Einführung
Kommunikation ist ein grundlegender Aspekt in unserem täglichen Leben, da die Menschen einander stets Nachrichten übermitteln müssen (Roebuck, 2006, S. 8). Im Grunde genommen ist Kommunikation der Prozess der Übertragung von Informationen von einer Partei zur anderen Partei. Damit eine effektive Kommunikation stattfinden kann, muss es ein Medium geben, über das die Nachricht übermittelt wird (Roebuck, 2006, S. 10). Daher ist es sehr wichtig, ein geeignetes Medium zu wählen, das effektiv ist.
Ohne ein geeignetes Medium würde der Kommunikationsprozess wahrscheinlich nicht sein Ziel erreichen. In jedem Kommunikationsprozess muss es einen Sender geben, der eine Nachricht an den Empfänger sendet (Roebuck, 2006, S. 10). Nachdem der Empfänger die Nachricht erhalten hat, muss er eine Rückmeldung an den Sender senden. Die Rückmeldung ist eigentlich eine Antwort auf die Nachricht, die vom Sender gesendet wurde (Roebuck, 2006, S. 11).
Die Kommunikation kann hauptsächlich in zwei Gruppen unterteilt werden: die mündliche Kommunikation und die schriftliche Kommunikation. Mündliche Kommunikation bedeutet, dass Informationen mündlich übermittelt werden, entweder von Angesicht zu Angesicht oder durch Telefonanrufe (Roebuck, 2006, S.2). Schriftliche Kommunikation bezieht sich auf Nachrichten, die durch verschiedene Schriftzeichen übermittelt werden. Diese Form der Kommunikation wird hauptsächlich in der Unternehmenswelt verwendet und besteht aus Memos, elektronischer Post, Bulletins und Handbüchern. Leider werden Nachrichten manchmal durch Kommunikationsbarrieren beeinträchtigt, die alles verzerren können.
Ziel dieses Beitrags ist es, drei E-Mail-Nachrichten zu analysieren und den Zweck, den Absender, den Empfänger, die Nachricht, das Umfeld, die Technologie, das Rauschen und das Feedback zu erörtern. Es wird auch erörtert, ob die Nachricht und die Technologie angesichts der Umgebung und des Zwecks angemessen waren. Abschließend wird auf eine Antwort auf eine der Nachrichten eingegangen und erläutert, wie Inhalt, Medien und Technologie des Feedbacks dem Zweck und der Zielgruppe angemessen sind.
Die erste E-Mail
In der ersten E-Mail-Nachricht findet die Kommunikation zwischen zwei Personen statt, nämlich Mrs. Powel und Alamo. Ihre Interaktion beginnt, als Alamo Frau Powell bittet, ihr Informationen über Stipendien zukommen zu lassen. Als Antwort auf Alamos Nachricht antwortet Mrs. Powell mit den Worten: “Toll, danke! Wir sehen uns dann!” Alamo schickt eine weitere Nachricht an Frau Powell, in der sie ihren Wunsch äußert, sich an der Herstellung von Schildern zu beteiligen. Beim Empfänger antwortet Mrs. Powell nicht direkt auf Alamo, sondern richtet ihre Nachricht an alle. In ihrer Nachricht informiert Mrs. Powell alle über eine bevorstehende Party, die im April stattfinden soll.
Was die Kommunikation zwischen Alamo und Frau Powel betrifft, so waren ihre Botschaften nicht gut ausgearbeitet. Zunächst sendet Alamo eine Nachricht an Mrs. Powel, in der sie um Informationen über ein Stipendium bittet. Obwohl Mrs. Powell die Nachricht beantwortet, scheint die Rückmeldung nicht zufriedenstellend zu sein. Das liegt daran, dass die Antwort des Absenders nicht sehr klar ist. Sie sagt nur: “Toll, danke! Wir sehen uns dann!” In der folgenden Nachricht teilt Alamo Frau Alamo mit, dass sie daran interessiert ist, an der Herstellung von Zeichen teilzunehmen. Im Gegensatz zum Kommunikationsmodell richtet der Empfänger die Rückmeldung nicht an den Absender, sondern an alle.
Es handelt sich eindeutig um Lärm, weil der Kommunikationsprozess unvollständig ist. Obwohl die Nachricht an alle gesendet wird, ist die E-Mail-Adresse nicht ausführlich genug. Technisch gesehen würde die Nachricht nicht alle auf einmal erreichen, es sei denn, sie wird an einzelne E-Mail-Adressen gesendet. Die Umgebung ist auch deshalb ungünstig, weil einige Personen die Informationen möglicherweise nicht erhalten. Besser wäre es gewesen, wenn die Frau eine Versammlung einberufen hätte, um die Leute über die Party zu informieren, aber nicht über die E-Mail.
