Zusammenfassung
Eine gute Koordination ist wichtig für den Erfolg einer Organisation. Deshalb muss der Gestaltung und Struktur der Organisation Aufmerksamkeit geschenkt werden. Die Aquarius Werbeagentur ist ein Marketingunternehmen, das nach einer traditionellen Organisationsstruktur arbeitet. Das bedeutet, dass jede Abteilung ihre eigene Funktionseinheit hat.
Das Unternehmen verfügt über eine unzureichende Koordination, so dass der Personalleiter Strategien entwickeln sollte, die den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht werden.
Zunächst einmal hat die Aquarius Advertising Agency Probleme mit dem Aufbau und der Struktur. Die Firma hat keine Trennung zwischen Verwaltung und Betrieb. Das bedeutet, dass es keine Mitarbeiter gibt, die sich mit der Qualitätssicherung und der Rechnungsprüfung befassen.
Darüber hinaus gibt es keine Rollendefinition, die jedoch für das reibungslose Funktionieren des Unternehmens unerlässlich ist. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen über eine große Kontrollspanne, die für Unordnung sorgt. Schließlich funktioniert die derzeitige, funktionale Struktur nicht, weil der Entscheidungsprozess zu langsam ist, die Kommunikation unzureichend ist und es viele hierarchische Ebenen mit unausgewogenen Befugnissen und Verantwortlichkeiten gibt.
Die vorgeschlagenen Lösungen konzentrieren sich entweder auf die Linderung oder Minimierung der Probleme. Die Trennung von Verwaltung und Betrieb wird dem Unternehmen helfen, qualitativ hochwertige Dienstleistungen zu erbringen und zu erhalten.
Darüber hinaus wird eine Rollenbeschreibung individuelle Interessenkonflikte mindern, die in der Regel zur Unzufriedenheit der meisten Mitarbeiter führen. Außerdem sollte die Aquarius Werbeagentur ihre Kontrollspanne verkürzen, um das Management der Organisation zu erleichtern.
Um das Problem der erfolglosen Organisationsstruktur zu lösen, sollte die Aquarius Advertising Agency ihre Prozesse dezentralisieren, ein Gleichgewicht zwischen Autorität und Verantwortung schaffen und einen effektiven Kommunikationsprozess entwickeln, der der Befehlshierarchie folgt. Wenn diese Lösungen umgesetzt werden, hat die Aquarius Advertising Agency gute Chancen, sich im Wettbewerb zu behaupten.
Einführung
Ein Unternehmen übt in der Regel eine Reihe von Tätigkeiten aus, die eine gute Koordination erfordern, ohne die das Unternehmen wahrscheinlich zusammenbricht. Aquarius Advertising Agency ist ein Unternehmen, das sich mit maßgeschneiderten und vollständigen Plänen beschäftigt. Maßgeschneiderte Pläne beinhalten Werbung mit Slogans und Layout, während vollständige Pläne die Medien betreffen.
Die Werbedienstleistungen umfassen außerdem Unterstützung bei der Vermarktung und dem Vertrieb von Produkten. Außerdem führt das Unternehmen Untersuchungen durch, um die Wirksamkeit der Werbung zu analysieren.
Das Unternehmen arbeitet auf traditionelle Weise mit einer funktionalen Organisationsstruktur. Daher hat jede Abteilung ähnliche Funktionen. Zum Beispiel hat jede Abteilung ihre eigenen hierarchischen und professionellen Systeme. Daher gibt es in jeder Abteilung eine formale Linie der Autorität und Verantwortung.
Außerdem beinhaltet die Fachkommunikation den Austausch von Fähigkeiten, Erfahrungen und Wissen. Außerdem verwaltet jedes Referat seine eigenen Verfahren und Prozesse. Dadurch fühlen sich die Kundenbetreuer vernachlässigt.
Andererseits ist die Kundenkoordination ineffektiv. Beispielsweise erfolgt die Kommunikation direkt vom Kunden zu den Fachleuten, anstatt über die Kundenbetreuer zu laufen. Darüber hinaus gibt es informelle Kommunikation, und einige von ihnen führen zu formellen Treffen. So findet beispielsweise die direkte Kommunikation in der Regel zwischen den Spezialisten und den Kunden statt.
Meine Aufgabe als Personalleiter wäre es, die festgelegten strategischen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Die Strategien würden sich auf eine effektive und effiziente Organisationsgestaltung und -struktur konzentrieren. Dazu gehören eine effektive Kommunikation, klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sowie die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern.
