Wissensmanagement ist in vielen großen Unternehmen zu einer wichtigen Praxis geworden, da die Manager erkannt haben, dass ein Großteil des Unternehmenswertes von der Fähigkeit des Unternehmens abhängt, Wissen zu schaffen und zu verwalten.
Ein wesentlicher Teil des Unternehmenswerts hängt normalerweise mit immateriellen Werten zusammen, von denen Wissen eine wichtige Komponente ist, zusammen mit Computersoftware, Geschäftsstatus und einzigartigen Geschäftsmodellen. Wissensmanagement ist ein systematisches und aktives Management von Wissen, Ideen und Konzepten, die von den Mitarbeitern des Unternehmens stammen (Levinson, n.d).
Die Informationstechnologie allein kann nicht als Wissensmanagement betrachtet werden. Es erfordert die Integration von technischen und sozialen Aspekten, um eine angemessene Wissensbasis zu schaffen.
Die Einbeziehung von Menschen und Technologie in Organisationen im Hinblick auf die Organisationsentwicklung, in diesem Fall das Wissensmanagement, wird als Konzept der soziotechnischen Theorie betrachtet (Cartelli, 2007). In diesem Beitrag geht es darum, wie die soziotechnische Theorie Organisationen bei der Verbesserung ihrer Wissensmanagementsysteme helfen kann.
Aufgrund der Dynamik des Wissensmanagements können Unternehmen große Gewinne erzielen, vorausgesetzt, die Ressourcen werden in den Prozess des Erwerbs, der Darstellung, der Validierung und der Erklärung von Wissen gelenkt; auch bekannt als Knowledge Engineering. Der Wissenserwerb ist der schwierigste Teil des Knowledge Engineering, da explizites und implizites Wissen effektiv erworben werden muss.
Lavison (2007) argumentiert, dass stillschweigendes Wissen immer schwierig zu erwerben ist, da es sich um eine Idee handelt, die in den Köpfen der Menschen steckt. Die größte Herausforderung im Zusammenhang mit implizitem Wissen ist die Frage, wie es erfasst, erzeugt und verwaltet werden kann.
Während Technologien wie Computer helfen können, das explizite Wissen zu verwalten, das dokumentiert ist, erfordert es die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Technologie, um Wissen erfolgreich darzustellen. Die Manager sollten die Mitarbeiter durch gute Beziehungen, angemessene Kommunikation und gute Belohnungen einbeziehen, um sicherzustellen, dass die richtigen Ideen hervorgeholt werden.
Das Konzept der soziotechnischen Strategie besagt, dass die erforderliche Passung im Wissensmanagement durch einen Gestaltungsansatz realisiert wird, der auf die kollektive Optimierung der Teilkomponenten abzielt: das technische Teilsystem und das soziale Teilsystem. Jedes Wissensmanagementsystem maximiert seine Leistung, wenn die technischen und sozialen Aspekte des Systems ausdrücklich berücksichtigt werden.
Aus diesem Grund integrieren viele Wissensmanagementsysteme, wie z. B. Expertensysteme, ein nutzerzentriertes Design, um Lösungen zu generieren, die den Anforderungen der Nutzer gerecht werden. Wissensmanagementsysteme umfassen Wissensingenieure, Benutzer, Wissensdatenbanken, Inferenzmaschinen und Schnittstellen (Laudon & Laudon, 2006); diese können als Anwendung der soziotechnischen Theorie beim Wissensmanagement betrachtet werden.
Es ist bekannt, dass gut durchgeführte wissensbasierte Projekte eine außerordentliche Investitionsrendite erbringen, auch wenn solche Investitionen schwer zu messen sind. Dies kann der NASA zugeschrieben werden, einer Organisation, die Wissensmanagementstrategien, ergänzt durch soziotechnische Theorie, in ausreichendem Maße angewandt hat, um einen sicheren Flug zu gewährleisten und auf wissensbasierte Probleme zu reagieren.
Über Generationen hinweg ist es der NASA gelungen, sich auf die Gesellschaft, die Gemeinschaft, den Einzelnen und gemeinsame Interessen zu konzentrieren. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren für das Wissensmanagement im Unternehmen sind die Schaffung einer akzeptablen Kultur, die Unterstützung von Dienstleistungen, der Aufbau einer Wissensarchitektur und eine vielfältige IT-Infrastruktur (Holm & Murphy, 2008).
Im Rahmen des Wissensmanagements ermöglichen Menschen die Zusammenarbeit auf Distanz und unterstützen Praxisgemeinschaften; Prozesse verbessern die Wissenserfassung und das Informationsmanagement, während die Technologie bei der Systemeinbindung und der Datengewinnung von wesentlicher Bedeutung ist.
