Antique 2000: Projektplan für die Entwicklung eines webbasierten Systems Bericht

Words: 3981
Topic: Anwendungen

Einführung

Die sich entwickelnde webbasierte Technologie hält viele Versprechen für moderne Unternehmen bereit. Auf dem immer wettbewerbsintensiveren und turbulenten Wirtschaftsmarkt scheint die Nutzung des Internets für Geschäftsmöglichkeiten und Wachstum für die meisten Unternehmen der einzige Weg zu sein. Die Unternehmen müssen sich mit einer flexibleren und reaktionsfähigeren IT-Architektur ausstatten, um auf das dynamische externe Umfeld reagieren zu können (Zo 2006). Heute haben Unternehmen, die webbasierte Lösungen in ihre Transaktionen integriert haben, einen unbestreitbaren Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Konkurrenten, die sich weiterhin auf traditionelle Methoden der Geschäftsabwicklung verlassen. Der Grund dafür ist einfach: Moderne webbasierte Geschäftslösungen sind in der Lage, die Rentabilität zu steigern, indem sie das Unternehmen einem weltweiten Markt aussetzen und die Beziehungen des Unternehmens zu seinen wichtigsten Interessengruppen – den Kunden – verändern (Bwired 2006). Um diese neuen Möglichkeiten der webbasierten Technologien nutzen zu können, muss jedoch eine sorgfältige Planung und Analyse vorgenommen werden, um festzustellen, mit welcher Technologie ein maximaler Wert und Ertrag für das Unternehmen und die Technologieinvestition erzielt werden kann. Dies ist der Zweck des vorliegenden Projektplans.

Antiques 2000 ist ein Unternehmen, das sich noch in der Gründungsphase befindet. Seine Hauptaktionäre sind John Alger, Sue Wong, Andy Patel und Kerry Mason. Das Unternehmen beabsichtigt, webbasierte Technologien einzusetzen, um Schnäppchen in örtlichen Antiquitätengeschäften und auf Auktionen zu erwerben und sie gewinnbringend über das Internet zu verkaufen. Um die enormen Möglichkeiten, die das Internet für ein solches Geschäft bietet, zu nutzen, bedarf es einer einzigartigen und soliden Planung. Nachdem alle notwendigen Vorarbeiten geleistet wurden, geht es nun darum, ein webbasiertes Geschäftssystem zu entwerfen, zu entwickeln und zu implementieren, das aufgrund finanzieller Zwänge innerhalb von drei Wochen einsatzbereit sein muss. Dieses System soll die Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens, zwischen den Unternehmen und zwischen Unternehmen und Kunden erleichtern und das Unternehmen mit zahlreichen anderen Unternehmensinformationssystemen verbinden (Zo 2006). Im Folgenden werden die kritischen Phasen bei der Entwicklung des webbasierten Systems erörtert.

Projektziele und Zielsetzungen

Die Rolle der Vernetzung zur Integration von Geschäftsprozessen und zur Verbindung von Geschäftspartnern, Zulieferern oder Kunden wurde durch die Einführung des elektronischen Geschäftsverkehrs erneut hervorgehoben (Zo 2006). Die heutige harte Geschäftsrealität erfordert härtere Maßnahmen, um den Erfolg von Antiques 2000 zu gewährleisten. Um die kritischen Phasen bei der Entwicklung eines geeigneten webbasierten Systems für das Unternehmen zu ermitteln, muss man sich zweifellos ebenso viele Gedanken über die Ziele des Systems machen wie über die Geschäftsstrategie der Unternehmensleitung.

