Einführung
Die Durchführung von Projekten wird in den meisten Unternehmen zu einer Herausforderung, vor allem wenn sie nicht gut geplant sind, und daher ist die Einrichtung eines Projektmanagementbüros (PMO) erforderlich. Die PMO-Abteilung befasst sich mit den Prozessen im Zusammenhang mit dem Projektmanagement in einem Unternehmen und spielt eine wichtige Rolle bei der Festlegung und Aufrechterhaltung der Standards für den jeweiligen Prozess.
Damit eine PMO-Implementierung erfolgreich ist, sollte sie dem richtigen Prozess folgen, über die richtigen Werkzeuge und Ressourcen verfügen und erfahrene Mitarbeiter haben, die daran arbeiten. Angesichts der Herausforderungen im Bereich der Personalcomputer muss das Unternehmen AtekPC Projekte zur Verbesserung seiner Informationstechnologie initiieren und umsetzen, um die Herausforderungen zu bewältigen.
Zweck und Aufgabe des Project Management Office
Der Hauptgrund für die Notwendigkeit eines PMO bei AtekPC war die Bereitstellung einer standardisierten Plattform zur Verwaltung der Projekte und zur Planung der Prozesse der Initiativen. Der Hauptgrund für die Einrichtung eines PMO war die Tatsache, dass die früheren Projekte des Unternehmens keine dauerhaften Ergebnisse bei der Formalisierung der Verfahren erbracht haben. Zweck und Aufgabe des PMO können je nach Struktur der Organisation, Projekterfolg und -erfahrung, verfügbarem Personal und allgemeiner Unterstützung des Projektmanagements sehr unterschiedlich sein.
Zu den wichtigsten Zielen und Aufgaben des PMO gehören die folgenden (Hill, 2007);
Herausforderungen und Hindernisse bei der Umsetzung des PMO
Nach Rad und Ginger (2002) sollte die Einführung eines PMO wie jedes andere Projekt vorsichtig und mit einem festen Plan angegangen werden, um Misserfolge zu vermeiden. Die größte Herausforderung bei der Einführung eines PMO ist die Fähigkeit, das Hauptziel zu erreichen, nämlich Projekte pünktlich, mit einem festen Budget und innerhalb des festgelegten Zeitrahmens abzuschließen. Dies ist vor allem dann ein Problem, wenn andere Projekte, die bereits durchgeführt wurden, nicht die erwartete Dauer hatten.
Eine weitere Herausforderung, die sich bei der Umsetzung ergeben kann, sind die kulturellen Unterschiede im Unternehmen. Da es sich um eine Organisation handelt, die nicht auf PM basiert, wird es schwierig sein, ein neues Projekt einfach einzuführen. Dies bedeutet, dass die Einführung von Project Management Office höchstwahrscheinlich aufgrund kultureller Unterschiede auf Widerstand stoßen wird.
Neben der kulturellen Herausforderung kann auch mangelndes Wissen über die Bedienung der Project Management Office-Software eine Herausforderung darstellen. Dies gilt vor allem dann, wenn es viele Projekte gibt, die mit PMO abgewickelt werden müssen, und die Mitarbeiter bei der Einführung nicht mit den erforderlichen Werkzeugen und Erfahrungen ausgestattet sind.
Eine weitere Herausforderung ist die Fähigkeit, sich einen Überblick über die im Unternehmen laufenden Projekte zu verschaffen. Eine weitere Herausforderung ist die fehlende Unterstützung der Methodik, die für die Einführung des PMO erforderlich ist, insbesondere aufgrund des Fehlens der notwendigen Anforderungen. Das Finanzmanagement kann bei der Einführung des PMO eine Herausforderung darstellen, ebenso wie das Fehlen wirksamer Instrumente. Auch Kommunikationsprobleme können in der Umsetzungsphase ein Problem darstellen.
Strukturen und Governance-Mechanismen bei der PMO-Einführung
Die Einrichtung eines PMO ist, wie bereits erwähnt, keine leichte Aufgabe, und es sollten Mechanismen eingeführt werden, die den Erfolg sicherstellen. AtekPC muss einige der Mechanismen übernehmen, die während des Umsetzungsprozesses notwendig sind.
Ein wichtiger Mechanismus ist, dass das Unternehmen den Umfang und die Rolle des PMO festlegt (Hallows, 2002). Ein PMO spielt in verschiedenen Organisationen unterschiedliche Rollen. Daher ist es wichtig, Konsultationen mit den wichtigsten Interessenvertretern der Organisation durchzuführen, um festzulegen, wie und wo das PMO in der Organisation eingeführt werden soll.