Das Problem
Die Fallanalyse hat gezeigt, dass es keine Trennung zwischen Verwaltung und Betrieb gibt. Zum Beispiel kommunizieren die Kunden direkt mit den Spezialisten. Die Organisation verfügt über Kundenbetreuer, die als Bindeglied zwischen den Kunden und der Aquarius-Werbeagentur fungieren sollten.
Es geht also nicht darum, dass die Organisation nicht über das erforderliche Personal verfügt. Die Aquarius-Werbeagentur ist auf Prozesse angewiesen, um ein ausgezeichnetes Verhältnis zwischen den Kunden und dem Unternehmen aufrechtzuerhalten. In Anbetracht der Tatsache, dass die Aquarius-Werbeagentur im Bereich Marketing tätig ist, ist dies nicht akzeptabel.
Mintzberg (2009) erklärt, dass die Gestaltung von Organisationen die Trennung von Führung und Betrieb erfordert. Der Fallanalyse zufolge gibt es eine Verquickung von Führung und Betrieb. Dies ist der Grund, warum einige informelle Treffen zu Kontakten zwischen den Kunden und den Mitarbeitern der Aquarius-Werbeagentur führen, die einige Präsentationen, Interpretationen und Politikdefinitionen vornehmen.
Es ist offensichtlich, dass es in der Aquarius-Werbeagentur keine Rollendefinition gibt. Das hat zur Folge, dass einige Personen individuelle Rollen haben. Aus diesem Grund beschweren sich die Kundenbetreuer, dass ihre Rollen nicht anerkannt werden.
Einer von ihnen sagte zum Beispiel, dass es schwer ist, Leute zu führen, die meinen, sie würden ihr eigenes Ding machen, indem sie versuchen, ihre eigenen Ideen an die Kunden zu verkaufen. Er fuhr fort, dass er, wenn er ein Diktator wäre, sie an ihm vorbeilassen würde, bevor sie den Kunden irgendeine Dienstleistung anbieten. Dieses Szenario zeigt, dass es keine Rollenbeschreibungen für die Kundenbetreuer gibt.
Nach Zeffane (2008) ist eine Rollenbeschreibung wichtig, da sie den Mitarbeitern hilft, ihre Aufgaben entsprechend den festgelegten Zielen zu erfüllen. Da die Aquarius-Werbeagentur nicht über eine klare Rollendefinition verfügt, ist die Wahrscheinlichkeit eines Anstiegs der Mitarbeiterfluktuation hoch.
Das liegt daran, dass einige Mitarbeiter müde, gelangweilt und unmotiviert sind. Die Kundenbetreuer zum Beispiel sind gelangweilt und unmotiviert, weil die Spezialisten ihre Rolle an sich gerissen haben. Das ist der Grund, warum sie sich mit ihrem Schicksal abgefunden haben und sich wünschen, sie könnten Diktatoren sein.
Außerdem hat die Organisationsstruktur unnötige Ebenen. Unnötige Ebenen verlangsamen den Entscheidungsfindungsprozess (Ulrich, 2008). Dies ist der Grund, warum der informellen Kommunikation zwischen den Kunden und den Fachleuten keine Aufmerksamkeit geschenkt wurde.
Außerdem hat sich niemand um die Bedürfnisse der Kundenbetreuer gekümmert. Mit der Zeit werden die Leute die Aquarius-Werbeagentur verlassen, weil sie das Gefühl haben, dass sie nicht wertvoll sind.
Außerdem ist die Kontrollspanne der Aquarius Werbeagentur sehr groß. Das liegt daran, dass das Unternehmen über mehrere Instanzen verfügt. So muss ein Kunde zum Beispiel erst den Kundenbetreuer passieren, bevor er den Spezialisten erreicht. Dieser Prozess ist zu lang. Infolgedessen umgehen die Kunden die Hierarchie, um den Prozess zu erleichtern.
Dies hat im Unternehmen zu Unruhen geführt. Lorsch (2010) argumentiert in einer Untersuchung, dass in einem stabilen Umfeld eine Reihe von Hierarchien notwendig sind, aber wenn es instabil ist, sollte die Skalarkette so kurz wie möglich sein.
Nach dem derzeitigen Organisationsdesign ist die Hierarchie lang, aber die Aquarius Werbeagentur ist instabil. Dies ist der Grund für das Chaos und den Mangel an Transparenz in der Aquarius Werbeagentur. Aus diesem Grund kann ein Spezialist den Kunden Präsentationen und Schulungen anbieten, ohne sich mit dem Präsidenten abzusprechen.
