Einführung
Die Kenntnis der Aufgabe und eine klare Stellenbeschreibung sind sehr wichtig, um eine effektive Aufgabenerfüllung zu gewährleisten. Viele Arbeitgeber sind an einem Scheideweg angelangt, wenn eine Aufgabe in der Organisation nicht ausgeführt wird, weil die Zuständigkeit nicht klar ist. Daher muss es in jeder Organisation angemessene Richtlinien geben, die eine klare Beschreibung aller Zuständigkeiten und der dafür verantwortlichen Personen enthalten.
Streitigkeiten am Arbeitsplatz müssen unter allen Umständen vermieden werden, insbesondere wenn es um Positionen, Rollen und Aufgaben geht. Der Vorgesetzte sollte auch wissen, wer die einzelnen Aufgaben ausführt, um zu vermeiden, dass andere für Fehler verantwortlich gemacht werden, die sie nicht begangen haben. In diesem Beitrag werden die Einsatzmöglichkeiten der Arbeitsplatzanalyse erörtert, von der Organisationsgestaltung über die Arbeitsplatzgestaltung und die Festlegung der Vergütung bis hin zur Leistungsmessung.
Beschreibung
Die Arbeitsplatzanalyse ist der Prozess, durch den Informationen über Aufgaben, Verantwortlichkeiten, erforderliche Fähigkeiten, erwartete Ergebnisse und das Arbeitsumfeld für einen bestimmten Arbeitsplatz gewonnen werden (Fine & Cronshaw, 1999, S. 13). Die Arbeitsplatzanalyse kann auch für die Erstellung von Einstellungsplänen, Anzeigen und Leistungsbewertungsplänen sowie für eine klare Beschreibung der Anforderungen des betreffenden Arbeitsplatzes verwendet werden.
Die Daten können auf verschiedene Weise erhoben werden, z. B. durch Interviews und/oder Fragebögen, Prozessanalysen, Selbstberichte, Teilnahme, die Technik der kritischen Einrückung oder das Repertory Grid; sie beschreiben eindeutig die Arbeitsanforderungen und nicht die erforderliche Person (Heathfield, n.d.).
Der allgemeine Zweck einer Arbeitsplatzanalyse besteht darin, den Zusammenhang zwischen dem Arbeitsplatz und den verschiedenen damit verbundenen Verfahren, z. B. Ausbildung, Auswahl, Vergütung und Beurteilung, zu ermitteln. Bei der Arbeitsplatzanalyse werden Daten zu folgenden Aspekten erhoben: Pflichten und Aufgaben, Umgebung, Werkzeuge und Ausrüstung, Anforderungen und Beziehungen.
Aufgaben und Tätigkeiten definieren die grundlegenden Einheiten, in denen die spezifischen Aufgaben in Bezug auf Häufigkeit, Aufwand, Dauer, Komplexität, Fähigkeiten, Standards und Ausrüstung festgelegt werden. Das Umfeld beschreibt die physischen Anforderungen, damit eine Arbeit ausgeführt werden kann (Prien, 2009, S.75). Darüber hinaus kann die Umgebung entweder förderlich oder nicht förderlich sein, einschließlich der damit verbundenen Gefahren und Risiken. Zu den Werkzeugen und Ausrüstungsgegenständen gehören die für die Ausführung der Aufgabe erforderlichen Mittel; wenn diese nicht vorhanden sind, kann die Aufgabe schwer oder gar nicht ausgeführt werden. Die Beziehungen definieren die Befehlskette einschließlich der Aufsicht für die Aufgabe, obwohl sie manchmal externe Elemente einbeziehen können. Die Anforderungen sind spezifischer und umfassen die Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten, die für eine effektive Ausführung erforderlich sind. Darüber hinaus gibt eine Arbeitsplatzanalyse meist die Mindestanforderungen an, die für die Ausübung einer bestimmten Tätigkeit erforderlich sind.
Der Nutzen der Arbeitsplatzanalyse
Die Arbeitsplatzanalyse kann auf verschiedene Arten eingesetzt werden, die im Folgenden aufgeführt werden:
Ermittlung des Schulungsbedarfs: Hier kann der Schulungsbedarf ermittelt oder entwickelt werden. Dazu gehören die Ausbildungsinhalte, Eignungstests zur Beurteilung der Wirksamkeit der Ausbildung, die während der Ausbildung verwendete Ausrüstung und die in der Ausbildung verwendeten Methoden, die vielfältig sein können, wie Gruppen, Präsentationen, Videos und Unterricht.
Vergütung: zur Ermittlung und Bestimmung des Qualifikationsniveaus, zur Festlegung der Faktoren, die kompensiert werden können, des Arbeitsumfelds in Bezug auf die Gefahren und der Aufmerksamkeit, die zu seiner Verbesserung erforderlich ist, zur Ermittlung der Verantwortlichkeiten für jeden Zeitraum oder derjenigen, die in einem bestimmten Arbeitsrahmen erledigt werden können, und der für jede Stelle erforderlichen Aufsichtsfaktoren. Außerdem wird das erforderliche Ausbildungsniveau ermittelt, d. h. Hochschulabschluss, Postgraduiertenabschluss, Promotion oder Gelegenheitsarbeit. Dies wirkt sich indirekt auf die Höhe des Gehalts aus, das für die Stelle erforderlich ist (Henderson, 2005, S.38).