Der andere Mechanismus ist die Überprüfung bestehender Projekte und Fähigkeiten, um den Bedarf zu ermitteln. Dies ist notwendig, da einer der Anreize für die Einführung eines PMO durch die Geschichte der Projekte bestimmt wird, die völlig gescheitert sind oder nicht die erforderliche Leistung erbringen. Durch die Überprüfung der Projekte kann das Unternehmen die Lücken schließen, indem es die erforderlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten ermittelt, die durch das PMO abgedeckt werden sollen.
Ein weiterer wichtiger Mechanismus ist die Planung der PMO-Implementierung je nach Bedarf. Das Unternehmen muss zunächst die Aufgabe und den Zweck des PMO im Unternehmen festlegen, bevor es es einführt. Sobald die Rolle festgelegt ist, kann ein Plan für die PMO-Einführung erstellt werden.
Der andere Mechanismus ist die Einrichtung etablierter Verfahren und Prozesse. Dabei handelt es sich um einen Mechanismus, der je nach Umfang des PMO die Dokumentation bestimmter Aspekte erfordert.
Zu den erforderlichen Unterlagen gehören u. a. Unterlagen zur Projektgenehmigung, zur Einstellung von Personal und zur Verwaltung der Finanzierung. Die Dokumentation muss innerhalb des erforderlichen Umfangs und Zeitrahmens ordnungsgemäß erstellt werden, um unnötige Fehler bei der Durchführung zu vermeiden (Parrinder, 2001).
Die Überprüfung des PMO ist ein weiterer Mechanismus, der eingeführt werden sollte. Es ist wichtig, das PMO ständig zu überprüfen, da sich das Unternehmen im Laufe der Zeit verändert. Dies erfordert eine effektive Kommunikation mit der Geschäftsleitung, um über die aktuellen Angelegenheiten des Unternehmens, die für die anstehenden Projekte relevant sind, informiert zu sein.
Unterstützung des Projektmanagementbüros
In unserer Projektarbeit werden wir dann feststellen, wie viel PMO-Unterstützung ausreichend ist und wie viel PM in einer Organisation ausreicht. Statistiken zeigen, dass über 85 % aller geplanten Projekte in einem Unternehmen aufgrund vieler Faktoren wie Nichteinhaltung von Fristen, Budgetbeschränkungen und in den meisten Fällen mangelndes effektives Programmmanagement nicht erfolgreich sind (Flannes und Levin, 2005).
Die Mitarbeiter, die hinter diesen Projekten stehen, sind vielleicht nicht ganz schuldlos, aber die Managementunterstützung, die für den Projekterfolg sorgt. Die PMO-Unterstützung stellt sicher, dass die Projekte zur Unterstützung der Unternehmensprojekte vorhanden sind.
Damit die Unterstützung durch das PMO ausreicht, müssen jedoch einige wichtige Aspekte berücksichtigt werden, um eine wirksame PMO-Unterstützung zu gewährleisten. Einer der wichtigsten Punkte ist die Bedeutung der Project Management Body of Knowledge-Zertifizierung, die das Projekt in verschiedene Prozesse untergliedert.
Die Kombination aus dem Project Management Body of Knowledge und der Unterstützung durch das Project Management Office schafft einen starken und effektiven Projektmanagementplan. Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Einstellung von PMO-Mitarbeitern ist die Schaffung einer Teamumgebung. Dadurch wird sichergestellt, dass die Projektbeteiligten im selben Team arbeiten und ihre Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt verstehen.
Schlussfolgerung
Unternehmen, die Projekte durchführen, sollten ein Projektmanagementbüro einrichten, um den erfolgreichen Abschluss der Projekte zu gewährleisten. Das PMO sorgt für ein effizientes Zeitmanagement, stellt sicher, dass das Unternehmen das festgelegte Budget einhält und dass die Mitarbeiter, die an den Projekten arbeiten, durch Schulungen Erfahrungen sammeln.
Referenzen
Flannes, S. und Levin, G. (2005). Grundlegende menschliche Fähigkeiten für Projektmanager. Michigan: Internationale Zeitschrift für Projektmanagement.
Hallows, J. (2002). Das Projektmanagement-Büro-Werkzeugset. USA: AMACOM Div American Management Assn.
Hill, G. (2007). Das vollständige Handbuch für Projektmanagementbüros. USA: Auerbach Publications.
Parrinder, M. (2001). Das virtuelle Projektmanagementbüro. Vereinigte Staaten: Hamlyn Publishing Group
Rad, P. und Ginger, L. (2002). The Advanced Project Management Office: ein umfassender Blick auf Funktion und Umsetzung. New York: St. Lucie Press.