Die derzeitige Struktur der Werbeagentur Aquarius ist funktional. Eine funktionale Struktur ist eine Struktur, bei der die Gruppierung der Mitarbeiter entsprechend der von ihnen ausgeführten Arbeit erfolgt (Anand, 2007). Sie umfasst Gruppen, die sich mit Marketing, Produktion, Personalwesen und Finanzen befassen.
In der Werbeagentur Aquarius sind die Abteilungen Einkauf, Personalwesen, Merchandising, Vertrieb und Finanzen zusammengefasst. Jede Abteilung hat also eine ähnliche Funktion. Infolgedessen hat jede Abteilung ihre eigenen Befugnisse und Verantwortlichkeiten. So leitet beispielsweise der Vizepräsident der Abteilung Account die Abteilung Account.
Er leitet also die Abteilungen Account und Executive. Der stellvertretende Vorsitzende der Geschäftsleitung ist der Leiter aller Abläufe in der Aquarius Werbeagentur. Er leitet die Abteilungen Produktion, Text und Kunst. Der Marketing-Vizepräsident schließlich leitet die Abteilungen Forschung, Medien und Merchandising.
Die Vizepräsidenten sind dem geschäftsführenden Vizepräsidenten unterstellt. Der geschäftsführende Vizepräsident berichtet an den Präsidenten. Der Präsident schließlich ist dem Vorstand gegenüber verantwortlich. Darüber hinaus sind die Personal- und die Finanzmanager in der gleichen Linie der Autorität.
Über ihnen stehen der Rechtsberater, der Exekutiv-Vizepräsident und der Ausschuss für Grundsatzfragen, die ähnliche Funktionen ausüben, da sie die gleichen Befugnisse und die gleiche Verantwortung haben. Die Gesamtverantwortung für die Aquarius Advertising Agency trägt der Vorstand. Daher muss jede Person in der Firma dem Vorstand über die beschriebene Skalarkette alle Probleme melden.
Zunächst einmal funktioniert die bestehende Struktur wegen der Langsamkeit des Entscheidungsprozesses nicht. Nach McMaster (2007) ist der Entscheidungsfindungsprozess in einer solchen Struktur in der Regel langsam, weil es viele Ebenen von Behörden gibt.
Wenn zum Beispiel die Medienabteilung ein Problem mit der Werbung hat, muss sie den Vizepräsidenten für Marketing, den Personalleiter, den Rechtsberater, den Präsidenten und schließlich den Vorstand konsultieren. All diese Personen müssen das Problem besprechen, bevor eine Lösung gefunden wird.
Infolgedessen geht Zeit verloren. Außerdem ist der Prozess langsam und mühsam. Wenn die betroffene Abteilung das Problem nicht konsequent weiterverfolgt, droht dem Unternehmen der Zusammenbruch.
Ein weiterer Grund für das Scheitern der bestehenden Struktur ist die ineffiziente Kommunikation. In einer solchen Struktur sollten die Informationen systematisch vom Kunden über die jeweilige Abteilung bis zum Vizepräsidenten fließen, wobei die gleiche Hierarchie gilt, bis der Vorstand die Informationen erhält.
Dieser Prozess ist sehr langwierig, weshalb die Aquarius Advertising Agency Abkürzungen nutzt, um den Kommunikationsprozess zu beschleunigen. Zum Beispiel kommunizieren die Kunden direkt mit den Spezialisten.
Diese direkte Kommunikation hat zur Unzufriedenheit einiger Mitarbeiter geführt, die das Gefühl haben, dass die anderen ihre Autorität und Verantwortung nicht respektieren. Die Kundenbetreuer haben zum Beispiel das Gefühl, dass andere Mitarbeiter ihre Rolle als Bindeglied zwischen den Kunden und den Spezialisten ignorieren.
Und schließlich funktioniert diese Struktur nicht, weil es viele Befehlsebenen gibt. Nach Knudsen (2008) führen viele Hierarchieebenen zu Schwierigkeiten bei der Änderung der Bedürfnisse der Kunden. So kann es beispielsweise für einen Kunden mit einem Finanzproblem schwierig sein, dass seine Bedürfnisse befriedigt werden.
Der Grund dafür ist die lange Befehlsebene, die der Kundenbetreuer zu beachten hat. Außerdem hat die betreffende Abteilung nicht die Befugnis und Verantwortung, bestimmte Entscheidungen zu treffen.
So kann der Kundenbetreuer zwar über das erforderliche Wissen zur Lösung des Kundenproblems verfügen, ihm fehlen aber die entsprechenden Befugnisse und die Verantwortung. Infolgedessen kann ein einfaches Problem viel Zeit in Anspruch nehmen, bevor die Lösung gefunden ist.
