Die elektronische Bereitstellung von Audiodateien aus den Beständen des Sound Archive wird es der New York Library erleichtern, einen außergewöhnlichen Beitrag zum neuesten Ausbildungsstand der New Yorker Hochschulen zu leisten, und sie wird Hinweise auf die enormen ungenutzten Ressourcen bieten, die jenseits der winzigen, aber überzeugenden Sammlung von Tonbändern liegen, die in dieses Projekt integriert werden sollen, und so zur Vision der New York Library beitragen, Menschen bei der Förderung von Wissen zu unterstützen, um ihr Leben zu bereichern.
Ziel des Projekts
Das ASRP wird den Hochschulen in den Vereinigten Staaten unbegrenzten Zugang zu den Programminhalten auf der Ebene der Bereitstellung bieten. Der Zugang wird auch für amerikanische Bibliothekseinrichtungen angeboten werden. Darüber hinaus wird über die e-Site ein kostenloser Zugang zu einem bestimmten Prozentsatz des Inhaltsthemas auf der Grundlage des Berechtigungsstatus gewährt. Das ASRP wird 10 Inhaltsprodukte anbieten, die eine große Vielfalt von Tonträgerbeständen repräsentieren.
Umfang des Projekts
Projektziel
Organisatorische Auswirkungen
Der ASRP erfordert die Mitwirkung der folgenden Abteilungen der Bibliothek von New York:
Die Pakete dieses ASRP werden einen funktionalen Einfluss auf die folgenden Abschnitte haben:
Abhängigkeiten
Projektansatz
Übereinstimmung mit dem Strategieplan der Organisation
Die New York Library wurde vom JISC gebeten, sich um die Finanzierung von Digitalisierungsprogrammen im Rahmen des strategischen Plans des Joint Information System Committee für Verfügbarkeit und Archivierung zu bewerben. Diese Chance ergab sich aus einer dem JISC innewohnenden Finanzierungsmöglichkeit, der Comprehensive Spending Review (CSR).
Dieses Programm ist eines von fünf Programmen, die über das CSR-Digitalisierungsprogramm finanziert werden. An dem Projekt ist auch das Zeitschriftenprogramm der NY Library aus dem 19. Die Entscheidung des Joint Information System Committee für den Vorschlag zur Audioarchivierung zeigt, dass die Bildungsgemeinschaft in den USA digitalen Inhalten immer mehr Aufmerksamkeit schenkt.
Die NY Library entschied sich für diese Lösung, da sie hervorragend in ihren Expansionsplan für die elektronische Archivierung ihrer Bibliotheksmaterialien passt.
Voraussichtlicher Nutzen
Das ASR-Programm wird einen wichtigen Beitrag zur Verwirklichung des Ziels der New York Library leisten, den Zugang zu ihren Beständen zu verbessern. Darüber hinaus reagiert es auf die vom Joint Information System Committee formulierten Forderungen des amerikanischen Hochschulsektors nach einem Zugang zu digitalen Inhalten zur Unterstützung der Schulbildung. Dies wird durch das Projekt erreicht, indem es Folgendes ermöglicht:
Kostenschätzungen/Kosten-Nutzen-Analyse
Quellen des Sonderfonds
Risiken
Die Aufbewahrung des Risikoprotokolls ist die Aufgabe des Programmleiters und seine Analyse die des Programmausschusses. Die Entstehung von Risiken soll in Absprache zwischen dem Programmausschuss und dem Programmleiter erfolgen. Der Input aus der Programmgruppe wird zunächst über die Überarbeitung des Issue Records behandelt.
Alle neuen Risiken oder aufkommenden Bedenken werden dann zur Analyse durch den Programmausschuss und den Projektausschuss in das Risikoprotokoll aufgenommen. Wenn sich festgestellte Risiken als Probleme herausstellen, wird das Problemprotokoll wiederum überarbeitet, um diese Risiken zu berücksichtigen (Islam & Bhuiyan, 2011).
Zu den größten Risiken gehören fehlerhafte Kostenschätzungen auf Vorschlagsebene, Unklarheiten bei Programmbeginn über Website-Hosting-Optionen und zu erwartende Kosten, eine vernünftige Genehmigung der Inhaltserfassung sowie die Herausforderungen und Kosten der Genehmigung von geistigem Eigentum. Die Verwaltung solcher Unwägbarkeiten wird durch ein umfassendes Risikoprotokoll unterstützt, das gelegentlich durch eine Ausnahmeregelung für den Programmausschuss gehandhabt wird, um gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen (“Project Origination”, 2001).
Zusammenfassung des Programmablaufs
Das Programm beginnt mit dem Programmmanager vor Ort Anfang Oktober 2012 und wird in den nächsten zwei Jahren bis Ende Oktober 2014 fortgesetzt. Zu diesem Zeitpunkt werden die elektronisch gestützten Dienste mit allen zehn verfügbaren Audioprodukten arbeiten.
Zwänge und Annahmen
Organisatorische Struktur
Kommunikationsplan
Die Verhandlungen mit den Lieferanten über die Zeitplanung der Projektaktivitäten werden automatisch die externe Kommunikation von Informationen über wichtige Ergebnisse aktualisieren, und die Pläne für die externe Kommunikation werden vereinbart, sobald die Lieferanten ausgewählt worden sind. Der Termin für die Auswahl ist der 18/10/2012.
Die funktionelle Übergabe der Website und die Hosting-Kriterien werden der New York Library sechsunddreißig Monate nach Abschluss des Programms vorgelegt. In der vorläufigen funktionalen Verwaltung wird von einem unabhängigen Anbieter auf der Grundlage eines Verwaltungs-SLA durchgeführt werden.
Referenzen
CHUA, P. (2001). Initiierung, Organisation und Logistik von Teilzeit-Abschlussprojekten. International Journal of Engineering Education, 17(3), 248-254.
Islam, S. & Bhuiyan, U. (2011). Der Zusammenhang zwischen Projekterfolg und Projektinitiierungsphase: Eine Studie über einige ausgewählte Projekte in Bangladesch. European Journal of Business and Management, 3(12), 60-68.
Direktion für öffentliches Auftragswesen. (2008). Leitfaden für bewährte Verfahren im öffentlichen Auftragswesen (Nr. 1.1). Canberra, Australien: Autor.
Projektinitiierung. (2001). In D. Chan (Ed.) NYS Project Management Guidebook (pp. 51-126). New York: Information Technology Press.
Ursprung des Projekts. (2001). In D. Chan (Ed.) NYS Project Management Guidebook (pp. 21-45). New York: Information Technology Press.