ABC Bank Operations Issues Analysis Essay

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Topic: Geschäftlich

Zusammenfassung

Das folgende Papier befasst sich mit den Problemen, mit denen die ABC-Bank im Zusammenhang mit ihrer Dokumentation, Speicherung und gemeinsamen Nutzung von Daten sowie mit Fragen der Datenintegrität konfrontiert ist. Das Hauptproblem, das zu diesen Problemen führt, wurde in diesem Papier identifiziert. Die aktuellen Veränderungen und Anforderungen des Bankensektors auf der ganzen Welt wurden untersucht und ihre Strategien erforscht, um ähnliche, langfristig vorteilhafte Strategien für die ABC Bank zu entwickeln. Der internationale Fall der Deutschen Bank AG wurde aufgegriffen, um die Gründe für ihren Erfolg im Bereich der Dokumentation und Datenpflege zu verstehen, während der Fall des jordanischen Bankensektors untersucht wurde, um die derzeit verfügbaren Bank- und Büroautomatisierungswerkzeuge und -systeme zu identifizieren.

Aus strategischer Sicht wurden vier alternative Lösungen für die Problemstellung der ABC-Bank entwickelt. Es wurde festgestellt, dass es für die ABC-Bank aufgrund der Art der Geschäftstätigkeit der Bank und der aktuellen Marktbedingungen unerlässlich ist, in die Modellierung von Geschäftsprozessen und das Reengineering des Unternehmens zu investieren. Damit soll sichergestellt werden, dass die Implementierung eines neuen Systems auf der Grundlage einer alten Architektur und Betriebsstruktur nicht zu Inkonsistenzen und zur Verschwendung erheblicher Mittel in Form einer geringen Rendite führt.

Die beste Lösung wurde ausgewählt und als Empfehlung vorgelegt, die am besten auf die Probleme der ABC-Bank eingeht. Diese Lösung besteht darin, ein Data-Warehouse als Datenspeicher für die ABC-Bank zu nutzen und ein ERP-System zu implementieren, das den Betrieb der Banken zentralisiert und auch den Weg für eine Online-Berichterstattung ebnet. Diese Lösung war für die Probleme der ABC-Bank am besten geeignet, da sie alle Anforderungen des Managements der ABC-Bank in Bezug auf die Kosten und Vorteile der Lösung, die Durchführbarkeit der Lösung und die langfristigen Auswirkungen, die die Lösung für die ABC-Bank haben könnte, erfüllte.

Einführung

Die wichtigsten Operationen, die in der Bank durchgeführt werden, betreffen die Führung von Kundenkonten, den Transfer von Bargeld und monetären Instrumenten, das Kreditgeschäft, Hypotheken-, Leasing- und Finanzierungsaktivitäten sowie die Verwaltung von Finanzoptionen und die Erstellung von Anlageprofilen. Der Schwerpunkt dieses Papiers liegt im Wesentlichen auf dem Privatkundengeschäft, das Teil der Geschäftstätigkeit einer Bank ist und sich auf die Erbringung von Dienstleistungen über die verschiedenen, relativ kleinen Zweigstellen der Bank bezieht. Die von den Banken angebotenen Bankdienstleistungen für Privatkunden sind in der Regel speziell für Einzelpersonen konzipiert und nicht für Großkunden wie Unternehmen, Firmen oder Institutionen.

Die Banken auf der ganzen Welt stehen derzeit vor Problemen in Bezug auf die Verwaltung von Filialen und die Speicherung und den Zugriff auf Kundendaten in einem dynamischen Portal, auf das sowohl von entfernten Orten als auch über internationale Allianzen zugegriffen werden kann. Sie stehen auch vor Problemen bei der Pflege von Kundendaten, die auch in Zukunft auf das Wachstum der Banken ausgerichtet sein können und gleichzeitig für aktuelle Investitionen sorgen. “Trotz ihrer technologischen Fähigkeiten sind die Banken in Bezug auf die Kundenzufriedenheit hinter anderen Verbraucherdienstleistungs- und Produktindustrien zurückgeblieben. Die durchschnittliche Zufriedenheit mit Bankdienstleistungen liegt bei etwa 75 Prozent, was einen Rückstand von 15 Prozent gegenüber dem Durchschnitt führender Unternehmen in anderen Branchen bedeutet. Die Kunden erwarten heute verlässliche, reaktionsschnelle und qualitativ hochwertige Dienstleistungen, die jederzeit und überall verfügbar sind. Ohne Rücksicht auf interne Fragmentierungen entlang funktionaler, produktbezogener und geografischer Grenzen haben die Kunden die Angewohnheit, alle ihre Interaktionen mit einem Finanzinstitut über alle Kanäle, Produkte und Dienstleistungen hinweg zusammenzufassen. Daher müssen die Banken interne Barrieren überwinden und einen integrierten Fluss von Geschäftsprozessen und Technologien entwickeln, der mit der einheitlichen Sichtweise der Kunden auf die Bank übereinstimmt.” (Kopp, 2005)