Die vorgeschlagene Lösung
Die Aquarius Werbeagentur muss eine Reihe von Aktivitäten im Bereich der Organisationsgestaltung und -struktur durchführen, um die Probleme des Unternehmens zu lösen. Die wichtigste Lösung ist die Umstrukturierung der Organisation.
Stacy (2010) erklärt, dass die Umstrukturierung einer Organisation dabei hilft, bestehende Probleme durch die Bereitstellung von Lösungen für die Managementfragen zu lindern. Daher sollte sich die Umstrukturierung der Organisation auf Befugnisse, Verantwortung, Rollenbeschreibungen, die Skalarkette, die Kommunikation und den Entscheidungsfindungsprozess konzentrieren.
Zunächst einmal muss die Aquarius Werbeagentur eine Trennung von Verwaltung und Betrieb vornehmen. Dies bedeutet, dass die Managementfunktionen von den Prozessen getrennt sein sollten. Zeffane (2008) argumentiert, dass eine Trennung zwischen Führungsfunktionen und anderen Funktionen zu einem organisierten Unternehmen führt. Beispiele für Leitungsfunktionen sind die Qualitätskontrolle und -sicherung sowie die Rechnungsprüfung.
Diese Funktionen sind unabdingbar, um sicherzustellen, dass eine Organisation auf dem Weg ist, ihre Vision und ihren Auftrag zu erfüllen. Daher sollte die Aquarius Werbeagentur Funktionen zur Qualitätskontrolle und -sicherung sowie zur Rechnungsprüfung einrichten. Diese Funktionen werden sicherstellen, dass das Unternehmen die Bedürfnisse der Mitarbeiter und der Kunden erfüllt.
Wenn solche Funktionen vorhanden sind, sind Beschwerden, wie sie von den Kundenbetreuern geäußert werden, überholt. Außerdem sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre eigenen Aufgaben zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie qualitativ hochwertige Dienstleistungen erbringen (Handy, 2009). Dies wird eine Situation entschärfen, in der die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie für die Aquarius Werbeagentur nicht von Wert sind.
Außerdem sollten die Führungskräfte ihre Aufsichtsfunktion wahrnehmen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die richtigen Dinge gemäß den festgelegten Grundsätzen und Regeln tun. Würden die Führungskräfte der Aquarius-Werbeagentur beispielsweise ihre Aufgaben wirksam wahrnehmen, hätten sie die Existenz informeller Kommunikation und Sitzungen erkannt.
Darüber hinaus sollte die Aquarius Advertising Agency eine Rollenbeschreibung entwickeln, die zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt. Laut Ulrich (2008) hilft eine Rollenbeschreibung jedem Mitarbeiter, seinen Arbeitsbereich zu kennen. Die Rollenbeschreibung ist für die Aquarius Werbeagentur wichtig, weil sie zur Verringerung der Individualisierung beiträgt.
Individualisierung ist ein System, in dem Mitarbeiter Rollen übernehmen, die ihren Interessen und nicht denen der Organisation dienen (Stacy, 2010). So kommt beispielsweise die Organisation informeller Besprechungen den Spezialisten und nicht den Hauptbuchhaltern zugute. Außerdem haben die leitenden Angestellten keine klare Rollenbeschreibung.
Dies ist der Grund, warum andere Mitarbeiter ihre Verbindungsrolle umgehen. Folglich muss die Aquarius Werbeagentur die Rollen der einzelnen Mitarbeiter definieren und beschreiben und sie allen Mitarbeitern des Unternehmens bekannt machen. Auf diese Weise wird das Problem der Rollenkonflikte nicht mehr auftreten.
Darüber hinaus sollte die Aquarius Advertising Agency ihre Skalarkette verschlanken. Dies liegt daran, dass eine kurze Befehlshierarchie die Kontrolle der Organisationsabläufe erleichtert (Lloyd, 2008). Außerdem werden so die Abkürzungen reduziert, die normalerweise zu informellen Treffen und Präsentationen führen.
Wenn die Aquarius Werbeagentur beispielsweise eine kurze Befehlshierarchie hätte, würden sich die Spezialisten mit dem Präsidenten beraten, anstatt ihre eigenen informellen Treffen und Kommunikationen abzuhalten.
Außerdem würden die Kundenbetreuer ihre Missstände melden, anstatt sich zurückzulehnen und zu schimpfen. Daher ist eine kurze Befehlshierarchie für das reibungslose Funktionieren der Aquarius-Werbeagentur von Bedeutung.
