkeit zu erreichen, insbesondere bei der Diagnose und Auswahl (Jackson & Schuler, 1995).
Ein Unternehmen kann auch von indirekten Vorteilen wie Genauigkeit und Fairness profitieren, insbesondere wenn die oberste Führungsebene Beförderungsentscheidungen trifft oder die Anforderungen eines bestimmten Arbeitsplatzes ermittelt werden müssen.
Die Methode bietet auch den ausbildenden Managern eine Chance, indem sie ihre Möglichkeiten, Beurteiler zu werden, erhöht. Die Führungskräfte können daher ihre Fähigkeiten in verschiedenen Führungsaufgaben verbessern, z. B. im Umgang mit Leistungsbeurteilungen und der Durchführung von Feedbackgesprächen (Bohlander & Snell, 2007).
Reliabilitäts- und Validitätsmessungen
AT&T hat Maßnahmen zur Gewährleistung der Zuverlässigkeit entwickelt. Das Unternehmen erreicht Zuverlässigkeit durch Leistungsstandards, die den Managern helfen, die notwendigen Informationen für die Mitarbeiter festzulegen und zu übermitteln. Die Informationen beziehen sich hauptsächlich auf die Quantität und Qualität der Produktion. Darüber hinaus sind die Manager in der Lage, die Genauigkeit und den tatsächlichen Zeitpunkt der Auslieferung von Kundenbestellungen zu definieren.
Indem die Standards in messbaren, spezifischen Begriffen ausgedrückt werden und die Leistung der Mitarbeiter mit den erwarteten Ergebnissen verglichen wird, fällt es dem Unternehmen leicht, eine gerechtfertigte Beurteilung zu erstellen. Beurteilungen werden in der Regel von Führungskräften und Vorgesetzten durchgeführt. Das Unternehmen zieht es vor, Vorgesetzte für die Durchführung von Beurteilungen heranzuziehen, obwohl es manchmal schwierig ist, Vorgesetzte einzusetzen.
Der Hauptgrund, warum AT&T es nicht vorzieht, die Führungskräfte mit der Durchführung der Beurteilungen zu beauftragen, ist die Tatsache, dass die Führungskräfte nicht immer verfügbar sind, um die Leistung der Mitarbeiter vollständig zu überwachen. Außerdem ist es einfacher, eine Überprüfung vorzusehen, wenn die Vorgesetzten für die Beurteilung der Mitarbeiter eingesetzt werden.
Der Einsatz von Vorgesetzten bei der Überprüfung der Beurteilung verringert auch die Wahrscheinlichkeit von voreingenommenen und oberflächlichen Bewertungen. Es sollte jedoch bedacht werden, dass von Managern durchgeführte Beurteilungen objektiver zu sein scheinen und auch dazu beitragen, die Leistung der Mitarbeiter aus einer breiteren Perspektive zu betrachten, als dies bei Beurteilungen durch unmittelbare Vorgesetzte der Fall ist (Byham, 1986).
Schlussfolgerungen und Empfehlungen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die von AT&T angewandte Auswahl- und Bewertungsmethode wesentlich zur Gesamtleistung des Unternehmens beigetragen hat. Die Methode ermöglicht es dem Unternehmen zum Beispiel, die Teilnehmer unmittelbar nach Abschluss ihrer Aufgaben zu bewerten. Da diese Methode auf der künftigen Arbeitsleistung basiert, kann AT&T den künftigen Bedarf vorhersagen, z. B. ob zusätzliches Personal eingestellt werden muss.
Die Methode ist auch insofern sehr zuverlässig, als die Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter von den Vorgesetzten vorgenommen wird, da diese häufig mit den Mitarbeitern zu tun haben. Bei der Analyse wurde auch festgestellt, dass die Aufzeichnung von Interviews während des Auswahlverfahrens wahrscheinlich ethische und rechtliche Probleme aufwirft.
Daher ist es notwendig, andere Methoden zu entwickeln, um Informationen von Einzelpersonen zu erhalten. Diese Methoden sollten in der Lage sein, die richtigen Personen zu identifizieren, deren Werte denjenigen der Organisation ähnlich sind.
Referenzen
Armstrong, J. S. (2001). Grundsätze der Prognostik: A handbook for researchers and practitioners. Boston, MA: Kluwer Academic.
Bohlander, G. W., & Snell, S. (2007).Management von Humanressourcen. Developing Effectiveness in Human Resources 14 (2), 347-393.
Bohlander, G. & Snell, S. (2010). Managing Human Resources (15th. Ed.), Mason, OH: South-Western – Cengage Learning.
Byham, W.C. (1986). Die Assessment-Center-Methode und -Methodik: Neue Anwendungen und Technologie. Pittsburgh, PA. : Development Dimensions International. 1-32
Cooper, D., & Robertson, I. T. (2001).Recruitment and selection: Ein Rahmen für den Erfolg. London: Thomson Learning.
Jackson, S.E. & Schuler, R.S. (1995).Verständnis des Personalmanagements im Kontext von Organisationen und deren Umfeld. Annual Reviews 46:237-64
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Winstanley, D., & Woodall, J. (1999). Ethische Fragen im zeitgenössischen Human Resource Management. New York: St. Martin’s Press.