Die zweite E-Mail
In der zweiten Nachricht findet eine Interaktion zwischen Karen und Henry statt, in der die beiden über einige Dokumente sprechen. Ihr Kommunikationsprozess ist abgeschlossen, als Karen auf Henrys Nachricht antwortet. Es gibt jedoch ein Rauschen in ihrer Interaktion, das im Wesentlichen unbekannte Informationen beinhaltet. In ihren Nachrichten geht es um Seriennummern, die nur ihnen selbst bekannt sind. Was auch immer sie in den Nachrichten mitgeteilt haben, ist vielleicht nicht jedem bekannt. Die Interpretation ihrer Kommunikation kann sich daher für jemand anderen als schwierig erweisen. Die Sprache ist ein Schlüsselfaktor, der bei jeder Interaktion berücksichtigt wird, weil sie bestimmt, wie eine Nachricht übermittelt wird.
Neben den Seriennummern enthält die Nachricht auch einige technische Begriffe wie “PBUSE” und WAT4CL. Diese sind nur ein Teil des Rauschens in der Nachricht. Bei dieser Art von Informationen besteht eine weitere Möglichkeit darin, eine persönliche Kommunikation zu führen. Denn eine persönliche Kommunikation würde eine bessere Klärung ermöglichen. Technologisch gesehen ist die E-Mail nie perfekt, da sie zwangsläufig einige Formulierungen oder Nummerierungen auslässt. Sowohl der Absender als auch der Empfänger werden daher beim Tippen wahrscheinlich einige Details auslassen.
Die dritte E-Mail
Die dritte E-Mail-Nachricht scheint mit einer Rückmeldung zu beginnen. Die Kommunikation findet zwischen Beasley und Jones-Anderson statt. In ihrer Kommunikation dankt Beasley Anderson für Informationen, die er zuvor von ihm erhalten haben muss. Daher ist es nicht einfach, den Inhalt der vorherigen Nachricht herauszufinden. Dieser Kommunikationsprozess ist nicht vollständig, da er nur die Rückmeldung, nicht aber die Nachricht des Absenders enthält.
Die Nachricht selbst ist nicht sehr ausführlich. In seiner Nachricht teilt Beasley Anderson mit, wie sehr er es bedauert, dass er die Armee verlässt. In seiner Nachricht erklärt Beasley nicht, warum Anderson die Armee verlässt. Abgesehen davon schickt Anderson Beasley eine weitere Nachricht, in der es um geschäftliche Angelegenheiten geht. Die Nachricht ist jedoch nicht verständlich, da es sich um geschäftliche Verhandlungen handelt. Unter Umweltgesichtspunkten ist die Verwendung von E-Mail für ihre Kommunikation geeignet, die einer genaueren Ausarbeitung bedarf. Technologisch gesehen können die E-Mail-Dienste kleine Einschränkungen aufweisen, wie z. B. die Auslassung einiger Details.
Schlussfolgerung
Im Idealfall ist die Kommunikation zwischen Henry und Karen angemessen, da sie in der Lage sind, ihre Botschaften effektiv zu vermitteln. Obwohl ihre Botschaft für einen Dritten nicht klar wäre, sind sowohl der Sender als auch der Empfänger in der Lage, die Informationen zu interpretieren. Mit anderen Worten: Der Inhalt der Nachricht scheint technisch zu sein, wird aber von Absender und Empfänger gut verstanden. Auch aus ökologischer Sicht war die Verwendung von E-Mail-Diensten als Medium praktisch, da sie die Details der Seriennummern anzeigen. Abgesehen von der Auslassung einiger Formulierungen weist die E-Mail keine größeren technischen Probleme auf. Die Rückmeldung ist eine Antwort auf die Nachricht des Absenders.
Wann immer eine Nachricht übermittelt wird, muss der Absender ein geeignetes Medium für die Übermittlung der Nachricht verwenden. Es ist ratsam, die richtige Umgebung zu verwenden, da sie den Kommunikationsprozess verbessert. Bei der Auswahl einer geeigneten Umgebung sollten auch technische Aspekte berücksichtigt werden. Der Grund dafür ist, dass technische Aspekte die Umgebung beeinträchtigen können. Feedback ist in jeder Interaktion sehr wichtig, da es über den Abschluss eines Kommunikationsprozesses entscheidet. Henry und Karen waren in der Lage, ihr Interaktionsziel zu erreichen. Henry hat seine Nachricht als erster gesendet, und Karen hat ihm eine Rückmeldung gegeben. Ihre Nachricht ist detailliert, auch wenn die Begriffe und Formulierungen etwas technisch sind.
Referenzliste
Roebuck, D. (2006). Improving Business Communication Skills. New York: Prentice Hall.