Ich habe zuvor für eine kleine Ladenkette in einer Position gearbeitet, die mit viel unternehmensübergreifendem Papierkram verbunden war. Ich möchte den Namen des Unternehmens und der Stelle lieber anonym halten, da er sich nicht auf diese Aufgabe bezieht. Obwohl meine ersten Wochen in dieser Position relativ problemlos verliefen, habe ich eine große Kommunikationslücke zwischen den verschiedenen Abteilungen festgestellt, obwohl sie sich auf derselben Etage befanden. Manchmal gingen Dokumente verloren, nachdem ich sie zur Genehmigung geschickt hatte, und in anderen Situationen erhielt ich die Nachricht über einen Bericht, den ich schreiben musste, zu spät, weil niemand wusste, dass ich nicht darüber informiert war.
Als ich meine Vorgesetzte damit konfrontierte, versuchte sie, dieses Problem zu lösen, indem sie mich einigen der sachkundigeren Mitarbeiter des Unternehmens vorstellte, die die etablierten Abläufe kannten. Leider hatten einige von ihnen das Unternehmen bereits verlassen, als ich anfing zu arbeiten, so dass diese Verbindungen verloren gingen. Meine Vorgesetzte kannte nicht alle Abläufe, weil die Person, die ich ersetzte, jahrelang die ganze Arbeit gemacht hatte, ohne ihr den Prozess zu erklären. Nachdem sie eine Woche lang versucht hatte, alle erforderlichen Kommunikationsverbindungen herzustellen, gab sie es auf und überließ es mir, sie selbst zu finden, was schließlich zu einem größeren Verlust an Dokumenten und Effizienz für das Unternehmen führte. Ich glaube, dass sie solche Schwierigkeiten aus zwei Gründen hatte: Das Unternehmen hatte ein schlechtes Kommunikationssystem, und der Manager verließ sich zu sehr auf den vorherigen Mitarbeiter.
Obwohl ich einen sehr negativen Eindruck vom Innenleben dieses Unternehmens gewonnen habe, glaube ich, dass die Probleme durch die Arbeit eines Organisationsentwicklungsberaters behoben werden könnten. Das von Weiher vorgestellte System von Schritten legt den größten Wert auf den Schritt der Datenerhebung (2014). Dies wäre im Fall meiner früheren Organisation angemessen, da die Probleme vor allem Dokumente und Kommunikation betrafen. Durch den Prozess der Datenerhebung und deren Diagnose sollte der Organisationsentwicklungsberater in der Lage sein, die genauen Punkte der Kommunikationsstörung zu finden. Für mich war klar, dass die dort arbeitenden Menschen sich bereits an das System angepasst hatten, obwohl es ineffizient war, so dass sie nicht daran dachten, es zu ändern.
Hier könnte der problematische Schritt ansetzen. Lurey und Griffin beschreiben die Feedback-Phase als eine kooperative Phase, in der der Organisationsentwicklungsberater mit dem Team zusammenarbeiten muss, um den Prozess der Akzeptanz von Veränderungen zu steuern (2013). Während meiner etwa sechsmonatigen Tätigkeit in dem Unternehmen erlebte ich, dass sich sowohl das Team als auch der Leiter meiner Abteilung stark gegen Veränderungen wehrten. Die Arbeitsprozesse waren hektisch, und die Leute dachten oft nur kurzfristig an die Dinge. Eine mögliche Lösung in dieser Situation wäre eine starke Unterstützung durch die obere Führungsebene, da die gesamte Abteilung sehr vorsichtig war, wenn es darum ging, ein Mandat zu befolgen, das von dort kam. Der nächste problematische Schritt könnte dann in der Interventionsphase erfolgen. Da der Kunde in dieser Phase stärker in die Verantwortung genommen wird, könnten die Chancen für eine ordnungsgemäße Umsetzung der Pläne gefährdet sein (Lurey & Griffin, 2013). Das Team hat während meiner Arbeit nur sehr langsam Änderungen vorgenommen, und ich glaube nicht, dass es ohne ständige Aufsicht in der Lage wäre, sich für Änderungen einzusetzen.
Großgruppeninterventionen
Zu den Großgruppeninterventionen gehören Techniken wie die Open Space Technology und die Zukunftssuche. Beide Methoden beinhalten Gruppenkommunikation, um ein gemeinsames Problem zu lösen oder einen Plan für die Zukunft zu erstellen. Eines der Probleme, das in meiner früheren Organisation leicht durch Future Search hätte gelöst werden können, war das Fehlen eines festen Tages, an dem alle für die Abteilung erforderlichen Wochenberichte erstellt werden konnten. Mein Team bestand aus 24 Filialleitern, die jeweils für drei bis sieben Filialen zuständig waren. Sie waren viel in der Stadt unterwegs, was es ihnen nicht erlaubte, jeden Tag ins Büro zu kommen. Dies führte zu einem gestaffelten Papierfluss. Einige grundlegende Papiere, wie z. B. Reisekostenabrechnungen, wurden manchmal wochenlang aufgeschoben, weil zwei oder drei Personen an sehr weit entfernten Orten arbeiteten.
Dieses Problem könnte durch Future Search gelöst werden, da es die Beteiligung des gesamten Teams erfordert. Sie wären in der Lage, dieses Problem zu diskutieren, da es nicht nur den Papierkram betrifft, sondern auch ihre Zeitpläne. Ich glaube, dass ein oder zwei Tage ausgewählt werden könnten, um alle erforderlichen Daten für den zweiwöchentlichen Papierkram zu sammeln. Im Idealfall könnten die Manager am Morgen des ausgewählten Tages das Büro aufsuchen, alle erforderlichen Unterlagen abgeben und dann zu ihren anderen Geschäften aufbrechen. Ich bin mir sicher, dass die Angelegenheit etwas komplizierter hätte sein können, aber durch den Einsatz von Future Search (Kaapz, 2010) hätte ein Kompromiss gefunden werden können.
Trotz der Tatsache, dass Future Search für sehr große Gruppen mit 60 oder mehr Mitgliedern gedacht ist, kann dieses Thema definitiv davon profitieren (Rogers, 2010). Zur Vorbereitung würde ich gerne die Abteilungsleiterin bitten, sich mir anzuschließen, da sie sowohl vom Team respektiert wird als auch weiß, wann eine solche Veranstaltung organisiert werden kann, damit alle kommen können. Sie wäre auch in der Lage, diese Intervention mit der oberen Führungsebene zu besprechen, um die Finanzierung der Veranstaltung zu sichern, da dies den Verlust eines freien Tages für die Teammitglieder bedeuten würde. Die gesamte Abteilung würde zu der Veranstaltung eingeladen, d. h. 27 Personen. 24 davon wären Filialleiter, eine Person, die für den Papierkram zuständig ist, und ein Abteilungsleiter. Alle müssen bei der Diskussion anwesend sein, denn es muss ein Termin sein, mit dem alle einverstanden sind.
Die Open-Space-Technologie ist eine etwas freiere Technik, bei der es jedem frei steht, einen Vortrag über ein Thema zu halten, das er ansprechen möchte. Die Kommunikation ist entspannt, und niemand ist verpflichtet, etwas Bestimmtes zu tun, abgesehen von der Planung der Gespräche (Pashley, 2012). In der Regel werden dabei mehrere Themen angesprochen, eines davon könnte die Standardisierung von Tabellenkalkulationen sein. Die Filialleiter waren nicht in der Lage, konstant formatierte Kalkulationstabellen zu erstellen, da es keine Standardformate für die Mitarbeiter in den ihnen untergeordneten Filialen gab. Es war üblich, dass die Manager im Büro blieben, um die von den Filialteams gemachten Fehler zu korrigieren. Open Space könnte sich als vorteilhaft erweisen, weil die verschiedenen Teammitglieder besprechen könnten, was sie am meisten von dem Format benötigen, und einen koordinierten Weg für dessen Umsetzung finden könnten.
Da diese Art von Intervention keine umfangreiche Planung erfordert, würde ich niemanden bitten, sich mir bei der Vorbereitung anzuschließen (Rogers, 2010). Alle Filialleiter würden eingeladen werden, also 24 Personen. Abteilungsleiter oder andere Teammitglieder könnten ebenfalls kommen, da sie ihre eigenen Probleme zur Sprache bringen könnten, aber für die Lösung des Tabellenkalkulationsproblems würde ich speziell die Filialleiter benötigen. Um eine angenehme und entspannte Atmosphäre zu schaffen, würden dem Team Erfrischungen, Kaffee, Tee und Snacks zur Verfügung stehen.