Manchmal gibt es Faktoren, die zu Schwierigkeiten bei der Einführung von Wissensmanagementsystemen beitragen. Diese sind: (1) unzureichende Ressourcen: Dies ist auf schlechte Schätztechniken und Personalressourcen zurückzuführen, die den Wissensmanagementprojekten zugewiesen werden, ohne die erforderlichen Fähigkeiten zu besitzen.
Wenn nicht genügend Hardware- und Softwareressourcen für die Strukturierung und Konfiguration von Systemen zur Verfügung stehen, gilt der Implementierungsprozess als gescheitert; (2) schlechte Qualität und hohe Variabilität, die aus unzureichenden Validierungsmechanismen resultieren.
Wissensmanagementsysteme sind in den meisten Fällen nicht in der Lage, die Erwartungen der verschiedenen Projektteams zu erfüllen, da das in den Wissensdatenbanken enthaltene Wissen nicht konsistent ist und sich tendenziell schnell ändert; und (3) wenn Mitarbeiter für ihren Beitrag zum Wissensmanagementprogramm nicht belohnt werden, haben sie immer Angst, ihr Wissen mit anderen am Arbeitsplatz zu teilen (Laudon & Laudon, 2006).
Die Anwendung sozio-technischer Theorien im Wissensmanagement verbessert die Beteiligung und verringert die Herausforderungen bei der Umsetzung von Wissensmanagementsystemen. Es gibt sowohl verwaltungstechnische als auch technologische Lösungen zur Verbesserung der Beteiligung an der Wissensbildung in jedem Unternehmen. Praxisgemeinschaften sind wichtig für die Motivation der Mitarbeiter und helfen, Wissen in einen Kontext zu stellen.
Richtig konzipierte Wissenstaxonomien sind ebenfalls hilfreich für das Wissensmanagement. Unternehmen können auch die Belohnungen überprüfen, die sie ihren Mitarbeitern gewähren, um die Beteiligung am Wissensaustausch zu fördern. Turban und Aronson (2001) schlagen vor, dass das Wissensmanagement den Geschäftsprozess eines Unternehmens durch die Auswahl eines hochwertigen Geschäftsprozesses bewerten sollte.
Ein Wissensmanagementprogramm kann nur dann erfolgreich sein, wenn es gut begründet ist. Wichtig ist auch, dass die Wissensmanagement-Strategie eine Reihe von Visionen hat, die sowohl die sozialen als auch die technischen Aspekte des Systems berücksichtigen. Außerdem sollte das Wissensmanagement-Team neben den technischen Anforderungen auch die Bereitschaft der Nutzer oder Mitarbeiter berücksichtigen.
Die tatsächliche Umsetzung eines Wissensmanagement-Programms sollte schrittweise erfolgen, anstatt das Programm als “Sprungbrett” zu implementieren. Es ist viel besser, Strategien wie Pilotprojekte oder eine schrittweise Einführung zu verfolgen. Dies ist darauf zurückzuführen, dass sich die Anforderungen der Benutzer ändern und das Wissen, das sie jetzt haben, sich im Laufe der Zeit ändern wird.
Die technischen und sozialen Aspekte einer Organisation verändern sich auf verschiedenen Ebenen. So sollte die Gesellschaft ihre Aufgabe in der Schaffung und Entwicklung von Wissen bekräftigen, während die IT oder die technischen Strukturen zur Entwicklung neuer Technologien beitragen sollten, um den sich ändernden organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden (Cartelli, 2007).
Daher sind die Organisationen aufgerufen, die Theorie der soziotechnischen Systeme im Wissensmanagement zu berücksichtigen. Wissensmanagementsysteme sind immer schwierig zu implementieren und in den meisten Fällen nicht in der Lage, den erwarteten Nutzen zu bringen.
Die Interaktion zwischen Menschen und technischen Strukturen in einer Organisation ermöglicht es einer Organisation, ihr Wissen durch die Einbeziehung von implizitem und explizitem Wissen der Mitarbeiter und IT-Systeme zu verwalten. Trotz der Herausforderungen bei der Umsetzung von Wissen gelten Beteiligung und schrittweise Umsetzungsstrategien als wirksame Strategien im Knowledge Engineering.
Referenzen
Cartelli, A., (2007). “Soziotechnische Theorie und Wissenskonstruktion: Towards New Pedagogical Paradigms?” Issues in Information Science and Information Technology. Web.
Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2006). Management-Informationssysteme: Managing the Digital Firm. (9th Ed).Upper Saddle River, NJ: Pearson Prentice Hall.
Levinson, M. (n.d) Wissensmanagement Definition und Lösungen. Web.
Holm J. & Murphy K. (2008) Wissensmanagement bei der NASA: Unterstützung von Missionen und Kollaboration. Web.
Turban, E., & Aronson, J. (2001). Entscheidungsunterstützungssysteme und intelligente Systeme. (6th Ed). New Jersey: Prentice Hall.