Die Bank ABC steht ebenfalls vor demselben Problem. Sie hat mehrere Zweigstellen in einer relativ großen geografischen Region, die durch 3-4 Blöcke voneinander getrennt sind. Aufgrund der verteilten Präsenz der ABC-Bank ergeben sich Probleme hinsichtlich der Datenintegrität und des eingeschränkten Zugriffs auf die Kundendaten sowie der Inkompatibilität der in einer Filiale gehosteten Software mit der in einer anderen Filiale gehosteten Software. Infolgedessen ist die ABC-Bank gezwungen, ein eher manuelles System zu verwenden und ihre Kundendaten nur in einer einzigen Filiale zu speichern. Langfristig ist die Bank nicht in der Lage, mit der Marktnachfrage nach Einlagen und Sparkonten sowie anderen Bankgeschäften Schritt zu halten, da die ABC-Bank nicht in der Lage ist, ihre künftigen Erträge und Transaktionsraten zu erfassen und vorherzusagen sowie realistische Ertrags- und Wachstumsraten für die folgenden Jahre und Finanzperioden anzugeben.

Um dieses Problem der Diskrepanz zwischen den Daten und des fehlenden Zugangs zu den Aufzeichnungen in anderen, weit entfernten Zweigstellen zu lösen, haben die Banken des Finanzsektors begonnen, Geräte zur Bankautomatisierung einzusetzen. Diese werden bereits seit den 1980er Jahren eingesetzt, doch das volle Potenzial dieser Automatisierungsinstrumente wird gerade erst erkannt. Die Vorteile bestehen darin, dass den Kunden eine schreiberfreie Umgebung geboten wird, in der sie ihre Bankgeschäfte in ihrer eigenen Privatsphäre erledigen können. Komplexe Software kann auch dabei helfen, die Aufzeichnungen einer Bank in integrierter Weise auf globaler Ebene zu führen.

Organisatorische Problem- und Situationsanalyse

Das organisatorische Problem, das in der ABC besteht, bezieht sich im Wesentlichen auf die mangelnde Integration des vorhandenen Systems. Dies ist das Hauptproblem, mit dem die Bank konfrontiert ist, aber aufgrund dieses Problems gibt es noch einige andere, die sich auf die Beeinträchtigung der Datenintegrität, das Fehlen von Prognosen, die fehlende Entwicklung von Kundenbeziehungen und die Hindernisse beziehen, die bei den täglichen Operationen in der Privatkundenabteilung auftreten.

Im Folgenden sind die spezifischen Probleme aufgeführt, die nach der Untersuchung der Operationen und Geschäftsprozesse der ABC-Bank ermittelt wurden.

Die Bank benötigt eine Speichereinheit für die Speicherung von Informationen und Unterlagen zur Kontoeröffnung in allen Filialen der ABC-Bank. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Informationen über die Kontoeröffnung hochsensibel sind, da sie Siegel und Unterschriften der Kontoinhaber enthalten. Außerdem werden diese Informationen sowohl in manuellem Format auf Papier als auch in virtuellem Format als Softcopy auf dem Computer gespeichert. Da die Informationen jedoch derzeit auf PCs gespeichert werden und andere Workstations und Computer außerhalb des LAN der Bankfiliale keinen Zugriff auf die Kontoinformationen haben, ist es für die Kunden unmöglich, auf ihr Konto zuzugreifen oder ihre Bankgeschäfte über eine andere Filiale der ABC-Bank abzuwickeln, in der sie möglicherweise kein Konto haben. Dies führt auch zu Dateninkonsistenzen sowie zur Duplizierung und Redundanz von Daten.