Job Redesign
Mein derzeitiger Arbeitsplatz ist eine viel stabilere Organisation, aber es gibt Zeiten, in denen Ausfallzeiten meine Produktivität und Motivation beeinträchtigen. An bestimmten Tagen in der Woche kann es mehrere Stunden Ausfallzeit geben, die sich negativ auf meinen Arbeitsablauf auswirken. Ich glaube, dass Job Enrichment eine gute Möglichkeit wäre, meinen Arbeitsplatz neu zu gestalten. Ich halte Job Enrichment für einen substanzielleren Ansatz, da es sich auf die Zwei-Faktoren-Theorie der Motivation konzentriert. Ich verfüge über eine Reihe von Fähigkeiten, die ich durch Berufserfahrung und Ausbildung erworben habe und die ich gerne häufiger einsetzen würde. Ich glaube, dass Erfolgserlebnisse nützlicher sind als Langeweile. Griffin berichtet jedoch, dass es mögliche Probleme mit dem Job Enrichment gibt, die berücksichtigt werden müssten (2007). Vielleicht wäre der Ansatz der Arbeitsplatzmerkmale besser geeignet.
Von den fünf Arbeitsplatzmerkmalen wünsche ich mir, dass mein Vorgesetzter die Vielfalt der Fähigkeiten in meinem Job erweitert (Griffin, 2007). Wie bereits erwähnt, verfüge ich über eine Reihe von Fähigkeiten, die während meiner Arbeitszeit nicht genutzt werden, und ich würde sie gerne einsetzen. Das würde mir helfen, sie weiterzuentwickeln, und mir zeigen, dass ich zu vielfältigeren Aufgaben fähig bin, als ich sie derzeit ausführe. Theoretisch sollte ich durch die Verbesserung dieser Fähigkeiten ein größeres Erfolgserlebnis bei meiner Arbeit haben. In der Regel bin ich in der Mitte des Arbeitstages mit allen dringenden Aufgaben fertig, so dass ich auf Probleme warten muss, die danach erledigt werden müssen. Oft tauchen diese Probleme erst ganz am Ende des Arbeitstages auf, und zwar ziemlich plötzlich. Die Dringlichkeit dieser Aufgaben am Ende des Tages kommt direkt nach einer langen Zeit des ziellosen Sitzens, in der ich jegliches Gefühl der Bereitschaft, das ich zu Beginn des Tages hatte, verloren habe. Wenn ich die Vielfalt meiner Aufgaben erhöhe, sollte ich in der Lage sein, meine Motivation den ganzen Tag über aufrechtzuerhalten und gleichzeitig zufriedener mit meiner Arbeit zu sein, weil ich dann mehr von meinen Fähigkeiten einsetzen kann, als es jetzt der Fall ist.
Von den von Amy Wrzesniewski vorgestellten Interventionsmöglichkeiten halte ich das Task Crafting für die geeignetste. Es ist der einfachste Ansatz, aber für meinen speziellen Fall würde er ausreichen, da ich nur eine größere Auswahl an Aufgaben brauche, um mit meiner Arbeit zufriedener zu sein (2014). Ich habe das Gefühl, zufriedenstellende Arbeitsbeziehungen innerhalb meiner Organisation zu haben, und ich habe eine kohärente Vorstellung von der Bedeutung meiner Aufgaben. Trotz dieser Tatsachen benötige ich eine Neugestaltung meines Arbeitsplatzes, um die Probleme zu lösen, die ich derzeit an meinem Arbeitsplatz habe. Aus diesem Grund würde ich mich für das Task Crafting entscheiden.
Anerkennende Befragung
Nach den relativ negativen Erfahrungen, die ich bei meiner vorherigen Tätigkeit gemacht habe, hat mich mein jetziges Team sehr beeindruckt. Einer der wichtigsten Pluspunkte ist die Kultur der transparenten Kommunikation innerhalb der neuen Organisation. Durch die kohärente Kommunikation innerhalb des Teams konnte ich viele Probleme vermeiden und meinen Arbeitsablauf verbessern. Meine derzeitige Organisation verwendet eine proprietäre Datenbank, mit der ich täglich arbeiten muss. Leider konnte ich mich nur langsam daran gewöhnen, aber als ich einen Kollegen bat, mir zu helfen, sie zu verstehen, tat er nicht nur sein Bestes, um mir das richtige Verfahren zu zeigen, sondern vermittelte mich auch an eine Person in der IT-Abteilung, die bereit war, alle meine Fragen zu beantworten. Innerhalb einer Woche war ich in der Lage, alle erforderlichen Operationen mit der Datenbank durchzuführen. Noch beeindruckender ist, dass er sich meine Vorschläge anhörte und sie für die künftige Verbesserung des Systems vorschlug. Ein weiteres Beispiel für eine positive Arbeitserfahrung war, als zwei Teammitglieder zu einem kritischen Zeitpunkt im Projekt nicht im Büro sein konnten. Der Manager und das Team besprachen die Situation rasch, und die Aufgaben der abwesenden Mitglieder wurden schnell und mit minimalem Stressanstieg auf das Team aufgeteilt. Appreciative Inquiry könnte in solchen Situationen eingesetzt werden, um die kommunikativen und adaptiven Qualitäten des Teams zu betonen und das Team weiter zu verbessern.
