Einführung
Besprechungen sind für den täglichen Betrieb einer Organisation sehr wichtig. Manager müssen von Zeit zu Zeit Besprechungen einberufen, um verschiedene Probleme, die ihre Organisation betreffen, zu diskutieren und mögliche Lösungen für diese Probleme zu finden (Henkel 2007). Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass diese Treffen interessant sind. Daher ist es wichtig, dass die Personen, die mit der Organisation von Meetings betraut sind, in der Lage sind, die sieben Todsünden von Meetings zu vermeiden.
Ich habe vor kurzem an einer Versammlung in meiner Nachbarschaft teilgenommen, bei der es um die zunehmende Unsicherheit ging und darum, wie das Problem gelöst werden sollte. Die Organisatoren des Treffens gingen einfach von Tür zu Tür und informierten die Leute darüber, wo das Treffen stattfinden würde, über die Tagesordnung und die Uhrzeit, zu der das Treffen beginnen würde. Da wir alle von dem Problem der Unsicherheit betroffen sind, beschloss ich, zusammen mit meinen Eltern an der Versammlung teilzunehmen.
Allerdings begingen die Organisatoren des Treffens eine der sieben Todsünden des Treffens. Die Sitzung dauerte zu lange. Die Leute wurden unruhig und einer nach dem anderen verließ den Veranstaltungsort. Die Organisatoren hatten nicht bedacht, dass die Menschen auch noch andere wichtige Dinge zu erledigen hatten.
Es nahmen zu viele Redner an der Sitzung teil. Infolgedessen war es ein totaler Fehlschlag, da die zuvor festgelegten Ziele nicht erreicht wurden. Denn als die Organisatoren die Versammlung beendeten, waren die meisten Teilnehmer bereits gegangen. Es war unmöglich, in Abwesenheit der meisten Bewohner des Viertels eine verbindliche Entscheidung zu treffen.
Dennoch hätten die Organisatoren des Treffens diese Sünde vermeiden können, wenn sie die folgenden Faktoren berücksichtigt hätten.
Die Sitzung hätte höchstens 90 Minuten dauern dürfen. Der Grund dafür ist, dass die Sitzung aus verschiedenen Personen bestand, die verschiedene Verpflichtungen hatten. Jedem Teil der Sitzung wäre ein bestimmter Zeitraum zugewiesen worden (Henkel 71). Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle gesetzten Ziele erreicht werden. Dies ist nicht gelungen, da die Teilnehmer mehr Zeit mit der Erörterung der Themen verbrachten und am Ende nicht genug Zeit hatten, um Lösungen für die angesprochenen Probleme zu finden.
Der Einsatz von Technologie hätte ebenfalls sehr geholfen. Die Organisatoren des Treffens hätten einen Assistenten für die Beschallung einstellen und die entsprechende Technik anschaffen sollen, um sicherzustellen, dass jeder hören konnte, was diskutiert wurde. Ich denke, es wäre auch sehr hilfreich gewesen, einen Projektor zu benutzen, um einige der wichtigsten Punkte, die diskutiert wurden, hervorzuheben.
Die Organisatoren hätten auch dafür sorgen müssen, dass die Zahl der Redner begrenzt wird. Die meisten Redner wiederholten einige der Dinge, die die Redner bereits zuvor angesprochen hatten. Dies hätte sowohl Zeit gespart als auch dazu beigetragen, Wiederholungen zu vermeiden (Henkel 91).
Schlussfolgerung
Es ist wichtig, dass die Sitzungen im Voraus geplant werden. Die mit der Planung der Sitzungen beauftragten Personen sollten sicherstellen, dass sie keine der sieben Todsünden von Sitzungen begehen. Es ist wichtig, die gesetzten Ziele zu erreichen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Sitzungen interessant sind und nicht viel Zeit in Anspruch nehmen.
Referenz
Henkel, S. L. (2007). Erfolgreiche Meetings: Wie man erstklassige Geschäftsmeetings plant, vorbereitet und durchführt. Ocala, Fla.: Atlantic Pub. Group.