Eines der wichtigsten Produkte, die die ABC-Bank in ihrer Privatkundenabteilung anbietet, ist die Vergabe von Krediten und Hypotheken an Privatkunden. “Gewerbliche Kredite stellen für die meisten Banken im Allgemeinen die größte Einzelaktiva-Gruppe dar. Dennoch ist die Darlehensdokumentation einer der am wenigsten verstandenen Aspekte der gewerblichen Kreditvergabe. Gesetze auf Bundes- und Landesebene sowie Bankrichtlinien und -praktiken können die Dokumentationsphase eines Kreditabschlusses manchmal kompliziert und aufwändig machen. Eine vollständige Kreditdokumentation ist jedoch zum Schutz der Bank unerlässlich. Eine gute Dokumentation hängt von fünf Schlüsselfaktoren ab: dem Verständnis der Unterschiede zwischen besicherter und unbesicherter Kreditvergabe und zwischen Privatkrediten; der Kenntnis des Kreditzwecks und der Struktur des Kredits, wie sie sich auf die erforderliche Dokumentation auswirkt; der korrekten und genauen Verwendung von Formularen und der Überprüfung der Formulare durch die Kreditsachbearbeiter und gegebenenfalls den Anwalt der Bank” (Wetzel, 1986).

Die Geschwindigkeit des Prozesses für den Erwerb und die Bearbeitung eines Kredits und einer Hypothek muss ebenfalls beschleunigt werden, um die zeitliche Effizienz des Prozesses zu erhöhen und die Warteschlangen in den Filialen der ABC Bank zu beenden. Die derzeitige Geschwindigkeit der Kreditbearbeitung ist sehr langsam, was dazu führt, dass die Warteschlangen für die Bearbeitung von Krediten und Hypotheken immer länger werden und auch die Atmosphäre und die anderen Retail-Bankgeschäfte in der Filiale stören. Dieses Phänomen ist in fast allen Filialen der ABC-Bank zu beobachten.

Darüber hinaus muss die ABC-Bank auch die Kunden-Helpdesk-Dienste berücksichtigen, die vorhanden sein müssen, um Routineanfragen der Kunden zu bearbeiten und zu beantworten sowie den Kunden technische Unterstützung bei den Grundlagen der Bankgeschäfte zu geben, die als nützlich erachtet werden.

Die ABC-Bank muss sich auch der Risiken bewusst sein, die sie durch die Umgestaltung der Geschäftsprozesse und die Investition in ein System eingeht, das zur Verringerung der Kosten und Ineffizienzen des derzeitigen Systems beitragen kann. Diesen Risiken kann Rechnung getragen werden, indem die tatsächlichen Kosten und Risiken ermittelt werden, die die Bank derzeit durch die Fortführung ihrer derzeitigen Systeme eingeht, und sie mit denen eines vorgeschlagenen Lösungssystems für das Problem der ABC-Bank analysiert und verglichen werden. Darüber hinaus muss auch berücksichtigt werden, dass der strategische Geschäftskodex der Bank und die aktuelle Politik, die bei der Gründung der Retail-Abteilung der Bank festgelegt wurde, dem aktuellen Prozess zuwiderlaufen, da die Politik darauf abzielt, die Kundenbindung zu erhöhen und den Kunden qualitativ hochwertige, professionelle Dienstleistungen ohne Schwierigkeiten zu bieten. Das Hauptrisiko, das die ABC-Bank eingeht, wenn sie mit dem derzeitigen System fortfährt, besteht darin, die derzeitigen Kunden und Klienten der Bank zu verlieren und ein schlechtes Image in Bezug auf die Bereitstellung von Dienstleistungen, Dateninkonsistenz und mangelnde Technologieorientierung zu schaffen.

Das Management der ABC-Bank und ihre Mitarbeiter sind der Meinung, dass die Bank mehr Investitionen in die Kommunikations- und Systemtechnologie in allen Filialen benötigt. Dieses Problem ist aufgetreten, da andere Banken im gleichen Sektor sich mit Informationstechnologie auskennen und durch Investitionen in Informations- und Kommunikationstechnologie zu kompetenten Unternehmen geworden sind, die ihre Kunden betreuen, Kosten senken und Unstimmigkeiten in ihren Geschäftsabläufen beseitigen.

Um die in diesem Abschnitt dargelegten Probleme zu lösen, müssen wir in der Lage sein zu erkennen, was der Kernpunkt des Prozesses für die Geschäftsabläufe in einer Privatkundenbank ist, die sich auf die Bereitstellung von Kredit- und Finanzierungsdienstleistungen für einzelne Kunden konzentriert. “Operative Fehler, Lücken in den internen Kontrollen, manuelle Übergaben, ständige Umgehungen und Nachbearbeitungen verursachen im Bankensektor eine Verschwendung in Milliardenhöhe. Diese beträchtlichen Betriebskosten kommen zu den bereits hohen Kosten für die Aufrechterhaltung fragmentierter IT-Altsysteme hinzu. In der gesamten Branche sind die strukturellen Kosten für die Erwirtschaftung eines Dollar Umsatzes zu hoch: Um 1,00 Dollar zu verdienen, müssen führende Banken etwa 55 Cent ausgeben. Aus technologischer Sicht besteht die Herausforderung darin, ganzheitliche Systemfunktionen herauszuarbeiten, die schlanke Geschäftsprozesse und durchgängige Transaktionen ermöglichen.” (Kopp, 2005) Im Mittelpunkt des Geschäftsbetriebs einer jeden Privatkundenbank steht der Kunde selbst, und daher lässt sich sagen, dass sich die Geschäftstätigkeit der Bank vom Kunden oder der von ihm gestellten Anfrage ableitet.