Meine derzeitige Organisation misst die Leistung anhand der Anzahl der im Laufe eines Monats gemachten Fehler, des Projekttempos und der positiven oder negativen Ergebnisse, die das Projekt bei seinem Abschluss erzielt hat. Ich glaube, dass ein traditioneller Entwicklungsansatz ausreichen würde, um die Probleme meines Teams zu erkennen und eine Lösung dafür zu finden. Ein Berater, der den traditionellen Organisationsentwicklungsansatz anwendet, könnte die Probleme meiner Organisation mit Hilfe der Open-Space-Technologie angehen. Das Team ist sehr kommunikativ, was sich positiv auf die Diskussion von Problemen auswirken würde, die während der Intervention aufgeworfen werden könnten. Sogar ein normales Beisammensein außerhalb der Gespräche könnte sich als fruchtbar erweisen, da das Team in der Lage wäre, seine Verbindungen zu stärken und Ideen auszutauschen, wie die Arbeit verbessert werden könnte. Ich glaube jedoch nicht, dass dies so effektiv wäre wie die Anwendung der wertschätzenden Befragung (Appreciative Inquiry).
Appreciative Inquiry wäre für mein Team am vorteilhaftesten, weil es bereits eine große Reaktion auf positiv aufgeladenes Feedback und Aktionen gezeigt hat. Wenn Kelm die fünf Prinzipien der Appreciative Inquiry beschreibt, zeigt sie, dass viele von ihnen auf dem Träumen und der Kontextualisierung von Ereignissen in Form von Geschichten basieren (2011). Indem man sich auf die positiven Geschichten konzentriert, können die Menschen inspiriert werden, sich selbst und ihren Arbeitsplatz weiter zu verbessern. Mein derzeitiges Team leidet nur unter kleineren Problemen, aber genau deshalb könnte Appreciative Inquiry eine so nützliche Intervention für es sein. Ich glaube, dass ein Berater, der Appreciative Inquiry einsetzt, die beste Besetzung für unser Unternehmen wäre. Das liegt an dem generativen Ansatz von Appreciative Inquiry. Der Schwerpunkt der Beratung würde nicht auf der Lösung von Problemen innerhalb des Teams liegen, um eine ausreichende Funktionsfähigkeit zu erreichen, sondern auf dem Erreichen eines größeren Erfolgs durch die Verbesserung der Teamarbeit. Ein weiterer Faktor, der mich dazu bringt, an Appreciative Inquiry zu glauben, ist seine geerdete Natur. Die zuvor besprochenen Methoden hatten zahlreiche Probleme, die noch nicht durch akademische Forschung angegangen wurden, als Appreciative Inquiry auf der Grundlage akademischer Prinzipien der positiven Psychologie entwickelt wurde und bereits eine Vielzahl positiver Ergebnisse von Teams gezeigt hat, die andernfalls aufgelöst oder nur auf ein minimal akzeptables Arbeitsniveau trainiert worden wären.
Referenzen
Griffin, R. (2007). Grundsätze des Managements. Boston, MA: Houghton Mifflin Co.
Kaapz (2010). Kaapz und die Suche der Zukunft. Web.
Kelm, J. (2011). Was ist Appreciative Inquiry.mov. Web.
Lurey, J. & Griffin, M. (2013). Aktionsforschung: The anchor of OD practice. In Vogelsang, J. (Ed.), Handbook for Strategic HR: Best Practices in Organization Development from the OD Network (pp. 46-52). Saranac Lake, NY: AMACOM Books.
Pashley, S. (2012). Freiraum. Web.
Rogers, J. (2010). Interventionen in Großgruppen. Facilitating Groups. New York, NY: McGraw-Hill Education
Weiher, A. (2014). Artefakt: Organisationsentwicklung. Web.
Wrzesniewski, A. (2014). Job Crafting – Amy Wrzesniewski über die Schaffung von Sinn in der eigenen Arbeit. Web.