Ziel des vorgeschlagenen webbasierten Systems ist es, die gewünschten Geschäftsfunktionalitäten und -prozesse mit Hilfe des Internets und einer Standard-IT-Architektur zu vermitteln. Die verfügbaren Daten deuten darauf hin, dass Geschäftsprozesse innerhalb von Unternehmen und unternehmensübergreifend mit Hilfe von “Webservices auf der Grundlage des serviceorientierten Architekturrahmens” (Leyman, Roller, & Schimdt 2002, S. 1) effektiv abgewickelt werden können. Um die Erwartungen dieses Ziels zu erfüllen, müssen Entscheidungen darüber getroffen werden, wie das Unternehmen seine Geschäftsprozesse des Online-Antiquitätenverkaufs als Webservice abbilden will. Zu den spezifischen Zielen des webbasierten Systems gehören:

Damit dieses Projekt ein Erfolg wird, müssen verschiedene Software- und Hardware-Dienstleistungen in Anspruch genommen werden. Es ist daher notwendig, Haushaltsmittel für Computer, Server, Serversoftware, Webseitensoftware und Webseitenzugangsgebühren bereitzustellen. Aufgrund finanzieller Engpässe kann sich das Unternehmen für ein Webdesign-Franchise entscheiden, bei dem es die benötigte Software und Hardware zu Großhandelspreisen statt zum Einzelhandelspreis erhält (WebDesign Franchise 2009). Ein Franchiseunternehmen bietet nicht nur hervorragende Marketingdienstleistungen, sondern verringert auch das Risiko des Scheiterns neuer Unternehmen, indem es ihnen vorübergehend finanzielle Unterstützung, Beratung und Marktprognosen bietet. Dies wird ein Plus für Antiques 2000 sein.

Es sei darauf hingewiesen, dass die wichtigste Herausforderung bei jedem Projektmanagement darin besteht, die Projektziele zu verwirklichen und gleichzeitig die Einschränkungen zu beachten (Knutson, J., & Bitz 1991). Obwohl es viele Beschränkungen gibt, die auf dem Weg dorthin auftreten können, sind die vorhersehbarsten in diesem Projekt die zeitlichen und finanziellen Beschränkungen. Für das Projekt ist eine Höchstdauer von drei Wochen vorgesehen, so dass ein Arbeitsplan erstellt werden muss, der dies berücksichtigt. Die Kostenbeschränkung bei den Anforderungen des Informationssystems wird zwangsläufig durch externe Faktoren beeinflusst, wie z. B. die Kosten für die Einrichtung der Website, die Kosten für die benötigte Hard- und Software, einschließlich Computer, Server, Website-Software und Server-Software, sowie die allgemeinen Arbeitskosten. Es ist zu beachten, dass die Kosten für diese technischen Ausrüstungen davon abhängen, wie viel der beauftragte Berater für die erbrachten Dienstleistungen berechnet (Kelly 2009). Da die Haushaltsmittel begrenzt sind, kann vorgeschlagen werden, statt neuer Computer und Router Markengeräte zu kaufen. Dadurch lassen sich einige Dollar einsparen.

Die Bedeutung der Ressourcenzuweisung

In der Wirtschaft geht es nur darum, Gewinne zu erzielen, und Prozesse, die als unternehmensfremd angesehen werden, müssen abgeschafft werden. Das Konzept der Ressourcenzuweisung hat seine Wurzeln in dieser Philosophie. Im Grunde genommen geht es bei der Ressourcenzuweisung im Projektmanagement um die Zuweisung von menschlichem, technischem und materiellem Kapital an Projekte in einer Weise, die ihre optimale Nutzung gewährleistet (BNET 2009). Bei der Ressourcenzuweisung muss jede Aktivität priorisiert werden, um ihren Bedarf zu ermitteln. Es gibt verschiedene Methoden zur Priorisierung von Projektaktivitäten, darunter die heuristische Analysemethode und andere Netzanalysetechniken wie die Methode des kritischen Pfades (Mejdaleno, Lively, & Miller 2007). Bei den Ressourcen, die für den Abschluss einer Projektaufgabe zugewiesen werden, kann es sich um Ausrüstung, Personen, Geld oder alles andere handeln, was sich definieren lässt.

Die Ressourcenzuweisung ist im Projektmanagement sehr wichtig, da jede Phase im Lebenszyklus eines Projekts besondere Managementtechniken erfordert. Die Ressourcen, die im Zyklus der Projektkonzeption benötigt werden, können sich von denen, die bei der Projektdefinition benötigt werden, völlig unterscheiden (Schwndt 2005). Weitere Projektlebenszyklen sind die Projektplanung, -durchführung und -beendigung. Vor diesem Hintergrund müssen die Ressourcen bestimmten Kategorien im Lebenszyklus eines Projekts so zugewiesen werden, dass eine optimale Nutzung dieser Ressourcen erreicht wird. Durch die Ressourcenzuweisung wird die Höhe der für jeden Projektlebenszyklus bereitgestellten Mittel bestimmt (Mejdaleno, Lively, & Miller 2007). Dies unterliegt jedoch externen und internen Unwägbarkeiten. Die Ressourcenzuweisung ist auch deshalb wichtig, weil sie eine Priorisierung der Ressourcen entsprechend ihrer Bedeutung für das Projekt vornimmt. Auf diese Weise kann der Projektleiter dem Unternehmen viel Verschwendung in Form von überschüssigen Ressourcen ersparen, die vielleicht gar nicht nötig wären. Bei Projekten, die mit knappen Budgets auskommen müssen, gewährleistet die Ressourcenzuweisung, dass nur die wichtigsten Ressourcen in den Plan aufgenommen werden. Eine unzureichende Ressourcenzuweisung wird daher den erfolgreichen Abschluss der Projektaufgaben behindern oder ein Hindernis darstellen. Erfolgreiches Projektmanagement liegt in der effektiven Planung, Zugänglichkeit und Optimierung von Ressourcen (BNET 2009).

Für die Konzeption, Entwicklung und Implementierung eines webbasierten Geschäftssystems für Antiques 2000 werden drei Ressourcen benötigt. Es werden finanzielle Mittel benötigt, um das gesamte Budget zu finanzieren. Es werden Humanressourcen in Form von Website-Entwicklern, Netzwerkexperten und dem Personal benötigt, das die Einrichtung nach ihrer Inbetriebnahme betreiben wird. Schließlich gibt es noch die technischen Ressourcen, die bei der Entwicklung des webbasierten Systems eingesetzt werden. Diese werden in Form von Computern, Servern oder Routern und notwendiger Software wie der Server- und Website-Software bereitgestellt. Es ist erwähnenswert, dass die Ressourcen miteinander verbunden sind (WebDesign Franchise 2009). Die verfügbaren finanziellen Mittel bestimmen den Weg der technischen und personellen Ressourcen. Wenn die monetären Ressourcen nicht ausreichen, kann sich dies verheerend auf die Anforderungen des Informationssystems und in hohem Maße auf die Nutzbarkeit und Rentabilität eines solchen Unternehmens auf lange Sicht auswirken.

Die Bedeutung von Zeitskalen im Projektmanagement

Wie in allen anderen Lebensbereichen, in denen der Einzelne die Zeit nutzt, um die täglichen Ereignisse zu verfolgen, werden auch im Projektmanagement Zeitskalen verwendet, um den Fortschritt der einzelnen Projektaktivitäten effektiv zu überwachen. Für eine wirksame Überwachung müssen Zeitskalen für jedes Projektziel und die damit verbundenen Aufgaben verwendet werden (NHS 2004). Es ist unbedingt erforderlich, eine Beziehung zwischen den im Projektplan festgelegten Zeitplänen und der Verfügbarkeit der in den verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus verwendeten Ressourcen herzustellen. Mit anderen Worten: Es hat keinen Sinn, einen Zeitplan aufzustellen, wenn die Ressourcen nicht verfügbar sind. Um einen umfassenden Zeitplan zu erstellen, ist es immer wichtig, die Termine für den Beginn und das Ende der Aufgaben zu kennen. Wenn jedoch die erforderlichen Ressourcen für die Durchführung der Projektaufgaben zur Verfügung stehen, müssen die Zeitpläne im Voraus erstellt werden, damit der Projektleiter mögliche oder künftige Lücken erkennen kann (Knutson & Bitz 1991).

Abgesehen davon haben Zeitpläne die wichtige Funktion, Informationen über wichtige Projektaktivitäten an das Management und die Mitarbeiter eines Unternehmens weiterzugeben (NHS 2004). Sie geben Aufschluss darüber, dass bestimmte Aktivitäten zu bestimmten Terminen durchgeführt werden und eine bestimmte Zeitspanne bis zur Fertigstellung benötigen. Wenn das Projekt beispielsweise die Renovierung der Büroräume vorsieht, weiß die Unternehmensleitung im Voraus, wann sie ihre Mitarbeiter umziehen muss, damit die Projektaufgaben fortgesetzt werden können. Die Bedeutung von Zeitplänen darf nie unterschätzt werden, da die Durchführung des Projekts vollständig von der Zeiteinschätzung abhängt. Wird das Projekt nicht innerhalb des festgelegten Zeitrahmens durchgeführt, kann dies für das Unternehmen den Verlust von Einnahmen bedeuten, die durch das Projekt erzielt werden sollten. Der Zeitplan ist ebenfalls wichtig, da er die Reihenfolge der Projektaktivitäten und die relative Bedeutung der einzelnen Projektaufgaben widerspiegelt (Knutson & Bitz 1991). Es sei daran erinnert, dass einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für jeden Projektmanager seine Fähigkeit ist, die gesetzten Fristen einzuhalten. Die nachstehende Tabelle zeigt in zusammengefasster Form, wie die Zeitpläne für die Entwicklung des webbasierten Geschäftssystems aufgeteilt werden.

Führungsstile

Der Führungsstil der Unternehmensleiter ist für den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Es ist daher richtig, dass die Konzeption, Entwicklung und Umsetzung des webbasierten Geschäftssystems bei Antiques 2000 durch die beiden unterschiedlichen Führungsstile der wichtigsten Akteure behindert werden könnte. In der Führungsstruktur des Unternehmens sind John Aljer und Sue Wong demokratische Führer, während Andy Patel und Kerry Mason autokratische Führer sind. Es ist gängige Praxis im Projektmanagement, dass Beziehungen zwischen allen Beteiligten aufgebaut werden müssen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die beteiligten Prozesse, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Hauptziele der Prozesse verstehen (NHS 2004). Der Projektleiter, die Führungskräfte und alle anderen Beteiligten müssen sich regelmäßig treffen, um Erfahrungen über den Projektfortschritt auszutauschen und alle unvorhergesehenen Umstände zu besprechen. Dabei sollte es sich um ein offenes Forum handeln, in dem jeder seine eigenen Ideen zum Projekt äußern kann.

Autokratische Führung beschneidet immer die Unabhängigkeit des Projektleiters, um das Projekt durch Einmischung bestmöglich voranzubringen. Führungskräfte, die diese Form des Führungsstils anwenden, sind dafür bekannt, dass sie ein hohes Maß an Autorität über ihre Mitarbeiter und andere Teammitglieder ausüben (Mind Tools 2009). Im Falle eines Projektmanagementteams werden autokratische Führungskräfte den Mitarbeitern nur sehr wenige Möglichkeiten oder wenig Unabhängigkeit geben, ihre eigenen Projektaktivitäten durchzuführen oder sogar nützliche Vorschläge zu machen. Ein solches Umfeld ist für das Projektmanagement nicht förderlich. Verfügbare Untersuchungen zeigen, dass autokratische Führung direkt zu einer enormen Personalfluktuation führt (Mind tools). Viele der Vorteile, die sich aus dem Fachwissen und der Kreativität eines Projektmanagementteams ergeben, gehen den Bach runter, wenn es auf eine autokratische Führungskraft trifft. Allerdings ist dieser Führungsstil für einige ungelernte, niedere Tätigkeiten geeignet, bei denen die Vorteile der Kontrolle die Nachteile bei weitem überwiegen – aber sicher nicht für das Projektmanagement.

Der demokratische Führungsstil, den John Alger und Sue Wong an den Tag legen, wird den Projektaktivitäten zugute kommen. Wie bereits an anderer Stelle erwähnt, muss die Unabhängigkeit des Projektleitungsteams gewährleistet sein, wenn das Team im besten Interesse des Unternehmens handelt. Eine demokratische Führungskraft wird immer andere Mitglieder einladen, ihren Beitrag zum Entscheidungsprozess zu leisten, auch wenn die endgültige Entscheidung bei ihr liegt (Mind tools 2009). Ein solcher Führungsstil erhöht nicht nur die Arbeitszufriedenheit im Projektmanagementteam, sondern ermutigt die Mitglieder auch dazu, mit ihren verborgenen Potenzialen zu experimentieren, die sich als hilfreich für die Organisation erweisen können. Das Projektmanagementteam wird seine Motivation immer aus der Tatsache schöpfen, dass es die Kontrolle über das hat, was es zu tun gedenkt, und dass die Führungskräfte nur ihre hilfreichen Einsichten zur Verfügung stellen können. Dieser Führungsstil ist gut für das Projektmanagement, aber der einzige Schwachpunkt ist, dass Projektaufgaben entgleisen können, da die Beteiligung mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Effektive Führung bedeutet im Wesentlichen, sich selbst zu kennen, Vertrauen unter den Kollegen und anderen Teammitgliedern aufzubauen, eine Vision zu haben, die den Untergebenen effektiv vermittelt wird, und effiziente Maßnahmen zu ergreifen, die die Führungskraft dazu bringen, ihre eigenen Führungsfähigkeiten zu verwirklichen (Saladis, 2006). Daher ist eine der Möglichkeiten, wie effektive Führung einige der oben genannten Probleme beseitigen kann, die Fähigkeit, Menschen zu beeinflussen, und die Fähigkeit, eine klare Vision zu haben. Die Fähigkeit, andere Personen zu überzeugen, zu ermutigen oder so zu beeinflussen, dass sie motiviert werden, Ihre Agenda, Ambitionen, Träume und Ziele zu unterstützen, ist ein echtes Plus im Projektmanagement. Diese Eigenschaften sind wichtige Eckpfeiler für eine effektive Führung.

Eine wirksame Führung kann auch Probleme überwinden, insbesondere solche, die durch autokratische Führung entstehen, indem sie der Machtposition Glaubwürdigkeit verleiht. Bei der Teambildung sollten sich die Führungskräfte nicht nur auf ihre Fähigkeiten oder das Vertrauen, das sie von anderen erhalten, konzentrieren, sondern auch darauf, wie andere Menschen über ihre eigene Kompetenz denken und ob die Menschen ihnen vertrauen sollten (Saladis, 2006). Um zu vermeiden, dass eine Führungsperson ihre Macht über ihre Untergebenen ausübt, wie es bei autokratischen Führungspersönlichkeiten der Fall ist, erfordert eine wirksame Führung, dass Personen in Machtpositionen ihre Glaubwürdigkeit gegenüber ihren Untergebenen ständig überprüfen, verifizieren, aufrechterhalten und verbessern (Mind Tools, 2009). Dies ist der Geist, der im Projektmanagement verankert werden muss, insbesondere bei Projektmanagern.

Eine wirksame Führung könnte auch die Probleme überwinden, die beide Führungsstile durch die Demonstration von Empathie bzw. der Fähigkeit, andere Personen zu verstehen, darstellen. Führungskräfte müssen die Fähigkeit besitzen, aktiv zuzuhören, die unausgesprochenen Gedanken, die Körpersprache, Ängste und Äußerungen richtig zu verstehen und Vertrauen und Vertrauenswürdigkeit zu zeigen (Saladis 2006). Die Situation sollte nicht so sein wie bei einer autokratischen Führung, bei der die Führungskraft wenig Zeit hat, den Untergebenen zuzuhören. Eine wirksame Führung, die die oben beschriebenen Führungsprobleme lösen kann, erfordert, dass die Führungskraft aufrichtig genug ist und ihre Gefühle immer vor den Fakten anspricht.

Effektive Führung erfordert auch, dass eine Führungskraft in der Lage ist, ihre Teammitglieder aktiv einzubinden. Durch die Einbindung der Teammitglieder werden die oben genannten Führungsprobleme wirksam gelöst, da die Führungskraft stets eine gemeinsame Basis mit ihren Untergebenen findet, auf der die Ziele des jeweiligen Projekts diskutiert werden. Er oder sie bittet die Teammitglieder stets um Beiträge in Form von Feedback zum Auftrag und zu den Zielen des Projekts, zu möglichen Alternativen, Verbesserungen oder anderen Möglichkeiten, die sich als weniger kostspielig und effektiver erweisen können. Eine effektive Führungskraft würde auch versuchen, die oben genannten Probleme zu lösen, indem sie Engagement zeigt und aktiv zuhört.

Wirksame Kommunikation

Eine der grundlegendsten Voraussetzungen für den Erfolg in jedem Bereich des Lebens ist die Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren. Ein Mangel an effektiver Kommunikation zwischen allen Beteiligten, die direkt oder indirekt an einem Projekt beteiligt sind, führt oft zum Scheitern des gesamten Prozesses. Dies kann zu einer kostspieligen Angelegenheit werden, insbesondere für Unternehmen, deren Hauptaufgabe darin besteht, Gewinne zu erzielen. Die Geschäftsleitung und das Projektmanagementteam von Antiques 2000 müssen aufgrund finanzieller Engpässe ein webbasiertes Geschäftssystem entwerfen, entwickeln und implementieren. Jede Verzögerung, die sich aus einem Mangel an effektiver Kommunikation ergibt, kann sich daher als zu kostspielig für das Unternehmen erweisen.

Es gibt jedoch Lücken in der Unternehmensstruktur, die zu einem Zusammenbruch der Kommunikation führen können. Da ist zunächst das Problem des Portfolios. Alle vier Partner wollen als Geschäftsführer des Unternehmens angesehen werden, was zu einer unzureichenden Kommunikationsstruktur führt. In der Umsetzungsphase kann es zu Problemen kommen, weil ich als Projektleiter möglicherweise Schwierigkeiten habe, den Projektfortschritt zu vermitteln. Eine von einem Direktor getroffene Entscheidung kann von einem anderen aufgehoben werden, weil es keine Befehlsstruktur gibt. Selbst wenn die vier Partner gleichberechtigt sind, müssen sie eine Führungsstruktur entwickeln, die den Erfordernissen einer effektiven Kommunikation gerecht wird.

Ein weiterer Bereich, in dem es zu Interessenkonflikten kommen kann, die eine effektive Kommunikation erschweren, ist der Führungsstil. Sie sind direkt polarisiert, wobei zwei Mitglieder den demokratischen Führungsstil und die anderen beiden den autokratischen Führungsstil bevorzugen. Dies wird zwangsläufig zu Kommunikationsproblemen führen, da die beiden Stile, wie bereits an anderer Stelle erörtert, für gegensätzliche Führungsorientierungen stehen. Der letzte Bereich, der zwangsläufig Leidenschaften auslöst und damit Kommunikationsprobleme mit sich bringt, ist vielleicht die Verteilung der Haushaltsmittel. Das Unternehmen verfügt nur über begrenzte finanzielle Mittel, und daher kann es zu einer unzureichenden Kommunikation kommen, da die wichtigsten Partner versuchen, den Bedürfnissen des Unternehmens gegenüber den verfügbaren finanziellen Ressourcen Vorrang einzuräumen.

Was aber ist effektive Kommunikation? Im Wesentlichen geht es um die Auswahl des besten Kommunikationsmediums für einen bestimmten Zweck, die Fähigkeit, dieses Medium angemessen zu nutzen, die Vermittlung von Informationen an die Zielgruppe in geeigneter Weise und die Fähigkeit, die Reaktionen und Botschaften anderer zu verstehen (BNET 2008). Genau wie effektive Führung ist effektive Kommunikation ein notwendiger Bestandteil jeder Projektmanagementaktivität, die auf Erfolg abzielt. Der vielleicht grundlegendste Zweck effektiver Kommunikation im Projektmanagement ist die effektive Koordinierung von Maßnahmen (Hal 2006; Kliem 2007). Die Menschen müssen sich darauf verständigen, wer diese Aktion durchführt und wann die Aktion durchgeführt wird. In Projektmanagementkreisen wird dies als “Commitment Conversation” (Gespräch über die Verpflichtung) bezeichnet und könnte effektiv genutzt werden, um den Portfoliostreit zwischen den Gesellschaftern darüber zu beenden, wer der Geschäftsführer des Unternehmens sein wird und wer nicht. Durch eine effektive Kommunikation müssen sich alle verpflichten, die Verantwortung für das Projekt zu teilen.

Eine wirksame Kommunikation kann auch dazu beitragen, die Probleme von Interessenkonflikten und unterschiedlichen Führungsorientierungen zu lösen, da sie stets vorhersehbar ist und somit zur Aufrechterhaltung des Vertrauens und der Dynamik unter den Mitgliedern beiträgt (Levin & Rad 2004). Fehlkommunikation, insbesondere bei Führungsstreitigkeiten, kann oft den Erfolg des Teams untergraben. Direkte Kommunikation sollte in allen Konstellationen gefördert werden, und jedes Teammitglied muss die Möglichkeit haben, ohne Angst vor Repressalien zu Debatten oder Diskussionen beizutragen. In diesem Sinne müssen die autokratischen Führer in Antique 2000 eine aktive, partizipative Kommunikation zulassen, damit sie zu ihrem Recht kommt. Auf diese Weise wären viele Probleme gelöst worden.

Um einen Zusammenbruch der Kommunikation im kritischen Bereich der Mittelzuweisung für Projektaktivitäten zu vermeiden, sollte das Projektmanagementteam regelmäßig vom Berater für Rechnungswesen ein Feedback erhalten. Es wurde beobachtet, dass viele Buchhalter es vorziehen, zu schweigen, wenn es um die Zuweisung von Haushaltsmitteln geht (Enbysk 2006). Dies ist für den Kommunikationsprozess nicht förderlich, da Schweigen die Interessen beider Parteien verschlimmern kann. Wenn für das Projekt kein Geld vorgesehen ist, sollte den Betroffenen auf möglichst humane Weise ein Feedback gegeben werden. All diese Probleme lassen sich durch eine effektive Kommunikation aus der Welt schaffen.

Mentoring und Coaching

Der Hauptzweck des webbasierten Geschäftssystems, für das der Projektplan vorgesehen war, besteht darin, Antique 2000 in die Lage zu versetzen, mit Hilfe geeigneter webbasierter Technologien preisgünstige Artikel über das Internet zu verkaufen. Die Mitarbeiter, die nur über grundlegende IT-Kenntnisse verfügen, müssen daher bei der effektiven Nutzung der webbasierten Technologien angeleitet werden, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen und gleichzeitig das Risiko eines Missbrauchs oder einer fehlerhaften Handhabung zu verringern, was das Unternehmen wiederum viel mehr Geld kosten könnte, um es zu reparieren. Da es sich bei dem Geschäft im Wesentlichen um einen Online-Verkauf handelt, müssen die Mitarbeiter auch im Hinblick auf die Software-Anforderungen geschult werden, die bei den Geschäftsprozessen und Transaktionen zum Einsatz kommen. Der Online-Verkauf von Artikeln erfordert auch Fähigkeiten in der Kundenbetreuung, die die Mitarbeiter möglicherweise nicht haben. In dieser Hinsicht müssen die Mitarbeiter auch im Umgang mit Kunden, deren Betreuung und Zufriedenheit geschult werden. Sie müssen auch in Sachen Kundenfeedback geschult werden.