Eine weitere Frage, die bei der Bereitstellung eines neuen Systems für die Geschäfte der ABC-Bank berücksichtigt werden muss, ist, wie teuer und kostspielig es sein wird, das neue System in der ABC-Bank zu warten, und ob es langfristig effizienter und vorteilhafter für das Unternehmen oder schwerer, schwerer, kostspieliger und komplexer für die ABC-Bank sein wird.

Beispiel aus dem internationalen Markt

Als Beispiel für ein Finanzinstitut und eine Bank, denen es gelungen ist, ein vorbildliches Dokumentationssystem als Kernstück ihrer Tätigkeit einzurichten, wurde der Fall der Deutschen Bank AG und des jordanischen Bankensektors aufgegriffen.

Im Jahr 2005 wurde die Deutsche Bank AG zur besten Handelsdokumentationsbank der Welt gewählt und erklärt. Die Bank konnte diese Auszeichnung in den vier aufeinanderfolgenden Jahren bis 2005 erringen, und der Grund dafür war ein gut durchdachtes System und die vollständige Implementierung der Informationstechnologie zur Unterstützung des Systems im Herzen der Bank. Das Unternehmen hat sich durch die Art der Berichterstattung und Dokumentation ausgezeichnet, die es auf Wunsch und Anfrage des Kunden veranlasst und die zur Bearbeitung der Vorgänge in der Bank und den daraus resultierenden umfassenden Informationen und Unterlagen führt, die es seinen Kunden zur Verfügung stellen kann.

Die Deutsche Bank AG verwendet ein webbasiertes System für die Kommunikation und den Datenzugriff sowie das Hochladen von Daten für ihre Geschäfte. Dieses System umfasst ein System zur Verfolgung von Handelsinformationen namens InfoTrack, das der Deutschen Bank AG einen deutlichen Wettbewerbsvorteil in Bezug auf den Zugang zu Marktinformationen und die Informationsverarbeitung verschafft. Diese Plattform wurde 2003 in den asiatischen Niederlassungen und Betrieben der Deutschen Bank AG installiert. Später wurde dieses System auch in den europäischen und amerikanischen Niederlassungen der Bank implementiert.

“InfoTr@ck ist Teil des ehrgeizigen Projekts der Bank, das Lieferkettenmanagement zu revolutionieren. Sein Hauptziel ist es, den Zeitaufwand, die Kosten und den Stress im grenzüberschreitenden Handel zu reduzieren. Erreicht wird dies durch die Zusammenführung von handelsbezogenen Daten auf einer webbasierten Plattform – einschließlich Akkreditiven, Bankgarantien, Dokumentarinkassi, Kontokorrent- und Versanddaten.” (Trade Finance, 2005) Dieses System ist in das bestehende System der Bank integriert, wodurch die Investition in das Projekt für die Bank kosteneffizient ist. Darüber hinaus wurden auch die alten Systeme der Deutschen Bank AG umgestaltet, um das neue System effizienter zu machen. Die Plattform ist zwar mit dem Global Trade Management Service der Deutschen Bank verzahnt, der im Auftrag von Outsourcing-Kunden die Dokumentation vorbereitet, hat sich aber bisher mit der Hinzufügung eines dokumentarischen Initiierungselements zurückgehalten. Dies mag erklären, warum die Deutsche Bank für InfoTr@ck in dieser Kategorie und nicht als bester Online-Handelsfinanzierungsanbieter ausgezeichnet wurde. (Handelsfinanzierung, 2005)

Andererseits ist der jordanische Bankensektor in der Lage, die Integrität und Vertraulichkeit seiner sensiblen Daten und der computergestützten Informationssysteme durch den Einsatz eines branchenweiten Kontrollsystems zu wahren. Die “jordanischen Inlandsbanken setzen wirksame Kontrollen zur Betrugs- und Fehlervermeidung ein. Die Studie zeigt auch, dass es diesen Banken an der Anwendung anderer Kontrollsystemdimensionen mangelt (physischer Zugang, logischer Zugang, Datensicherheit, Dokumentationsstandard, Disaster Recovery, Internet, Kommunikation und E-Control sowie Output-Sicherheitskontrollen).” (Hayale & Abu Khadra, 2006) Die Studie von Hayale & Abu Khadra, die sich mit der Analyse der von den jordanischen Banken eingerichteten Kontrollsysteme befasst und 2006 veröffentlicht wurde, zeigt, dass die jordanischen Banken durch verstärkte Kontrollen ihrer automatisierten Informationssysteme den Betrug und die Bedrohungen für diese Systeme noch wirksamer verringern könnten.

Identifizieren und beschreiben Sie alternative Lösungen/Ansätze

Nach der Analyse der verfügbaren Literatur zu Fragen der Dokumentation im Bankensektor sowie der spezifischen Probleme und Fragen, mit denen die ABC-Bank konfrontiert ist, waren wir in der Lage, einige alternative Lösungen für das vorliegende Problem zu finden. Diese Lösungen wurden entwickelt, um eine langfristige Lösung für das Problem der Dokumentation und ihrer Aufbewahrung in der ABC-Bank zu finden.

Der wesentliche Faktor, der berücksichtigt wurde, ist, dass die Dokumentation der Aufzeichnungen und Informationen in Gang gesetzt wird, wenn ein Kunde der ABC-Bank beitritt und entweder ein Konto bei der Bank eröffnet oder neben der Bank operative Tätigkeiten ausübt. Dadurch wird der Kunde zu einem Vertragspartner der Bank, und folglich werden die entsprechenden Unterlagen zur Aufzeichnung der Transaktionen erstellt.

Eine der Optionen, die dem Unternehmen zur Verfügung stehen, ist die Investition in einen großen Datenspeicher wie ein Data Warehouse, in dem es alle Informationen speichern kann, ohne sie jemals löschen zu müssen. Eine benutzerfreundliche SQL-Befehlsschnittstelle kann entweder intern erstellt oder extern vergeben werden, um die Geschäftsprozesse der ABC-Bank bei der Interaktion mit dem Datenspeicher und der Durchführung von Abfragen in den Daten zu unterstützen. Dieses System kann mit dem Internet oder einem Wide Area Network Wan kompatibel gemacht werden. Dadurch wird die ABC-Bank in der Lage sein, die Daten abzurufen und in den Hauptdatenspeicher hochzuladen, auf den sie über Portale in ihrem privaten Extranet zugreifen würde.

Eine weitere Option, die der ABC-Bank zur Verfügung steht, ist die Entwicklung eines Anwendungsservices ausschließlich für das Internet. Dieses Tool wird die Unterstützung der dienstleistungsorientierten Dienste auf dem Online-Markt ermöglichen und die Fähigkeit der ABC-Bank zur Durchführung von Transaktionen zwischen den Filialen fördern. Anstelle eines Data Warehouse kann das System jedoch auch einfache SQL-basierte Datenbanken verwenden, in die es die Informationen über die Transaktionen der Kunden sowie die Kundenkontodaten einspeisen kann.

Alternativ kann die ABC-Bank auch die bereits vorhandenen Geldautomaten und Werkzeuge zur Automatisierung von Geschäftsprozessen nutzen und sie mit einem neuen Anwendungssystem in der ABC-Bank kompatibel machen. Auf diese Weise kann die ABC-Bank ihre Kosten kontrollieren, indem sie eine bereits getätigte Investition nutzt und eine neue, dienstleistungsbasierte Architektur für den Geschäftsbetrieb entwickelt. Ein Datenspeicher auf Bankenseite wird es der ABC-Bank ermöglichen, alle Kunden- und Banktransaktionen darin zu speichern, die dann über spezielle Portale und SQL-Engines abgefragt werden können. Dies ist ein eher kundenorientierter Ansatz zur Lösung der Speicher- und Dokumentationsprobleme der ABC-Bank, da diese Option die Bank in die Lage versetzt, sich auf ein Selbstbedienungs- und Automatisierungsmodell umzustellen.

Die andere Alternative, die der Bank zur Verfügung steht, um das Problem der Dokumentation und der Datenintegrität zu lösen, ist die Verwendung eines Unternehmensressourcenplanungssystems, das mit einem Data Warehouse am Backend koordiniert wird. Eine CRM-Softwareanwendung kann in dem unternehmensweiten Ressourcenmanagementsystem entwickelt werden, und die verfügbaren und bereits implementierten Büro- und Bankautomatisierungswerkzeuge können mit dem System kompatibel gemacht werden, um eine umfassende und langfristige Lösung für die ABC-Bank zu schaffen.

Gliederung & Empfehlungen für die Unterstützung

Nach der Bewertung der Optionen, die der ABC Ban zur Verfügung stehen, um ihre Privatkundenabteilung mit der Technologie und den strategischen Implementierungen in der Branche auf den neuesten Stand zu bringen und sie gleichzeitig in die Lage zu versetzen, das Problem der Aufbewahrung und Pflege ihrer Dokumentation zu übernehmen und zu lösen, konnten wir feststellen, dass die Bank in erster Linie eine Modellierung der Geschäftsprozesse für ihren Betrieb durchführen muss.

Durch die Implementierung von Geschäftsprozessen in Verbindung mit kundenorientierten, funktionsübergreifenden Verbesserungsmethoden (z. B. Lean Six Sigma) bietet BPM eine einheitliche Unternehmenssicht, erleichtert die Änderung bestehender Prozesse, führt zu Best-Practice-Workflows, die im gesamten Unternehmen eingesetzt werden können, und erhöht die betriebliche Effizienz. BPM-Tools ermöglichen es ihren Benutzern, Geschäftslogik auf einer höheren Abstraktionsebene zu spezifizieren, die gemeinsame Taxonomien und Semantiken kapselt und als äußerst flexible und wiederverwendbare Grundlage dient. Im Laufe der Jahre hat sich BPM von seiner Rolle der Optimierung vertikaler und oft eng gefasster Prozesse zu einer breiteren Dimension des Enterprise Enablement entwickelt. Daher ist es höchste Zeit, dass Banken BPM nutzen, um Best Practices, die in geschickte vertikale Prozesse eingebettet sind, zu übernehmen, anzupassen und zum Nutzen anderer Unternehmensstandorte und Funktionsgruppen einzuführen.” (Kopp, 2005)

Der Hauptgrund, warum die ABC-Bank in BPM investieren sollte, ist die Schaffung einer soliden Grundlage, auf der sie ihre Tätigkeit aufbauen kann. Das System, das zur Lösung des Problems bei der ABC-Bank eingeführt wird und werden kann, kann nur dann funktionieren und langfristig von Nutzen sein, wenn es von den Benutzern, den Mitarbeitern und dem Management der ABC-Bank als positive Veränderung angenommen wird. Genauer gesagt können die an den Abläufen und dem System vorgenommenen Änderungen nur dann von Nutzen sein, wenn die Abläufe und Prozesse, auf die sie sich beziehen, selbst effizient sind. In der Vergangenheit haben sowohl Unternehmen als auch Banken CRM-Lösungen für ihren Betrieb implementiert, standen jedoch langfristig vor dem Problem einer geringen Kapitalrendite: “Obwohl viele Banken integrierte IT-Lösungen implementiert haben, waren diese nur selten auf wertvolle Geschäftszwecke ausgerichtet.” (Kopp, 2005)

Nach der Durchführung von Geschäftsprozessmodellierung und Reengineering kann die ABC-Bank in ein Enterprise Resource Planning-System investieren. Dieses System kann angepasst und an ein Unternehmen wie Oracle oder SAP ausgelagert oder von einem professionellen, engagierten Team selbst entwickelt werden. Diese Software für Privatkunden kann auch von der Stange gekauft werden, um Zeit und Geld zu sparen, was jedoch nicht die besten Ergebnisse bringt. Das Warenwirtschaftssystem kann Buchhaltungs- und Kontrollsysteme für die Bank, eine Lösung für das Kundenbeziehungsmanagement der Bank sowie eine strategische Entwicklungs- und Planungseinheit umfassen. Dieses ERP-System wird eine benutzerfreundliche Schnittstelle haben, die mit einer SQL-Abfrage-Engine kompatibel ist. Das System wird durch ein satellitengestütztes Weitverkehrsnetz unterstützt, das ein privates Extranet für die Unternehmensbank bilden wird.

Das Extranet der ABC-Bank wird mit dem derzeitigen System in allen Zweigstellen der Bank kompatibel gemacht, wo es nun möglich sein wird, Informationen, Unterlagen und Aufzeichnungen gemeinsam zu nutzen. Über das Extranet können sich die Zentrale der ABC-Bank und die verschiedenen Zweigstellen miteinander abstimmen und die Kundendaten sowie alle relevanten Unterlagen gemeinsam nutzen, wodurch die ABC-Bank das Problem der Datenintegrität und -redundanz lösen kann. Darüber hinaus werden die Daten für die anderen Zweigstellen zugänglich sein, was es der ABC-Bank ermöglicht, eine weitere Form des Retail-Bankings für ihre Kunden einzuführen, nämlich die Kompatibilität zwischen den Zweigstellen und den Zugang zu Konten und Überweisungen in Echtzeit. Die Mitarbeiter des Unternehmens werden mit passwortgeschützten Registrierungsprotokollen ausgestattet, auf die sie nur über ihre Arbeitsstation im privaten Extranet zugreifen können. Dies wird die Sicherheit der Informationen und des Systems gewährleisten.

Am Backend des Systems wird ein großer Datenspeicher eingerichtet, der eine Sammlung mehrerer Datenbanken darstellt. Dies kann in Form eines Data Warehouse geschehen, das von NCR oder Oracle-Siolut9ionsanbietern implementiert werden kann. Dieses Data Warehouse würde es der ABC-Bank ermöglichen, große Mengen an Informationen zu speichern und gleichzeitig die Informationen zugänglich und berechenbar zu machen. Data Warehousing ist eine neuere Entwicklung im Bereich der Datenspeicherung, die im Finanzsektor immer beliebter wird. “Die Data-Warehouses der Banken erweitern die Menge der erfassten Informationen und bringen sie in eine nutzbare Form. Außerdem werden die Informationen sehr viel häufiger aktualisiert bzw. auf den neuesten Stand gebracht. Die meisten Data-Warehouse-Systeme, die heutzutage aufgebaut werden – nur sehr wenige sind in ihrer endgültigen Form vorhanden – werden täglich aktualisiert. Am Ende des Tages, wenn die Transaktionen gebucht werden, werden alle aktuellen Kundeninformationen aktualisiert. Ältere Kundeninformationssysteme, von denen viele noch im Einsatz sind, werden bestenfalls monatlich aktualisiert, und bei einigen Großbanken aus Kosten- und Logistikgründen sogar noch seltener. Banken waren vielleicht unter den ersten Institutionen, die das Licht der Welt erblickten, wenn es um Data Warehousing ging, aber jetzt erkennt eine immer größere Zahl von Unternehmen die Bedeutung der Nutzung dieser wissensbasierten Systeme für das Marketing.” (Leach, 1999) Die ABC-Bank kann das Data Warehouse für mehrere Zwecke nutzen und nicht nur für das Marketing ihrer Marke und ihres Unternehmens. “Marketing ist nur eine Anwendung von Data Warehousing, die am meisten Aufmerksamkeit erhält. Banken und andere Unternehmen können mit Hilfe von Data Warehouses eine Vielzahl anderer Fragen des Kundenbeziehungsmanagements angehen. Grundlegende Kundeninformationen können durch andere Arten von statistischen Informationen (vor allem demografische) ergänzt werden, um ein vollständiges Bild der Kundenbeziehungen zu erhalten. Natürlich sind Data-Warehouses teuer, und ihre Einrichtung dauert Jahre. Dies kann zu Problemen führen, wenn Wertpapieranalysten die vierteljährliche Kapitalrendite eines Unternehmens prüfen. Da Finanzinstitute danach bewertet werden, wie gut sie finanziell abschneiden, können langfristige Investitionen das Ansehen einer Bank an der Wall Street beeinträchtigen.” (Leach, 1999)

Wir müssen uns jedoch darüber im Klaren sein, dass nicht alle Informationen und Unterlagen sofort online oder virtuell zur Verfügung stehen können. Daher kann eine Schnittstelle zum Hochladen in das Anwendungssystem für das Filialverwaltungssystem integriert werden, über die die gedruckten Unterlagen gescannt und in einem Online- und computerisierten Format gespeichert werden können. Die gedruckten Unterlagen können jedoch auch in einem Lagerhaus außerhalb des Standorts der Bank aufbewahrt werden. Den verschiedenen Städten, in denen die Bank tätig ist, kann eine zentrale Aufbewahrungsstelle zugewiesen werden, in der alle sensiblen Unterlagen nach Erhalt und Hochladen ihrer computergestützten Kopien gespeichert werden können.

Die Entwicklung und Implementierung des ERP-Systems und des Datenlagers wird den Weg für die Zentralisierung der Geschäftsabläufe ebnen. Infolgedessen werden alle Operationen und Aktivitäten der ABC-Bank zentralisiert, um Platz für die Dokumentationsverarbeitung und deren Speicherung zu schaffen.

Stellungnahme des Managements

Das Hauptanliegen der Unternehmensleitung bestand darin, dass sie in den Prozess der Entwicklung einer Speicher- und Dokumentationslösung für das Unternehmen einbezogen werden muss. Da die Einführung eines ERP-Systems und eines Data Warehouse einen erheblichen Zeit- und Informationsaufwand für die Mitarbeiter sowie für die Unternehmens- und Bankleitung erfordert, würde dies den spezifischen Anforderungen der Geschäftsleitung der ABC Bank entsprechen.