Die Arbeitsplatzanalyse ist bei Auswahlverfahren insofern nützlich, als sie:
Eine Arbeitsplatzanalyse hilft auch bei der Festlegung geeigneter Beurteilungskonzepte und des besten Leistungsbewertungsformats für die Stelle. Schließlich wird es für das Auswahlverfahren wichtig sein, das Orientierungsverfahren und die Materialien festzulegen, die während der Einarbeitung benötigt werden.
Im Hinblick auf die Leistungsüberprüfung hilft die Arbeitsplatzanalyse bei der Entwicklung der wichtigsten Ziele für die Stelle, sobald diese besetzt ist; sie hilft auch bei der Ermittlung der Leistungsstandards für die Stelle und gibt die Bewertungskriterien vor. In der Arbeitsplatzanalyse wird die voraussichtliche Probezeit für die neu eingestellte Person ermittelt, um festzustellen, ob sie für die Stelle geeignet ist, wenn ihr die Aufgaben übertragen werden. Sie hilft auch dabei, die Aufgaben zu überprüfen und entsprechend zu bewerten sowie festzustellen, ob sie versagt oder die geforderte Leistung erbracht haben.
Eine Arbeitsplatzanalyse kann auch bei der Beratung von Nutzen sein. Wenn Manager den Job gut verstehen, können sie das Ausmaß des damit verbundenen Stresses erkennen. Dies hilft ihnen, den richtigen Ansatz für den Umgang mit den Mitarbeitern zu finden. Die Arbeitnehmer wiederum schätzen die von ihnen gewählte Laufbahn, da sie eine klare Beschreibung und die erforderlichen spezifischen Anforderungen haben.
Die Gefahren in einer Umgebung lassen sich durch eine Arbeitsplatzanalyse leicht ermitteln. Wenn diese Gefahren identifiziert sind, kann das Management alle notwendigen Schritte unternehmen, um den Ort sicher und bewohnbar zu machen, wenn alle Arbeiten ausgeführt werden. Alle unsicheren Praktiken, die nicht unbedingt wichtig sind, können beseitigt werden, so dass der Arbeitsplatz zu einem sichereren und förderlichen Ort wird.
Schwachstellen an einem Arbeitsplatz lassen sich ebenfalls leicht aufspüren, so dass die besten Abhilfemaßnahmen ergriffen werden können (Prien, 2009, S. 109). Dies hilft bei der Gestaltung und Neugestaltung des Arbeitsplatzes, was die Reduzierung unnötiger Bewegungen, die Vereinfachung der vorhandenen Schritte und vor allem die Verbesserung derjenigen, die gefährlich sein könnten, durch genaue Überwachung beinhalten kann.
Schlussfolgerung
Wenn von einer Stellenbeschreibung die Rede ist, würden die meisten wahrscheinlich argumentieren, dass das Ziel darin besteht, den Inhaber der Stelle zu beschreiben, aber das ist nicht der Fall. Ziel ist es, eine klare Beschreibung dessen zu geben, was für die Stelle wirklich erforderlich ist, und alle Kompetenzen, die der Amtsträger erwerben muss. Stellenanalysen sind in jeder Organisation sehr wichtig, damit es nicht zu Konflikten darüber kommt, wer welche Aufgaben wahrnehmen soll. Die Führungskräfte können sich darauf verlassen, dass alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten wahrgenommen werden, wenn sie eine Arbeitsplatzanalyse durchführen.
Auf diese Weise werden Streitigkeiten über Löhne und Gehälter beigelegt, da die Vergütung entsprechend der Stellenbeschreibung erfolgt und Zulagen und Beurteilungen bei Bedarf berücksichtigt werden. Der allgemeine Zweck einer Arbeitsplatzanalyse besteht darin, den Zusammenhang zwischen dem Arbeitsplatz und den verschiedenen damit verbundenen Verfahren zu ermitteln, z. B. Ausbildung, Auswahl, Vergütung und Beurteilung. Alle Manager, die in ihrer Organisation effektiv arbeiten wollen, müssen die Arbeitsplatzanalyse als ein wichtiges Instrument einsetzen, wenn sie eine Stelle ausschreiben wollen.
Referenzen
Fine, S. A. & Cronshaw, S. F. (1999). Funktionale Arbeitsplatzanalyse: A Foundation for Human Resources Management. New Jersey, Lawrence Erlbaum Associates, Inc. Web.
Henderson, R. L. (2005). Compensation Management in a Knowledge-Based World. Ed.10. New York, Prentice Hall. Web.
Prien, E. P. (2009). Praktischer Leitfaden zur Arbeitsplatzanalyse. San Francisco, CA John Wiley & Sons, Inc. (US). Web.