Obwohl viele Menschen die Begriffe synonym verwenden, besteht ein Unterschied zwischen Coaching und Mentoring. Coaching bezieht seine Autorität aus der Beziehung, die zwischen dem Coach und dem Auszubildenden besteht (Friendrich 2007). Beim Coaching befinden sich sowohl der Auszubildende als auch der Ausbilder auf der gleichen Ebene. Der Ausbilder muss jedoch bestimmte Instrumente anwenden, um dem Auszubildenden die Art der Ausbildung verständlich zu machen. Im Rahmen von Antique 2000 bringt der Coach die neuen Mitarbeiter dazu, sich ihrer individuellen Ziele und Werte bewusst zu werden, damit sie ein zufriedeneres Leben führen können, während sie im Projektgebiet arbeiten. Die Mitarbeiter werden auch darin gecoacht, bewusste Entscheidungen zu treffen, indem sie verschiedene Perspektiven einer bestimmten Situation kennen lernen. Dies ist besonders wichtig, wenn es um den Umgang mit Online-Kunden geht. Die Mitarbeiter werden auch darin geschult, die Prozesse zu erkennen, die in einer bestimmten Situation ablaufen. Dies wird ihnen helfen, das Projekt auch in Abwesenheit der Führungskräfte zu managen. Die Führungskräfte ihrerseits profitieren von dem Coaching-Prozess, indem sie eng mit den Mitarbeitern interagieren und ihre wichtigsten Stärken und Schwächen kennen lernen. Dies ist wichtig, da es die Grundlage für die Stellenbesetzung innerhalb des Projektbereichs bildet. In den meisten Fällen handelt es sich bei einem Coach um eine unternehmensfremde Person, weshalb die Vertraulichkeit zu jeder Zeit gewahrt bleiben muss (Connor & Pokora 2007).

Obwohl Mentoring eng mit Coaching verwandt ist, gibt es Unterschiede in der Beziehung zwischen Mentor und Arbeitnehmer. In der Regel handelt es sich bei dem Mentor um eine hochrangige Person innerhalb des Unternehmens, die jedoch nicht direkt für das Tagesgeschäft des Unternehmens verantwortlich ist (Friendrich 2007). Die Mitarbeiter werden von einem Mentor betreut, in der Hoffnung, lebenswichtiges Wissen und Fachkenntnisse weiterzugeben, die informell sind und dem Unternehmen innewohnen (Connor & Pokora 2007). Jedes Unternehmen hat seine eigenen Betriebsgeheimnisse, die nicht durch formale Ausbildung an neue Mitarbeiter weitergegeben werden können. Es ist daher die Aufgabe des Mentors des Unternehmens oder des Projekts, die Betriebsgeheimnisse an die neuen Mitarbeiter weiterzugeben.

Es ist auch die Aufgabe des Mentors, neue Mitarbeiter in die Netzwerke der Organisation einzuführen. Dies sollte insbesondere geschehen, um den Prozess der Integration in das neue System und Umfeld zu beschleunigen (Friendrich 2007). Dies ist im Grunde genommen für die Manager von Vorteil, denn eine schnellere Integration bedeutet, dass sich die Mitarbeiter gut eingelebt haben, um die Gewinnziele des Unternehmens voranzutreiben. Dies geht Hand in Hand mit der Weitergabe von praktischen Handelstipps an die Mitarbeiter, damit diese ihre beruflichen Ziele schneller erreichen (Connor & Pokora 2007). Dies wiederum ist für die Manager sehr vorteilhaft, da ein gefestigter Mitarbeiter eine Bereicherung für das Unternehmen darstellt. Es ist auch die Aufgabe des Mentors, eine enge Bindung des Mitarbeiters an das Unternehmen zu erreichen und seine organisationsweiten internen Karrierewege zu unterstützen. Dies ist für den Mitarbeiter sehr befriedigend, da es ihm Wachstum und Kontinuität sichert. Außerdem motiviert es den Mitarbeiter, mehr auf die Bedürfnisse seiner Arbeit einzugehen, ganz zu schweigen von der Tatsache, dass auf diese Weise geförderte Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz produktiver sind.

Es besteht die feste Überzeugung, dass dieser Projektplan den Partnern bei der Einrichtung des webbasierten Systems für ihr Unternehmen und beim Projektmanagement nützlich sein wird. Er hat sich ausführlich mit den Zielen des IT-Projekts, der Ressourcenzuweisung, dem Zeitplan, den Führungsstilen, der effektiven Kommunikation sowie dem Mentoring und Coaching im Zusammenhang mit dem Projektmanagement befasst. Es wurden praktische Probleme und Lösungen aufgezeigt, die sich zwangsläufig auf das Projekt auswirken werden. Ich bin davon überzeugt, dass dieser Projektplan von allen Partnern gelesen wird und dass für alle auftretenden Probleme geeignete Maßnahmen ergriffen werden.

Referenzen

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