Abgesehen davon erklärte die Geschäftsleitung der ABC-Bank, dass es für die Bank schwierig und teuer wäre, ein maßgeschneidertes ERP-System zu entwickeln und auszulagern. Daher besteht für sie die Möglichkeit, ein einfaches ERP-System für Banken von der Stange zu kaufen und es durch qualifizierte ERP-Implementierungsexperten zu implementieren.

Die Zentralisierung der Prozesse hat bei der Geschäftsleitung keine Fragen aufgeworfen, da sie mit uns darin übereinstimmte, dass die Entscheidungsfindung für umfangreiche und große Investitionen zentralisiert werden sollte. Abgesehen davon wurde die Automatisierung des Geschäftsbetriebs der ABC-Bank von der Geschäftsleitung der ABC-Bank befürwortet, die eine stärkere Technologieorientierung anstrebt, damit die ABC-Bank auf dem Markt, auf dem sie tätig ist, einen Wettbewerbsvorteil erlangt. Die Geschäftsleitung der ABC-Bank hatte Fragen bezüglich der Umstellung des Altsystems auf das neue anwendungsbasierte Ressourcensystem und der manuellen Dokumentation, die erzeugt werden würde. Hierzu wurde bereits festgestellt, dass eine Systemkonvertierungsoption mit dem anwendungsbasierten System verknüpft wird, um Daten aus dem Altsystem in das neue System und das Data Warehouse hochzuladen. Die manuelle Dokumentation, die physisch vorhanden wäre, würde in einem Lagerhaus aufbewahrt werden, nachdem sie gescannt und für den operativen und strategischen Gebrauch in das Data Warehouse kopiert wurde.

Leitfaden für den Prozess

Das Flussdiagramm für den Geschäftsprozess bezüglich der Datenspeicherung und der Dokumentationserstellung und -speicherung im Rahmen des neuen Systems sieht wie folgt aus.

Die Six-Sigma-Option, die für dieses Projekt in Frage kommt, ist die von SBTI vorgeschlagene CDOC-Option (Conceptualize, Design, Optimize, and Control).

Schlussfolgerung

Mit Hilfe dieses Papiers konnten wir herausfinden, welches die Hauptprobleme im Zusammenhang mit der Datenspeicherung und Dokumentationspflege bei der ABC Bank sind. Wir konnten auch die aktuellen Probleme im Zusammenhang mit der Speicherung und der Datenintegrität sowie dem Zugang und der Verteilung von Daten im Bankensektor auf der ganzen Welt ermitteln. Dadurch erhielten wir einen umfassenden Überblick über die Probleme, mit denen die ABC Bank konfrontiert ist. Durch die Analyse der aktuellen Probleme und der von den Finanzinstituten bereits unternommenen Schritte zur Lösung dieser Probleme waren wir in der Lage, eine Reihe von alternativen Lösungen für die ABC-Bank zu ermitteln, um das Problem der Dokumentenspeicherung zu lösen.

Der Fall der Deutschen Bank AG und des jordanischen Bankensektors wurde dargestellt und aufgegriffen, um die von diesen spezifischen Institutionen ergriffenen Maßnahmen zur Kontrolle, Pflege und Aufbewahrung ihrer Dokumentation bei gleichzeitiger Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse und Investitionen in das langfristige Wachstum der Bank darzustellen.

Die alternativen Lösungen, die für die ABC-Bank zur Bewältigung ihrer Dokumentationsprobleme ermittelt wurden, betrafen die Entwicklung eines Data Warehouse, die Implementierung eines webbasierten Extranets und eines Anwendungsdienstes, der die Geschäftsaktivitäten der ABC-Bank koordinieren würde. Die anderen Optionen, die in Betracht gezogen wurden, betrafen die Einführung eines ERP-Systems und die Nutzung bereits vorhandener Automatisierungswerkzeuge zur Generierung von Online-Informationen für die Dokumentation, die in einem Datenlager gespeichert werden sollten. Die für dieses Projekt am besten geeignete Option war die Verwendung eines Data Warehouse als Datenspeicher für die ABC Bank und die Implementierung eines ERP-Systems, das die Operationen der Banken zentralisieren und auch den Weg für Online-Berichte ebnen würde. Mit dieser Option wurde die gemeinsame Nutzung von Daten über ein satellitengestütztes Extranet ermöglicht und es wurden Informationssysteme für die strategische Entscheidungsfindung eingerichtet, um der ABC-Bank Wettbewerbsvorteile zu verschaffen und ein langfristiges Wachstum durch effiziente Abläufe zu ermöglichen.

Referenzen

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