Um das Problem der Organisationsstruktur zu lösen, benötigt die Aquarius Werbeagentur einen Dezentralisierungsprozess. Dies ist ein Prozess, bei dem die untere Managementebene Entscheidungen treffen kann (Knudsen, 2008). Das ist wichtig, weil es den Entscheidungsfindungsprozess beschleunigt. Zum Beispiel sollte der Leiter der Kunstabteilung die Möglichkeit haben, einige Entscheidungen ohne Rücksprache mit dem Präsidenten zu treffen.
Außerdem sollten die verschiedenen Abteilungsleiter sowohl Befugnisse als auch Verantwortung haben. Laut Handy (2009) ist Autorität die Befugnis, etwas zu tun, während Verantwortung die Verpflichtung ist, eine Aufgabe auszuführen. Daher sollten die Mitarbeiter über Befugnisse verfügen, die mit einer bestimmten Verantwortung einhergehen.
Dies wird der Aquarius-Werbeagentur helfen, ihre Kunden effektiv zu bedienen. Denn es wird zu einer Verringerung der Probleme führen, die mit einer langen Befehlshierarchie verbunden sind. Zum Beispiel kann ein Geschäftsführer, der die Autorität und Verantwortung hat, die finanziellen Probleme der Kunden ansprechen, ohne die Skalarkette bis zum Vorstand zu durchlaufen.
Schließlich sollte die Aquarius Advertising Agency einen effektiven Kommunikationsprozess entwickeln. Ein effektiver Kommunikationsprozess hat eine einheitliche Richtung und hilft dabei, Situationen zu entschärfen, in denen einige Mitarbeiter übergangen werden (Anand, 2007).
Daher sollte die Aquarius Werbeagentur die Kommunikationsverfahren von oben nach unten und umgekehrt sowie horizontal und diagonal festlegen. Dies wird die Chancen einer informellen Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden sowie zwischen den Mitarbeitern und der Organisation verringern.
Schlussfolgerung
Die Gestaltung und Struktur der Organisation ist für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich. Die Aquarius Werbeagentur ist ein Marketingunternehmen, das aufgrund der vielen Probleme, mit denen es konfrontiert ist, eine organisatorische Umstrukturierung benötigt.
Zu den Problemen bei der Gestaltung der Organisation gehören beispielsweise die Trennung zwischen Leitung und Betrieb, eine fehlende Rollenbeschreibung und eine große Kontrollspanne. Andererseits gibt es eine bestehende Struktur, die aus einer Vielzahl von Gründen nicht funktioniert.
Dazu gehören Langsamkeit im Entscheidungsprozess, ineffiziente Kommunikation und viele Befehlsebenen. Infolgedessen wird eine Reihe von Lösungen vorgeschlagen, um die bestehenden Probleme anzugehen.
Die Lösungen umfassen eine klare Unterscheidung zwischen Betrieb und Führung, Rollendefinition, Verengung der Skalarkette, Dezentralisierungsprozess, eine Abstimmung von Autorität und Verantwortung sowie die Entwicklung einer effektiven Kommunikation. Wenn diese Lösungen umgesetzt werden, hat die Aquarius Werbeagentur gute Chancen, sich im Wettbewerb zu behaupten.
Referenzen
Anand, R 2007, “Was ist das richtige Organisationsdesign?”, Organisational Dynamics, 36 (4), 329-344.
Handy, C. 2009, Understanding Organisations, Penguin Books, London.
Knudsen, T 2008, Organisationsdesign: The past, Present and the Future, Springer, New York.
Lloyd, J 2008, Organisational Structure can be Underlying Cause of Workplace Issues, Oxford Publisher, Oxford.
Lorsch, W 2010, Organisationsstruktur und -gestaltung, IL Publication, Homewood.
McMaster, J 2007, The Intelligence Advantage, Organising for Complexity, Butterworth Heinemann, Newton.
Mintzberg, H 2009, ‘Structures in 5’s: A Synthesis of the Research on Organisation Design”, Journal of the Institute for Operation Research and the Management Science , 126 (13), 322-325.
Stacy, R 2010, Strategisches Management und Organisationsdynamik, Pitman Publishing, London.
Ulrich, D 2008, The Boundary Less Organisation: Breaking the Chain of Organisation Structure, John Wiley and Sons, New Jersey.
Zeffane, R 2008, “Organisationsstrukturen: Design in the Nineties”, Zeitschrift für Führung und Organisationsentwicklung , 245 (78), 18-23.
Ursprüngliche Organisationsstruktur:
Neue Organisationsstruktur: